【正文】 接待；G、 負責公司資料發(fā)行前的三審；H、 負責公司資料印刷前的排版、校對；I、 負責聯(lián)系資料印刷、裝訂；J、 負責公司各類文件、資料的接收和發(fā)放；企業(yè)行政管理二級教材講授指南第二單元 設(shè)備、材料、服務和供應中心思想： 熟悉現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用與維護，提供最佳的投遞郵件的服務，學會辦公用品的采購與存儲。（3） 能保證連續(xù)復印時幻燈片不被劃壞或擦傷表面。（7） 能整理復印件。（11） 一些機器能彩色復印。（2） 把橡膠蓋蓋到文件上。一般維護原理為：（1） 可利用說明書。（5） 與有關(guān)的技術(shù)人員聯(lián)系。（4） 任何適合于紙面上的內(nèi)容都可以傳真，例如文本、圖片、示意圖和照片。（2） 可使用熱敏紙，也使用普通紙。（3） 按下開始。（7） 裝訂或用曲別針把存根附加在原來的文件上。（3） 確保沒有夾紙現(xiàn)象，如果有，應作適當?shù)奶幚怼＃?） 多線或按鍵電話系統(tǒng)，并能在任一分機上回答來電。（4） 數(shù)字聲音應答。（9） 中斷。（13） 電話會議。其使用功能有：（1） 能控制音量（2） 用發(fā)光或數(shù)字顯示已經(jīng)收到信息（3） 用戶可以方便地從其他地方通過撥叫本機電話并輸入密碼而訪問留言信息。（7） 信箱功能。（11） 可變信息。（2） 清楚地說出你的姓名和你的單位的名字。（6） 緩慢重復信息中的數(shù)字。（2） 答錄機中的磁帶應輕柔地插入或取出。 簡述移動電話的使用功能、操作方法與維護？答：移動電話是辦公通訊設(shè)備的一種，購買時要注意手機的價格性能比。其缺點是更新和維修費用高。計算機的優(yōu)點是：（1） 可以制作高質(zhì)量的文件（2） 迅速處理大量的數(shù)據(jù)（3） 大量信息資料的存儲和傳送。 簡述文字處理器的使用功能、操作方法與維護？答：文字處理器包括計算機軟件系統(tǒng)和專用文字處理設(shè)備，其主要功能是：（1） 制作信函、文字報告等文件（2） 具有郵件合并的功能（3） 在文檔中具有頁眉、頁腳、分頁和選擇文本、字體的功能（4） 能夠創(chuàng)建和存儲版面格式、檢查文件拼寫錯誤和語法錯誤、查找和替換文件、以及用邊框修飾文件（5） 具有制表、用數(shù)字或字母順序存儲文件、剪切、粘貼和編輯的功能1 簡述使用打字機的原因和主要功能？答：目前有些辦公室仍保留打字機的原因，是用打字機在信封上打印姓名、地址，或根據(jù)文件要求打印水平或垂直排列數(shù)據(jù)的表格。用壓膜機把塑料薄膜壓在文件封面或一頁一封，以防灰塵、潮濕和摩擦。使用郵資蓋印機應注意以下幾點：A、 不用時鎖好B、 每天更改日期C、 確保有足夠的墨水，使印跡清楚D、 檢查郵資是否充足E、 自動郵資蓋印郵件，必須放進專用信封或郵局提供的郵袋中直接交往郵局（3）封面打印機，這種設(shè)備用于打印信封標簽，可將收件人的姓名、地址打印到粘貼標簽上，然后粘貼到信封上。（6）穩(wěn)重設(shè)備，這種設(shè)備用于計算郵費，大多數(shù)辦公室使用電子稱，可準確而迅速地計算郵費。（6） 供貨的便捷和供應商的位置（7） 交付期、送貨、服務質(zhì)量（8） 供應商及有關(guān)工作人員的可靠性、信譽（9） 有關(guān)貨物的安全性1怎樣識別辦公用品和易耗品的范圍？