合伙人秘書重點工作說明修改-文庫吧
2025-04-28 23:10 本頁面
【正文】 項目管理信息工程進度匯報、收款信息、合同、函OA郵箱5人員管理信息公司人員信息OA郵箱6公司事務性信息工作流等、發(fā)文制度OA郵箱7公司外部信息行業(yè)信息、客戶信息工作郵箱注：秘書應該與合伙人溝通，明確哪些事項是保密事項。最好以表格讓領導做選擇題，而不是問答題的方式進行。秘書應代合伙人草擬一通知信息分類完成后由秘書草擬書面通知告知全公司，保密信息和非保密信息怎么發(fā)，將上述分類及信息的處理要求發(fā)給公司員工，讓他們明確哪些該發(fā)私人郵箱、哪些該發(fā)工作郵箱。三、電子郵件的整理（一）、私人郵箱的整理合伙人私人郵箱由合伙人負責整理，原則上合伙人秘書不允許參與。特殊情況，經合伙人授權后可幫助整理。（二）、工作郵箱的整理郵件查收A、例行收集——每天早上收集（固定時間根據合伙人的工作習慣進行安排，具體時間由合伙人秘書自行掌握） B、非固定時間收集臨時通知收件。 郵件清理將收件箱中的郵件清理、過濾，該存檔的存檔，刪除不必要的郵件。A、 秘書對每封郵件應先進行存檔（垃圾郵件除外），每半月清理一次合伙人郵箱及合伙人存檔郵件，可列表進行。郵件發(fā)送人發(fā)送時間郵件內容（概要）刪除處理意見僅刪除郵件 □ 刪除郵件及存檔 □B、 垃圾郵件、廣告、重復發(fā)的郵件。直接刪除（三）、郵件存檔文件夾分類根據合伙人郵件的類型建立相應的文件夾。如下表所示電子文檔分類表（表四） 序號文件夾名稱涉及內容存放位置備注1合伙人工作郵件項目信息一切與項目相關的D盤合伙人料理合伙人郵件料理2合伙人工作郵件公司管理合伙人會議紀要、管委會郵件、預算會郵件等D盤合伙人料理合伙人郵件料理3合伙人工作郵件秘書傳遞合伙人秘書向合伙人發(fā)送的郵件D盤合伙人料理合伙人郵件料理4合伙人工作郵件公司制度及發(fā)文公司制度及發(fā)文D盤合伙人料理合伙人郵件料理5合伙人工作郵件客戶郵件客戶發(fā)送給合伙人的郵件D盤合伙人料理合伙人郵件料理合伙人工作郵件可按需要暫保存在秘書文件夾，每半月與合伙人確認一次郵件信息保存情況，確認哪些郵件不必保存，可以刪除，哪些郵件需要轉存至合伙人電腦。（詳細處理方法見：“郵件清理”）（五）、郵件信息的處理工作郵箱的郵件分為兩種：“需合伙人回復的郵件”和“只需合伙人知曉的郵件”1）、需合伙人回復的郵件a、秘書通過電話或短信告知合伙人（若規(guī)定了回復時間的，要在電話和短信中說明）。b、請示合伙人回復方式：①由合伙人直接回復郵件；②由合伙人告知秘書回復內容，委托秘書回復郵件。2）、只需合伙人知曉的郵件：將郵件進行列表每天送合伙人查閱，合伙人根據自己的判斷選擇處理方式，秘書按合伙人要求對郵件進行相應處理。如下表：發(fā)送人主題郵箱類型合伙人意見XXXXXXXXXXXOA郵箱刪除郵件 □ 存檔 □XXXXXXXXXXX工作郵箱刪除郵件 □ 存檔 □合伙人不在公司時，秘書應填制“郵件收件備忘錄”，避免秘書遺漏郵件信息。收件時間發(fā)件人主題需否回復是否向合伙人匯報 合伙人料理計劃如何就合伙人工作計劃進行提醒，可以設計工具由于現在合伙人本人沒有一個全面的計劃，所以秘書無整理出合伙人料理的計劃，但秘書要督促、協(xié)助合伙人梳理工作，整理出計劃。此項待一、日程安排的溝通每周一上午與合伙人溝通本周內需提醒事項；每個工作日早上9點與合伙人溝通當天日程安排或在前一天下班前溝通次日日程安排，用備忘本記錄；秘書還可在前一天下班的時候，向合伙人詢問第二天的工作安排。合伙人不在公司，日程中事項或特殊情況除外，秘書應電話或短信聯(lián)系，溝通合伙人的工作安排。每天兩次工作提醒：中午下班前和晚上下班前。合伙人秘書與合伙人定時溝通的目的：秘書要知曉合伙人的工作安排及行程安排。秘書能及時反饋出合伙人的動態(tài)信息。二、預約機制根據與合伙人的約定進行預約：（大多數合伙人溝通后，具體操作時由合伙人秘書與合伙人
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