【文章內(nèi)容簡介】 揮領(lǐng)導職能，提供綜合服務(wù)和輔助的參謀助手。 從上述秘書工作體制發(fā)展變化的沿革可以看出，秘書與領(lǐng)導主輔配合的方式、秘書工作的內(nèi)容、秘書工作的范圍等，都是與社會生產(chǎn)力發(fā)展水平相適應(yīng)的，隨著社會的發(fā)展而發(fā)展的。 秘書工作體制與社會生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)規(guī)律揭示了不同的社會生產(chǎn)力狀況下有不同的領(lǐng)導體制，不同的領(lǐng)導體制要求有與之相匹配的不同的近身綜合輔助的秘書工作體制。當社會生產(chǎn)力發(fā)展促進作為上層建筑的管理和領(lǐng)導體制發(fā)生變化時，秘書工作體必然隨之發(fā)展和變化。在社會生產(chǎn)力發(fā)展的推動下，新的管理和領(lǐng)導體制的產(chǎn)生，舊的管理和領(lǐng)導體制的消亡，必然引出新的秘書工作體制產(chǎn)生，舊的秘書工作體制的消亡。在秘書工作體制發(fā)展變化中，秘書與領(lǐng)導主輔配合的形式、作用、綜合輔助的方式、范圍、內(nèi)容等均必然有所發(fā)展和變化。 2．秘書工作職業(yè)化發(fā)展與社會分工狀況相適應(yīng)的規(guī)律 秘書工作職業(yè)化發(fā)展與社會分工狀況相適應(yīng)的規(guī)律，和秘書工作體制與社會生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)的規(guī)律，是有著緊密聯(lián)系的。后者對前者起著決定作用。不同的歷史發(fā)展階段有著不同的生產(chǎn)力狀況，有著不同的社會分工狀況，有著不同的領(lǐng)導工作和秘書工作體制，秘書工作職業(yè)化的程度也有所不同。 秘書工作職業(yè)化發(fā)展與社會分工狀況相適應(yīng)規(guī)律揭示了人類社會分工越充分，秘書工作職業(yè)化程度越高，秘書工作所涉及的領(lǐng)域越廣泛，而且，隨著社會分工的細化，秘書職業(yè)內(nèi)也出現(xiàn)了越來越細致的分工。 社會分工的發(fā)展，是生產(chǎn)力發(fā)展、社會進步的重要標志。秘書工作職業(yè)化發(fā)展，是社會進步和發(fā)展的組成部分。在奴隸社會，社會只有初步分工。作為領(lǐng)導者體現(xiàn)“天意”的國王，與解釋“天意”的“巫”“史”秘書性人員，雖有主輔之分，但“巫”“史”通過“解釋天意”，對國王具有較大的影響力和制約力，既有主輔關(guān)系，又有制約關(guān)系，而且，“巫”“史”集近身綜合輔助、主持宗教事務(wù)、歷史記錄、歷法、科技文化等事務(wù)于一身，這是當時社會分工尚不充分的體。到了農(nóng)業(yè)、畜牧業(yè)、手工業(yè)等有了明晰分工的封建社會，秘書性官吏與君主之間，就只有主輔從屬關(guān)系沒有制約關(guān)系了，就成為了“君要臣死臣不敢不死”的絕對服從。秘書性官吏只有在服從君主需要的前提下，發(fā)揮參謀助手作用，提供綜合輔助。這時的秘書性官吏與宗教、科技文化人士的職能有了明確的分工。但是，秘書性官吏對君主是輔助者，對下屬又是領(lǐng)導者，手中執(zhí)掌著一定的權(quán)力，秘書與官吏并沒有明確分開，秘書性官吏是封建農(nóng)業(yè)社會的社會分工狀態(tài)下的產(chǎn)物。在以大機器生產(chǎn)為重要標志，工、農(nóng)、商、科技、教育、金融、司法等各業(yè)社會分工比較充分的近現(xiàn)代社會，即資本主義社會和社會主義社會，才有了職業(yè)化的秘書，政權(quán)體系以外的各社會領(lǐng)域的秘書工作也逐步得到了發(fā)展。