【正文】 以供總經(jīng)理和參會人員參考） ? 根據(jù)紀(jì)要在限定的任務(wù)時間內(nèi)進(jìn)行跟蹤推進(jìn)，及時向總經(jīng)理通報(bào)進(jìn)展，并將推進(jìn)結(jié)果或進(jìn)展在下一次例會開始向參會人員進(jìn)行通報(bào)。 ? 審核修改、發(fā)布 文檔擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地反復(fù)進(jìn)行審核與修正。 ? 日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。在接受總經(jīng)理授意后，秘書應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查研究，收集標(biāo)志著材料。主題一般是說明事物、匯報(bào)工作、闡明政策中所表述的基本觀點(diǎn)和主張。對于文件的格式，可參考《聯(lián)想電腦公司文件管理規(guī)定》中的格式。 ? 條理性強(qiáng) —— 文字工作具有明確的指導(dǎo)作用，可操作性強(qiáng)，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。 秘書文字支持應(yīng)達(dá)到的要求： ? 針對性強(qiáng) —— 文檔處理要直接、明確地去解決某個具體問題，提出意見和辦法。 培養(yǎng)溫文而雅的儀表風(fēng)度。 牢記別人的姓名，稱呼恰當(dāng)親切。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。它們可以表現(xiàn)出對對方的欣賞、理解和歡迎。恭敬就是尊重對方的人格，誠懇待人，和藹熱情，不驕橫。 擺正站位。要公正地評價(jià)他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好惡要求他人。以感化、教育和鼓舞他人。要尊重別人，幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商，多征求大家意 見，在堅(jiān)持原則的前提下，盡量滿足下屬及部門的需求，增強(qiáng)合力。公務(wù)活動之前，提供廣泛 適用的背景資料（包括活動內(nèi)容、所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等知識）供總經(jīng)理參考準(zhǔn)備。 （二） 輔助總經(jīng)理塑造良好的形象。 （ 1） 積極介入有關(guān)工作，及時掌握相關(guān)情況，適時提出建議。才能及時預(yù)測總經(jīng)理在想什么，準(zhǔn)備什么。首先是廣泛收集信息，多提供真實(shí)情況。 三、秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀 秘書作為總經(jīng)理的輔助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外，更多的精力是為總經(jīng)理服務(wù)。 ? 在代總經(jīng)理進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)的推進(jìn)工作時，要與合作廠商達(dá)成理解，為總經(jīng)理的決策創(chuàng)造良好的合作環(huán)境，輔助總經(jīng)理推進(jìn)。 ? 秘書應(yīng)以主動 謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通，盡可能及時了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時整理反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作 ? 作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點(diǎn)一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意及時向那些給予你支持的部門和人員表達(dá)謝意。 注意事項(xiàng)： ? 有些來訪者聽不進(jìn)秘書所做的任何解釋，死纏著非見總經(jīng)理不可，對這種人一定要毫不妥協(xié) — 但要注意禮貌 — 反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。 11 五、大型活動 （一） 陪同總經(jīng)理參加的大型活動： 陪同總經(jīng)理參加的大型活動流程說明： 接受活動邀請 ? 得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理意見； ? 對于總經(jīng)理同意參加的活動事先安排日程； 活動前一天的準(zhǔn)備工作 ? 做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等； ? 提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動的那幾項(xiàng)； 活動當(dāng)天 ? 著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡； ? 帶好活動議程、名片等資料； ? 活動中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保 持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時為總經(jīng)理擋駕； 活動后 ? 整理業(yè)務(wù)資料和名片。并關(guān)注以下幾點(diǎn)： 注意事項(xiàng)： ? 會前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料； ? 會前了解會議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時間； ? 對會中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時跟進(jìn)并反饋； 外部會面會議備忘模版 Guest Meeting Table Guest’s Company: AMD Guest’s Name and Position Legend’s Participant and Position Mr. Hector de J. Ruiz COO Mr. Raymond Lee of Asia Sales amp。這就需要秘書是八面玲瓏的天才，同時善用平時培養(yǎng)出的細(xì)心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對，以不變應(yīng)萬變 ！以下分內(nèi)部會議與外部會議分別介紹。 特此通知 三、會議安排 召開和參加會議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。 ?各種差旅費(fèi)用報(bào)銷； ?跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜； （二） 國外出差 出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您 注意以下幾點(diǎn)： ?根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備 PRESETATION （中 /英文），與對方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。 ?擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部 等）。通過秘書的計(jì)劃，把總經(jīng)理出差在外的工作 安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標(biāo)，也是工作價(jià)值 一個體現(xiàn)。此外，勤于思考，多做總結(jié)對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時也對領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。 日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃 、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書的一項(xiàng)基本工作。 6 第二部分 日程安排 控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作 。 需要總經(jīng)理審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)； 重要郵件及時進(jìn)行存檔 四、文件管理 閱讀文件，判斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。 將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下： 1） 需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復(fù)郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時間內(nèi)處理相關(guān)事宜。 ? 整理電話留言，在總經(jīng)理回來后匯報(bào)相關(guān)信息。 ? 在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達(dá)到目的。 通話技巧： ? 日常禮貌用語 ： 詢問對方時，可用：“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？”“請問有什么事？”等 ? 對總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達(dá)到聞其聲知其人，并及時予以轉(zhuǎn)接。 普通員工 問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其他可視情況處理 外部 重要且緊密 問清概要，向總經(jīng)理說明后，然后轉(zhuǎn)入 記錄留言 如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。 ? 如告知對方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動提醒對方做好記錄 ? 逐一將事情說明，注意語言簡明、準(zhǔn)確； 4 ? 通話結(jié)束后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放電話。 ? 準(zhǔn)備好通話時需要的文件資料。這本手冊隨著工作需要我們還將不斷補(bǔ)充完善，使手冊真正能夠成為一部聯(lián)想秘書的行為指南，為您服務(wù)，為你所用。我們相信，在我們自己的不懈努力和對秘書工作的熱愛之下 。事實(shí)上有很多相似的工作不同之處只是因?yàn)槭录喞系牟顒e，本質(zhì)上都是可以歸于一類的。然而 ,秘書的工作到包括哪些，在秘書的工作背后還有些什么，這是被很多人忽略的。 1 秘書手冊 聯(lián)想電腦公司企劃部秘書處 目 錄 前言 ………………………………………………………………… 3 第一章 秘書必備的素質(zhì) …………………………………………… 4 第二章 秘書的重要職業(yè)技能 ……………………………………… 5 第一部分 日常事務(wù)處理 ………………………………… 5 電話、傳真、郵件、文件管理、名片 第二部分 日程安排 ……………………………………… 7 總體日程安排 ………………………………… 7