【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 用說明、單據(jù)辦理和各聯(lián)次留存及傳遞過程。 第一聯(lián)、采購商務(wù)，第二聯(lián)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)，第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì)，第四聯(lián)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)。 （二）商品驗(yàn)收入庫管理。 入庫目的。 （ 1）為加速商品流通速度，保證工作正常開展和商品入庫環(huán)節(jié)準(zhǔn)確性、及時(shí)性、完整性。 （ 2）為商品在途管理和在途控制崗提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，保證在途控制環(huán)節(jié)暢通，更好地為銷售業(yè)務(wù)部門服務(wù)。 （ 3）把好審核關(guān)，為財(cái)務(wù)成本核算準(zhǔn)確及時(shí)提供必要條件。 入庫操作辦法。 （ 1）商品驗(yàn)收完畢，填寫《到貨登記單》后，采購商務(wù)依據(jù)《到貨登記單》內(nèi)容在當(dāng)日（特殊情況，如晚間到貨可在次日）按商品批次和發(fā)票內(nèi)容填寫入庫單（注意不要將相同商品累加）， 辦理入庫手續(xù)。采購商務(wù)在辦理入庫手續(xù)時(shí)，根據(jù)《 到貨登記單》到商務(wù)統(tǒng)計(jì)處核對(duì)商品編號(hào)，無誤后及時(shí)填寫《商品入庫單》。 （ 2）入庫單由采購商務(wù)填寫，儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)簽字。 〈 1〉按單據(jù)規(guī)定項(xiàng)數(shù)填寫商品種類數(shù)。 〈 2〉填寫商品歸屬部門、庫別、入庫日期。 〈 3〉按照《商品入庫單》規(guī)定內(nèi)容填寫商品編號(hào)、數(shù)量、名稱、金額。 〈 4〉填寫《到貨登記單》號(hào)和供應(yīng)商名稱。 〈 5〉《入庫單》備注欄處注明到貨時(shí)間，按照商品順序填寫發(fā)票號(hào)和金額。 〈 6〉相關(guān)人員填寫姓名及人員編號(hào)。 〈 7〉特別注意商品編號(hào)、名稱及規(guī)格必須與公司保持一致，要求商務(wù)員字跡清楚、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確和及時(shí)迅速。 （ 3）批量到貨如果到貨數(shù)量不全，采購商務(wù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際到貨數(shù)量，隨時(shí)辦理入庫手續(xù)，做好該批商品收欠登記手續(xù)。 （ 4）儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)先統(tǒng)計(jì)到貨前數(shù)量、后統(tǒng)計(jì)到貨后數(shù)量，再倒擠出到貨數(shù)量。 （ 5）填寫好入庫單應(yīng)由儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)簽字審核，傳真 FAX件與原件核對(duì)，到貨登記單與入庫單核對(duì)后，并確認(rèn)后蓋章 貨收訖 后，方能生效。入庫單不得涂改。 （ 6）消耗品和不必逐個(gè)檢驗(yàn)商品，由采購商務(wù)和儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)共同清點(diǎn)數(shù)量后，當(dāng)時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫《商品入庫單》。 （ 7）儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)依據(jù)庫房情況整齊碼放，及時(shí)建立、增加垛卡，登賬。 出現(xiàn)錯(cuò)誤情況， 儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)拒絕辦理。 （ 1）有涂改痕跡，項(xiàng)目?jī)?nèi)容不清楚，不完全。 （ 2）缺少采購商務(wù)和總經(jīng)理或授權(quán)人簽字。 （ 3）商品項(xiàng)數(shù)超過單據(jù)規(guī)定要求。 （ 4）商品編碼和規(guī)格名稱與集團(tuán)公司不一致。 （ 5）《商品入庫單》格式與使用辦法。 