【文章內(nèi)容簡介】 ． 5— 9． 5 是根據(jù)國家檔案局制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA／ T 11 一 1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關(guān)規(guī)定確定的。 這項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，存檔時間在 200 年以上的一般耐久紙，其用紙的 pH 值應(yīng)為 7． 5— 9． 5。出于公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項指標(biāo)加以規(guī)定。 5 公文用紙幅面及版面尺寸 5． 1 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用 GB／ T 148 中規(guī)定的A4 型紙，其成品幅面尺寸為： 210mm179。297mm ，尺寸的允許偏差見 GB／ T 148。 5． 2 公文頁邊與版心足寸 公文用紙?zhí)祛^ (上白邊 )為： 37mm177。lmm 公文用紙訂口 (左白邊 )為： 28mm177。1mm 14 版心尺寸為： 156mm179。225mm( 不含頁碼 ) 本標(biāo)準(zhǔn)改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的 16 開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標(biāo)準(zhǔn)紙型 A4型。作出這項規(guī)定應(yīng)該說是在進(jìn)行大量調(diào)查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應(yīng)工業(yè)系統(tǒng)產(chǎn)生何種影響作調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上得出的。 作出這項重大改變主要是基于以下三方面的考慮： (1)采用國際標(biāo) 準(zhǔn)已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢 國際標(biāo)準(zhǔn)化組織 (ISO)早在 1975 年就制定了書寫紙 (書寫用紙即日常的辦公用紙 )的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，即 ISO 262： 1975，其主要內(nèi)容就是規(guī)定了書寫用紙的規(guī)格為 A4 型 (2l0mm179。297mm) 。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。目前常用的復(fù)印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以 A4型標(biāo)準(zhǔn)作為基本紙型的。 鑒于 A4型紙是國際標(biāo)準(zhǔn)的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應(yīng)用，其公文用紙大多是采用 A4型紙。國際會議也無一不是采用 A4 型紙作為會議文件用紙。在修訂該標(biāo)準(zhǔn)的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進(jìn)行了調(diào)查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用 A4型紙作為公文用紙。 (2)我國已基本具備采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型公文用紙的條件 我國在 1987 年和 1988 年分別等效 ISO 6716 和 ISO 216 制定了我國國家標(biāo)準(zhǔn) GB／ T 788 和 GB／ T 148。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標(biāo)準(zhǔn)中，還規(guī)定了我國自己的標(biāo)準(zhǔn) 16 開型。隨著國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型的普及，各國普遍將 A4 型紙作為公文用紙和書寫用紙，同 時各種辦公自動化設(shè)備具備處理 A4型紙的功能，使 A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜志用紙已是大勢所趨。為此 GB／ T 148 和 GB／ T 788 已作了修訂，明確規(guī)定國際標(biāo)準(zhǔn) A 系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型，使我國公文用紙與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌奠定了基礎(chǔ)。 (3)淘汰 16 開型紙的必要性及基本條件分析 長期以來，我國在公文用紙方面一直沿用 16 開型。這種紙型標(biāo)準(zhǔn)實際是日本早期用的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)今日本已不再使用該種紙型。 15 用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進(jìn)行公 文交往。 16 開型紙作為公文用紙還有一個弊端是其本身無統(tǒng)一規(guī)格，還有用 B5型紙與 l 6開型紙混用的。紙型規(guī)格的不一，導(dǎo)致有的政府文件的前后頁大小不一，公文質(zhì)量受到影響，也不嚴(yán)肅。而國際標(biāo)準(zhǔn) A4型規(guī)格比較嚴(yán)格，無論在哪里買到的 A 4 型紙其誤差不會超過 lmm，可保證文件用紙紙型的統(tǒng)一。因此淘汰 l 6 開型公文用紙紙型，采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型作為公文用紙是十分必要的。 將公文用紙由 l 6 開型改為國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型，是我國公文用紙的一場革命性轉(zhuǎn)變。從目前了解到的情況看，我國的印刷設(shè)備制造企業(yè)已完全能夠生產(chǎn)制造符合國際標(biāo)準(zhǔn) A 系列 的印刷設(shè)備，并將逐步淘汰舊式生產(chǎn)設(shè)備。而且目前使用中的復(fù)印機、打印機、輕印刷機，絕大部分都是以 A4型作為基本紙型，很多政府部門的文印設(shè)備也逐步進(jìn)行了更新，可以印制 A4型公文。 目前，淘汰 16 開型紙，采用 A4 型紙作為公文用紙的時機已經(jīng)基本成熟。所以在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)中都明確規(guī)定公文用紙規(guī)格一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型。 