【文章內(nèi)容簡介】 塵、潮濕和摩擦。1簡述郵件收發(fā)專有設(shè)備的功能和服務(wù)？答：郵件收發(fā)專有設(shè)備有：（1） 自動郵件開啟設(shè)備，即開信刀。這種設(shè)備用于開啟信件，將信封送入機(jī)器后，機(jī)器能切掉信封頂部很突出的一條，而將信件開啟。（2） 自動郵資蓋印機(jī)，這種設(shè)備用于打印包括郵資的郵戳，使用時要先稱重，再把蓋印機(jī)設(shè)置為正確的郵資數(shù)，打印出自帶粘接劑的標(biāo)簽，然后把標(biāo)簽粘貼到包裹上。使用郵資蓋印機(jī)應(yīng)注意以下幾點：A、 不用時鎖好B、 每天更改日期C、 確保有足夠的墨水，使印跡清楚D、 檢查郵資是否充足E、 自動郵資蓋印郵件，必須放進(jìn)專用信封或郵局提供的郵袋中直接交往郵局（3）封面打印機(jī)，這種設(shè)備用于打印信封標(biāo)簽，可將收件人的姓名、地址打印到粘貼標(biāo)簽上，然后粘貼到信封上。（4）分撿設(shè)備，主要有鴿籠式信件架、金屬絲信件盤等。這種設(shè)備用于部門信件或個人信件的分類。（5）折疊和插入設(shè)備，這種設(shè)備用于封口前，能自動折疊、插入的信件，并將其插入信封中。（6）穩(wěn)重設(shè)備，這種設(shè)備用于計算郵費，大多數(shù)辦公室使用電子稱，可準(zhǔn)確而迅速地計算郵費。？答：（1）如果文件或信息需求很急，最重要的是考慮信件或信息的發(fā)送速度，在這種情況下，可選擇以下幾種方法：A、 電子郵件B、 傳真C、 在英國皇家郵政提供的特殊投遞、數(shù)據(jù)郵寄、頭等郵件等優(yōu)先服務(wù)。D、 航空郵寄：其中包括航空郵件、信紙信封一體郵件、預(yù)付郵資特快、數(shù)據(jù)郵寄、大宗航空郵件。E、 快遞服務(wù)（2）需要安全和保密投遞時，可選擇以下幾種方法：A、郵寄費貴重物（現(xiàn)金、珠寶等）可用掛號郵寄、特保掛號等方式重要且保密的文件選用文件掛號、回執(zhí)掛號等郵寄服務(wù)（3）物品類的郵寄可選擇包裹郵寄（4）運輸不適合其它方式的大型物品可選擇貨運服務(wù)1 怎樣選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商？答：選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商時要考慮以下幾點：（1） 現(xiàn)金付款是否有折扣（2） 貨物的費用是否包括運費（3） 批量訂購是否提供折扣（4） 如果有折扣如何按單位有關(guān)政策開發(fā)票（5） 如果不提供折扣，是否有其它優(yōu)惠的付款方式。（6） 供貨的便捷和供應(yīng)商的位置（7） 交付期、送貨、服務(wù)質(zhì)量（8） 供應(yīng)商及有關(guān)工作人員的可靠性、信譽（9） 有關(guān)貨物的安全性1怎樣識別辦公用品和易耗品的范圍？答：辦公用品及易耗品的范圍包括：（1） 紙簿類：AB5等類型辦公用復(fù)印紙；帶單位抬頭用紙；普通白紙；復(fù)寫紙；便條紙；留言條；標(biāo)簽紙；牛皮紙；專用復(fù)寫紙；大、中、小及開窗信封；橫格筆調(diào)本；速記本；專用本冊（如現(xiàn)金收據(jù)本）（2） 筆尺類：鉛筆、圓珠筆、鋼筆、彩色筆、白板筆、橡皮、各種尺子、修正液（3） 小裝訂類：大頭針、曲別針、剪刀、打孔機(jī)、訂書機(jī)、訂書釘、橡皮筋；膠帶、起釘器（4） 歸檔用品：各種文件夾、檔案袋、收件日期戳（5） 辦公設(shè)備專用易耗品：打字機(jī)用色帶、修正液等；復(fù)印機(jī)用黑盒等；計算機(jī)用磁盤、磁盤盒等。1怎樣進(jìn)行辦公易耗品的存儲？答：辦公易耗品要按以下方法進(jìn)行存儲：（1） 儲藏間或物品柜要上鎖（2） 各類物品要貼標(biāo)簽（3） 新物品置于舊物品的下面（4） 體積大、分量重的放置在最下面（5） 小的物品、常用的物品應(yīng)放在前面，易于見到和領(lǐng)?。?） 儲藏間要有良好的通風(fēng)和照明，房間保持干燥（7） 訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人1怎樣做好辦公設(shè)備故障報告與記錄？