第一聯(lián)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)記賬，第二聯(lián)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)存檔，第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì)記賬，第四聯(lián)、采購商務(wù)存查。 入庫核算：商品、材料入庫后，經(jīng)辦人應(yīng)持入庫單第二聯(lián)（即財(cái)務(wù)聯(lián)）增值稅發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，及時(shí)到財(cái)務(wù)部辦理付款或報(bào)銷手續(xù)。財(cái)務(wù)根據(jù)入庫資料及發(fā)票、定單信息經(jīng)復(fù)核無誤后及時(shí)做商品增加賬務(wù)處理。 第 五部分 采購商務(wù) （三）外購商品管理。 外購商品規(guī)定：由于經(jīng)營(yíng)需要而到集團(tuán)外部采購貨物行為屬于外購管理范圍。 操作流程。 （ 1）采購商務(wù)或銷售人員進(jìn)行采購前，應(yīng)填寫 請(qǐng)購?fù)ㄖ獑? 由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字確認(rèn)后方能到財(cái)務(wù)借款外購。 （ 2）借款后必須在一周內(nèi)辦理完驗(yàn)收、報(bào)銷手續(xù)。 （ 3）采購商務(wù)或銷售人員在進(jìn)行賒銷采購前，應(yīng)由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字同意，并填寫賒銷采購專用 欠款登記單 ，同時(shí)單據(jù)上加蓋本公司公章方能進(jìn)行欠款采購。 （ 4）一次性外購必須辦理直接入庫、出庫手續(xù)，辦理時(shí)必須持入庫單、與之對(duì)應(yīng)銷售單，并 持實(shí)物進(jìn)行驗(yàn)收。 （ 5）特殊情況不能持實(shí)物驗(yàn)收，應(yīng)經(jīng)過總經(jīng)理或其授權(quán)人審批同意，并持用戶收貨證明，方可辦理入庫手續(xù)。 （ 6）凡外購商品一律辦理入庫手續(xù)，辦理時(shí)到儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)處驗(yàn)收后加蓋 貨收訖 章，方能到財(cái)務(wù)報(bào)銷。 （ 7）銷售單與入庫單編號(hào)、名稱、數(shù)量必須一致，銷售金額必須大于入庫金額，確保有合理毛 利。 （ 8）一次性外購商品不允許有庫存積壓。 （ 9）必須由采購商務(wù)或指定專人辦理采購、報(bào)銷、驗(yàn)收手續(xù)。 （ 10）外購商品不允許做欠款銷售。 （ 11）如不符合規(guī)定，應(yīng)報(bào)分公司總經(jīng)理審批后方能辦理驗(yàn)收手續(xù)。 （ 12）一次 性外購為便于統(tǒng)計(jì)與管理，應(yīng)把入庫單與銷售單捏對(duì)粘貼，進(jìn)行入賬和留存。 （ 13）所有外購商品實(shí)行比率控制，一般不得超出當(dāng)期進(jìn)貨額（除稅） 7％，特殊情況需報(bào)分公司管理部門批準(zhǔn)。 （ 14）商務(wù)員或銷售人員因違反規(guī)定而帶來一切后果，均視同個(gè)人行為，并不代表公司名義，公司不承擔(dān)任何責(zé)任。 有關(guān)一次性外購特殊規(guī)定：非本公司主營(yíng)產(chǎn)品，為滿足用戶特殊要求或?yàn)殇N售合同執(zhí)行，而一次性采購商品。 （四）暫存商品管理。 范圍：符合條件，可以辦理暫存手續(xù)。 （ 1）接貨時(shí)由于發(fā)現(xiàn)包裝破損或嚴(yán)重質(zhì)量問題暫不能辦理入庫商品。 （ 2）由采購商務(wù)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商交涉聯(lián)系解決某些問題，而暫不能及時(shí)辦理入庫手續(xù)。 （ 3）公司已經(jīng)處理后積壓及報(bào)廢商品。 （ 4）由于其他原因經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)暫時(shí)放置庫房里商品。 （ 5）待點(diǎn)驗(yàn)商品：商品已到，尚待驗(yàn)收入庫商品，當(dāng)月份終結(jié)，仍應(yīng)包括在 商品采購 賬戶余額內(nèi)。 規(guī)定。 （ 1）暫存商品應(yīng)單獨(dú)設(shè)置庫區(qū)，與正式商品區(qū)別碼放。 （ 2）進(jìn)入暫存庫貨物應(yīng)填寫《暫存入庫單》，領(lǐng)取暫存庫貨物應(yīng)填寫《暫存出庫單》。 （ 3）對(duì)于暫存庫貨物，應(yīng)設(shè)立備查賬，隨時(shí)登記入庫、出庫情況。 （ 4）對(duì)未按規(guī)定手續(xù)辦理而而造成損失，上報(bào)總經(jīng)理 或授權(quán)人對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行處理解決。 （ 5）單據(jù)格式及使用說明：第一聯(lián)、經(jīng)辦人存查，第二聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì)記賬，第三聯(lián)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)記賬。 （五）購入商品計(jì)價(jià)：按實(shí)際價(jià)值入賬：買價(jià)＋買方負(fù)擔(dān)外埠運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)＋途中合理損耗＋關(guān)稅估價(jià)。 集團(tuán)公司內(nèi)購入存貨：其估價(jià)入庫依據(jù)應(yīng)是集團(tuán)公司提供 發(fā)票清單及銷售記錄 。 集團(tuán)公司外購入存貨，其估價(jià)入庫依據(jù)應(yīng)以采購訂單注明價(jià)格扣除稅后估價(jià)入庫。 凡是按估價(jià)成本入賬，在收到發(fā)票等結(jié)算憑證后均需調(diào)整為實(shí)際成本。 （ 1）如估價(jià)金額與實(shí)際金額一致，只做賬務(wù)分錄調(diào)整，可用原入庫 單復(fù)印件。說明內(nèi)容：原入庫單號(hào)、估價(jià)賬務(wù)時(shí)間、憑證號(hào)。 （ 2）當(dāng)估價(jià)金額與實(shí)際金額不一致時(shí)，必須沖銷原入庫單，重新辦理入庫手續(xù)，財(cái)務(wù)據(jù)此處理賬務(wù)。 公司用現(xiàn)金采購進(jìn)貨要有供應(yīng)商已收款證明，收取供應(yīng)商進(jìn)貨發(fā)票，沒有發(fā)票則不能入賬。 如果供應(yīng)商不開進(jìn)項(xiàng)發(fā)票，則公司采購進(jìn)貨費(fèi)用不能通過銀行結(jié)算，支付現(xiàn)金或通過內(nèi)部賬戶。 進(jìn)貨發(fā)票在同一個(gè)月內(nèi)入賬，可不受開票日期限制，否則要用暫估價(jià)入賬。 暫估價(jià)入賬需要有上一批次進(jìn)貨發(fā)票復(fù)印件或暫估價(jià)抵扣憑證。 供應(yīng)商銷貨清單即本公司進(jìn)貨清單，需要有發(fā)票專用章和 財(cái)務(wù)專用章，填寫不含稅價(jià)。 第一聯(lián)、供應(yīng)商存根聯(lián)，第二聯(lián)、附發(fā)票聯(lián)、公司記賬使用，第三聯(lián)、記賬聯(lián)、供應(yīng)商記賬使用，第四聯(lián)、抵扣聯(lián)、公司交稅務(wù)機(jī)關(guān)。 第六部分 應(yīng)付賬款管理 一、預(yù)付賬款管理和核算程序。 （一）預(yù)付賬款管理規(guī)定。 預(yù)付賬款僅限于使用情況。 （ 1）各部門采購貨物，經(jīng)驗(yàn)收入庫后尚未收到發(fā)票對(duì)外付款。 （ 2）采購貨物對(duì)外預(yù)付定金。 預(yù)付賬款按部門和供應(yīng)商或經(jīng)辦人進(jìn)行分類明細(xì)核算。 各公司對(duì)外采購付款，堅(jiān)持貨到付款原則。 公司各部門對(duì)外采購付款， 100 萬元以上采購付款，由分公司總經(jīng)理 或其在人事部、財(cái)務(wù)部授權(quán)人（最多不超過 2人）簽字、審批。 100 萬元以下采購付款，由各部門自行制定簽字權(quán)限，并報(bào)人事部、財(cái)務(wù)部備案后執(zhí)行。 各經(jīng)營(yíng)公司對(duì)外預(yù)付賬款無論金額大小，均需按照原則并經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)副總經(jīng)理審批簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理審核、付款手續(xù)。 各分公司預(yù)付定金、必須提供購貨合同復(fù)印件及定單，經(jīng)總經(jīng)理審批后辦理。 100萬元以上由財(cái)務(wù)總監(jiān)或其授權(quán)者審批。 各分公司支付 10 萬元以上采購貨款必須具備條件。 （ 1）入庫單。 （ 2）采購合同或訂單、銷貨合同。 （ 3）收款單位驗(yàn)貨單或入庫單。 各 經(jīng)營(yíng)公司對(duì)集團(tuán)公司外支付采購貨款具備條件，經(jīng)總經(jīng)理審批、財(cái)務(wù)審核后才可對(duì)外付款。 （二）預(yù)付賬款核算。 