答：辦公用品及易耗品的范圍包括：（1） 紙簿類：AB5等類型辦公用復印紙；帶單位抬頭用紙；普通白紙；復寫紙；便條紙；留言條；標簽紙；牛皮紙；專用復寫紙；大、中、小及開窗信封；橫格筆調(diào)本；速記本；專用本冊（如現(xiàn)金收據(jù)本）（2） 筆尺類：鉛筆、圓珠筆、鋼筆、彩色筆、白板筆、橡皮、各種尺子、修正液（3） 小裝訂類：大頭針、曲別針、剪刀、打孔機、訂書機、訂書釘、橡皮筋；膠帶、起釘器（4） 歸檔用品：各種文件夾、檔案袋、收件日期戳（5） 辦公設(shè)備專用易耗品：打字機用色帶、修正液等；復印機用黑盒等；計算機用磁盤、磁盤盒等。（3） 工作人員接到報告后，應及時向在有關(guān)管理人員或辦公室主任報告，由其與售后服務工程師或租借設(shè)備的公司聯(lián)系進行維修。為了便于操作人員了解操作規(guī)程，應將操作手冊保存在合適的位置，以便需要時可以很容易地找到。操作中要注意以下有關(guān)事項：（2）使用設(shè)備時應禁止：A、 在插座上插過多的插頭。E、 使用設(shè)備時吸煙、吃東西或喝水。D、 定期清理監(jiān)視器屏幕，確保容易閱讀。應保證：A、 定期檢查機器，以保證其正常工作和安全使用；B、 在發(fā)生火災或爆炸報警的情況下，所有工作人員應知道如何離開，機器著火，工作人員應知道滅火器的位置；C、 電氣設(shè)備每年應由專業(yè)人員進行檢查；D、 有關(guān)安全和健康內(nèi)容的教育，應成為上崗教育的一部分；E、 應該把安全警告放在明顯的位置，如在復印機旁邊。分段內(nèi)容：一、工作環(huán)境安全及整潔的重要性（，）用人單位、工作人員及衛(wèi)生安全檢查員為保證環(huán)境的安全應負的基本責任（見思考題1）對任何有礙健康和安全的隱患進行風險評估和處理（見思考題2）單位工作環(huán)境安全的必要性及應采取的措施（見思考題3）教學方法：組織學生進行工作場所的模擬安全檢查討論總結(jié)講授二、工作區(qū)的基本要求 （）2課時工作區(qū)的家具、設(shè)備和裝飾（見思考題5）傳統(tǒng)辦公室的優(yōu)點和缺點（見思考題6）開放式辦公的優(yōu)點和缺點（見思考題7）最有利于辦公的流程（見思考題8）工作區(qū)的采光、采暖、通風、舒適、健康和福利應考慮的因素（見思考題9）教學方法：組織學生在辦公場所內(nèi)參觀討論總結(jié)講授 （拍錄相）三、緊急情況的識別和處理（）2課時單位內(nèi)部有可能發(fā)生的緊急情況（見思考題10）為降低員工的風險可采用的措施（見思考題11）事故發(fā)生后的措施，事故記錄本和事故報告表的填寫（見思考題113）防火要求和措施，火災發(fā)生后應采取的措施（見思考題115）教學方法：講課填寫各種格式的事故記錄表和事故報告表。思考題及答案： 為了保證工作環(huán)境的安全，用人單位和員工及安全代表的基本職責是什么？答：（1）用人單位的責任是：A、 保證所聘用的員工的工作環(huán)境安全、衛(wèi)生、有利健康和福利；B、 要制定并不斷更新有利于員工健康和安全的書面規(guī)定；C、 要選定能負其責的人做安全代表，行使職權(quán)。處理要及時、措施要具體可行，并要為預防再次發(fā)生制定規(guī)定。（2） 座椅——穩(wěn)定并方便移動，若是輪椅，應5腳著地；座位高度和靠背可調(diào)，以適宜用戶，若需要踏腳板，可配備。 傳統(tǒng)辦公室的優(yōu)點和缺點是什么？答：傳統(tǒng)辦公室也稱網(wǎng)格式辦公室。（3） 因為小辦公室很安靜，因而益于從事集中精力的細致或?qū)I(yè)工作的工作人員使用。（4）有可能需要安裝安全裝置，例如應急按鈕。（3） 更容易集中化服務和共享設(shè)備。開放式辦公室的缺點有：（1） 辦公區(qū)較嘈雜。（5） 不便于談論秘密的事情。（2） 電話放在手頭。（6） 文檔及有關(guān)出版物的存儲，應便于查找。在采光方面應注意以下幾點：A、 最好在自然光下工作，如果不能，應使用日光燈，因為日光燈能給人以自然光的感覺。