【文章內(nèi)容簡介】 合同原件寄郵寄至總部總裁辦檔案室存檔； (16)監(jiān)察中心不定期抽查、審核，將無異議合同原件及簽約結(jié)果一并轉(zhuǎn)交至律師復核； (17)監(jiān)察中心不定期抽查、審核，將有異議合同情況反饋至采購中心、財務中心、總辦； (18)總裁辦法務組律師出具復核意見后，轉(zhuǎn)總裁辦主任復核； (19)總裁主任出具復核并出具復核意見后，報總部總經(jīng)理閱； (20)總部總經(jīng)理閱合同簽署情況后返總辦； （ 21）總部總經(jīng)理閱后，未能通過的合同，由總辦將未通過的信息反饋至如下單位：返財務中心備案；返審計部進行審核、監(jiān)察工作；返采購中心進行相關(guān)部門的分發(fā)、備案； （ 22）采購中心將未通過的合同信息反饋至以下單位 :返分部采購，分部采購按總部總經(jīng)理的批示結(jié)果重新談判；返分部財務部備案； （ 23）總部總經(jīng)理閱通過的合同，總裁辦存檔。 分部上報合同審批流程 —— 按授權(quán)報總裁、副總裁審批的合同（流程圖見附件） (ERP上線地區(qū)無預案的傳遞 ,僅在 ERP系統(tǒng)中實施審報 \審核 \打印 \執(zhí)行等操作 ) (1) 分部采購填預案審批 單，報分部采購總監(jiān) (經(jīng)理 )審批； (2) 分部采購總監(jiān) (經(jīng)理 )審批未通過的預案，退分部采購部重報； (3) 分部采購總監(jiān) (經(jīng)理 )審批通過的預案， 報總部采購中心各部門； (4) 總部采購中心各部門將分部報的預案報采購中心副總經(jīng)理審批； (5) 采購中心副總經(jīng)理將未通過審批的預案，返采購中心各部門，退分部采購部重報； (6) 采購中心副總經(jīng)理將通過審批的預案，審批同意的返采購中心各部門； (7) 超采購中心副總經(jīng)理審批授權(quán)的，經(jīng)過采購中心副總經(jīng)理審批同意后，報采銷中心總經(jīng)理審批，審批同意的返采購中心各部門； (8) 各部門干事在合同審批單原件上加蓋審批合同的確認章 （內(nèi)部用章）并對合同編號，并將預案復件發(fā)至采購分部或在 ERP系統(tǒng)中批回； (9) 分部采購收到審批通過的預案復件或在 ERP 系統(tǒng)中收到同意信息后，打印合同待簽本，報分部財務部初審，合格的返采購中心；對總部未通過的，在修改重報。 (10) 采購分部根據(jù)財務部初審同意的合同文本遞交廠家蓋章； (11) 廠家將已蓋章合同返回采購分部； 國美電器有限公司經(jīng)營管理手冊――采購系統(tǒng)分冊 制度名稱 采購合同管理規(guī)定 文件編號 國美 — 采 003 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 頁次 11/24 附件數(shù) 31 個 (12) 分部采購收到廠家的蓋章合同后，需填寫用印單、并附預案復件及廠家蓋章合同報至分部總經(jīng)理； (13) 分部總經(jīng)理簽字確認后轉(zhuǎn)至分部采購部，分部采購部將合同及經(jīng)分部總經(jīng)理簽字的《用印審批單》轉(zhuǎn)至分部財務部進行復審； (14) 財務部對審 核合格并蓋章后的合同，自留合同原件及預案復件各一份，其余五份原件退采購分部； (15) 分部采購部自留一份存檔，將其余四份合同文本原件按以下單位進行分發(fā)：遞交廠家三份；一份郵寄至總部總裁辦檔案室存檔； (16) 監(jiān)察中心不定期抽查、審核，將無異議合同原件及簽約結(jié)果一并轉(zhuǎn)交至律師復核； (17) 監(jiān)察中心不定期抽查、審核，將有異議合同情況反饋至采購中心、財務中心、總辦； (18) 總裁辦法務組出具復核意見后，轉(zhuǎn)總裁辦主任復核； (19) 總裁辦主任出具復核并出具復核意見后，報總部總經(jīng)理閱； (20) 總部總經(jīng)理合同簽署情況后返總辦； (21) 經(jīng)總部總經(jīng)理審核，未能通過的合同， 由總辦將未通過的信息反饋至如下單位：返財務中心備案；返審計部進行審核、監(jiān)察工作；返采購中心進行相關(guān)部門的分發(fā)、備案； (22) 采購中心將未通過的合同信息反饋至以下單位 :返分部采購，分部采購按總部總經(jīng)理的批示結(jié)果重新談判；返分部財務部備案； (23) 總部總經(jīng)理閱通過的合同，總辦存檔。 、補充協(xié)議及相關(guān)附件協(xié)議的保存分數(shù)： 采購合同原件、補充協(xié)議、包銷機協(xié)議、特價機協(xié)議及相關(guān)附件協(xié)議等一式六份，需方、供方各執(zhí)三份。 