【文章內容簡介】 統，建立適應集團發(fā)展的信息化管理理念。7 / 89第2 章 xxxxxxxxxxxxxxxxx院項目理解及分析 xxxxxxxxxxxxxxxxx院管理支撐系統規(guī)劃設計思路以信息化來武裝企業(yè)，目前已經是大勢所趨。軋鋼車間里工人通過自動控制系統來完成帶鋼的穿孔、軋制、卷曲等操作；辦公室的員工借助電腦和網絡高速地處理日常的業(yè)務；企業(yè)依靠 ERP 等應用系統來管理物料、處理訂單。試想一下，如果硬盤壞掉、網絡癱瘓、應用系統崩潰，無論對于個人還是企業(yè)，都是一場災難，從這個側面的確反映出人們對于信息系統的依賴程度。聯想集團曾經提出“企業(yè)信息化，從 OA 開始” ，這句話可圈可點。所謂 OA，即辦公自動化（Office Automation） ，是辦公工作處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業(yè)務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。OA 系統也是每個企業(yè)信息化初期就開始投入建設的基本系統。從 C/S 結構到 B/S 結構，從最初桌面辦公軟件的應用、收發(fā)郵件到后來公文流轉、車輛管理、會議管理、網上審批等功能應用，OA 已經是我們日常使用最多、最頻業(yè) 務 操 作電 子 化 業(yè) 務 管 理知 識 化1 2 3 業(yè) 務 決 策智 能 化4業(yè) 務 流 程信 息 化?電 子 化 ： 將 日 常 手 工 事務 性 工 作 轉 變 為 機 器 工作 的 過 程 ； 關 注 個 體 的工 作 行 為 ， 可 以 提 高 個體 的 工 作 效 率 。 ?信 息 化 ： 通 過 企 業(yè) 的 管理 重 組 和 管 理 創(chuàng) 新 ， 結合 IT優(yōu) 勢 固 化 業(yè) 務 流 程 ；關 注 整 個 組 織 的 流 程 ，提 升 組 織 的 效 率 。 ?知 識 化 ： 讓 合 適 的 角 色在 合 適 的 時 間 、 合 適 的場 景 獲 取 合 適 的 知 識 和資 源 ， 系 統 推 動 企 業(yè) 管理 生 態(tài) 的 建 立 ， 對 環(huán) 境的 變 化 作 出 靈 活 的 反 應 ，業(yè) 務 流 程 持 續(xù) 改 善 ， 全面 提 升 執(zhí) 行 力 ， 獲 得 持久 的 競 爭 力 。 ?智 能 化 ： 在 企 業(yè) 的 已 有知 識 的 基 礎 之 上 ， 能 夠智 能 創(chuàng) 造 、 挖 掘 新 知 識 ，用 于 業(yè) 務 決 策 、 日 常 管理 等 ， 形 成 自 組 織 、 自學 習 、 自 進 化 的 企 業(yè) 管理 體 制 。文 件 型 OA關 注 個 體 的 工 作 行 為?提 供 郵 件 、 無 紙 化 辦公 、 文 檔 電 子 化 等 服務 電 子 文 檔電 子 文 檔 流 程 型 OA知 識 型 OA智 能 型 OA關 注 組 織 的 工 作 流 程?提 供 公 文 流 轉 、 行 政辦 公 、 流 程 審 批 等 服務 關 注 組 織 及 個 體 的 產 能?提 供 知 識 管 理 、 協 同工 作 、 實 時 溝 通 、 個性 化 門 戶 等 服 務 關 注 組 織 的 決 策 效 率?提 供 決 策 支 持 、 知 識挖 掘 、 商 業(yè) 智 能 等 服務8 / 89繁的一個基本系統。隨著企業(yè)信息化的發(fā)展和成熟，目前很多企業(yè)的 OA 系統已經整合了越來越多的應用，日趨變得復雜，也遠遠超出了傳統 OA 的范疇，集成了人、財、物、信息、知識等諸多企業(yè)的資源，逐步成為一個員工辦公、中層管理、領導決策的知識協同的平臺。