E、 陽光直射的窗戶應安裝適合的擋板或窗簾。C、 應備有電暖器，以防集中供暖系統(tǒng)故障或在特別冷的天氣使用。要禁止在辦公室吸煙，因為吸煙直接影響著員工的健康，沒時增加了火災的危險，還能引起設(shè)備的損壞。（3） 在財務方面，發(fā)生錢或材物被盜的事件。（2） 所有工作人員應知道急救箱在哪里和負責他們工作區(qū)的急救員的姓名。1事故記錄本及事故報告表要包括哪些細節(jié)和要點？答：除了在單位的事故記錄本上記入發(fā)生事故的時間、事故人姓名、事故發(fā)生地點、事故或疾病的內(nèi)容等細節(jié)之外，必須填寫事故報告表，寫出事故處理的全部細節(jié)。（4） 應邀請消防官員提出本建筑物疏散的具體建議。（8） 易燃品應存放在防火柜中。（12） 工作人員應知道最近的滅火設(shè)備的位置。信息應表示出，在火警的情況下應采取的防范措施，疏散時使用的最近的安全出口，也應該提醒人們不能使用電梯以及工作人員在疏散離開房間前必須關(guān)閉所有的門和窗戶。（3） 每個辦公室應有標明負責該區(qū)域的急救員姓名和發(fā)生緊急情況時聯(lián)系電話的告示。在冰箱或冷藏機旁邊，可能有表示這些電器中正確存放食物的須知。1為什么需要有效的庫存控制系統(tǒng)？答：因為：（1） 可以防止大量資金被庫存占用而難以周轉(zhuǎn)；（2） 可以防止大量占用空間而增加租金；（3） 存放的空間需要花費資金；（4） 保持適量的庫存，防止用光時緊急購買物品而延誤使用；（5） 庫存管理不嚴密而造成漏洞；（6） 為審計的需要，必須定期盤貨，做好庫存控制；（7） 了解各個部門的庫存水平，編制預算，以做好庫存控制。1申領(lǐng)物品的手續(xù)是什么？答：發(fā)放物品應有下列手續(xù)：（1） 指定人員發(fā)放；（2） 按單位的有關(guān)制度規(guī)定發(fā)放時間；（3） 緊急需要物品時必須有相應的程序處理；（4） 必須填寫物品申請表，并由授權(quán)人簽字批準。2支付零用現(xiàn)金時要檢查哪些手續(xù)后方能予以支付？答：支付零用現(xiàn)金時要檢查的手續(xù)有：（1） 所有零用現(xiàn)金憑單領(lǐng)取者都簽字了；（2） 憑單上的錢數(shù)與收據(jù)上的一致；（3） 憑單由被授權(quán)的人簽字批準了。將事先批準表和報銷申請表一起提交。2對辦公室人員缺勤和休假怎樣處理？答：對辦公室人員缺勤和休假的處理方法有：（1） 要求員工事先請假并做好工作安排，有的工作可以回來后做；（2） 不能離人的崗位要安排人替崗，以保證單位的工作順利運轉(zhuǎn)；（3） 制定值班表以保證重要崗位總是有人；（4） 公布請假人員記錄表，表上記錄請假人員的姓名和請假日期等內(nèi)容；（5） 此信息記錄到工作日志里，或者記在記錄簿上或者計算機中，使員工能查詢到。較昂貴的復印如彩色復印，一般不能自由使用，可由中心服務區(qū)　按部們根據(jù)需要復制，并由各個部門獨立核算成本。2如何制定辦公室工作程序？答：為了幫助和保證單位工作的順利運轉(zhuǎn)，辦公室應設(shè)計或制定一定的工作程序，以便工作人員參考和遵照執(zhí)行。2接待區(qū)接待預約來訪者的程序是什么？答：接待預約來訪者的一般程序如下：（1） 以愉快的態(tài)度微笑并問候來訪者；（2） 搞清來訪者約定的工作人員；（3） 請來訪者在來訪登記簿上簽字，保證填寫清楚所有細節(jié)；（4） 如果來訪者比約定時間來得早，需要等待，應確保來訪者在等待中感到舒適，并提前510分鐘通知預約人員；（5） 如果來訪者在約定時間到了，立即通知所預約的工作人員；（6） 給來訪者發(fā)賓客卡，確保所有細節(jié)都是正確的，并提醒來訪者在離開前返還賓客卡；（7） 請來訪者在接待區(qū)等待，直到工作人員或秘書將訪客接走；2檢查工作質(zhì)量的方法是什么？ 