【文章內(nèi)容簡介】 電信息采集其他說明 來電時間來電人姓名性別工作單位職務是否回電 是否會面標記號碼回電時間時間地點文件 （二）接打電話應注意的事項了解通訊設備熟悉通話知識。 現(xiàn)代的通訊設備種類繁多，用途不一，各類機關的配置也不一樣。秘書部門人員對有關情況都要了解，并要掌握有關單位的電話號碼，平時注意收集，積累有關這方面的資料。話后妥善處理。 無論是打出還是接入，重要通話內(nèi)容都要隨聽隨記，然后重復一遍。讓對方確認以免錯漏。通話后應立即寫好電話記錄，并根據(jù)電話內(nèi)容的急緩程度送有關領導閱處。領導批示或答復后，秘書部門人員應立即告知有關人員或部門辦理。 精力集中。當?shù)谝魂団忢懼缶蛻R上接電話，打電話時要查準號碼，無論是發(fā)話還是接聽都要集中注意力，否則說錯或聽錯或遺忘都會給工作帶來損失。注意保密。 通話時要注意遵守保密規(guī)則，不要在普通電話中談論機密事項，不得失密泄密。四、信件收發(fā)工作 處理信件是秘書的日常工作 之一，了解信件處理的大致步驟和要求可以使這項工作做得更為有效。（一） 信件處理的工作狀態(tài)分揀秘書部門每天會收到收發(fā)人員送來的大量郵件。這些郵件可以分揀成四種類型： （1）電報；（2）信函，通知；（3）印刷品，包裹；（4）報紙，雜志。秘書主要是處理前類電報和信件；后兩類書報雜志和包裹等只需要準確地分送給有關部門或人員。拆封秘書拆信時要求將信封底邊在桌上敲幾下，使封內(nèi)信箋下落，然后沿信封上端邊緣剪開，而不要隨手就撕。否則信封內(nèi)的信箋和其他附件很有可能被撕破或剪斷。取出信箋后，還應檢看一下信封內(nèi)部，看是否還有物件（如單據(jù)，照片等）遺落，并對照信上注明的附件，如有缺少，應在信上注明。信箋應平整地鋪開，連同附件一起釘在信箋上。信封不能丟掉，因有的粗心的來信者會忘記把地址寫在信紙上；也有的連信封上只印單位名稱而不印地址，秘書只能從郵戳上才能查到來信的省名和地名。秘書還應該在信件上注明收到的日期。秘書不能拆開寫明“親啟”或標有“機密”記號的信件，除非被有關的上級授予這種權力。如果被無意拆開，秘書應立即地送交收信人。分送秘書將已分揀的信件，分送給有關部門和有關人員。重要的電報和信件應放在其他信件的上面，以便收信人先行閱辦。閱看有些秘書授權替首長閱看信件，并注出信件的重點部分?？梢杂眉t筆、或鉛筆劃出重要句子，或是在信末和頁邊空白處寫明要點。秘書還應該提供給首長復信是需要的參考資料。包括已歸擋的來往信件。如果一封信件需要幾位領導閱辦，可以按常規(guī)程式周轉，或是分送影印件。登記重要信件應予登記，一般咨詢性信件或通知之類則可免。登記的項目有：收信日期和時間，發(fā)信日期和時間，發(fā)信日期，發(fā)信人姓名，單位和地址，內(nèi)容摘要，信處的處理忍耐，處理方式和日期。復信秘書按照首長的批示寫回信，或是受權按照常規(guī)自行復信。復信的內(nèi)容應針對來信的要求，或是回答問題，或是需要什么資料，或是聯(lián)系什么事項，應盡可能給予確切的滿意的答復。如果不能解決，也要說明，或提示解決問題的其他途徑或方法。復信的文句應簡明扼要，注意禮貌；不必添枝加葉，也不能虛言搪塞。信件的書信或打印要格式正確整潔無誤。 查對復信在書信或打印完畢之后，在寄發(fā)之前（如是按首長批示的信件，須首長簽發(fā)），必須認真地查對。