答：辦公設(shè)備的故障報告應(yīng)注意如下幾點：（1）大多數(shù)單位有記錄設(shè)備或服務(wù)出現(xiàn)故障或缺陷的規(guī)定。應(yīng)任命一名工作人員負(fù)責(zé)一件設(shè)備，例如傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)。（2）當(dāng)辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時，要及時與負(fù)責(zé)此項設(shè)備的工作人員報告。（3） 工作人員接到報告后，應(yīng)及時向在有關(guān)管理人員或辦公室主任報告，由其與售后服務(wù)工程師或租借設(shè)備的公司聯(lián)系進(jìn)行維修。（4） 一般單位保留“故障登記”本，工作人員發(fā)現(xiàn)故障后，應(yīng)在上面記錄相關(guān)的細(xì)節(jié)。故障登記本如下表示：日期設(shè)備故障情況故障報告人采取的措施修理日期計算機(jī)打印機(jī)多頁送紙?zhí)K珊向計算機(jī)技術(shù)人員報告1簡述辦公設(shè)備安全使用規(guī)范？答：所有工作人員在使用設(shè)備時，應(yīng)遵守相關(guān)安全操作和使用規(guī)范。（1）設(shè)備安全使用規(guī)范包括以下幾個方面：A、 要遵守操作規(guī)程。為了便于操作人員了解操作規(guī)程，應(yīng)將操作手冊保存在合適的位置，以便需要時可以很容易地找到。B、 要隨時警惕危險。要及時發(fā)現(xiàn)險情并采取有效措施，如發(fā)現(xiàn)活動電纜，應(yīng)把設(shè)備移到更安全的地方，發(fā)現(xiàn)損壞的插座應(yīng)及時報告給有關(guān)人員進(jìn)行維修或更換。C、 設(shè)備操作要當(dāng)心。操作中要注意以下有關(guān)事項：（2）使用設(shè)備時應(yīng)禁止：A、 在插座上插過多的插頭。B、 對設(shè)備小修時不關(guān)閉電源。C、 穿松散的首飾或長絲巾操作設(shè)備，因為有被卡住的可能。D、 除去任何設(shè)備的安全防護(hù)罩。E、 使用設(shè)備時吸煙、吃東西或喝水。（3）使用設(shè)備時應(yīng)做到：A、 停止作用不安全設(shè)備，直到它修好。B、 在鍵盤上操作，手的姿勢要正確。C、 定期休息，減少眼睛疲勞。D、 定期清理監(jiān)視器屏幕，確保容易閱讀。E、 如果移動設(shè)備先斷開電源。F、 設(shè)備放在離電源近的地方，不用活動電纜。（4）負(fù)責(zé)管理設(shè)備的人員應(yīng)幫助和提醒他人。應(yīng)保證：A、 定期檢查機(jī)器，以保證其正常工作和安全使用；B、 在發(fā)生火災(zāi)或爆炸報警的情況下，所有工作人員應(yīng)知道如何離開，機(jī)器著火，工作人員應(yīng)知道滅火器的位置；C、 電氣設(shè)備每年應(yīng)由專業(yè)人員進(jìn)行檢查；D、 有關(guān)安全和健康內(nèi)容的教育，應(yīng)成為上崗教育的一部分；E、 應(yīng)該把安全警告放在明顯的位置，如在復(fù)印機(jī)旁邊。 如何做好辦公設(shè)備故障的維修記錄？答：許多單位保留辦公設(shè)備的維修記錄，以證明設(shè)備有維修的經(jīng)歷。維修記錄應(yīng)包括以下信息：（1） 設(shè)備及設(shè)備供應(yīng)商的名字；（2） 設(shè)備所在的位置及購買日期和費用；（3） 維修協(xié)議和協(xié)議的細(xì)節(jié)；（4） 上次檢查設(shè)備的日期和人員；（5） 設(shè)備損害的記錄、發(fā)生故障的類型及修理費用。企業(yè)行政管理二級教材講授指南第三單元 工作環(huán)境的創(chuàng)建和管理中心思想：強調(diào)工作環(huán)境的安全及工作條件的基本要求，掌握在發(fā)生緊急情況和事故時應(yīng)采取的措施和處理方法以及對辦公室人、財、物的管理和監(jiān)督。