【文章內(nèi)容簡介】 統(tǒng)，建立適應(yīng)集團(tuán)發(fā)展的信息化管理理念。7 / 89第2 章 xxxxxxxxxxxxxxxxx院項(xiàng)目理解及分析 xxxxxxxxxxxxxxxxx院管理支撐系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)思路以信息化來武裝企業(yè)，目前已經(jīng)是大勢所趨。軋鋼車間里工人通過自動控制系統(tǒng)來完成帶鋼的穿孔、軋制、卷曲等操作；辦公室的員工借助電腦和網(wǎng)絡(luò)高速地處理日常的業(yè)務(wù)；企業(yè)依靠 ERP 等應(yīng)用系統(tǒng)來管理物料、處理訂單。試想一下，如果硬盤壞掉、網(wǎng)絡(luò)癱瘓、應(yīng)用系統(tǒng)崩潰，無論對于個人還是企業(yè)，都是一場災(zāi)難，從這個側(cè)面的確反映出人們對于信息系統(tǒng)的依賴程度。聯(lián)想集團(tuán)曾經(jīng)提出“企業(yè)信息化，從 OA 開始” ，這句話可圈可點(diǎn)。所謂 OA，即辦公自動化（Office Automation） ，是辦公工作處理的自動化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。OA 系統(tǒng)也是每個企業(yè)信息化初期就開始投入建設(shè)的基本系統(tǒng)。從 C/S 結(jié)構(gòu)到 B/S 結(jié)構(gòu)，從最初桌面辦公軟件的應(yīng)用、收發(fā)郵件到后來公文流轉(zhuǎn)、車輛管理、會議管理、網(wǎng)上審批等功能應(yīng)用，OA 已經(jīng)是我們?nèi)粘Ｊ褂米疃?、最頻業(yè) 務(wù) 操 作電 子 化 業(yè) 務(wù) 管 理知 識 化1 2 3 業(yè) 務(wù) 決 策智 能 化4業(yè) 務(wù) 流 程信 息 化?電 子 化 ： 將 日 常 手 工 事務(wù) 性 工 作 轉(zhuǎn) 變 為 機(jī) 器 工作 的 過 程 ； 關(guān) 注 個 體 的工 作 行 為 ， 可 以 提 高 個體 的 工 作 效 率 。 ?信 息 化 ： 通 過 企 業(yè) 的 管理 重 組 和 管 理 創(chuàng) 新 ， 結(jié)合 IT優(yōu) 勢 固 化 業(yè) 務(wù) 流 程 ；關(guān) 注 整 個 組 織 的 流 程 ，提 升 組 織 的 效 率 。 ?知 識 化 ： 讓 合 適 的 角 色在 合 適 的 時(shí) 間 、 合 適 的場 景 獲 取 合 適 的 知 識 和資 源 ， 系 統(tǒng) 推 動 企 業(yè) 管理 生 態(tài) 的 建 立 ， 對 環(huán) 境的 變 化 作 出 靈 活 的 反 應(yīng) ，業(yè) 務(wù) 流 程 持 續(xù) 改 善 ， 全面 提 升 執(zhí) 行 力 ， 獲 得 持久 的 競 爭 力 。 ?智 能 化 ： 在 企 業(yè) 的 已 有知 識 的 基 礎(chǔ) 之 上 ， 能 夠智 能 創(chuàng) 造 、 挖 掘 新 知 識 ，用 于 業(yè) 務(wù) 決 策 、 日 常 管理 等 ， 形 成 自 組 織 、 自學(xué) 習(xí) 、 自 進(jìn) 化 的 企 業(yè) 管理 體 制 。文 件 型 OA關(guān) 注 個 體 的 工 作 行 為?提 供 郵 件 、 無 紙 化 辦公 、 文 檔 電 子 化 等 服務(wù) 電 子 文 檔電 子 文 檔 流 程 型 OA知 識 型 OA智 能 型 OA關(guān) 注 組 織 的 工 作 流 程?提 供 公 文 流 轉(zhuǎn) 、 行 政辦 公 、 流 程 審 批 等 服務(wù) 關(guān) 注 組 織 及 個 體 的 產(chǎn) 能?提 供 知 識 管 理 、 協(xié) 同工 作 、 實(shí) 時(shí) 溝 通 、 個性 化 門 戶 等 服 務(wù) 關(guān) 注 組 織 的 決 策 效 率?