【文章內(nèi)容簡介】 要的合作方致感謝函。 ?各種差旅費用報銷； ?跟進業(yè)務(wù)后續(xù)事宜； （二） 國外出差 出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您 注意以下幾點： ?根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準備 PRESETATION （中 /英文），與對方確認演示設(shè)備，必要時準備彩色打印膠片和打印稿。 ?機票購買時注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長途飛行選擇好的機型； ?注意準備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶； ?根據(jù)客人的級別和國家風(fēng)俗習(xí)慣準備禮物； ?準備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國家風(fēng)情資料； ?確認對方還是我方提供翻譯服務(wù)； ?回國后向邀請方致謝。 （三）陪同出差 陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差過 程中，要求秘書注意以下事項： ?登機前，為總經(jīng)理辦理機場建設(shè)費購買、機票換票及各種登機手續(xù)；并再次確認接車人； ?到達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知總經(jīng)理； ?每日及時核對本日及第二天的日程安排； ?提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐； ?根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實車輛； 8 ?及時提醒并事先落實各項安排； ?攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）； ?注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者） ?著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止； ?出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。 附件一：出差物品攜帶表 名片 若干 日程表 證件（身份證、護照、港澳通行證、邊防證等） 筆記本電腦和 ppt（保存在桌面）、ppt 備份軟盤 2 張 往返機票（將保險費保留在秘書手中） 書面講話稿及素材 2 份 活動或會議等背景材料 出訪地聯(lián)系人通訊錄 準備現(xiàn)金或信用卡注款 備用筆等文具 *準備一支彩色筆 禮品 *包裝 應(yīng)急藥及常用藥品 授 權(quán) 通 知 電腦公司副總裁 在 2020 年 6 月 15 日 16 日期間因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理 ，臺式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理，除臺式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財務(wù)簽字及文件審批委托副總裁 處理。 特此通知 三、會議安排 召開和參加會議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組織會議和處理與會議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書的經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會務(wù)工作是秘書組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會議順利的舉行，需要多方面的準備工作。這就需要秘書是八面玲瓏的天才，同時善用平時培養(yǎng)出的細心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對，以不變應(yīng)萬變 ！以下分內(nèi)部會議與外部會議分別介紹。 （一） 內(nèi)部會議安排 總經(jīng)理主持的會議 注意事項： ?會前與 GM 及相關(guān)部門負責(zé)人明確會議內(nèi)容、議程和參加人； ?綜合考慮各種因素（如 GM 全天日程安排），安排會議地點及時間； ?下發(fā)會議通知后，確認參會人是否已收到通知，對特別重要的參會人，可通過電話確認； ?會中協(xié)助放映 PPT，并時刻關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應(yīng)變； ?對會中達成的決議及時跟蹤，并反饋給 GM； （二）外部會面安排 ? 總經(jīng)理主持的外部會面 注意事項： ? 綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點、預(yù) 定會議室； ? 注意準備電子或紙制的歡迎牌、激光筆； ? 會前與對方溝通是否需準備翻譯，如需要，提前確認； ? 根據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級別準備禮物； 9 ? 在與來訪公司溝通中確認是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時間，并通知對方確切的會面時間及地點； ? 考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前準備； ? 如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪同人； ? 會前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門負責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜； ? 在會前擬制 meeting agenda（見模版） ? 在制作 PPT 時根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時更新，并根據(jù)來訪者需求制作中 /英文； 初次會面 PPT 應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹； 再次會面應(yīng)注意：有針對性的業(yè)務(wù)回顧（可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。 ? 幫總經(jīng)理準備名片，并提醒會面時攜帶； ? 提前 30 分鐘進行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮的態(tài)度； ? 提醒總經(jīng)理參會，在 GM 同意后陪同參會，參會中協(xié)助放映 ppt，并關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應(yīng)變，靈活處理各種情況； ? 會面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆 記本電腦等儀器設(shè)備； ? 總經(jīng)理參加的外部會面 總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點： 注意事項： ? 會前為總經(jīng)理準備詳細的背景材料； ? 會前了解會議的具體地點，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時間； ? 對會中決議，總經(jīng)理希望詳細了解的，及時跟進并反饋； 外部會面會議備忘模版 Guest Meeting Table Guest’s Company: AMD Guest’s Name and Position Legend’s Participant and Position Mr. Hector de J. Ruiz COO Mr. Raymond Lee of Asia Sales amp。 Marketing Mr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business Division Appointed Time Period: 15:00 pm16:00 pm, June 2, 2020 Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems Limited Meeting Agenda: ?15:0015:05 Introduction ?15:0515:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) ?15:1015:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee) ?15:3015:45 Legend update (Mr. ―― ) ?15:4516:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend 10 四、媒體采訪 媒體采訪流程說明： 接受采訪 ? 聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理； 對直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)?方說明公司采訪規(guī)定，請對方理解；應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時可幫助對方聯(lián)系品推接口人； ? 從品推得到采訪提綱； ? 將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見； ? 對總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起； 對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要時可幫助品推人員進行溝通聯(lián)絡(luò)。 采訪準備（采訪前一周） ? 落實品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)