而新一代的 OA更是融合了協同、知識管理、門戶等精髓，OA 這棵“老樹”開始綻放“新花” ，脫胎換骨，重新煥發(fā)出新的光彩。因此我們也需要用發(fā)展的眼光來看待這種新的發(fā)展趨勢。如上圖所示，企業(yè)的信息化可以分為如下四個階段：第一階段：業(yè)務操作電子化。電子化即將日常手工事務性工作轉變?yōu)闄C器工作的過程；關注個體的工作行為，可以提高個體的工作效率。該階段以財務電算化、生產制造自動化等為代表。第二階段：業(yè)務流程信息化。信息化即通過企業(yè)的管理重組和管理創(chuàng)新，結合 IT 優(yōu)勢固化業(yè)務流程；關注整個組織的流程，提升組織的效率。該階段廣泛開展流程梳理和信息化建設，例如 ERP、CRM、SCM、BOSS 系統建設等。第三階段：業(yè)務管理知識化。知識化即讓合適的角色在合適的時間、合適的場景獲取合適的知識和資源，系統推動企業(yè)管理生態(tài)的建立，對環(huán)境的變化作出靈活的反應，業(yè)務流程持續(xù)改善，全面提升執(zhí)行力，獲得持久的競爭力。該階段強調實現業(yè)務活動和管理活動的真正結合，以 KM、協同、門戶等為代表。第四階段：業(yè)務決策智能化。智能化即在企業(yè)的已有知識的基礎之上，能夠智能創(chuàng)造、挖掘新知識，用于業(yè)務決策、日常管理等，形成自組織、自學習、自進化的企業(yè)管理體制。該階段中，人工智能、專家系統的思想將應用在企業(yè)管理領域中。 以門戶規(guī)劃IT系統集成 當代企業(yè)的信息化建設不外乎兩個方向，第一是以客戶為中心的外部電子商務系統，是企業(yè)開向互聯網的一扇窗戶；其次就是管理信息系統，它是服務于企業(yè)內部信息的組織管理者。這些“窗戶”讓擁有它的企業(yè)能夠及時的掌握行業(yè)動態(tài)、市場變化，而作出迅速的反應，以此占有市場先機。誰擁有電子商務，誰就擁有了信息，誰就能占據有利競爭地位，已經成為一條新的市場競爭規(guī)則。當然，管理信息系統在企業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略地位也越來越重要，它協助企業(yè)管理從簡單的公文、技術資料到復雜的生產流程、成本核算，甚至9 / 89輔助企業(yè)進行更高級的知識管理和經營決策。 企業(yè)信息化的成果并非一蹴而就，它經歷了一個相當長的時期。在各個發(fā)展階段，各種模式的信息化工具交替占據主導地位，但最終必然是被更新的、更完善的模式或技術所取代。今天的企業(yè)電子商務和管理信息系統也不例外。那么，一個具有前瞻性的問題在于：今后的企業(yè)信息化會朝向何處發(fā)展？企業(yè)如何看待相互分隔的電子商務和管理信息系統 ？ 可以說，企業(yè)信息門戶(EIP)代表著未來企業(yè)信息化與電子商務發(fā)展的方向。企業(yè)信息門戶是一個應用系統，它使企業(yè)能夠集成存儲在企業(yè)內部和外部的各種信息和知識，使企業(yè)員工、客戶和合作伙伴能夠從單一的渠道訪問其所需的個性化信息。這些用戶利用從這個渠道獲得的信息作出合理的業(yè)務決策并加以執(zhí)行。企業(yè)信息門戶通過及時地向用戶提供準確的信息來優(yōu)化企業(yè)運作，并提高生產力。企業(yè)信息門戶有三個特點：單一的訪問方式（瀏覽器+企業(yè)主頁） ；對已有應用系統的集成；個性化。應用：提供集成化的用戶環(huán)境；服務：將業(yè)務運作系統與散亂的文檔和工作信息集成起來，并通過可擴展的應用界面為 EKP 提供集成化的服務；集成：集成當今信息技術組織中各種技術的應用。 集成當屬企業(yè)級軟件領域最熱的話題了，而真正展現在我們面前的并不是系統之間如何實現復雜的集成，而是友好互動的 Web 界面，這就是企業(yè)門戶。