提 供 決 策 支 持 、 知 識挖 掘 、 商 業(yè) 智 能 等 服務(wù)8 / 89繁的一個基本系統(tǒng)。隨著企業(yè)信息化的發(fā)展和成熟，目前很多企業(yè)的 OA 系統(tǒng)已經(jīng)整合了越來越多的應(yīng)用，日趨變得復(fù)雜，也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng) OA 的范疇，集成了人、財(cái)、物、信息、知識等諸多企業(yè)的資源，逐步成為一個員工辦公、中層管理、領(lǐng)導(dǎo)決策的知識協(xié)同的平臺。而新一代的 OA更是融合了協(xié)同、知識管理、門戶等精髓，OA 這棵“老樹”開始綻放“新花” ，脫胎換骨，重新煥發(fā)出新的光彩。因此我們也需要用發(fā)展的眼光來看待這種新的發(fā)展趨勢。如上圖所示，企業(yè)的信息化可以分為如下四個階段：第一階段：業(yè)務(wù)操作電子化。電子化即將日常手工事務(wù)性工作轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)器工作的過程；關(guān)注個體的工作行為，可以提高個體的工作效率。該階段以財(cái)務(wù)電算化、生產(chǎn)制造自動化等為代表。第二階段：業(yè)務(wù)流程信息化。信息化即通過企業(yè)的管理重組和管理創(chuàng)新，結(jié)合 IT 優(yōu)勢固化業(yè)務(wù)流程；關(guān)注整個組織的流程，提升組織的效率。該階段廣泛開展流程梳理和信息化建設(shè)，例如 ERP、CRM、SCM、BOSS 系統(tǒng)建設(shè)等。第三階段：業(yè)務(wù)管理知識化。知識化即讓合適的角色在合適的時(shí)間、合適的場景獲取合適的知識和資源，系統(tǒng)推動企業(yè)管理生態(tài)的建立，對環(huán)境的變化作出靈活的反應(yīng)，業(yè)務(wù)流程持續(xù)改善，全面提升執(zhí)行力，獲得持久的競爭力。該階段強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動和管理活動的真正結(jié)合，以 KM、協(xié)同、門戶等為代表。第四階段：業(yè)務(wù)決策智能化。智能化即在企業(yè)的已有知識的基礎(chǔ)之上，能夠智能創(chuàng)造、挖掘新知識，用于業(yè)務(wù)決策、日常管理等，形成自組織、自學(xué)習(xí)、自進(jìn)化的企業(yè)管理體制。該階段中，人工智能、專家系統(tǒng)的思想將應(yīng)用在企業(yè)管理領(lǐng)域中。 以門戶規(guī)劃IT系統(tǒng)集成 當(dāng)代企業(yè)的信息化建設(shè)不外乎兩個方向，第一是以客戶為中心的外部電子商務(wù)系統(tǒng)，是企業(yè)開向互聯(lián)網(wǎng)的一扇窗戶；其次就是管理信息系統(tǒng)，它是服務(wù)于企業(yè)內(nèi)部信息的組織管理者。這些“窗戶”讓擁有它的企業(yè)能夠及時(shí)的掌握行業(yè)動態(tài)、市場變化，而作出迅速的反應(yīng)，以此占有市場先機(jī)。誰擁有電子商務(wù)，誰就擁有了信息，誰就能占據(jù)有利競爭地位，已經(jīng)成為一條新的市場競爭規(guī)則。當(dāng)然，管理信息系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略地位也越來越重要，它協(xié)助企業(yè)管理從簡單的公文、技術(shù)資料到復(fù)雜的生產(chǎn)流程、成本核算，甚至9 / 89輔助企業(yè)進(jìn)行更高級的知識管理和經(jīng)營決策。 企業(yè)信息化的成果并非一蹴而就，它經(jīng)歷了一個相當(dāng)長的時(shí)期。在各個發(fā)展階段，各種模式的信息化工具交替占據(jù)主導(dǎo)地位，但最終必然是被更新的、更完善的模式或技術(shù)所取代。