分段內(nèi)容：一、工作環(huán)境安全及整潔的重要性（，）用人單位、工作人員及衛(wèi)生安全檢查員為保證環(huán)境的安全應(yīng)負(fù)的基本責(zé)任（見思考題1）對任何有礙健康和安全的隱患進(jìn)行風(fēng)險評估和處理（見思考題2）單位工作環(huán)境安全的必要性及應(yīng)采取的措施（見思考題3）教學(xué)方法：組織學(xué)生進(jìn)行工作場所的模擬安全檢查討論總結(jié)講授二、工作區(qū)的基本要求 （）2課時工作區(qū)的家具、設(shè)備和裝飾（見思考題5）傳統(tǒng)辦公室的優(yōu)點和缺點（見思考題6）開放式辦公的優(yōu)點和缺點（見思考題7）最有利于辦公的流程（見思考題8）工作區(qū)的采光、采暖、通風(fēng)、舒適、健康和福利應(yīng)考慮的因素（見思考題9）教學(xué)方法：組織學(xué)生在辦公場所內(nèi)參觀討論總結(jié)講授 （拍錄相）三、緊急情況的識別和處理（）2課時單位內(nèi)部有可能發(fā)生的緊急情況（見思考題10）為降低員工的風(fēng)險可采用的措施（見思考題11）事故發(fā)生后的措施，事故記錄本和事故報告表的填寫（見思考題113）防火要求和措施，火災(zāi)發(fā)生后應(yīng)采取的措施（見思考題115）教學(xué)方法：講課填寫各種格式的事故記錄表和事故報告表。四、辦公室人、財、物的管理（）3課時庫存記錄的類型、目的和方法（見思考題16）物品的接受、庫存和發(fā)放程序（見思考題1119）辦公室零用現(xiàn)金的支付項目、報銷核查手續(xù)及帳目記錄（見思考題2223） 費用報銷的手續(xù)（見思考題24）對員工缺勤和休假的處理（見思考題25）節(jié)支措施（見思考題26）教學(xué)方法：講課、填寫與庫存管理、零用現(xiàn)金記帳和輪休安排值班等有關(guān)文件和表格。五、控制和監(jiān)督辦公室工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)（, ）……4課時辦公室工作要制定工作程序（見思考題228）辦公室工作要進(jìn)行質(zhì)量檢查（見思考題29）辦公室要設(shè)立工作檢查員（見思考題30）辦公室要制定管理制度和相應(yīng)表格（見思考題31）員工未達(dá)到工作標(biāo)準(zhǔn)時的處理（見思考題32）教學(xué)方法：講課，學(xué)員填寫有關(guān)文件和表格，對程序手冊、質(zhì)量檢查、記帳表格及辦公室 審計有關(guān)的資料進(jìn)行講解。單元復(fù)習(xí)： 1課時 用“企業(yè)行政管理二級習(xí)題集”中單元3的習(xí)題輔導(dǎo)學(xué)生復(fù)習(xí)。思考題及答案： 為了保證工作環(huán)境的安全，用人單位和員工及安全代表的基本職責(zé)是什么？答：（1）用人單位的責(zé)任是：A、 保證所聘用的員工的工作環(huán)境安全、衛(wèi)生、有利健康和福利；B、 要制定并不斷更新有利于員工健康和安全的書面規(guī)定；C、 要選定能負(fù)其責(zé)的人做安全代表，行使職權(quán)。（2）員工的責(zé)任是：A、 工作中要按照要求規(guī)范自己和包括可能影響他人健康、衛(wèi)生和安全的行為；B、 在健康、衛(wèi)生和安全方面主動配合用人單位。（3）衛(wèi)生安全代表的責(zé)任是：A、 定期對工作區(qū)進(jìn)行檢查，認(rèn)真識別任何有關(guān)衛(wèi)生安全的隱患；B、 對隱患開展風(fēng)險評估，填寫“風(fēng)險評估表”；擬訂計劃并實施行動以糾正隱患。 怎樣對有關(guān)健康和安全的隱患進(jìn)行風(fēng)險評估和處理？答：首先要識別任何有關(guān)衛(wèi)生安全的隱患，一旦發(fā)現(xiàn)，要立即進(jìn)行風(fēng)險評估，其內(nèi)容包括：時間、地點、發(fā)現(xiàn)的問題、安全的級別、造成隱患的原因或危險、危害的級別、由誰處理、采取的措施。處理要及時、措施要具體可行，并要為預(yù)防再次發(fā)生制定規(guī)定。（見下表） 風(fēng)險評估表序號時間地點 發(fā)現(xiàn)的問題 安全級別造成隱患的原因或危險危害級別由誰處理采取的措施保證工作環(huán)境安全的必要性是什么？