查對項目包括：（1） 信箋上的收信人姓名，信封上收信人姓名，單位地址或信箱號碼，郵政編碼是否正確無誤，以免發(fā)生誤差。（2） 簽名或用印是否正確，清晰。（3） 信封上的郵件標記（:如“機密”，“親啟”，“急件”，“航空”，“掛號”等是否正確無誤。（4） 附件是否齊全，是否已在信件上標明。寄發(fā)在發(fā)信前，秘書應注意正確地書寫或打印信封，寄往國內(nèi)各地以及香港，臺灣的漢字書寫格式是一樣的，但寄往歐美各國的西文書寫打印和位置則完全不同。首先是必須一律橫寫；其次是街名，地名，郵政編碼，國名；而發(fā)信人的姓名，單位地址，國名則寫在左上方。如需注明漢字，則寫于左下方。信箋折疊入信封時，直寫信箋可用中國傳統(tǒng)的疊法，收信人姓名顯露，一抽即見。橫寫信箋則用一般的三折法或歐美通行的兩折法。但無論用哪種折疊法，都必須注意折疊后的信箋應比信封上下或左右兩邊各小1公分，以免收信人拆封時將信箋剪破。如有小張附件，應包折在信箋內(nèi)，便于收信人發(fā)現(xiàn)。信件發(fā)出時，秘書還應將不同性質(zhì)的信件分開（如本地，外地，平信，掛號），交給收信人員或直接交付郵政局。大量信件應加捆扎交寄，一面丟失。發(fā)出的重要信件同樣要作詳細的登記留存，或抄寫留檔；如果寄出的是影印件，則原件應歸檔備查。收發(fā)重要信件登記情況統(tǒng)計一覽表收信信息發(fā)信人信息內(nèi)容摘要信處信息收信日期收信人姓名或單位發(fā)信日期發(fā)信人姓名單位地址處理人處理方式處理結果處理日日期信件處理的工作要點信件處理是秘書工作內(nèi)容的重要工作之一，信函分類是必不可少，這樣有便于信件處理，在分類時可采取如下方法：（1）先考慮的信函（用金色標記）（2）行性的備忘錄（用綠色標記）（3）殊信函（用粉紅色標記）（4）機密信函（用藍色標記）（5）私人信函（用黃色標記）上述分類也可用符號或英文字母代替。秘書在對那些文句較長的信函進行處理時還應用顏色筆在信函上做些旁注或在重要詞句下劃線，以便引起上司注意和重視。要及時拆封，詳細閱讀，抓住中心，掌握重點，如實登記，及時交辦，認真處理，做到件件有著落，事事有結果。信件處理時應注意的問題（1）步分揀（2）時拆封（3）詳細閱讀（4）如實登記（5）認真處理（6）負責復信（7）隨時整理（8）注意保存五 印信工作印信管理，是辦公室日常工作之一，它主要包括管理印章和擬寫各種信函。（一） 工作狀態(tài)管理印章要有制度，對什么情況下用公章，什么情況下用專用章，什么情況下用負責人印章都要有明確規(guī)定，并且責成專人管理和使用，未經(jīng)上級批準，任何人不得管理和使用印章。印章必須妥善保管，必須放在完全安全可靠的地方，或保險柜，或抽屜中，并隨時上鎖，節(jié)假日須加貼封條，以放被盜，如發(fā)現(xiàn)被盜，要馬上報案，并迅速通報有關方面，以上兩點是印章的使用和印章的保管，在次節(jié)我們主要將如何用印。（二）工作要點：用印使用印章要慎重，一定要履行批準手續(xù)，并進行登記，印章管理人員在使用后做到以下幾點：1． 印時，首先檢查是否有機關，單位負責人批準用印的簽字，原則上，機關或單位都制定有關用印的規(guī)定，用印應由這個單位或機關的有關負責人批準。2．應審閱，了解用印內(nèi)容，不能不看內(nèi)容就盲目蓋章。同時，還要檢查保留材料是否安全。