答：檢查工作質(zhì)量的方法一般分為兩種，一種方法是填寫質(zhì)量控制表，一種方法是直接觀察了解。（2） 辦公室主任通過直接觀察了解的方式來檢查工作人員的工作質(zhì)量。3預定表（預定時間）要包括哪幾項內(nèi)容和要點？答：單位應根據(jù)所預定的設(shè)備不同來設(shè)計相應的預定表格。具體處理步驟如下： （1） 應由辦公室檢查員對員工未達到工作標準的情況進行調(diào)查，調(diào)查問題所在。為了提高行政管理效率，必須使辦公室人員掌握辦公信息的存儲、檢索、傳播的程序、系統(tǒng)和方法，并熟練的加以應用。5課時 信息保護的原則（見思考題17） 保護計算機信息和文檔信息的措施（見思考題18，19） 人事檔案、財務信息、產(chǎn)品或服務信息、客戶信息的保密（見思考題20，21，22，23） 信息、文檔保存時間（見思考題24）教學方法：教師講課、組織討論。工作任務的類型不同，相應地回應周期也會不同，而且在緊急情況和日常情況下，處理某一問題的回應周期會有所變化，工作人員必須能夠區(qū)分優(yōu)先次序，一般應在處理常規(guī)任務之前優(yōu)先處理緊急事務。因此，辦公室應該收集一些與企業(yè)業(yè)務相關(guān)的或日常需要的服務商或供應商的信息，以便需要時可以及時方便地聯(lián)系，獲取所需要的商品或服務。作為企業(yè)的信息處理中心，通常情況下辦公室會接待客戶的有關(guān)查詢，這就要求企業(yè)辦公室人員應熟悉和了解本單位的基本情況及業(yè)務情況，如組織結(jié)構(gòu)圖、業(yè)務職責分工等，以便及時答復和處理客戶的查詢。答：(1) 在商務運營活動中，商務信息應用標準的商務文件呈現(xiàn)出來，例如貨物的交付活動，應用一系列標準規(guī)范的商務文件呈現(xiàn)出來。再次，收貨單和發(fā)貨單都要轉(zhuǎn)交財務部門，由財務部門將收貨單、發(fā)貨單與發(fā)票進行對照檢查。簡述企業(yè)信息的存儲和有效檢索的必要性？答：企業(yè)信息的存儲方式應該滿足在需要時能迅速檢索，這對一個單位的有效運作是至關(guān)重要的。（2） 計劃、圖紙和照片類的信息可存放在水平式計劃柜、垂直懸掛式計劃柜。簡述手工存儲信息的方式及其優(yōu)缺點？答：手工存儲方式可用于垂直式、側(cè)開式和旋轉(zhuǎn)式信息檔案裝置。需要定期整理，否則待歸類處理的文件積壓后很難找到。計算機系統(tǒng)的優(yōu)點有：（1）不需要保留書面?zhèn)浞輹r可以節(jié)省存儲空間（2）資料很容易編輯或更新（3）如果計算機是網(wǎng)絡化的，可以使資源共享。（5）磁盤可能被病毒損壞，需要定期購買和安裝檢查殺病毒的程序（6）如果文件不按規(guī)范存儲，可能很難找到（7）如果出現(xiàn)計算機網(wǎng)絡病毒，就會影響檢索信息（8）如果出現(xiàn)斷電，就不能檢索信息（9）如果需要紙面材料，并且只有一臺打印機時，就會信息傳遞速度?？s微膠片的優(yōu)點有：（1）存儲縮微膠片材料，占用的空間少（2）不需要書面?zhèn)浞?，如果原件丟失或損壞，可以復制備份（3）節(jié)省存儲設(shè)備費用，減少文件柜（4）郵寄縮微膠片費用更便宜。B、 旋轉(zhuǎn)式索引盤，卡片歸類在能旋轉(zhuǎn)的轉(zhuǎn)輪中，使其很容易找到。（2） 使用時可能會帶來某些不便，例如，在查找辦公用品訂購單時，就必須記往供應商的名稱（3） 初級操作人員不容易掌握其規(guī)則（4） 在按人名的字母歸檔時，因有些姓非常常見，例如“Smith”，這就使得這類文件因過多而浪費查