答：保證工作環(huán)境安全、保衛(wèi)的措施有：（1） 明確用人單位、員工及衛(wèi)生安全代表的基本責(zé)任；（2） 衛(wèi)生安全代表要定期對工作區(qū)進(jìn)行檢查，認(rèn)真識別任何有關(guān)衛(wèi)生安全的隱患，填寫“風(fēng)險評估表”，擬訂具體計劃并實施行動以糾正隱患；（3） 經(jīng)常強調(diào)工作場所的安全保衛(wèi)要求，加強員工的安全保衛(wèi)意識。具體的保衛(wèi)措施有：A、 為人員財產(chǎn)不被盜和受損，鎖好門、窗、柜、屜等；B、 為設(shè)備不被盜和受損，設(shè)備建檔做標(biāo)記、上鎖和限制使用、帶出大門要開條等；C、 為信息不失密，高密級人員房間采用封閉式、計算機(jī)加密、資料上鎖、復(fù)印傳遞密件采取保護(hù)措施。 工作區(qū)所需要的基本家具要求是什么？答：工作區(qū)所需要的基本家俱有：（1） 工作臺——臺面大小滿足要求，包括能放置計算機(jī)、電話等常用必需品；反射度低，不刺眼；桌高適宜用戶或標(biāo)準(zhǔn)高度；臺面下最好有抽屜或小柜。（2） 座椅——穩(wěn)定并方便移動，若是輪椅，應(yīng)5腳著地；座位高度和靠背可調(diào)，以適宜用戶，若需要踏腳板，可配備。（3） 存物柜——有帶鎖的文件柜，辦公用品柜，書柜、衣物柜、保險柜等。（4） 通知版——各種類型發(fā)布信息的白版、黑板等常用物品——廢紙簍、文件架、衣帽鉤、時鐘等。 工作區(qū)的裝飾應(yīng)注意什么？答：工作區(qū)的裝飾應(yīng)注意：（1） 墻面應(yīng)為冷色，不要涂過亮的顏色和顯眼的圖案，使人分心；（2） 家俱、窗簾顏色不要跳耀，幫助人安靜，集中注意力；（3） 裝飾要簡潔、明快、有序，突出單位形象，體現(xiàn)辦公室的工作氛圍；適當(dāng)放置一些綠色植物或鮮花，以調(diào)節(jié)氣氛。 傳統(tǒng)辦公室的優(yōu)點和缺點是什么？答：傳統(tǒng)辦公室也稱網(wǎng)格式辦公室。是指分隔成若干帶有門、窗的小的辦公室結(jié)構(gòu)。傳統(tǒng)辦公室的優(yōu)點有：（1） 傳統(tǒng)辦公室通常有門，且可以鎖住，因此非常安全。（2） 因為分隔成若干的小辦公室，因此能用作有關(guān)秘密事宜的討論、會議和會見。（3） 因為小辦公室很安靜，因而益于從事集中精力的細(xì)致或?qū)I(yè)工作的工作人員使用。傳統(tǒng)辦公室的缺點有：（1） 由于工作人員的人為因素造成空間或家具的浪費。（2） 辦公室之間的墻壁占去了空間，增加了租金。（3） 因為有更多的墻和門需要裝飾，裝飾費用昂貴。（4）有可能需要安裝安全裝置，例如應(yīng)急按鈕。 開放式辦公的優(yōu)點和缺點是什么？ 答：開放式辦公室是指一個很大的空間用隔板或書架分成各個部分的辦公區(qū)。開放式辦公室的優(yōu)點有：（1） 所有的工作人員都能互相看見，因此沒有安全方面的顧慮。（2） 易于工作人員之間的交流。（3） 更容易集中化服務(wù)和共享設(shè)備。（4） 墻壁和門較少，裝飾費用便宜。（5） 可以更經(jīng)濟(jì)地利用空間。（6） 很容易改變辦公室的布局。開放式辦公室的缺點有：（1） 辦公區(qū)較嘈雜。（2） 工作人員易被周圍的工作所吸引。（3） 噪音較大，需要隔音罩來減少噪音。（4） 工作人員的安全程度提高的同時，保密材料的安全程度下降。（5） 不便于談?wù)撁孛艿氖虑?。?） 對于室溫等問題難以產(chǎn)生相同的意見。（7） 疾病容易傳播。 最有利于辦公的工作流程是什么？答：辦公室的布局有很多參考標(biāo)準(zhǔn)，但最重要的原則應(yīng)是有利于工作人員的工作，具體有：（1） 工作人員只須走最短的距離，去使用他們需要的設(shè)備。（2） 電話放在手頭。（3） 容易接觸到調(diào)節(jié)溫度和亮度的開關(guān)。（4） 過道通暢，使工作人員容易在各區(qū)之間走動。（5） 每人都要使用的設(shè)備，如復(fù)印機(jī)等應(yīng)位于中心位置。（6） 文檔及有關(guān)出版物的存儲，應(yīng)便于查找。（7） 有足夠的計算機(jī)、