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正文內(nèi)容

公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)(編輯修改稿)

2024-11-15 12:37 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm;無壞釘、漏釘、重釘,釘腳平伏牢固;后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差177。lmm,四角成90度,無毛茬或缺損。長期以來,我們的公文缺乏一個(gè)較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。因此一些公文在印制和裝訂時(shí)由于不知道或不清楚有哪些統(tǒng)一要求,使得公文印制和裝訂不規(guī)范,質(zhì)量差,也不嚴(yán)肅。所以在修訂標(biāo)準(zhǔn)時(shí)將公文印制和裝訂的要求規(guī)定下來,主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的。(1)在標(biāo)準(zhǔn)中給出排版規(guī)格是保證公文行數(shù)和字?jǐn)?shù)的統(tǒng)一。此規(guī)定,是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問題而采取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下,應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁時(shí),就需要調(diào)整某一面的字?jǐn)?shù)和行數(shù),以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。這種情況就屬特殊情況。所以在標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的一般情況是相對特殊情況而言的。(2)在標(biāo)準(zhǔn)中給出制版要求,是保證采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規(guī)定,以保證公文印制質(zhì)量,減少不合格公文的出現(xiàn)。(3)在標(biāo)準(zhǔn)中給出印刷要求,是保證公文在印刷過程中的質(zhì)量控制。關(guān)于印刷制品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是有很多指標(biāo)的,在此標(biāo)準(zhǔn)中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術(shù)指標(biāo);這些指標(biāo)只要認(rèn)真對待是很容易實(shí)現(xiàn)的。值得提出的是,為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達(dá)到一致,在標(biāo)準(zhǔn)中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標(biāo),只要按標(biāo)準(zhǔn)中給出的油墨色譜來印制公文,就可以基本保證公文的顏色的相對一致。(4)在標(biāo)準(zhǔn)中給出裝訂要求,是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。由于公文的特殊作用和為保證公文的長期保存,對公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。在我們的調(diào)查中發(fā)現(xiàn),一些公文在裝訂時(shí)不規(guī)范,散頁明訂的現(xiàn)象普遍,壞釘現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,釘鋸的釘位也很不規(guī)范,因而導(dǎo)致公文掉頁現(xiàn)象出現(xiàn),直接影響公文的完整性。本標(biāo)準(zhǔn)將公文的裝訂要求加以規(guī)定,就是對形成公文的最后一道工序嚴(yán)格把關(guān),以保證公文的質(zhì)量。公文中各要素標(biāo)識規(guī)則本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心,即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。本標(biāo)準(zhǔn)將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分,是采用了具有多年從事公文處理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的同志的建議而確定的。其中“眉首”、“版記”兩個(gè)概念在公文印制行業(yè)已多年使用,“主體”是本標(biāo)準(zhǔn)提出的新概念。之所以這樣劃分,是為敘述方便,更重要的是這三個(gè)部分各有其特點(diǎn),具有相對的獨(dú)立性,界限比較明顯。眉首的特點(diǎn)是位置相對固定,掌握了本標(biāo)準(zhǔn)對眉首所合各要素位置的規(guī)定,就可以設(shè)計(jì)文件的“紅頭”部分(具體設(shè)計(jì)方法后文介紹)。主體的特點(diǎn)是位置經(jīng)常變動(dòng),依公文內(nèi)容的長短而定。由于公文實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分,稱之為“主體”有其道理。版記的特點(diǎn)是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定公文要雙面印刷,版記的位置有一個(gè)位于哪一面的問題;如果公文有附件,版記還有一個(gè)是放在正文后還是放在附件之后的問題。因此版記有必要作為一個(gè)單獨(dú)部分加以敘述。用一個(gè)形象的比喻,眉首可稱之為公文的“頭”,主體稱之為公文的“身”,版記稱之為公文的“腳”。把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分,既便于從總體上掌握其聯(lián)系,又便于對其進(jìn)行“解剖”,掌握其區(qū)別。這是本標(biāo)準(zhǔn)對公文結(jié)構(gòu)劃分提出的新觀點(diǎn),也是本標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上的最大特點(diǎn)。8.1 眉首8.1.1 公文份數(shù)序號公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號,用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第l行。并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號?!掇k法》規(guī)定帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。如果發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要,也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號,如國務(wù)院文件都編有份數(shù)序號。編份數(shù)序號的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時(shí)候,就可以對照份數(shù)序號掌握其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)份數(shù)序號可以掌握每一份公文的去向。因此,發(fā)文機(jī)關(guān)在發(fā)文和收文機(jī)關(guān)在收文時(shí),都要登記份數(shù)序號。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定編制份數(shù)序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼,對編幾位未作規(guī)定。一般來說,應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位,但至少應(yīng)不少于兩位,即“1”編為“01”,如果單編“l(fā)”,會(huì)使人不知其意,以為是誤印上去的。對份數(shù)序號,有的是用印號機(jī)手工在成文上加蓋,有的印刷設(shè)備帶有印號功能,可以與成文同時(shí)印刷,對此本標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定,公文印發(fā)機(jī)夫可自行掌握。