人靠衣裳馬靠鞍，同樣地，企業(yè)門戶的好壞實際上是企業(yè)信息系統的完善程度的體現。 企業(yè)門戶并不只是展現信息的窗口那么簡單。 首先，企業(yè)門戶已經超出了傳統的管理信息系統概念，也越過了普通意義的網站，它是企業(yè)管理信息系統與電子商務兩大應用的結合點。最早的企業(yè)門戶只是聚集內容的地方，僅將一些靜態(tài)或動態(tài)內容通過瀏覽器界面展示出來，如今已經成為應用聚集的地方，原來很多種應用要跑在不同的進程或實例中，而現在都在一個瀏覽器的界面上顯示出來。像應用集成、工作流、應用開發(fā)、內容管理、協作等這類東西對于企業(yè)門戶正變得越來越重要。 很多人最初總是將企業(yè)門戶等同于企業(yè)網站，實際上，企業(yè)門戶與企業(yè)對外的網站有著很大的區(qū)別。首先是企業(yè)門戶的流程性非常強，而現在很多企業(yè)網站基于內容顯示和消息發(fā)布，沒有把業(yè)務流程放在上面，第二點是使用企業(yè)門戶要把原來分散的應用集成起來，10 / 89而國內企業(yè)的外部網站純粹是一種宣傳性質的定位，沒有集成后臺的應用，能夠做到的最多僅是網上購物或網上查詢而已。真正的企業(yè)門戶應該實現無論是內部的員工、外部的客戶還是合作伙伴，都可以通過一個單一定制化的登錄點，根據不同的身份和角色擁有不同的權限訪問信息資源，這就要求企業(yè)門戶軟件擁有個性化、安全管理以及可以拓展到移動無線客戶端等特性。 其次，企業(yè)門戶的特點在于統一性、集成性、個性化和整體性。企業(yè)門戶正是擁有這些新特點，才有了生命力。其中：統一性是企業(yè)的要求，也是門戶的意義所在；集成性是現實條件的制約，體現了企業(yè)經營的關聯性；個性化則是客戶的偏好，也是企業(yè)門戶的生命力；而整體性則是企業(yè)對信息的高層次要求。 從兩個角度來看，企業(yè)門戶應用在未來的企業(yè)信息化建設大有可為。第一種趨勢是很多用戶在將關鍵業(yè)務系統從二層客戶機/服務器結構遷移到三層結構上，第二種趨勢是要把原來分散的業(yè)務系統進行整合，把原來的多個業(yè)務流程進行整合，把企業(yè)內部的流程轉換為企業(yè)之間的流程。在這種轉換和遷移的過程中，界面是永遠需要的，而企業(yè)門戶是惟一選擇。 成功地得以部署的企業(yè)門戶將成為企業(yè)實體內部和外部協作、信息傳播和通信、應用功能及交互功能的單一門戶，上述所有功能是以一種有效的集中式方式提供給訪問者。成功的企業(yè)門戶往往能完成以下功能： 知識／內容管理與協作：包括以智能化可搜索的分類方式組織內容，使其具備根據條件查詢、版本管理以及訪問控制等功能。 應用集成：門戶是一種 Web 桌面，它是連接所有企業(yè)應用的網關。單一的登陸功能使門戶與應用之間可以進行無縫運動。集成化商業(yè)智能功能可用來提供儀表板式的報告和事件通知服務。 業(yè)務流程管理：通過門戶執(zhí)行諸如發(fā)票核準以及 HR 任務之類的工作流程過程可以減少和簡化工作量。 品牌管理與自定義：門戶框架結構可以滿足企業(yè)在企業(yè)范圍內實施同步化品牌管理的需求，與此同時，允許下屬機構和單個用戶自定義其單獨的門戶接口的表示和內容。 安全：功能強大的安全結構允許管理人員有選擇地分派對門戶性能和功能的訪問，從而使相同的門戶部署能夠為不同的用戶提供不同的內容。 11 / 89管理：可以通過 Web 接口進行遠程管理。此外，還可以把管理功能分散在數個用戶之間，從而可以減輕通常壓在一小組人員身上的管理負擔。 第三，企業(yè)門戶的概念仍然有待擴展，有待完善。與其他 IT 行業(yè)的新概念相仿，在這個新興領域，不同的人有不同的理解。