【文章內(nèi)容簡介】 沒有機會接觸合同，因此有必要予以說明），這包含將要實施 ERP 的公司（獨立的法律實體），實施的模塊等等；項目范圍在整個項目的實施過程中一般不會再變更，但其中一些細節(jié)如某一模塊中的某一項功能的增減也是無法避免的。對于項目范圍的變更一定要慎重處理，并且通過規(guī)定的制度和流程使項目范圍的變更以及所引起的項目計劃、資源需求的變更必須取得雙方項目經(jīng)理和項目領(lǐng)導(dǎo)委員會的共同認可才可以執(zhí)行。為了更好實現(xiàn)項目的目標(biāo)，還應(yīng)給出項目的相應(yīng)實施策略。? 確定項目組織結(jié)構(gòu)及成員項目組成員素質(zhì)、工作效率的高低，將在很大程度上影響到項目的質(zhì)量。所以神州數(shù)碼建議在項目組成員的選擇上應(yīng)十分慎重。經(jīng)驗表明，項目組成員可能對實施大型系統(tǒng)的工作壓力、流程和紀律不習(xí)慣；他們可能擔(dān)心項目的實施將對他們的工作效率帶來影響，從而影響他們在公司的前途。由****和神州數(shù)碼組成的項目管理組將會清楚地讓項目組的成員知道在項目實施過程中出現(xiàn)的個人發(fā)展的機會，并對他們的工作表現(xiàn)的評價會有一套客觀的可衡量的標(biāo)準(zhǔn)，以避免因此產(chǎn)生的不良后果。 項目經(jīng)驗表明，人員的變動會使得原來的培訓(xùn)失去作用，并可能導(dǎo)致作業(yè)流程的重新設(shè)計，從而影響項目的進度。神州數(shù)碼在項目進行的過程中將積極配合****人員，保證項目人員的穩(wěn)定性，為項目的成功提供人力資源保障。? 啟動會和實施計劃項目組成員都到位后的第一件事是召開項目啟動大會。這是一個由****和神州數(shù)碼雙方高層人員參加的 ERP 項目組全體成員的動員大會，它以正規(guī)的形式宣布****項目的開始。在這個會議上， ****的高層領(lǐng)導(dǎo)人（通常是總經(jīng)理或項目12 / 51發(fā)起人）將對所有的 ERP 項目組成員作動員，闡述項目的目的，戰(zhàn)略以及相應(yīng)的規(guī)則，強調(diào) ERP 項目對 ****將要起的重大作用，啟動大會配合會后的宣傳工作，使得****內(nèi)部形成良好的 ERP 實施氛圍，減少項目進展道路上的障礙。同時，在項目啟動大會上，項目經(jīng)理對 ERP 將要給****帶來的效益作全面的闡述，對成功的要素也會有一定的論述，從而增強與會者對項目成功的信心。****項目經(jīng)理或神州數(shù)碼咨詢項目經(jīng)理對項目的總體計劃和近期計劃進行詳細說明，使得高層領(lǐng)導(dǎo)和項目組成員對神州數(shù)碼 ERP 實施的方法論有一定的認識，從而在實施過程中做到步調(diào)一致。項目啟動后，****和神州數(shù)碼雙方的項目經(jīng)理將以神州數(shù)碼提供的模板，結(jié)合****的實際制定出項目的實施計劃。在這個過程中，神州數(shù)碼咨詢項目經(jīng)理依據(jù)以往的經(jīng)驗從 ERP 的實施角度給出建議， ****項目經(jīng)理則根據(jù)企業(yè)的實際情況（如項目組人員情況、**** 業(yè)務(wù)發(fā)展的整體計劃等）給出建議。該實施計劃的最大的特點是其滾動性，首先對項目的整體有一個粗略的計劃（如每一個階段的任務(wù)、要達到的目標(biāo)、大致的起止時間等），其次對項目的現(xiàn)階段和下一階段有非常具體的安排（仔細到每一個小的任務(wù)由什么人在什么時候去完成等）。當(dāng)一個階段結(jié)束時，項目管理小組對下二個階段再進行詳細的修改和補充。****和神州數(shù)碼的項目經(jīng)理應(yīng)該經(jīng)常性地對項目的各方面情況進行溝通。? 項目管理程序和溝通計劃的制定所謂無規(guī)不成方圓，ERP 項目的順利進展有賴于清晰、公開的管理程序和周詳、順暢的溝通渠道。