6 公文中圖文的顏色 未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。 公文在一般情況下，除了發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、眉首的反線和發(fā)文機關(guān)印章為紅色外，其 余部分均為黑色。為避免在本標(biāo)準(zhǔn)后面各章條的敘述重復(fù)，在此作總體規(guī)定。 7 排版規(guī)格與印制裝訂要求 7． 1 排版規(guī)格 正文用 3 號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用 3 號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排 22 行，每行排 28 個字。 7． 2 制版要求 版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過 lmm。 7． 3 印刷要求 16 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過 2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BLl00％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。 7． 4 裝訂要 求 公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過 4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?l／ 4 處，允許誤差177。4mm 。平訂釘鋸與書脊間的距離為 3mm 一 5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差177。lmm ，四角成 90 度，無毛茬或缺損。 長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。因此一些公文在印制和裝訂時由于不知道或不清楚有哪些統(tǒng)一要求，使得公文印制和裝訂不規(guī)范，質(zhì)量差，也不嚴(yán)肅。所以在修訂標(biāo)準(zhǔn)時將公文印制和裝 訂的要求規(guī)定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的。 (1)在標(biāo)準(zhǔn)中給出排版規(guī)格是保證公文行數(shù)和字?jǐn)?shù)的統(tǒng)一。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問題而采取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁時，就需要調(diào)整某一面的字?jǐn)?shù)和行數(shù)， 以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。這種情況就屬特殊情況。所以在標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的一般情況是相對特殊情況而言的。 (2)在標(biāo)準(zhǔn)中給出制版要求，是保證采用制版印制公文的部門在制版過程中 能夠有一可操作的規(guī)定，以保證公文印制質(zhì)量，減少不合格公文的出現(xiàn)。 (3)在標(biāo)準(zhǔn)中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質(zhì)量控制。關(guān)于印刷制品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是有很多指標(biāo)的，在此標(biāo)準(zhǔn)中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術(shù)指標(biāo)；這些指標(biāo)只要認(rèn)真對待是很容易實現(xiàn)的。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達(dá)到一致，在標(biāo)準(zhǔn)中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標(biāo)，只要按標(biāo)準(zhǔn)中給出的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。 17 (4)在標(biāo)準(zhǔn)中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。由于公文的特殊作 用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。在我們的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些公文在裝訂時不規(guī)范，散頁明訂的現(xiàn)象普遍，壞釘現(xiàn)象時有發(fā)生，釘鋸的釘位也很不規(guī)范，因而導(dǎo)致公文掉頁現(xiàn)象出現(xiàn)，直接影響公文的完整性。本標(biāo)準(zhǔn)將公文的裝訂要求加以規(guī)定，就是對形成公文的最后一道工序嚴(yán)格把關(guān)，以保證公文的質(zhì)量。 8 公文中各要素標(biāo)識規(guī)則 本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。 置于公文首頁紅色反線 (寬度同版心，即 156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線 (不含 )以下至主題詞 (不含 )之間的 各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。 本標(biāo)準(zhǔn)將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實踐經(jīng)驗的同志的建議而確定的。其中 “ 眉首 ” 、 “ 版記 ” 兩個概念在公文印制行業(yè)已多年使用， “ 主體 ” 是本標(biāo)準(zhǔn)提出的新概念。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標(biāo)準(zhǔn)對眉首所合各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計文件的 “ 紅頭 ” 部分 (具體設(shè)計方法后文介紹 )。 主體的特點是位置經(jīng)常變動，依公文內(nèi)容的長短而定。由 于公文實質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱之為 “ 主體 ” 有其道理。 版記的特點是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個位于哪一面的問題； 如果公文有附件，版記還有一個是放在正文后還是放在附件之后的問題。因此版記有必要作為一個單獨部分加以敘述。 用一個形象的比喻，眉首可稱之為公文的 “ 頭 ” ，主體稱之為公文的 “ 身 ” ，版記稱之為公文的 “ 腳 ” 。