具體存檔方法： (1)全 國合同： 原件（ 6份）： 總部財務中心 1份（附審批單原件） 總部采購中心 1份（附審批單復印件） 總部總經(jīng)辦 1份（附審批單復印件） 廠家 3份 國美電器有限公司經(jīng)營管理手冊――采購系統(tǒng)分冊 制度名稱 采購合同管理規(guī)定 文件編號 國美 — 采 003 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 頁次 12/24 附件數(shù) 31 個 (2)地區(qū)合同： 原件（ 6份）：總部財務中心 1份（非 ERP地區(qū)附審批單原件） 總部總經(jīng)辦 1份（非 ERP地區(qū)附審批單復印件） 分部財務部 1份（非 ERP地區(qū)附審批單復印件） 廠家 3份 分部采購中心 合同及審批單復印件（ 1份） ：合同保檔的依據(jù)是總部采購中心編制的合同編號，以下為合同編號的方法： ：經(jīng)公司審批同意簽約的合同，由總部采購中心負責編號，規(guī)則如下： 合同地區(qū)范圍番號 +合同類別 +年號 +合同號 +明細號 +合同性質(zhì) ： (1)全國合同簡稱： 8600 (2)地區(qū)合同簡稱： 地區(qū) 番號 地區(qū) 番號 北京 1101 上海 3101 天津 1201 成都 5101 沈陽 2101 重慶 5102 濟南 3701 西安 6101 青島 3702 鄭州 4101 廣州 4401 武漢 4201 深圳 4403 杭州 3301 昆明 5301 濰坊 3706 廊坊 1328 東莞 4419 惠州 4413 洛陽 4103 咸陽 6104 淄博 3703 自貢 5103 鞍山 2103 佛山 4406 哈爾濱 2301 國美電器有限公司經(jīng)營管理手冊――采購系統(tǒng)分冊 制度名稱 采購合同管理規(guī)定 文件編號 國美 — 采 003 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 頁次 13/24 附件數(shù) 31 個 無錫 3302 長沙 4301 長春 2201 太原 1401 中山 4420 ： 品 類 代 碼 品 類 代 碼 品 類 代 碼 空調(diào) 301 彩電 100 碟機 201 洗衣機 402 冰箱 401 黑小 200 電腦 800 白小 500 手機 701 電腦及配件 801 煙灶 502 電話、傳真機 700 熱水器 501 微波爐 504 ： 年號為 4位阿拉伯數(shù)字，如： 20xx、 20xx、 20xx等； ： (1)合同號為 3位阿拉伯數(shù)字，每年從 001開始順延，例如： 110120020xx001經(jīng)； (2)合同號指大協(xié)議編號即經(jīng)、代銷合同編號，特價機、補充協(xié)議等附屬合同不允許出現(xiàn)此類大協(xié)議號。 ： 是指主合同項下各類補充協(xié)議、特價機協(xié)議、包銷機協(xié)議等附屬協(xié)議的編號，為 2 位阿拉伯數(shù)字，例如： 110120020xx00101特。 ：合同號的性質(zhì)的分類來源是合同的分類。 根據(jù)合同的性質(zhì)合同編號性質(zhì)規(guī)定如下： (1)經(jīng)銷合同：用“經(jīng)”字代表 ； (2)代銷合同：用“代”字代表； (3)特價機協(xié)議：用“特”字代表； (4)包銷機協(xié)議：用“包”字代表； (5)臨時協(xié)議：用“臨”字代表； (6)工程機協(xié)議：用“工程”字代表； 國美電器有限公司經(jīng)營管理手冊――采購系統(tǒng)分冊 制度名稱 采購合同管理規(guī)定 文件編號 國美 — 采 003 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 頁次 14/24 附件數(shù) 31 個 (7)普通補充協(xié)議：用“普通補”代表； (8)上店協(xié)議或確認書：用“上店” 代表； (9)撤店協(xié)議或確認書：用“撤店” 代表； (10)專供（特供）協(xié)議：用“專供”或“特供” 代表； (11)三方協(xié)議：用“三方” 代表； (12)直訂協(xié)議：用“直訂”代表； 以上合同編號必須按規(guī)定打印到合同中，不允許 合同中出現(xiàn)漏填、不填。 當編號中發(fā)生空號時的規(guī)定：當總部簽署全國協(xié)議后，分部若根據(jù)全國協(xié)議與供應商當?shù)胤止景l(fā)生特價機、補充協(xié)議等協(xié)議時，此時給分部編號合同時主合同號會發(fā)生空號。另當分部上報合同作廢等情況時會造成合同編號空號。當發(fā)生上述合同編號空號時要求編號者在合同編號目錄中空號行處標住出“空號”字樣，并寫出空號的原因。 當分部簽署全國協(xié)議的補充或特價機等協(xié)議時編號的規(guī)定：當總部簽署全國協(xié)議后，各分部簽署當?shù)氐娜珖鴧f(xié)議品牌的補充協(xié)、特價等協(xié)議時，上報總部審批同意后，總部編寫合同號 的要求： (1)在合同編號目錄中將此品牌的主合同號行中注明“空號”字樣，寫出