中國半封建半殖民地的近現(xiàn)代社會中，雖生產(chǎn)力不發(fā)達，仍處于社會分工不充分的農(nóng) 業(yè)社會，但也有了少量大機器生產(chǎn)，民族工商業(yè)及其他各行業(yè)在艱難的條件下，也已萌生并緩慢地發(fā)展，因此也出現(xiàn)了少量的職業(yè)秘書。 隨著當代社會生產(chǎn)力突飛猛進地發(fā)展，社會分工越來越細，秘書工作職業(yè)化也得到了長足發(fā)展。秘書工作已成為從業(yè)人數(shù)眾 多，遍及社會生活各個領(lǐng)域的社會職業(yè)。這個社會職業(yè)，有特定的從業(yè)要求、特定的工作內(nèi)容、專門的職業(yè)教育體系和專門的職業(yè)管理規(guī)范。秘書社會職業(yè)出現(xiàn)了向不同行業(yè)、不同層次、不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域、不同崗位的分工發(fā)展。這是當代社會分工細化在秘書工作職業(yè)化發(fā)展中的體現(xiàn)。 在歷史發(fā)展實踐中，秘書機構(gòu)的職能在不斷地演變。秘書工 作機構(gòu)職能與領(lǐng)導權(quán)力分配體制相適應(yīng)的規(guī)律，是由秘書工作體制與社會生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)的規(guī)律所決定的，并與秘書工作職業(yè)化發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。在不同的社會生產(chǎn)力發(fā)展狀況條件下，有不同的領(lǐng)導體制及權(quán)力分配體制，也就有不同的秘書工作體制和秘書機構(gòu)職能。秘書機構(gòu)職能與領(lǐng)導權(quán)力分配體制相適應(yīng)的規(guī)律，揭示了不 同的領(lǐng)導權(quán)力分配體制，決定秘書機構(gòu)的職能及影響力的強度和 范圍；秘書機構(gòu)職能及影響力不得超越對領(lǐng)導從屬和輔助的限度，更不能侵越領(lǐng)導權(quán)力和職能地位。當領(lǐng)導權(quán)力分配體制發(fā)生變化時，秘書機構(gòu)的職能及影響力也必然隨之變化。 在我國秘書工作發(fā)展史上，周朝已有成型的太史寮作為外朝 秘書性機構(gòu)，并在王宮內(nèi)設(shè)置秘書性官吏。秦統(tǒng)一后，由丞相府和御史府分理中央政府的主要秘書工作。漢以尚書臺取代丞相府。曹魏以中書省取代尚書臺。晉設(shè)門下省分中書省之權(quán)。經(jīng)南北朝的演變，隋設(shè)中書省(內(nèi)史省)、門下省、尚書省三省相互配合相互制約處理中央政權(quán)主要秘書事務(wù)。唐宋承繼隋制，仍設(shè)三省，并在皇宮內(nèi)另設(shè)翰林學士院作為皇帝的機要秘書機構(gòu)。元只設(shè)中書省，另以蒙古翰林院為皇帝的機要秘書機構(gòu)。明廢相制，設(shè)內(nèi)閣、六科、通政司、司禮監(jiān)分理秘書事務(wù)。清初承明制，康熙一度以南書房、軍機處為皇帝的機要秘書處，以削內(nèi)閣之權(quán)；雍正、乾隆后，以軍機處替代內(nèi)閣，成為最重要的秘書機構(gòu)。雍正還增設(shè)奏事處，以收受密奏。 