今天的企業(yè)電子商務(wù)和管理信息系統(tǒng)也不例外。那么，一個具有前瞻性的問題在于：今后的企業(yè)信息化會朝向何處發(fā)展？企業(yè)如何看待相互分隔的電子商務(wù)和管理信息系統(tǒng) ？ 可以說，企業(yè)信息門戶(EIP)代表著未來企業(yè)信息化與電子商務(wù)發(fā)展的方向。企業(yè)信息門戶是一個應(yīng)用系統(tǒng)，它使企業(yè)能夠集成存儲在企業(yè)內(nèi)部和外部的各種信息和知識，使企業(yè)員工、客戶和合作伙伴能夠從單一的渠道訪問其所需的個性化信息。這些用戶利用從這個渠道獲得的信息作出合理的業(yè)務(wù)決策并加以執(zhí)行。企業(yè)信息門戶通過及時(shí)地向用戶提供準(zhǔn)確的信息來優(yōu)化企業(yè)運(yùn)作，并提高生產(chǎn)力。企業(yè)信息門戶有三個特點(diǎn)：單一的訪問方式（瀏覽器+企業(yè)主頁） ；對已有應(yīng)用系統(tǒng)的集成；個性化。應(yīng)用：提供集成化的用戶環(huán)境；服務(wù)：將業(yè)務(wù)運(yùn)作系統(tǒng)與散亂的文檔和工作信息集成起來，并通過可擴(kuò)展的應(yīng)用界面為 EKP 提供集成化的服務(wù)；集成：集成當(dāng)今信息技術(shù)組織中各種技術(shù)的應(yīng)用。 集成當(dāng)屬企業(yè)級軟件領(lǐng)域最熱的話題了，而真正展現(xiàn)在我們面前的并不是系統(tǒng)之間如何實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的集成，而是友好互動的 Web 界面，這就是企業(yè)門戶。人靠衣裳馬靠鞍，同樣地，企業(yè)門戶的好壞實(shí)際上是企業(yè)信息系統(tǒng)的完善程度的體現(xiàn)。 企業(yè)門戶并不只是展現(xiàn)信息的窗口那么簡單。 首先，企業(yè)門戶已經(jīng)超出了傳統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)概念，也越過了普通意義的網(wǎng)站，它是企業(yè)管理信息系統(tǒng)與電子商務(wù)兩大應(yīng)用的結(jié)合點(diǎn)。最早的企業(yè)門戶只是聚集內(nèi)容的地方，僅將一些靜態(tài)或動態(tài)內(nèi)容通過瀏覽器界面展示出來，如今已經(jīng)成為應(yīng)用聚集的地方，原來很多種應(yīng)用要跑在不同的進(jìn)程或?qū)嵗校F(xiàn)在都在一個瀏覽器的界面上顯示出來。像應(yīng)用集成、工作流、應(yīng)用開發(fā)、內(nèi)容管理、協(xié)作等這類東西對于企業(yè)門戶正變得越來越重要。 很多人最初總是將企業(yè)門戶等同于企業(yè)網(wǎng)站，實(shí)際上，企業(yè)門戶與企業(yè)對外的網(wǎng)站有著很大的區(qū)別。首先是企業(yè)門戶的流程性非常強(qiáng)，而現(xiàn)在很多企業(yè)網(wǎng)站基于內(nèi)容顯示和消息發(fā)布，沒有把業(yè)務(wù)流程放在上面，第二點(diǎn)是使用企業(yè)門戶要把原來分散的應(yīng)用集成起來，10 / 89而國內(nèi)企業(yè)的外部網(wǎng)站純粹是一種宣傳性質(zhì)的定位，沒有集成后臺的應(yīng)用，能夠做到的最多僅是網(wǎng)上購物或網(wǎng)上查詢而已。真正的企業(yè)門戶應(yīng)該實(shí)現(xiàn)無論是內(nèi)部的員工、外部的客戶還是合作伙伴，都可以通過一個單一定制化的登錄點(diǎn)，根據(jù)不同的身份和角色擁有不同的權(quán)限訪問信息資源，這就要求企業(yè)門戶軟件擁有個性化、安全管理以及可以拓展到移動無線客戶端等特性。 其次，企業(yè)門戶的特點(diǎn)在于統(tǒng)一性、集成性、個性化和整體性。