預(yù)付賬款按發(fā)生部門、經(jīng)辦人、收款單位組織明細(xì)分類核算，往來賬核算員定期進(jìn)行清理和催促報(bào)銷，對(duì)超過一個(gè)月預(yù)付賬款進(jìn)行跟蹤核對(duì)，在合同約定期后五個(gè)工作日內(nèi)報(bào)銷。 二、應(yīng)付賬款管理和核算程序。 應(yīng)付賬款按部門和供應(yīng)商進(jìn)行明細(xì)核算，按集團(tuán)內(nèi)外進(jìn)行分類核算。財(cái)務(wù)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì) 應(yīng)付賬款 的管理，及時(shí)清理入庫未達(dá)賬項(xiàng)，確保余額真實(shí)反應(yīng)。集團(tuán)內(nèi)部應(yīng)付賬款必須按月對(duì)賬，對(duì)賬方法、流程、要求同應(yīng)收賬款管理。按月報(bào)送對(duì)外長(zhǎng)期（ 三個(gè)月以上）應(yīng)付賬款及未付原因。 三、其他應(yīng)付款管理。 各公司在經(jīng)營(yíng)過程中所發(fā)生除進(jìn)銷貨款以外代收等款項(xiàng)列入其他應(yīng)付款進(jìn)行管理，各公司應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)，并按月編報(bào)明細(xì)上報(bào)總經(jīng)理及集團(tuán)財(cái)務(wù)部。其核算按集團(tuán)內(nèi)、外部分類，按款項(xiàng)單位、性質(zhì)進(jìn)行明細(xì)核算。 四、專項(xiàng)支出付款管理和核算程序。 專項(xiàng)支出（如批量購置家具、大型維修、裝修、廣告）借款時(shí)，應(yīng)將批準(zhǔn)的項(xiàng)目計(jì)劃報(bào)財(cái)務(wù)部。計(jì)劃內(nèi)容包括項(xiàng)目總支出、明細(xì)項(xiàng)目支出計(jì)劃金額、項(xiàng)目完成時(shí)間、結(jié)算方式及結(jié)算時(shí)間等，財(cái)務(wù)部據(jù)此辦理付款。 第七部分 儲(chǔ)運(yùn)商務(wù) 現(xiàn)代企業(yè)物流是銷售和財(cái) 務(wù)業(yè)務(wù)的組合，承擔(dān)了銷售部門和財(cái)務(wù)部門的基層工作，主要負(fù)責(zé)處理商品進(jìn)銷存原始憑證和編制其匯總分析表等工作。 （由采購、物控、運(yùn)輸商務(wù)組合，分為管理、調(diào)配、助理、文職、提貨、接貨、送貨、保管等崗位） 一、儲(chǔ)運(yùn)部各崗位分工。 物流經(jīng)理：分管并協(xié)調(diào)部門內(nèi)外整體工作，如運(yùn)輸監(jiān)督、庫存管理、環(huán)境建設(shè)、信息檔案管理、流程優(yōu)化及創(chuàng)新、人員管理、對(duì)外溝通。 調(diào)度配貨：安排車輛及發(fā)貨、送貨人員，接聽貨物查詢電話，協(xié)調(diào)部門內(nèi)整體工作。 商務(wù)助理：收發(fā)傳真、審核單據(jù)連續(xù)性、抄寫單據(jù)、統(tǒng) 發(fā)送傳真、訂水、訂餐、接聽電活 。 商務(wù)文員：協(xié)助客戶自提、運(yùn)費(fèi)管理、檔案管理、暫存貨物管理、將單據(jù)輸入電腦、機(jī)器機(jī)身號(hào)管理。 車站提貨；提貨、分貨、清點(diǎn)及辦理到貨登記于續(xù)并通知采購商務(wù)，協(xié)助客戶自提、市內(nèi)送貨、外地出貨交接。 庫房接貨：接貨、清點(diǎn)及辦理到貨登記手續(xù)并通知采購商務(wù)，協(xié)助客戶自提、市內(nèi)送貨、外地出貨交接。 發(fā)貨送貨；市內(nèi)配送、周邊地區(qū)貨物發(fā)送、代收支票。 庫存物控：庫存及庫房管理，如庫存日?qǐng)?bào)、積壓及破損商品旬報(bào)、協(xié)助庫房發(fā)貨員登記出庫商品機(jī)器號(hào)、及時(shí)與銷售商務(wù)及采購商務(wù)進(jìn)行庫存商品信息反饋及溝通。 二、存貨管 理概述。 （一）存貨含義和范圍。 存貨含義：公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中為生產(chǎn)耗用或銷售而儲(chǔ)備各種資產(chǎn)或物資。 公司存貨范圍：商品、原材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、委托加工材料、待索賠返修商品、材料備件材料等。 各經(jīng)營(yíng)公司存貨：購入存貨，主要是存在于各流通環(huán)節(jié)經(jīng)營(yíng)商品及原材料、維修備件等。 （二）存貨管理目的。 滿足集團(tuán)公司發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)規(guī)?