從上述變化中可見，新設(shè)的秘書機構(gòu)不斷地取代原有的主要 秘書機構(gòu)，新設(shè)的秘書機構(gòu)運轉(zhuǎn)一定時期后，職權(quán)由弱到強，不斷膨脹；職位和影響不斷上升，由中低級官吏組成的辦事機構(gòu)變?yōu)闄?quán)臣把持的政權(quán)中樞機構(gòu)，到了最高統(tǒng)治者認為危及到皇權(quán)或侵越皇權(quán)時，就要削其職權(quán)，讓職位較低的親近官吏組成新的秘書機構(gòu)取代。這樣不斷地新立、權(quán)力膨脹、削弱、解體，往復出現(xiàn)“膨脹回位”現(xiàn)象，是官吏性秘書時代秘書機構(gòu)職能變化的顯著特征。它是由君主與官吏性秘書機構(gòu)主輔配合權(quán)力分配體系中固有的矛盾決定的。 在現(xiàn)代秘書工作中，領(lǐng)導者與秘書機構(gòu)的主輔配合在新的權(quán) 力分配體制中構(gòu)建。領(lǐng)導者受領(lǐng)導集權(quán)的支持和制約，擁有法定 的權(quán)力和相應(yīng)的責任；秘書機構(gòu)和秘書只是領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導人的 辦事機構(gòu)和輔助人員，沒有決斷的權(quán)責。辦文辦會辦事必須由領(lǐng) 導決定，辦文辦會辦事的秘書，與獨當一面的官員有了明確的劃 分。現(xiàn)代“謀斷分工”體制，使秘書部門只有對決策服務(wù)和參謀的職能，而沒有決斷和參與決斷的權(quán)力，這就杜絕了現(xiàn)代秘書機構(gòu)的職能膨脹。因此，現(xiàn)代管理系統(tǒng)中，領(lǐng)導機關(guān)酌秘書機構(gòu)的職能一般是比較穩(wěn)定的，其從屬性和輔助性不易改變?，F(xiàn)代領(lǐng)導體制一般具有職權(quán)控制能力和對秘書機構(gòu)的領(lǐng)導和制約能力。因此，官吏秘書機構(gòu)時期周期性出現(xiàn)的“膨脹回位”現(xiàn)象，在現(xiàn)代秘書機構(gòu)中很少發(fā)生?，F(xiàn)代秘書工作中雖然也有少數(shù)“秘書干政”、“秘書專政”的消極現(xiàn)象，但這只是少數(shù)領(lǐng)導與秘書的個人關(guān)系變異而出現(xiàn)的主輔配合不正常所造成的，并不是一個歷史時期整體性的秘書機構(gòu)職能的變化。 秘書機構(gòu)在工作運作中，必須嚴守從屬輔助地位，不得越權(quán)越位；否則就會干擾領(lǐng)導權(quán)力分配體系的正常運作。秘書人員也要恪守本分，按主輔配合的組織要求，規(guī)范自己的行為，積極發(fā)揮綜合輔助的作用。 二、秘書專項職能活動規(guī)律 秘書專項職能活動規(guī)律，是秘書工作一般規(guī)律在各項職能活動中的具體體現(xiàn)，它在各項秘書職能活動的特定領(lǐng)域內(nèi)起作用。， 1．經(jīng)常性工作的規(guī)范化、程序化、科學化規(guī)律 經(jīng)常性工作的規(guī)范化、程序化、科學化規(guī)律，揭示了在秘書處理經(jīng)常性工作的實踐中，隨著經(jīng)驗的積累和對各經(jīng)常性工作的有關(guān)要素之間聯(lián)系和關(guān)系的科學認識的深入，為了提高效率和加強管理，必然要制定有關(guān)工作規(guī)范、工作程序和科學可行的工作要求，并盡可能納入以電子計算機為中心的現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)控制系統(tǒng)，使這些工作實現(xiàn)規(guī)范化、程序化、科學化。 這一規(guī)律在發(fā)達國家的秘書工作中已經(jīng)得到了體現(xiàn)，在我國不少條件較好的單位的秘書工作中也有所體現(xiàn)。而且，它揭示了秘書經(jīng)常性工作發(fā)展的方向。