每次用印都進行登記。登記項目要有用章日期、用章單位、用章經(jīng)手人、用章事由、用章批準人、用章印數(shù)等。登記表用印日期用印單位用印事由批準人印數(shù)經(jīng)手人監(jiān)印人材料保存?zhèn)渥ⅰ臼褂糜≌碌牡怯洷怼?． 章。對公文，函件經(jīng)過上述審查，登記后，即可按要求加蓋印章。印章要用力均勻，使蓋出的印章端正、清晰、美觀、便于識別。凡是在落款處加蓋的印章都要端正蓋在成文日期的上文，并做到上不壓正文，不要騎年蓋月。如果在日期上文有發(fā)文機關落款，按目前通常做法，印章應該在發(fā)文機關和成文日期上面。若沒有機關落款，只要在印蓋下壓年月日即可。大量批發(fā)的帶有固定版頭的機關文件，可以下加蓋機關印章。2． 整理保存材料。把用印留存的材料進行編號整理，歸卷各檔。對其中具有查考價值的要在年終整理立卷時歸檔保存。一、注意事項用印應按制度辦理，事先必須經(jīng)過批準，使用印章的范圍一般與批準人的職權相適應。如須使用上級印章應經(jīng)上級批準或授權。凡不具備批準手續(xù)的，一律不能用印，用印須有登記存底，并由專人負責，不能隨意委托他人代為蓋章，也不給空白信件蓋章。使用帶存根的公函或介紹信，證明信等要蓋兩處章，一處蓋在公函連接線上，一處蓋在機關落款處。凡在落款出加蓋的印章都要“騎年蓋月”。二、工作狀態(tài)：擬寫各種信函開具或擬寫各種信函文件，是辦公室工作之一。常開具的信函有：介紹信、證明信。常擬寫的信函有：慰問信、邀請函、聘書等。三、工作要點：介紹信介紹信是機關團體，企事業(yè)單位的人員與其他單位與個人聯(lián)系工作，了解情況，洽談業(yè)務，參加各種社會活動使用的一種專用書信。介紹信的種類 介紹信大致分為三種：打印成文，不留存根的印刷的介紹信、打印成文帶存根的介紹信、用一般公文紙書寫的介紹信。信的寫作 介紹信包括以下內(nèi)容：（1）上款 指對單位的名稱或?qū)Ψ截撠熗镜姆Q呼。上款要單獨起一行，頂格要書寫，稱呼后加冒號。（2）事項 包括持介紹者的姓名、年齡、身份，如被介紹的不只一人，則須注明人數(shù)。然后寫接洽，聯(lián)系什么事情，有什么希望和要求。當事項涉及到一定保密范圍時，還須注明聯(lián)系人的政治面貌、職務、級別等。（3）落款 寫開具介紹信的單位名稱和開具介紹信的日期，并加蓋公章。（4）附注 一般寫介紹信的有效期限。3． 介紹信舉例介紹信**公司負責同志：今介紹我所副研究員何濤，高級工程師陳謹兩位同志恰談有關合作事宜，請予接待。 此致敬禮！ **實用技術研究所 （蓋公章）2003年*月*日【注意事項】（一） 注意事項1．使用介紹信者的合法身份與事由要嚴格審核。用信人的姓名、身份、人數(shù)、事由要一一寫清楚，防止冒用和偽詐。2．單位名稱要用全稱或規(guī)范化的簡稱。簽署、用印時間要注明。4． 介紹信要有編號和騎縫章、存根和發(fā)出的信一致。（二） 秘書使用介紹信須知1．負責管理介紹信的秘書，應嚴格執(zhí)行使用介紹信借批手續(xù)，否則出現(xiàn)問題無處查找，嚴禁發(fā)出空白介紹信。2．介紹信存根應妥善保管，按保密要求歸檔，保管期五年。3．因情況變化，介紹信領用人沒有使用介紹信，應即歸還。為及時退還的，秘書要去退回，收回后，將它貼在原存根處，并寫明情況，以免丟失。5． 