合伙人秘書重點(diǎn)工作說明修改-文庫(kù)吧
2025-04-28 23:10 本頁(yè)面
【正文】 項(xiàng)目管理信息工程進(jìn)度匯報(bào)、收款信息、合同、函OA郵箱5人員管理信息公司人員信息OA郵箱6公司事務(wù)性信息工作流等、發(fā)文制度OA郵箱7公司外部信息行業(yè)信息、客戶信息工作郵箱注：秘書應(yīng)該與合伙人溝通，明確哪些事項(xiàng)是保密事項(xiàng)。最好以表格讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，而不是問答題的方式進(jìn)行。秘書應(yīng)代合伙人草擬一通知信息分類完成后由秘書草擬書面通知告知全公司，保密信息和非保密信息怎么發(fā)，將上述分類及信息的處理要求發(fā)給公司員工，讓他們明確哪些該發(fā)私人郵箱、哪些該發(fā)工作郵箱。三、電子郵件的整理（一）、私人郵箱的整理合伙人私人郵箱由合伙人負(fù)責(zé)整理，原則上合伙人秘書不允許參與。特殊情況，經(jīng)合伙人授權(quán)后可幫助整理。（二）、工作郵箱的整理郵件查收A、例行收集——每天早上收集（固定時(shí)間根據(jù)合伙人的工作習(xí)慣進(jìn)行安排，具體時(shí)間由合伙人秘書自行掌握） B、非固定時(shí)間收集臨時(shí)通知收件。 郵件清理將收件箱中的郵件清理、過濾，該存檔的存檔，刪除不必要的郵件。A、 秘書對(duì)每封郵件應(yīng)先進(jìn)行存檔（垃圾郵件除外），每半月清理一次合伙人郵箱及合伙人存檔郵件，可列表進(jìn)行。郵件發(fā)送人發(fā)送時(shí)間郵件內(nèi)容（概要）刪除處理意見僅刪除郵件 □ 刪除郵件及存檔 □B、 垃圾郵件、廣告、重復(fù)發(fā)的郵件。直接刪除（三）、郵件存檔文件夾分類根據(jù)合伙人郵件的類型建立相應(yīng)的文件夾。如下表所示電子文檔分類表（表四） 序號(hào)文件夾名稱涉及內(nèi)容存放位置備注1合伙人工作郵件項(xiàng)目信息一切與項(xiàng)目相關(guān)的D盤合伙人料理合伙人郵件料理2合伙人工作郵件公司管理合伙人會(huì)議紀(jì)要、管委會(huì)郵件、預(yù)算會(huì)郵件等D盤合伙人料理合伙人郵件料理3合伙人工作郵件秘書傳遞合伙人秘書向合伙人發(fā)送的郵件D盤合伙人料理合伙人郵件料理4合伙人工作郵件公司制度及發(fā)文公司制度及發(fā)文D盤合伙人料理合伙人郵件料理5合伙人工作郵件客戶郵件客戶發(fā)送給合伙人的郵件D盤合伙人料理合伙人郵件料理合伙人工作郵件可按需要暫保存在秘書文件夾，每半月與合伙人確認(rèn)一次郵件信息保存情況，確認(rèn)哪些郵件不必保存，可以刪除，哪些郵件需要轉(zhuǎn)存至合伙人電腦。（詳細(xì)處理方法見：“郵件清理”）（五）、郵件信息的處理工作郵箱的郵件分為兩種：“需合伙人回復(fù)的郵件”和“只需合伙人知曉的郵件”1）、需合伙人回復(fù)的郵件a、秘書通過電話或短信告知合伙人（若規(guī)定了回復(fù)時(shí)間的，要在電話和短信中說明）。b、請(qǐng)示合伙人回復(fù)方式：①由合伙人直接回復(fù)郵件；②由合伙人告知秘書回復(fù)內(nèi)容，委托秘書回復(fù)郵件。2）、只需合伙人知曉的郵件：將郵件進(jìn)行列表每天送合伙人查閱，合伙人根據(jù)自己的判斷選擇處理方式，秘書按合伙人要求對(duì)郵件進(jìn)行相應(yīng)處理。如下表：發(fā)送人主題郵箱類型合伙人意見XXXXXXXXXXXOA郵箱刪除郵件 □ 存檔 □XXXXXXXXXXX工作郵箱刪除郵件 □ 存檔 □合伙人不在公司時(shí)，秘書應(yīng)填制“郵件收件備忘錄”，避免秘書遺漏郵件信息。收件時(shí)間發(fā)件人主題需否回復(fù)是否向合伙人匯報(bào) 合伙人料理計(jì)劃如何就合伙人工作計(jì)劃進(jìn)行提醒，可以設(shè)計(jì)工具由于現(xiàn)在合伙人本人沒有一個(gè)全面的計(jì)劃，所以秘書無(wú)整理出合伙人料理的計(jì)劃，但秘書要督促、協(xié)助合伙人梳理工作，整理出計(jì)劃。此項(xiàng)待一、日程安排的溝通每周一上午與合伙人溝通本周內(nèi)需提醒事項(xiàng)；每個(gè)工作日早上9點(diǎn)與合伙人溝通當(dāng)天日程安排或在前一天下班前溝通次日日程安排，用備忘本記錄；秘書還可在前一天下班的時(shí)候，向合伙人詢問第二天的工作安排。合伙人不在公司，日程中事項(xiàng)或特殊情況除外，秘書應(yīng)電話或短信聯(lián)系，溝通合伙人的工作安排。每天兩次工作提醒：中午下班前和晚上下班前。合伙人秘書與合伙人定時(shí)溝通的目的：秘書要知曉合伙人的工作安排及行程安排。秘書能及時(shí)反饋出合伙人的動(dòng)態(tài)信息。二、預(yù)約機(jī)制根據(jù)與合伙人的約定進(jìn)行預(yù)約：（大多數(shù)合伙人溝通后，具體操作時(shí)由合伙人秘書與合伙人
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