合伙人秘書重點工作說明修改(編輯修改稿)
2025-06-09 23:10 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 單獨約定并公告）1. 公司內(nèi)部：1） 秘書根據(jù)合伙人的時間來安排來約見，按預(yù)約人預(yù)約時間先后排序。2） 緊急事項秘書可先向合伙人請示，合伙人同意后秘書安排預(yù)約人提前約見。3） 合伙人正在預(yù)見相關(guān)人員，但有特別緊急事宜時，合伙人秘書應(yīng)電話、短信或紙條的方式向合伙人匯報，由合伙人安排是否馬上預(yù)見。2. 公司外部：接到客戶預(yù)約電話（接聽時注意禮儀）后，記錄下相關(guān)要素（客戶姓名、身份、來訪時間、會談內(nèi)容等），再根據(jù)合伙人目前狀態(tài)，當面、電話、短信告知，并將合伙人確定的時間告知客戶。三、出差行程料理出差前的準備a、合伙人要出差或者外出參會時，秘書應(yīng)該主動與合伙人溝通相關(guān)事項要素，如出差地點、停留時間、對方單位、主要工作、會議內(nèi)容、費用承擔情況等，根據(jù)這些要素制定計劃；b、秘書應(yīng)該注意將合伙人出差或外地開會的聯(lián)系人、聯(lián)系電話隨身攜帶，最好存入手機，有任何情況，隨時保持聯(lián)系c、如外出會議時間長或是需要繳納較大費用時，秘書要提前做好財務(wù)借款手續(xù)。d、秘書知曉合伙人出差日程后，應(yīng)在其出差前一天發(fā)出公告。如：合伙人楊平即將參加在北京舉辦的全國優(yōu)秀工程造價咨詢企業(yè)評選會，在明確各要素后指定計劃如下：(一) 出差地：北京(二) 主要工作內(nèi)容：全國優(yōu)秀工程造價咨詢企業(yè)評選會(三) 會議時間：20日下午14：0023日上午11點整(四) 主辦方：建設(shè)部(五) 費用承擔情況：建設(shè)咨詢公司再按照以上情況，列出詳細工作計劃，可參見下表：日期摘要秘書工作備注19日 收集會議信息預(yù)訂往返機票，安排司機送機，具體約定早上幾點到楊總家接人送到機場確定所有楊總攜帶文件材料全部備齊，與主辦方確定就餐、酒店等安排，將航班信息再次發(fā)送到楊總手機以提醒20日上午8點航班，理論抵達時間10點整，中午14點整開始會議，當晚下榻主辦方安排的酒店與司機聯(lián)系，確認楊總順利登機；理論抵達時間給楊總發(fā)短信確定平安到達，并提醒下午安排 21日全天會議、在建設(shè)部X樓 主辦方安排午餐、晚餐等22日全天會議、在建設(shè)部X樓 主辦方安排午餐、晚餐等23日上午11點繼續(xù)會議，下午15：00航班返回成都安排司機接機，與司機保持聯(lián)系，關(guān)注楊總是否順利回蓉 出差途中在合伙人出差途中，秘書應(yīng)和合伙人保持聯(lián)系，隨時反饋工作信息。返程后的工作A、報銷合伙人返程后應(yīng)秘書盡快（七天內(nèi)）將票據(jù)整理好，報銷差旅費等。B、文件的整理合伙人返程后，秘書應(yīng)將相關(guān)的資料歸類存放。四、會議料理（一）、合伙人參加會議：收到會議通知后，明確合伙人參會時間、會議主題、主持人、是否需要準備相關(guān)材料等秘書應(yīng)第一時間告知合伙人會議安排（如日常安排有其他重要事項時，秘書應(yīng)及時提醒），如合伙人告知不能參會時，應(yīng)立刻告知會議組織者或?qū)で蟮诙鉀Q方案。（二） 、合伙人組織會議：1. 首先，與合伙人溝通會議組織的幾大要素：主題、會議時間、會議地點、參會人員、物資準備要求、可否請假等。2. 根據(jù)要求，發(fā)出會議通知，并將反饋信息整理后交合伙人處。同時，準備會議室、會議簽到表、會議物品資料（PPT、文件資料、板擦、白板筆……）等，確保會前一個小時所有物資準備到位。3. 會前半小時進行參會提醒和確認，反饋給合伙人（若是重要的會議因增加提醒的頻率）4. 如需秘書作會議記錄的，會議開始后進行記錄，并在規(guī)定時間內(nèi)完成會議紀要，提交合伙人審批。5. 不需會議紀要的，會議開始后確定所有物品無差，退出會場并按會議需要安排好訂餐等服務(wù)。備注：外部會議流程參照“出差”。五、接待料理（一）、客戶來訪，合伙人確認接見后，應(yīng)將客戶帶到合伙人辦公室或者其他洽談室，或通知前臺安排好洽談室，如帶入合伙人辦公室的，秘書應(yīng)該立刻泡茶端入合伙人辦公室，并隨時注意合伙人與客戶會談時有無其他需求。（二） 、需要安排客戶就餐的接待：應(yīng)與合伙人溝通接待的檔次規(guī)格、選擇中餐或者其他餐點，是否安排菜品等等，根據(jù)要求訂座、點菜等。如需住宿的，根據(jù)合伙人確定的檔次預(yù)訂賓館，辦好相關(guān)手續(xù)。如有招待費用產(chǎn)生，秘書應(yīng)預(yù)先將“接待授權(quán)單”交由合伙人填寫，并時候提醒合伙人及時報銷。信函草擬包括對內(nèi)下發(fā)的文件、對內(nèi)上傳的報告請示、對外發(fā)送的函等。秘書接到任務(wù)后，首先明確性質(zhì)，即屬于以上三種中的哪一種，分別按流程處理：A、對內(nèi)下發(fā)的文件：根據(jù)合伙人的指示，明確下發(fā)文件的主題、相關(guān)背景等撰寫
規(guī)章制度相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1