秘書經(jīng)常性工作的規(guī)范化、程序化、科學化，是辦公自動化的重要條件。只有規(guī)范化、程序化、科學化的工作過程，才能納入辦公自動化系統(tǒng)。這樣做，有利于提高秘書工作的質(zhì)量和效率，有利于克服工作中的隨意性，增強規(guī)范性和準確性，有利于使秘書工作與管理科學化相匹配。 從某種意義上講，經(jīng)常性工作規(guī)范化、程序化、科學化的水平，體現(xiàn)了秘書機構(gòu)的業(yè)務(wù)水平和管理水平。 、能力、素質(zhì)與其職能要求相適應(yīng)的規(guī)律 秘書的知識、能力、素質(zhì)，既有共性又有個性。秘書職業(yè)對秘書知識、能力、素質(zhì)有著共性要求，不同行業(yè)系統(tǒng)，不同層次領(lǐng)導機關(guān)的秘書工作，對秘書知識能力又有著各自特殊的要求。在秘書工作實踐中，秘書的知識、能力、素質(zhì)，有著與其具體的職能要求相適應(yīng)的規(guī)律。 秘書知識、能力、素質(zhì)與其具體的職能要求相適應(yīng)的規(guī)律，揭示了秘書知識、能力、素質(zhì)，必須與所在組織的行業(yè)性質(zhì)、領(lǐng)導者的職責分工、職權(quán)范圍、管理層次，以及秘書業(yè)務(wù)知識和涉及各方面的職能要求相適應(yīng)，呈現(xiàn)出既有一定廣度，又有一定深度的知識能力素質(zhì)，可用“T”型知識能力素質(zhì)模式圖表示(見高職教材p224圖7一1)。這種“T”型素質(zhì)模式的結(jié)構(gòu)是： 符合具體職能要求的知識、能力、素質(zhì)，是在理論學習和實踐鍛煉相結(jié)合后逐漸形成的。專業(yè)學習和秘書職業(yè)培訓，能為秘書的知識、能力、素質(zhì)奠定良好的基礎(chǔ)，而要全面符合具體秘書工作圖7—1崗位的職能要求，必須在實踐活動中不斷學習和鍛煉。 客觀實踐活動是不斷發(fā)展的，秘書具體的職能要求也是動態(tài)發(fā)展的。秘書應(yīng)在工作實踐中，遵循秘書知識、能力、素質(zhì)與具體職能要求相適應(yīng)的規(guī)律，根據(jù)所在組織的發(fā)展和領(lǐng)導工作輔助與服務(wù)的需要，不斷增強和擴展其知識、能力、素質(zhì)，使之動態(tài)地保持與客觀要求相符的知識能力的廣度和深度。、完整、準確表達相一致的寫作規(guī)律這一規(guī)律揭示了秘書公務(wù)寫作所表達的是組織意圖，即領(lǐng)導意圖，所寫作的各類文稿的立意應(yīng)由代表組織意圖的領(lǐng)導人提出。這就確定了寫作的目的、中心、主題、觀點、關(guān)鍵提法、重要內(nèi)容等要素的規(guī)范性。只有不違背領(lǐng)導的立意，秘書草擬文稿的寫作才能具有符合要求的基礎(chǔ)。所謂“忠實、完整、準確表達”一是指全面理解領(lǐng)導的立意，領(lǐng)會組織意圖和領(lǐng)導意圖，全面理解領(lǐng)導立意的前提、環(huán)境，要達到的目的、對象及其相關(guān)要素，這樣才能忠實地表達和體現(xiàn)領(lǐng)導立意；二是要完整地把握領(lǐng)導的思路、全面地掌握有關(guān)材料，主次分明地針對有關(guān)問題，抓住本質(zhì)和關(guān)鍵，實事求是地進行表達，這樣才能使文稿符合“完整”的要求；三是要在準確理解領(lǐng)導立意的基礎(chǔ)上，準確把握要表達內(nèi)容中各要素的關(guān)系和聯(lián)系，準確有序地安排文稿的結(jié)構(gòu)，準確規(guī)范地表達有關(guān)觀點和提法，準確地選擇相應(yīng)的文種和遵從文種的寫作規(guī)范，準確把握有