企業(yè)門戶應用目前有三個發(fā)展趨勢。一是門戶已經從單純地顯示內容變成工作流程的一種體現。它不再是僅僅信息的展示臺，而是一種支持業(yè)務流程的操作。二是通過企業(yè)門戶將會把人和工作流程進行更緊密的結合，利用企業(yè)門戶帶來的流程性以及人機互動能力，可以使它了解訪問者的意圖，有目的地為訪問者提供定制的信息，并能為其提供相應的最習慣使用方式，從而把人和業(yè)務流程更緊密地聯系起來。 第三種發(fā)展趨勢就是企業(yè)門戶將會滿足用戶越來越豐富的業(yè)務需求。早期的門戶只要能夠把各個業(yè)務在同一個界面上顯示出來就可以，而現在不是這樣。現在在同一個界面上不僅要顯示各種東西，而且很多業(yè)務流程都是跨多個領域的，通過門戶可以將原來相對獨立的流程串聯成更完整的大的統一的流程。 隨著企業(yè)門戶從單純的一種界面發(fā)展成為一種樞紐，它與業(yè)務流程、應用集成的關系更加密切。 以知識管理規(guī)劃辦公協作系統OA 的發(fā)展其實是一個不斷求新求變的過程，縱觀 OA 的發(fā)展歷程，是伴隨著企業(yè)信息化發(fā)展的浪潮起伏。如上圖所示，不同的信息化發(fā)展階段也對應不同的 OA 發(fā)展階段：第一階段：文件型 OA（1980 年～1999 年）我們對 OA 的初步認識實際上從上個世紀 80 年代開始。1985 年全國召開了第一次辦公自動化（OA）規(guī)劃會議。那時計算機還是一個稀罕物，初步的辦公自動化實際上從單機版的辦公應用軟件開始，例如 WPS、MS OFFICE、Lotus123 等軟件，當時許多人把 OA 稱為“無紙化辦公” 。該階段主要關注個體的工作行為，主要提供文檔電子化等服務，所以我們可以將該階段稱之為“文件型 OA”。到了 90 年代，由于網絡經濟的到來，政府和一些企業(yè)開始搭建網絡、建立自己的郵件系統，并借助 Lotus Notes 等平臺做初步的應用開發(fā)，一些工作審批、流轉也有了初步的雛形，OA 的概念開始逐漸形成，但是似乎還沒有形成專門做 OA 的軟件廠商。畢竟，當時12 / 89競爭還不充分，企業(yè)的管理比較粗放，軟件市場也沒有進行細分，而 OA 的成熟是市場競爭的產物，也只有隨著競爭的加劇才能得到重視和振興，因為競爭迫使企業(yè)加強內部管理，規(guī)范辦公流程，提供工作效率。第二階段：流程性 OA（2022 年～2022 年）該階段從最初的關注個體、以辦公文件/檔案管理為核心的文件型 OA， 到目前正在成為應用主流的流程性 OA，它以工作流為中心，實現了公文流轉、流程審批、文檔管理、制度管理、會議管理、車輛管理、新聞發(fā)布等眾多實用的功能。在這個階段，OA 市場才真正興起，在 2022 年之后，更是出現數百家 OA 軟件公司群雄逐鹿的局面，這一方面反映出市場需求的旺盛，OA 系統做為基礎的系統已經成為各家企業(yè)信息化建設的必選；另外一方面也反映出市場還沒有完全成熟，魚龍混雜、泥沙俱下的行情估計還會膠著一段時間，能夠專注 OA 系統、不斷升級產品、強調后期服務的 OA 廠家并不多。有的供應商可能是 OEM 其它 OA 的產品，有的可能直接從網上買一套源代碼修改一下就發(fā)布了，而有的廠商直接干脆模仿一些知名公司的產品了事。這樣造成了軟件 Bug 不斷、系統質量低下、知識產權存在隱患、低價惡性競爭、可拓展性不高等諸多問題。第三階段：知識型 OA（2022 年～2022 年）隨著 OA 系統應用的逐步深入，企業(yè)的員工每天上班做得第一件事情可能就是登陸 OA系統，收一下郵件、看看公司最新的新聞、處理自己今天需要待辦的工作等。OA 儼然成為一個日常工作的基礎平臺，企業(yè)已經不可離開它了。但是新的挑戰(zhàn)又產生了：如何借助這個平臺能夠讓員工合適的場景下，