企業(yè)門戶正是擁有這些新特點(diǎn)，才有了生命力。其中：統(tǒng)一性是企業(yè)的要求，也是門戶的意義所在；集成性是現(xiàn)實(shí)條件的制約，體現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營的關(guān)聯(lián)性；個性化則是客戶的偏好，也是企業(yè)門戶的生命力；而整體性則是企業(yè)對信息的高層次要求。 從兩個角度來看，企業(yè)門戶應(yīng)用在未來的企業(yè)信息化建設(shè)大有可為。第一種趨勢是很多用戶在將關(guān)鍵業(yè)務(wù)系統(tǒng)從二層客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)遷移到三層結(jié)構(gòu)上，第二種趨勢是要把原來分散的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，把原來的多個業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整合，把企業(yè)內(nèi)部的流程轉(zhuǎn)換為企業(yè)之間的流程。在這種轉(zhuǎn)換和遷移的過程中，界面是永遠(yuǎn)需要的，而企業(yè)門戶是惟一選擇。 成功地得以部署的企業(yè)門戶將成為企業(yè)實(shí)體內(nèi)部和外部協(xié)作、信息傳播和通信、應(yīng)用功能及交互功能的單一門戶，上述所有功能是以一種有效的集中式方式提供給訪問者。成功的企業(yè)門戶往往能完成以下功能： 知識／內(nèi)容管理與協(xié)作：包括以智能化可搜索的分類方式組織內(nèi)容，使其具備根據(jù)條件查詢、版本管理以及訪問控制等功能。 應(yīng)用集成：門戶是一種 Web 桌面，它是連接所有企業(yè)應(yīng)用的網(wǎng)關(guān)。單一的登陸功能使門戶與應(yīng)用之間可以進(jìn)行無縫運(yùn)動。集成化商業(yè)智能功能可用來提供儀表板式的報(bào)告和事件通知服務(wù)。 業(yè)務(wù)流程管理：通過門戶執(zhí)行諸如發(fā)票核準(zhǔn)以及 HR 任務(wù)之類的工作流程過程可以減少和簡化工作量。 品牌管理與自定義：門戶框架結(jié)構(gòu)可以滿足企業(yè)在企業(yè)范圍內(nèi)實(shí)施同步化品牌管理的需求，與此同時(shí)，允許下屬機(jī)構(gòu)和單個用戶自定義其單獨(dú)的門戶接口的表示和內(nèi)容。 安全：功能強(qiáng)大的安全結(jié)構(gòu)允許管理人員有選擇地分派對門戶性能和功能的訪問，從而使相同的門戶部署能夠?yàn)椴煌挠脩籼峁┎煌膬?nèi)容。 11 / 89管理：可以通過 Web 接口進(jìn)行遠(yuǎn)程管理。此外，還可以把管理功能分散在數(shù)個用戶之間，從而可以減輕通常壓在一小組人員身上的管理負(fù)擔(dān)。 第三，企業(yè)門戶的概念仍然有待擴(kuò)展，有待完善。與其他 IT 行業(yè)的新概念相仿，在這個新興領(lǐng)域，不同的人有不同的理解。企業(yè)門戶應(yīng)用目前有三個發(fā)展趨勢。一是門戶已經(jīng)從單純地顯示內(nèi)容變成工作流程的一種體現(xiàn)。它不再是僅僅信息的展示臺，而是一種支持業(yè)務(wù)流程的操作。二是通過企業(yè)門戶將會把人和工作流程進(jìn)行更緊密的結(jié)合，利用企業(yè)門戶帶來的流程性以及人機(jī)互動能力，可以使它了解訪問者的意圖，有目的地為訪問者提供定制的信息，并能為其提供相應(yīng)的最習(xí)慣使用方式，從而把人和業(yè)務(wù)流程更緊密地聯(lián)系起來。 第三種發(fā)展趨勢就是企業(yè)門戶將會滿足用戶越來越豐富的業(yè)務(wù)需求。早期的門戶只要能夠把各個業(yè)務(wù)在同一個界面上顯示出來就可以，而現(xiàn)在不是這樣?