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定份數(shù)序號的位置在版心左上角頂格第1行。8.1.2 秘密等級和保密期限如需標(biāo)識秘密等級,用3號黑體字,頂格標(biāo)識在版心右上角第l行,兩字之間空l字;如需同時(shí)標(biāo)識秘密等級和保密期限,用3號黑體字,頂格標(biāo)識在版心右上角第l行,秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。秘密等級是標(biāo)識公文保密程度的一種標(biāo)志。根據(jù)《辦法》的規(guī)定,涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”。“絕密”是最重要的國家秘密,泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;“機(jī)密”是重要的國家秘密,泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害;“秘密”是一般的國家秘密,泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機(jī)關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識公文的秘密等級。保密期限是對公文密級的時(shí)效加以規(guī)定的說明。如公文針發(fā)單位能夠知道保密期限,可按照國家保密局的要求在密級程度后標(biāo)注保密期限,在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。如:絕密★3個(gè)月,意味著該公文屬于絕密等級,保密的期限為3個(gè)月,過期即可解密。在此需要說明的是,如不標(biāo)識保密期限,秘密等級兩字之間應(yīng)空l字距離,如需標(biāo)注保密期限,則秘密等級的兩字間則不空l字距離,以使該字段不致過長。8.1.3 緊急程度如需標(biāo)識緊急程度,用3號黑體字,頂格標(biāo)識在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。緊急程度是對公文送達(dá)時(shí)限的要求。根據(jù)《辦法》規(guī)定,緊 急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時(shí)間要求是多少,由各地行政機(jī)關(guān)主管自行確定。在標(biāo)準(zhǔn)中只規(guī)定緊急程度的標(biāo)識位置是居于版心右上角頂格第l行。如果遇到秘密等級和緊急程度需同時(shí)標(biāo)識時(shí),按照秘密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。8.1.4 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成;對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。友文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報(bào)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度,可在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上空2行向下依次標(biāo)識(見圖三)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字,用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定,但一般應(yīng)小于22mm15mm(高寬)。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前,“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè),上下居中排布;如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多,必須保證公文首頁顯示正文。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成的。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級機(jī)關(guān)規(guī)定。有一些特定的公文在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后面不加“文件”二字,如國務(wù)院就有“國務(wù)院任免通知”紅頭形式,本標(biāo)準(zhǔn)給這類“紅頭”留了余地,未規(guī)定一律要加“文件”二字,但只限于特定的公文。一般來說,行政機(jī)關(guān)的重要公文特別是上報(bào)的公文均應(yīng)加 “文件”二字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的字體,本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字,是因?yàn)樾?biāo)宋體字顯得莊重,其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術(shù)的成分,應(yīng)該說不適于標(biāo)識具有執(zhí)法職能的國家行政機(jī)關(guān)的公文。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的字號,本標(biāo)準(zhǔn)以22mm15mm為高限,現(xiàn)行“國務(wù)院文件”的字號即是22mm15mm。本標(biāo)準(zhǔn)以此為高限,就是要求除“國務(wù)院文件”以外,其他各級行政機(jī)關(guān)標(biāo)識的字號要小于“國務(wù)院文件”,以顯示國務(wù)院作為最高國家行政機(jī)關(guān)的地位,具體字號各行政機(jī)關(guān)可根據(jù)機(jī)關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來定。關(guān)于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的位置,本標(biāo)準(zhǔn)提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm,也就是留出25mm(約2行)位置用于標(biāo)識上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。要注意,即使上述3項(xiàng)要素均不需要標(biāo)識,也要留出這段空白,也就是說,在設(shè)計(jì)文件紅頭時(shí),發(fā)文機(jī)關(guān)位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭37mm十25mm=62mm的距離。第二種僅限于上行文,凡上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm,即要留出80mm一25mm=55mm的空白供上級機(jī)關(guān)批示文件用,也就是說上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm=117mm。各行政機(jī)關(guān)在設(shè)計(jì)文件“紅頭”時(shí),兩種形式均應(yīng)具備,即平行文或下行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識距上頁邊為62mm,上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識距上頁邊為117mm。關(guān)于聯(lián)合行文,本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“文件”兩字居于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 右側(cè)上下居中。本標(biāo)準(zhǔn)還特別提出“文件首頁必須顯示正文”這一明確要求。如果聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)過多(我們曾發(fā)現(xiàn)過有14家聯(lián)合行文),就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況,而公文如果首頁沒有正文,使人一看首頁還不知道文件內(nèi)容是什么,是極不嚴(yán)肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文,發(fā)文機(jī)關(guān)過多只能擠發(fā)文機(jī)關(guān),不能擠正文,可將發(fā)文機(jī)關(guān)字號縮小,行距縮小,直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發(fā)文字號、主送機(jī)關(guān)、標(biāo)題以及最少一行正文的位置)。