；?、統(tǒng)一化管理需求。 規(guī)范存貨管理操作規(guī)程，達(dá)到有效地、統(tǒng)一地管理模式。 提高進(jìn)、銷、存速度，減少不必要資源浪費(fèi)，避免違規(guī)操作，杜絕違法行為。 確保集團(tuán)公司資產(chǎn)安全完整、保值、增值。 第七部分 儲(chǔ)運(yùn)商務(wù) 三、采購商務(wù)。 送貨制：由供應(yīng)商將商品送到本公司指定地點(diǎn)或倉庫交貨。 （ 1）采購商務(wù)接受由銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理所下采購訂單。 （ 2）采購商務(wù)審核銷售業(yè)務(wù)部門采購訂單，不合格采購訂單返回銷售業(yè)務(wù)部門，發(fā)出合格采購訂單。 （ 3）采購商務(wù)將預(yù)到貨信息或采購訂單發(fā)給儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)，由儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)安排接貨準(zhǔn)備。 （ 4）采購商務(wù)負(fù)責(zé)將采購訂單替換成通用格式發(fā)給供應(yīng)商。 （ 5）采購商務(wù)著手辦理商品進(jìn)口手續(xù)，準(zhǔn)備合同與批文，辦理報(bào)關(guān)付稅手續(xù)。 （ 6）采購商務(wù)與銷售業(yè)務(wù)部 門溝通后下達(dá)分貨指令，分貨指令以書面形式下達(dá)于儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)。 （ 7）供應(yīng)商發(fā)貨，委托運(yùn)輸公司送貨或自己派車運(yùn)送，由供應(yīng)商開具送貨憑證，送本公司銷售業(yè)務(wù)部門。 （ 8）供應(yīng)商將商品送到本公司指定地點(diǎn)或倉庫。 （ 9）儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)與供應(yīng)商或貨運(yùn)公司聯(lián)系交接貨物，采購商務(wù)必須到倉庫檢查商品規(guī)格、質(zhì)量，按合同或協(xié)議商定進(jìn)貨數(shù)量，同時(shí)將貨物信息傳給銷售業(yè)務(wù)部門。 （ 10）儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)立即將到貨登記單給銷售商務(wù)，便于馬上銷售，最遲在三日內(nèi)將入庫單給銷售商務(wù)，便于計(jì)算成本。 提貨制：本公司到供應(yīng)商倉庫或指定地點(diǎn)提取商品。 （ 1）由銷 售業(yè)務(wù)部門通知采購、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)人員憑提貨單等單證提貨。 （ 2）采購商務(wù)或儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)根據(jù)供應(yīng)商所開出發(fā)票、提單，經(jīng)銷售業(yè)務(wù)部門核對(duì)選購品種規(guī)格后，填制一式四聯(lián) 入庫收貨單 。一聯(lián)作存根，其余各聯(lián)連同發(fā)票、提單一并送財(cái)務(wù)部，向供應(yīng)商辦理貨款結(jié)算。 （ 3）儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)驗(yàn)收后截留一聯(lián)作登記商品賬依據(jù)，其余各聯(lián)連同有關(guān)憑證轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部入賬。 發(fā)貨制：由供應(yīng)商根據(jù)合同規(guī)定，將商品委托運(yùn)輸部門發(fā)送到本公司所在地車站、碼頭交貨。采用 托收承付 或 委托收款 辦理貨款結(jié)算。 （ 1）供應(yīng)商根據(jù)合同協(xié)議發(fā)運(yùn)商品，應(yīng)將 發(fā)貨單 （隨貨同 行聯(lián)）、 裝箱單 等有關(guān)憑證，交運(yùn)輸部門隨貨同行，運(yùn)送本公司。在商品發(fā)運(yùn)，取得運(yùn)輸單位證明后，填制托收結(jié)算憑證，連同 發(fā)貨單副本 及運(yùn)費(fèi)單據(jù)或代墊費(fèi)用清單等一并送開戶銀行，辦理托收手續(xù)。 （ 2）銷售業(yè)務(wù)部門于商品運(yùn)到后，將供應(yīng)商發(fā)票單據(jù)給采購商務(wù)或儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)到指定地點(diǎn)收貨。 （ 3）儲(chǔ)運(yùn)