合伙人秘書重點(diǎn)工作說(shuō)明修改(已修改)
2025-05-25 23:10 本頁(yè)面
【正文】 目 錄合伙人秘書工作三大特性 2合伙人郵件收發(fā)、整理 4一、郵箱的分類 4二、郵件信息的分類 4三、電子郵件的整理 5（一）、私人郵箱的整理 5（二）、工作郵箱的整理 5（三）、郵件存檔文件夾分類 6（五）、郵件信息的處理 7合伙人料理計(jì)劃 8一、日程安排的溝通 8二、預(yù)約機(jī)制 8三、出差行程料理 9四、會(huì)議料理 11五、接待料理 12信函草擬 12合伙人文件底稿的整理、歸檔 15一、合伙人文件底稿的分類 15二、文件的裝訂及歸檔 15合伙人電話及傳真處理 17一、電話信息的處理方式 17二、合伙人的移動(dòng)電話的管理 17三、合伙人傳真管理 18合伙人簽字管理 19一、合伙人簽字時(shí)間的約定 19二、各項(xiàng)業(yè)務(wù)的簽字規(guī)定和流程約定 20三、特殊情況合伙人不能簽字的處理方式 20（一）、合伙人不在公司無(wú)法簽字的處理方法 20（二）、合伙人參加會(huì)議的處理方式 21合伙人業(yè)務(wù)料理 22一、業(yè)務(wù)流程料理 22二、項(xiàng)目信息及信息匯總上報(bào) 33三、對(duì)項(xiàng)目的跟蹤反饋 33 合伙人秘書工作三大特性獨(dú)立性：秘書工作是一項(xiàng)服務(wù)工作，其工作的內(nèi)容，特別是在業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容在某種程度上與其服務(wù)對(duì)象——合伙人的工作內(nèi)容有很大的聯(lián)系。為此，秘書工作范圍對(duì)內(nèi)涉及公司各個(gè)層面的人員，對(duì)外涉及與合伙人相關(guān)的客戶的聯(lián)系，聯(lián)系廣泛，許多工作的開展又必須依賴于其他人員對(duì)自己工作的支持。但是，這并不意味著秘書工作就應(yīng)該與大家保持一團(tuán)和氣，而應(yīng)該保持工作的獨(dú)立性： 獨(dú)立思考，具備對(duì)負(fù)責(zé)的各項(xiàng)事宜有獨(dú)立思考和判斷的能力； 獨(dú)立工作，能獨(dú)立開展各項(xiàng)工作，有效支持合伙人工作； 獨(dú)立的人際關(guān)系，自己的人際關(guān)系應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，不能與其他員工過(guò)于密切，使服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生不安全感。 原則性：原則性是指合伙人秘書雖然以合伙人為中心開展工作，但應(yīng)時(shí)刻謹(jǐn)記秘書是公司的一員，忠誠(chéng)于公司就是忠于工作，忠于公司的原則就是忠誠(chéng)于自己的原則。因此，服務(wù)合伙人時(shí)要堅(jiān)持原則，在對(duì)其他員工是也要堅(jiān)持原則。 以公司文化導(dǎo)向?yàn)樵瓌t 以公司制度底線為原則 以堅(jiān)持公司利益為原則保密性：公司合伙人為公司核心層領(lǐng)導(dǎo)，掌握著公司經(jīng)營(yíng)管理中的大量相對(duì)秘密的信息和文件。因此作為合伙人秘書就應(yīng)該具備高度的保密性。 重要信息保密性 重要資料保密性 客服信息的保密性不傳謠，不造謠。 合伙人郵件收發(fā)、整理一、郵箱的分類合伙人郵箱分為兩類：工作郵箱（OA郵箱、對(duì)外公眾郵箱）和私人郵箱。工作郵箱：秘書每天定時(shí)收集，對(duì)郵件進(jìn)行篩選、整理，在約定的時(shí)間將信息反饋給合伙人，由合伙人審閱。私人郵箱：秘書不能進(jìn)入查閱資料，主要是合伙人私人信息、工作上不便于秘書知曉的信息的收發(fā)，由合伙人自行查閱、處理。秘書有責(zé)任提醒合伙人查看私人郵箱。二、郵件信息的分類 根據(jù)郵箱的分類，所有郵件信息應(yīng)該分為兩類，即保密信息和公開信息。職能副總郵件信息分類職能部門郵件性質(zhì)事 項(xiàng)主要內(nèi)容分送郵箱計(jì)算機(jī)副總公開工作匯報(bào)工作計(jì)劃、戰(zhàn)略O(shè)A郵箱財(cái)務(wù)部副總公開一般工作匯報(bào)工作計(jì)劃、戰(zhàn)略（不涉及財(cái)務(wù)的）OA郵箱保密與財(cái)務(wù)、工資相關(guān)的郵件收款、協(xié)作費(fèi)、工資私人郵箱人力資源部副總公開工作匯報(bào)工作計(jì)劃、戰(zhàn)略（不涉及招聘、人員、績(jī)效的）OA郵箱保密工作匯報(bào)招聘、人員、績(jī)效的私人郵箱行政部副總公開工作匯報(bào)工作計(jì)劃、戰(zhàn)略、方案OA郵箱客戶部副總公開項(xiàng)目信息入圍信息、標(biāo)書、客戶信息、客戶反饋意見OA郵箱保密報(bào)價(jià)報(bào)價(jià)信息私人郵箱 合伙人郵件信息分類郵件性質(zhì)序號(hào)事項(xiàng)主要內(nèi)容分送郵箱保密1職能口信息a人力資源部：招聘、人員、績(jī)效、征求意見稿b內(nèi)審部：檢視結(jié)果c客戶部：報(bào)價(jià)私人郵箱2私人事項(xiàng)所有有關(guān)的私人信息私人郵箱3其他保密信息涉及公司機(jī)密、員工隱私的私人郵箱公開1公告/通知發(fā)文制度、開會(huì)通知、公司有關(guān)事務(wù)的通知等OA郵箱2職能口信息a客戶部：入圍信息、標(biāo)書、客戶信息、客戶反饋意見b內(nèi)審：工作安排、配合、制度c行政部：調(diào)查表OA郵箱3委員會(huì)信息委員會(huì)相關(guān)的資料，會(huì)議記要等OA郵箱4
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