8,1.5 發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識;年份應(yīng)標(biāo)全稱,用六角括號“〔]”括入;序號不編虛位(即1不編為O01),不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成。機(jī)關(guān)代字一般由兩個(gè)層次組成。第一個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字,第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機(jī)關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財(cái)”等,“鐵”代鐵道部,“辦”、“財(cái)”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財(cái)務(wù)部門。讀懂機(jī)關(guān)代字很重要,特別是知道了文件的主辦部門是誰,可以比較準(zhǔn)確地對文件進(jìn)行分辦、查詢和保存歸檔。有的機(jī)關(guān)代字還包合其他的層次,如國務(wù)院發(fā)文的機(jī)關(guān)代字有“國發(fā)”、“國函”,“國”代國務(wù)院,而“發(fā)”和“函”則代“國務(wù)院文件”和“國務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。有的文件機(jī)關(guān)代字有七八個(gè)、十幾個(gè)字之多,可能各有所代的層次,但盡量以簡化為好。年份要用全稱,不應(yīng)簡化,如“87”、“93”等均屬標(biāo)識不正確。年份應(yīng)用六角括號“〔〕”括起。注意六角括號不是數(shù)學(xué)公式的中括號,因?yàn)楫?dāng)引用公文時(shí),標(biāo)題后面的發(fā)文字號要用圓括號“()”括起,如果年份用中括號括起,就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。因此稱之為“六角括號”是基于與數(shù)學(xué)的中括號相區(qū)別。另外,二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起,今后也要按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定使用六角括號。序號是發(fā)文的流水號。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編,即是哪個(gè)部門主辦的,只要是同一發(fā)文形式,就要統(tǒng)一按順序編號。有的機(jī)關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號,是一種較繁瑣的辦法。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定序號不編虛位,不加“第”(有的單位加“字”)等虛字,主要是講究實(shí)用,盡量減少公文的字?jǐn)?shù)。發(fā)文字號的位置,本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行,規(guī)定在發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線,這樣就明確了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識與紅色反線之間的距離是3行位置,發(fā)文字號應(yīng)標(biāo)在第3行,并且不要緊貼紅色反線,空出約4mm的距離(實(shí)際掌握只要不貼紅色反線即可)。發(fā)文字號應(yīng)居中。8,1.6 簽發(fā)人上報(bào)的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字,簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號,冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人,主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行,其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排,下移紅色反線,應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。簽發(fā)人標(biāo)識僅是在上報(bào)的公文中才出現(xiàn)。在上報(bào)的公文中標(biāo)識簽發(fā)人姓名,主要目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報(bào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)。因此上報(bào)的公文需要標(biāo)注簽發(fā)人。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)平行排列于發(fā)文字號右側(cè),也就是要和發(fā)文字號同處在第3行,不過此時(shí)發(fā)文字號便不要居中了,要居左空1字,簽發(fā)人則右空1字,這樣排列起來對稱、美觀。還要注意“簽發(fā)人(會(huì)簽人)”三字用仿宋體,簽發(fā)人(會(huì)簽人)姓名用楷體。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人(會(huì)簽人)的姓名突出、醒目。如果有多個(gè)簽發(fā)人,或者有的文件按規(guī)定還需要標(biāo)注會(huì)簽人,這時(shí)的標(biāo)識方法是,發(fā)文字號應(yīng)始終放在紅色反線之上的最后一行,文件主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最上面的位置;其他簽發(fā)人或會(huì)簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的順序排列,最后的簽發(fā)人或會(huì)簽人要與發(fā)文字號同處一行平行排列;如果3行位置放不下,將紅色反線下移,但排列順序和原則不變,發(fā)文字號居左空1字和簽發(fā)人.姓名居右空l字的要求不變。8,2 主體8.2.1 公文標(biāo)題紅色反線下空2行,用2號小標(biāo)宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時(shí),要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當(dāng)。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文標(biāo)題在紅色反線之下空2行標(biāo)識,居中排布。應(yīng)該說,在目前普遍使用電子設(shè)備打印公文的情況下,居中排列不難做到,按“居中”鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時(shí)不把完整的詞拆開,則需要?jiǎng)有┠X筋。在特殊情況下可以在不違背標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定原則的前提下適當(dāng)變通。例如,本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文首頁必須顯示正文,這就是原則,任何情況下不能違反。在不違反這個(gè)原則的情況下,必要時(shí)可作適當(dāng)變通,如前所述發(fā)文機(jī)關(guān)多、簽發(fā)人會(huì)簽人多,本節(jié)所講的標(biāo)題長以及下面講到的主送機(jī)關(guān)多,都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規(guī)定,如發(fā)文機(jī)關(guān)多但主辦機(jī)關(guān)排列在前是基本規(guī)定,簽發(fā)人或會(huì)簽人多但最后一個(gè)簽發(fā)人或會(huì)簽人要與發(fā)文字號
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