具體地說，項目組需要定義的管理程序有：項目會議（項目管理層會議和項目全體成員會議）程序、問題解決（記錄、跟蹤和提升）程序。溝通計劃包含項目組內(nèi)部的溝通（組員間的溝通、組員和組長之間的溝通、組長和項目經(jīng)理的溝通、**** 人員和神州數(shù)碼顧問之間的溝通）和項目組與****決策層之間的溝通。溝通計劃可清晰地將 ERP 項目的各種目標(biāo)，包括實施目標(biāo)、時間表和成功要素傳達給**** 的高層主管。用一個例子來說明神州數(shù)碼是如何用項目管理程序來控制項目的良性運作的。神州數(shù)碼建議召開一周一次的項目組全體會議，會議的組織形式完全是按照“有效的會議” 提倡的方式予以實施，會議前會有詳盡的議程安排，如目的、時間、主持人、記錄者、預(yù)期收效、地點、與會人員、各人需做的準(zhǔn)備工作，議題；會議后有詳細的會議紀要，它在議程安排的基礎(chǔ)上還會有明細的會議結(jié)論，待跟蹤的工作清單、問題清單等。將帕雷托原理（Pareto Principle）應(yīng)用在項目管理上，我們可以作出這樣的結(jié)論：在項目進行的過程中，其中 20%的問題對項目整體13 / 51質(zhì)量的影響占 80%；它提示我們應(yīng)該將 80%的精力用在處理這 20%的問題上。在實際操作中，我們將任務(wù)分為三個等級，一般跟蹤級、問題列表級和嚴重問題級，每一個問題都有任務(wù)負責(zé)跟蹤的人員，預(yù)期完成日期，預(yù)期解決狀態(tài)等等，這種分級使得小組成員和領(lǐng)導(dǎo)小組成員能夠清楚地了解自己的職責(zé)，在壓力之下工作，得到超出預(yù)期的結(jié)果。所有的項目管理程序都有標(biāo)準(zhǔn)化的文檔進行支持，保證高質(zhì)量的記錄、跟蹤。? 技術(shù)環(huán)境的分析及規(guī)劃在項目的準(zhǔn)備階段，項目組必須決定對技術(shù)環(huán)境的需求，并同時做出規(guī)劃。同時需要規(guī)劃所有系統(tǒng)應(yīng)用的基本策略，如集團策略、版本策略和系統(tǒng)轉(zhuǎn)移策略等。實施 ERP 的技術(shù)要求涉及基礎(chǔ)設(shè)施（如局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)等）、服務(wù)器和客戶機等，這將在本文的其他部分加以論述。? 項目小組初步培訓(xùn)項目小組初步培訓(xùn)的對象是****的項目經(jīng)理、各功能小組領(lǐng)導(dǎo)人和關(guān)鍵用戶；如果****的高層有興趣，建議參加這個總體概覽培訓(xùn)。根據(jù) ERP 培訓(xùn)的特點（與具體業(yè)務(wù)結(jié)合性強、消化周期長等），神州數(shù)碼將在項目進行過程中穿插多個培訓(xùn)（課堂式培訓(xùn)和工作中的培訓(xùn)On_Job_Training）。本次培訓(xùn)的目標(biāo)是：讓參與者（1 ）了解 ERP 軟件的概況（ 2）了解 ERP 軟件的基本功能以及它們?nèi)绾闻c實際業(yè)務(wù)相對應(yīng)，（3 ）掌握 ERP 軟件的基本操作。鑒于 ERP 軟件一般都是比較龐大而且復(fù)雜的軟件，所以這次的培訓(xùn)也不可能幫助大家全部了解該 ERP 軟件。我們可以預(yù)見的是，在每個模塊歷時一周的培訓(xùn)之后，被培訓(xùn)者中必然會有人認為自己沒有完全消化培訓(xùn)的內(nèi)容；這是正常的現(xiàn)象。從項目整體角度來看，這是一種好現(xiàn)象，它說明參與培訓(xùn)的人以十分認真?zhèn)€的態(tài)度對待培訓(xùn)，沒有什么比這種態(tài)度更珍貴。14 / 51. 第二階段 :業(yè)務(wù)藍圖設(shè)計. 階段目的本階段的目標(biāo)是完成初始的項目計劃和項目的準(zhǔn)備。雖然每個 SAP 項目都有它獨特的目標(biāo)、實施范圍、實施步驟，但準(zhǔn)備階段中所做的事情能夠幫助我們定義、計劃那些最重要、最需要關(guān)注的事情。