合伙人秘書重點(diǎn)工作說(shuō)明修改-wenkub
2023-05-28 23:10:29 本頁(yè)面
【正文】 發(fā)文制度、開會(huì)通知、公司有關(guān)事務(wù)的通知等OA郵箱2職能口信息a客戶部：入圍信息、標(biāo)書、客戶信息、客戶反饋意見b內(nèi)審：工作安排、配合、制度c行政部：調(diào)查表OA郵箱3委員會(huì)信息委員會(huì)相關(guān)的資料，會(huì)議記要等OA郵箱4項(xiàng)目管理信息工程進(jìn)度匯報(bào)、收款信息、合同、函OA郵箱5人員管理信息公司人員信息OA郵箱6公司事務(wù)性信息工作流等、發(fā)文制度OA郵箱7公司外部信息行業(yè)信息、客戶信息工作郵箱注：秘書應(yīng)該與合伙人溝通，明確哪些事項(xiàng)是保密事項(xiàng)。工作郵箱：秘書每天定時(shí)收集，對(duì)郵件進(jìn)行篩選、整理，在約定的時(shí)間將信息反饋給合伙人，由合伙人審閱。 以公司文化導(dǎo)向?yàn)樵瓌t 以公司制度底線為原則 以堅(jiān)持公司利益為原則保密性：公司合伙人為公司核心層領(lǐng)導(dǎo)，掌握著公司經(jīng)營(yíng)管理中的大量相對(duì)秘密的信息和文件。為此，秘書工作范圍對(duì)內(nèi)涉及公司各個(gè)層面的人員，對(duì)外涉及與合伙人相關(guān)的客戶的聯(lián)系，聯(lián)系廣泛，許多工作的開展又必須依賴于其他人員對(duì)自己工作的支持。但是，這并不意味著秘書工作就應(yīng)該與大家保持一團(tuán)和氣，而應(yīng)該保持工作的獨(dú)立性： 獨(dú)立思考，具備對(duì)負(fù)責(zé)的各項(xiàng)事宜有獨(dú)立思考和判斷的能力； 獨(dú)立工作，能獨(dú)立開展各項(xiàng)工作，有效支持合伙人工作； 獨(dú)立的人際關(guān)系，自己的人際關(guān)系應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，不能與其他員工過(guò)于密切，使服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生不安全感。因此作為合伙人秘書就應(yīng)該具備高度的保密性。私人郵箱：秘書不能進(jìn)入查閱資料，主要是合伙人私人信息、工作上不便于秘書知曉的信息的收發(fā)，由合伙人自行查閱、處理。最好以表格讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，而不是問(wèn)答題的方式進(jìn)行。（二）、工作郵箱的整理郵件查收A、例行收集——每天早上收集（固定時(shí)間根據(jù)合伙人的工作習(xí)慣進(jìn)行安排，具體時(shí)間由合伙人秘書自行掌握） B、非固定時(shí)間收集臨時(shí)通知收件。直接刪除（三）、郵件存檔文件夾分類根據(jù)合伙人郵件的類型建立相應(yīng)的文件夾。2）、只需合伙人知曉的郵件：將郵件進(jìn)行列表每天送合伙人查閱，合伙人根據(jù)自己的判斷選擇處理方式，秘書按合伙人要求對(duì)郵件進(jìn)行相應(yīng)處理。合伙人不在公司，日程中事項(xiàng)或特殊情況除外，秘書應(yīng)電話或短信聯(lián)系，溝通合伙人的工作安排。二、預(yù)約機(jī)制根據(jù)與合伙人的約定進(jìn)行預(yù)約：（大多數(shù)合伙人溝通后，具體操作時(shí)由合伙人秘書與合伙人單獨(dú)約定并公告）1. 公司內(nèi)部：1） 秘書根據(jù)合伙人的時(shí)間來(lái)安排來(lái)約見，按預(yù)約人預(yù)約時(shí)間先后排序。三、出差行程料理出差前的準(zhǔn)備a、合伙人要出差或者外出參會(huì)時(shí)，秘書應(yīng)該主動(dòng)與合伙人溝通相關(guān)事項(xiàng)要素，如出差地點(diǎn)、停留時(shí)間、對(duì)方單位、主要工作、會(huì)議內(nèi)容、費(fèi)用承擔(dān)情況等，根據(jù)這些要素制定計(jì)劃；b、秘書應(yīng)該注意將合伙人出差或外地開會(huì)的聯(lián)系人、聯(lián)系電話隨身攜帶，最好存入手機(jī)，有任何情況，隨時(shí)保持聯(lián)系c、如外出會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)或是需要繳納較大費(fèi)用時(shí)，秘書要提前做好財(cái)務(wù)借款手續(xù)。B、文件的整理合伙人返程后，秘書應(yīng)將相關(guān)的資料歸類存放。同時(shí)，準(zhǔn)備會(huì)議室、會(huì)議簽到表、會(huì)議物品資料（PPT、文件資料、板擦、白板筆……）等，確保會(huì)前一個(gè)小時(shí)所有物資準(zhǔn)備到位。五、接待料理（一）、客戶來(lái)訪，合伙人確認(rèn)接見后，應(yīng)將客戶帶到合伙人辦公室或者其他洽談室，或通知前臺(tái)安排好洽談室，如帶入合伙人辦公室的，秘書應(yīng)該立刻泡茶端入合伙人辦公室，并隨時(shí)注意合伙人與客戶會(huì)談時(shí)有無(wú)其他需求。信函草擬包括對(duì)內(nèi)下發(fā)的文件、對(duì)內(nèi)上傳的報(bào)告請(qǐng)示、對(duì)外發(fā)送的函等。草稿完成后，立刻交合伙人審核，根據(jù)合伙人意見調(diào)整修改，直至合伙人滿意，簽字后，傳到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的秘書處，并注意交接手續(xù)，跟進(jìn)情況和結(jié)果，及時(shí)反饋到合伙人處。秘書應(yīng)單獨(dú)設(shè)計(jì)文件夾保存相關(guān)文字材料。原則上由合伙人自行收置，秘書在為合伙人整理資料時(shí)，如發(fā)現(xiàn)有此類文件沒(méi)有歸置，應(yīng)替合伙人歸置，如合伙人保密類文件夾是放在檔案柜時(shí)，此類資料應(yīng)反面向上，并提醒合伙人及時(shí)收置。B、非年度性資料，如：管委會(huì)資料，工作交流傳遞表，公司發(fā)文及制度，財(cái)務(wù)資料，公司性管理文件，人員管理資料。項(xiàng)目完畢后，根據(jù)需要?dú)w入項(xiàng)目檔案，或銷毀。合伙人不可接電話時(shí)先詢問(wèn)對(duì)方可否由負(fù)責(zé)經(jīng)理或其他人接電，如不行，秘書要告知對(duì)方會(huì)立即轉(zhuǎn)告合伙人進(jìn)行回電，需要記錄：來(lái)電人、來(lái)電時(shí)間、來(lái)電內(nèi)容、反饋時(shí)間。收到傳真后，仔細(xì)查看傳真類型，分別處理：A. 項(xiàng)目資料：匯報(bào)合伙人后，傳遞到負(fù)責(zé)經(jīng)理處，重要資料備份。簽字交接表
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