秘書在接待外單位介紹來人時，應認真查隊來人姓名，商業(yè)事項和介紹信所開列的是否相符。6． 對前來借物，借款以及商洽較大事項的人員，當事情已經(jīng)辦妥，在留下介紹信時，秘書要該人員在介紹信反面簽注辦理情況，如經(jīng)手借到有關資料，以便日后查對。 六 值班工作（一）值班工作任務 值班工作處理一些日常事物和緊急意外情況。是一種事務性工作。秘書值班工作的任務根據(jù)不同類型的值班各有側重。一般性值班主要是上情下達、下情上報。擔本部門重要動態(tài)信息的接收，傳遞處理工作。包括幾個方面的內(nèi)容：接受上下左右通過電話、傳真等手段傳遞各種信息；二是對所收到的信息進行加工，對上級領導機關下達的指示要準確及時地報告有關部門。對下級機關和平行其他部門報送的各類信息視不同情況和輕重緩急或暫時放在一邊待綜合整理后分別上報。三是編輯向上級領導機關報送的動態(tài)信息刊物。為領導的科學決策提供可靠依據(jù)。輔助領導處置各種突發(fā)事件。值班室是本部門各種信息的傳遞中心，應通過定期對所掌握的大量動態(tài)信息的綜合分析，向領導提出綜合性預測性報告，供領導在決策中參考。另外總值班室還應組織協(xié)調(diào)和審核個業(yè)務部門制定各種處理突發(fā)事件的工作預案，做到有備無患。責對本系統(tǒng)下級單位信息的業(yè)務指導。要做到信息靈敏反應快速，各種系統(tǒng)必須有一個完整的信息網(wǎng)絡。而總值班室則應承擔保證這一系統(tǒng)在任何情況下正常運作，充分發(fā)揮系統(tǒng)整做功能的任務。為此就必須不斷對下級各單位信息的報送，處理等方面的工作進行檢查指導。例如：中辦、國辦值班室定期發(fā)布信息要點。對下級各部門進行信息采集傳遞的目標；公布信息報送、采集情況等。承擔領導同志臨時交辦的各項任務。這里包括領導交辦的來訪接待工作。迎來送往工作，通知會議等。假日和非工作時間做好或協(xié)助做好安全保衛(wèi)、保密、緊急文電處理。印信管理工作。（二）值班安排值班安排各部門、各單位不盡相同，主要有以下幾種類型：4人專職值班。安排的方法有3種：（1） 三人輪班一人替班。三人輪班，每晝夜3班倒，每班8小時，保證辦公室1人值班，使工作時間大體相等。替班的同志主要是替3位值班員公休。剩余3天安排其他工作。這種辦法適宜晝夜工作量差不多的單位，但有時，尤其是白天辦公室時間一個人緊張，有時出去要招呼別人看一下。（2） 三人倒班，一人帶班。 一般兼管單位事務性工作。另三人每天一人大班（24小時連班），一人小班（日班），一人休息。第一天小班的同志第二天大班，第一天大班的同志第二天休息，第一天休息的第二天小班，依次類推，輪到星期六、星期天和星期一上小班者進行公休。這樣，星期二到星期五白天3人，星期六、日、一、白天兩人，夜間一人值班，這種方法適宜白天事務多，夜間和節(jié)假日事情較少的機關單位。（3） 四人順輪，即四位值班員挨個向下順序，每天8小時或12小時輪流值班，節(jié)假日不另安排，平時不值班這可以上班時做些彌補性、后續(xù)性工作。（三）值班要求信息處理 它包括各種渠道傳遞來的信息基本處理程序，如下級單位用電話、報送一條信息，值班員應如何記錄登記，哪一類信息應報哪一級領導，還有總值班室內(nèi)的信息刊物的審稿，校對，核算等，都應做出明確規(guī)定：（1） 在秘書收到來函應先檢閱分類后分送人士，凡公司員工私人信件一律禁止寄入公