當(dāng)我們準(zhǔn)備實施 SAP 項目時，必須關(guān)注以下幾個問題：? 項目目標(biāo)明細化? 確定基本系統(tǒng)的范圍? 確定項目的詳細實施計劃? 業(yè)務(wù)需求的確認? 企業(yè)組織結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)流程的確定. 階段主要任務(wù)? 項目小組中級培訓(xùn)項目組成員在業(yè)務(wù)藍圖設(shè)計階段須提供現(xiàn)行和未來業(yè)務(wù)需求的信息和方向，并參與業(yè)務(wù)藍圖的設(shè)計，所以掌握一定的 ERP 軟件的知識和技能有助于提高藍圖設(shè)計質(zhì)量。中級培訓(xùn)是培養(yǎng)項目組成員對 ERP 標(biāo)準(zhǔn)流程了解的最佳途徑。? 建立系統(tǒng)技術(shù)環(huán)境按照項目準(zhǔn)備階段的技術(shù)環(huán)境的規(guī)劃，配合 IT 部門建立系統(tǒng)技術(shù)環(huán)境。考慮到基礎(chǔ)設(shè)施的建立、硬件和軟件的購買需要較長的提前期，建議****將這些工作提前到項目準(zhǔn)備階段或項目開始之前進行規(guī)劃。? 企業(yè)組織結(jié)構(gòu)確定ERP 實施過程中的一個重要的步驟，是將****的企業(yè)架構(gòu)和相關(guān)的需求用ERP 軟件的組織單元映射到系統(tǒng)中，便于利用系統(tǒng)對公司各級組織和個人進行管理，便于對相關(guān)對象的業(yè)績、成本、獲利能力等指標(biāo)進行分析研究。在將公司組織結(jié)構(gòu)映射到系統(tǒng)中之前，就必須對****組織結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化和確認，這要求****的高級主管人員不但應(yīng)該清楚公司現(xiàn)在的結(jié)構(gòu)特點，還應(yīng)該就未來三到五年企業(yè)發(fā)展的方向有一個總體的規(guī)劃。在這個過程中，神州數(shù)碼的顧問將提供必要的咨詢和幫助。首先，****的高級主管應(yīng)該清楚地解釋公司現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)以及設(shè)置該組織結(jié)構(gòu)的理由和設(shè)想，現(xiàn)有結(jié)構(gòu)的運作情況，是否能滿足公司現(xiàn)在及將來發(fā)展的要求。神州數(shù)碼顧問將根據(jù)實施項目的經(jīng)驗，ERP 軟件提供的管理思想及 ERP 系統(tǒng)提供的知識參考庫就**** 的組織結(jié)構(gòu)情況進行分析研究，并與****管理者一起進行交流和商榷，以****的現(xiàn)有業(yè)務(wù)需求為基礎(chǔ)，以 ****的發(fā)展規(guī)劃為指導(dǎo)，以15 / 51****的要求為條件，為****未來業(yè)務(wù)藍圖的組織結(jié)構(gòu)的規(guī)劃和確認提供參考意見。在對公司組織結(jié)構(gòu)進行規(guī)劃的過程中，神州數(shù)碼顧問會將初步確定的組織結(jié)構(gòu)深入到業(yè)務(wù)流程規(guī)劃和處理的深度，對組織結(jié)構(gòu)進行檢查和修改。比如在財務(wù)方面，顧問將通過與****財務(wù)人員的合作，了解將來財務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展方向，以及作為是否達到此目標(biāo)的衡量標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)****高層主管確認該組織結(jié)構(gòu)后，神州數(shù)碼的顧問將在下一階段負責(zé)將該組織結(jié)構(gòu)映射到系統(tǒng)中。? 企業(yè)業(yè)務(wù)流程確定在確定了組織結(jié)構(gòu)之后，就可以進行業(yè)務(wù)流程的設(shè)計重組或改進了。