，F(xiàn)在在同一個界面上不僅要顯示各種東西，而且很多業(yè)務(wù)流程都是跨多個領(lǐng)域的，通過門戶可以將原來相對獨(dú)立的流程串聯(lián)成更完整的大的統(tǒng)一的流程。 隨著企業(yè)門戶從單純的一種界面發(fā)展成為一種樞紐，它與業(yè)務(wù)流程、應(yīng)用集成的關(guān)系更加密切。 以知識管理規(guī)劃辦公協(xié)作系統(tǒng)OA 的發(fā)展其實(shí)是一個不斷求新求變的過程，縱觀 OA 的發(fā)展歷程，是伴隨著企業(yè)信息化發(fā)展的浪潮起伏。如上圖所示，不同的信息化發(fā)展階段也對應(yīng)不同的 OA 發(fā)展階段：第一階段：文件型 OA（1980 年～1999 年）我們對 OA 的初步認(rèn)識實(shí)際上從上個世紀(jì) 80 年代開始。1985 年全國召開了第一次辦公自動化（OA）規(guī)劃會議。那時(shí)計(jì)算機(jī)還是一個稀罕物，初步的辦公自動化實(shí)際上從單機(jī)版的辦公應(yīng)用軟件開始，例如 WPS、MS OFFICE、Lotus123 等軟件，當(dāng)時(shí)許多人把 OA 稱為“無紙化辦公” 。該階段主要關(guān)注個體的工作行為，主要提供文檔電子化等服務(wù)，所以我們可以將該階段稱之為“文件型 OA”。到了 90 年代，由于網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的到來，政府和一些企業(yè)開始搭建網(wǎng)絡(luò)、建立自己的郵件系統(tǒng)，并借助 Lotus Notes 等平臺做初步的應(yīng)用開發(fā)，一些工作審批、流轉(zhuǎn)也有了初步的雛形，OA 的概念開始逐漸形成，但是似乎還沒有形成專門做 OA 的軟件廠商。畢竟，當(dāng)時(shí)12 / 89競爭還不充分，企業(yè)的管理比較粗放，軟件市場也沒有進(jìn)行細(xì)分，而 OA 的成熟是市場競爭的產(chǎn)物，也只有隨著競爭的加劇才能得到重視和振興，因?yàn)楦偁幤仁蛊髽I(yè)加強(qiáng)內(nèi)部管理，規(guī)范辦公流程，提供工作效率。第二階段：流程性 OA（2022 年～2022 年）該階段從最初的關(guān)注個體、以辦公文件/檔案管理為核心的文件型 OA， 到目前正在成為應(yīng)用主流的流程性 OA，它以工作流為中心，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文檔管理、制度管理、會議管理、車輛管理、新聞發(fā)布等眾多實(shí)用的功能。在這個階段，OA 市場才真正興起，在 2022 年之后，更是出現(xiàn)數(shù)百家 OA 軟件公司群雄逐鹿的局面，這一方面反映出市場需求的旺盛，OA 系統(tǒng)做為基礎(chǔ)的系統(tǒng)已經(jīng)成為各家企業(yè)信息化建設(shè)的必選；另外一方面也反映出市場還沒有完全成熟，魚龍混雜、泥沙俱下的行情估計(jì)還會膠著一段時(shí)間，能夠?qū)Ｗ?OA 系統(tǒng)、不斷升級產(chǎn)品、強(qiáng)調(diào)后期服務(wù)的 OA 廠家并不多。有的供應(yīng)商可能是 OEM 其它 OA 的產(chǎn)品，有的可能直接從網(wǎng)上買一套源代碼修改一下就發(fā)布了，而有的廠商直接干脆模仿一些知名公司的產(chǎn)品了事。這樣造成了軟件 Bug 不斷、系統(tǒng)質(zhì)量低下、知識產(chǎn)權(quán)存在隱患、低價(jià)惡性競爭、可拓展性不高等諸多問題。第三階段：知識型 OA（2022 年～2022 年）隨著 OA 系統(tǒng)應(yīng)用的逐步深入，企業(yè)的員工每天上班做得第一件事情可能就是登陸 OA系統(tǒng)，收一下郵件、看看公司最新的新聞、處理自己今天需要待辦的工作等。OA 儼然成為一個日常工作的基礎(chǔ)平臺，企業(yè)已經(jīng)不可離開它了。但是新的挑戰(zhàn)又產(chǎn)生了：如何借助這個平臺能夠讓員工合適的場景下，