把公文各要素分為 “ 頭 ” 、 “ 身 ” 、 “ 腳 ” 三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對其進(jìn)行 “ 解剖 ” ，掌握其區(qū)別。這是本標(biāo)準(zhǔn)對公文結(jié)構(gòu)劃分提出的 新觀點，也是本標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上的最大特點。 8． 1 眉首 18 8． 1． 1 公文份數(shù)序號 公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第 l 行。 并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號?！掇k法》規(guī)定帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。如果發(fā)文機關(guān)認(rèn)為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號，如國務(wù)院文件都編有份數(shù)序號。 編份數(shù)序號的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數(shù)序號掌握其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機關(guān)根 據(jù)份數(shù)序號可以掌握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機關(guān)在發(fā)文和收文機關(guān)在收文時，都要登記份數(shù)序號。 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定編制份數(shù)序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對編幾位未作規(guī)定。 一般來說，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位，但至少應(yīng)不少于兩位，即 “1” 編為 “01” ，如果單編 “l(fā)” ，會使人不知其意，以為是誤印上去的。對份數(shù)序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機夫可自行掌握。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定份數(shù)序號的位置在版心左上角頂格第 1 行。 8． 1． 2 秘密等級和保密期限 如需標(biāo)識秘密等級，用 3 號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 l 行，兩字之間空 l 字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用 3 號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 l 行，秘密等級和保密期限之間用 “★” 隔開。 秘密等級是標(biāo)識公文保密程度的一種標(biāo)志。根據(jù)《辦法》的 規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國家秘密及其密級具體范圍 的規(guī)定分別標(biāo)明 “ 絕密 ” 、 “ 機密 ” 和 “ 秘密 ” 。 “ 絕密 ” 是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害； “ 機密 ” 是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害； “ 秘密 ” 是一般的 國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識公文的秘密等級。 19 保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的說明。如公文針發(fā) 單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度后 標(biāo)注保密期限，在秘密等級和保密期限間用 “★” 隔開。如：絕 密 ★3 個月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為 3 個月， 過期即可解密。在此需要說明的是，如不標(biāo)識保密期限，秘密等 級兩字之間應(yīng)空 l 字距離，如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空 l 字距離，以使該字段不致過長。 8． 1． 3 緊急程度 如需標(biāo)識緊急程度，用 3 號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 1 行，兩字之間空 1 字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第 1 行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第 2 行。 緊急程度是對公文送達(dá)時限的要求。根據(jù)《辦法》規(guī)定，緊 急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明 “ 特急 ” 、 “ 急件 ” 。具體 “ 特急 ” 和 “ 急件 ” 的時間要求是多少，由各地行政機關(guān)主管自行確定。在標(biāo)準(zhǔn)中只規(guī)定緊急程度的標(biāo)識位置是居于版心右上角頂格第 l行。 如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標(biāo)識時，按照秘密等級 在上、 緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。 8． 1． 4 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識 由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加 “ 文件 ” 組成；對一些特 定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。友文機關(guān)標(biāo)識上 邊緣至版心上邊緣為 25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為 80mm。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上空 2 行向下依次標(biāo)識 (見圖三 )。 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于 22mm179。15mm( 高179。 寬 )。 20 聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前， “ 文件 ” 二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下