在這一步驟，需要對****的現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行分析重組，并將其業(yè)務(wù)需求映射成未來的ERP 系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，具體要做的任務(wù)有：? ****提供現(xiàn)有各項業(yè)務(wù)的處理流程；? 神州數(shù)碼顧問將根據(jù)知識庫中的業(yè)務(wù)流程庫和自己實施項目的經(jīng)驗，對****現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行分析和改進。? 開展業(yè)務(wù)流程研討會，明確****的需求。在對業(yè)務(wù)流程進行分析研討的過程中，會找出公司存在的問題，發(fā)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)的不合理，進而可能對組織結(jié)構(gòu)進行重新修改和規(guī)劃。? 結(jié)合 ERP 軟件的功能特點完成未來業(yè)務(wù)藍圖的討論稿；? 與相應(yīng)的部門討論并確定業(yè)務(wù)藍圖，取得管理層的簽字認可，并編寫相關(guān)業(yè)務(wù)流程圖。? 在流程確定的同時，下列需求也要得到確認：? 報表需求清單；? 界面需求清單；? 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換清單；? 增強功能清單。所有的這些將作為業(yè)務(wù)藍圖的成果，以雙方簽字認可的形式保存起來，作為下一階段（系統(tǒng)技術(shù)實現(xiàn)階段）工作和驗收的標(biāo)準(zhǔn)。在本階段，不可避免地遇到業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)實現(xiàn)功能的沖突。在初次做ERP 實施的環(huán)境下，為減少系統(tǒng)上線的風(fēng)險，盡可能采用系統(tǒng)功能，如果影響了主要業(yè)務(wù)流程，可采用二次開發(fā)的辦法進行彌補，但這要在考慮了功能范圍、技術(shù)可行性及時間等因素后方可開始工作。成功的保證是是盡可能多地采用ERP 軟件的標(biāo)準(zhǔn)功能或可提供的功能，并且做盡可能少的客戶化的修改來達到業(yè)務(wù)需求。建議以 ERP 軟件的功能為指導(dǎo)來制定標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程。16 / 51. 第三階段 :系統(tǒng)技術(shù)實現(xiàn). 階段目的? 逐步實現(xiàn)業(yè)務(wù)藍圖? 完整的系統(tǒng)測試清單準(zhǔn)備? 關(guān)鍵用戶對流程的確認. 階段主要任務(wù)? 項目小組高級培訓(xùn)本階段的培訓(xùn)內(nèi)容將主要是針對系統(tǒng)配置的培訓(xùn)，這將根據(jù)****日后采取的系統(tǒng)維護方式和采納的服務(wù)方式看是否需要進行較深程度的 IT 人員的培訓(xùn)。? 系統(tǒng)配置及確認本步驟使用藍圖設(shè)計的成果來完成系統(tǒng)的設(shè)置。本步驟結(jié)束時，系統(tǒng)的設(shè)置應(yīng)該基本完成，開發(fā)報表需求、接口和界面改變等所需的特殊開發(fā)內(nèi)容也應(yīng)基本完成。在原型設(shè)計中，作為基礎(chǔ)原型的業(yè)務(wù)流程草稿將被功能小組完善、檢查、文字化，并最后簽字確認。? 系統(tǒng)管理? 制定數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換策略? 開發(fā)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序、應(yīng)用接口程序、外掛或擴展程序、報表定義、格式定義任何一個系統(tǒng)的交付使用絕對不是一個簡單的交鑰匙的過程，因為，系統(tǒng)的培訓(xùn)、維護以及二次開發(fā)等都是必須解決的問題。從這個角度來說，必須對開發(fā)人員和系統(tǒng)管理人員進行開發(fā)和系統(tǒng)管理的培訓(xùn)。在具體培訓(xùn)的原則上，采用理論和實際相結(jié)合、技術(shù)和業(yè)務(wù)相結(jié)合的原則進行，通過實際參與項目實施的方法，帶出一支技術(shù)和業(yè)務(wù)過硬的開發(fā)和系統(tǒng)管理隊伍。具體方法包括：? 在系統(tǒng)實施的過程中，讓開發(fā)人員參與業(yè)務(wù)、流程的討論，逐漸熟悉業(yè)務(wù)和流程，這對開發(fā)和系統(tǒng)管理是非常有幫助的。? 針對開發(fā)過程中所需的技術(shù)等，進行系統(tǒng)的理論培訓(xùn)，并加強實際練習(xí)。除了在系統(tǒng)實施過程中，提供培訓(xùn)以外，在系統(tǒng)實施后，針對開發(fā)人員的要求和系統(tǒng)維護和二次開發(fā)的需要，繼續(xù)提供一系列的培訓(xùn)。? 在系統(tǒng)實施過程中出現(xiàn)開發(fā)方面的問題，讓開發(fā)人員和系統(tǒng)管理人員親自參與，通過實際開發(fā)，能很快地掌握系統(tǒng)在開發(fā)和管理方面的技術(shù)、流程和原則等。17 / 51任何一個系統(tǒng)的二次開發(fā)工具一般盡量采用系統(tǒng)自身提供的開發(fā)工具， 這樣對系統(tǒng)的集成性和系統(tǒng)的性能等方面都是有好處的。而作為 SAP 的 ERP 系統(tǒng)R3 來說，該系統(tǒng)是在統(tǒng)一的開發(fā)工作臺上利用 ABAP 開發(fā)語言開發(fā)的。當(dāng)安裝完系統(tǒng)后，該開發(fā)工作臺就已經(jīng)安裝好了，而不需再單獨安裝。同時，該開發(fā)工作臺和開發(fā)語言是完全對外開放的，用戶完全可以利用該工作臺查看和修改系統(tǒng)用 ABAP 語言編寫的源代碼，并且，還可以根據(jù)用戶需要在該工作臺上用 ABAP語言編寫報表以及自己的功能模塊，并與原系統(tǒng)緊密集成。由于每個企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、企業(yè)文化等方面都有很大的不同，以致對系統(tǒng)的需求也就有很大的不同。因此，任何一個 ERP 系統(tǒng)都不可能不經(jīng)過二次開發(fā)就完全滿足企業(yè)目前和將來的需要。為了能最大限度地滿足企業(yè)目前和將來的需求，就必須根據(jù)建立的生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)規(guī)范，對比系統(tǒng)的現(xiàn)有功能，分清需開發(fā)的類別和相應(yīng)的輕、重、緩、急，以及所需的資源等，并在此基礎(chǔ)上制定出詳細的開發(fā)計劃。這樣才能保證在時間和資源有限的情況下，不影響系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)上，盡快實現(xiàn)二次開發(fā)的功能。做好開發(fā)計劃，首先需要分清開發(fā)的類別，這大致可以分為三類：1． 改正性開發(fā)：這類開發(fā)往往是由于系統(tǒng)提供的原有功能有 BUG 或根本無法滿足實際業(yè)務(wù)需要，以致系統(tǒng)無法在該功能塊上的正常運轉(zhuǎn)。這類開發(fā)往往比較急迫，同時，需要修改源程序，開發(fā)難度也比較大，有時需要系統(tǒng)提供商的支持。2． 完善性開發(fā)：這類開發(fā)是系統(tǒng)提供的原有功能大部分能滿足用戶的需求，基本業(yè)務(wù)也能通過系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)