【文章內容簡介】 影像、圖形等等。這些主要借助于 Notes 面向開放系統(tǒng)相互協(xié)作的能力，而華騰軟件對有效集成上述內容提供了理想的工具和應用模板。（5）開放的文檔格式和標準的 HTML 格式的文件無縫結合，用 Microsoft FrontPage 等通用工具就可以定義出企、事業(yè)所使用的各類文檔的格式，同時對文檔中的字段可以根據(jù)不同的人和環(huán)節(jié)進行安全的控制，設定編輯、只讀、隱藏的屬性，滿足企、事業(yè)不同部門，不同管理模式的要求。（6）完整的工作管理模型華騰軟件使 Notes 用戶實現(xiàn)真正的工作管理環(huán)境成為可能。除了流程智能化和應用集成能力外，管理是華騰軟件的又一價值所在。機構的領導將會被提供方便的跟蹤、監(jiān)控和統(tǒng)計工具，以了解工作流程支持下的作業(yè)如何執(zhí)行，這些信息將反映所有相關內容。華騰軟件提供的信息將包括衡量每個工作過程、任務、角色和經(jīng)辦者的實際情況。這些信息將是業(yè)務與行政辦公再工程化的重要科學依據(jù)。12 / 58（7）過程優(yōu)化與華騰軟件華騰軟件以提高生產(chǎn)效率與服務質量為核心，過程優(yōu)化一般可分為以下幾個階段：業(yè)務目標的定義是領導根據(jù)業(yè)務環(huán)境需要而制定的決策，這是完全倚賴人的智能與經(jīng)驗，華騰軟件并不能提供多大的幫助。有了業(yè)務目標，接下來是對處理過程的分析，此階段主要仍是倚賴人的智能與經(jīng)驗，但華騰軟件提供了可視化的過程定義環(huán)境，在反復研究分析的過程中提供了直觀及易于改動的工具。分析的結果可能引至處理過程需要重新設計(再工程化)，華騰軟件固定流程在此大大發(fā)揮了其用途。它不僅是一個直觀的畫圖工具，還能把用戶設計的流程正式生成。一經(jīng)提交，過程能馬上實現(xiàn)，毋需另作編程。若用戶當執(zhí)行某一任務時，可隨時按“查看流程”的按鈕，查看當前任務的圖形過程定義，當前任務處于哪一個環(huán)節(jié)，要處理的事項是從哪一個環(huán)節(jié)傳送過來的，往下的傳送路徑又是什么等等。處理過程實現(xiàn)后 ， 華騰軟件會記錄過程的所有有關活動，用戶可利用華騰軟件跟蹤某事項的處理狀態(tài)，監(jiān)控其過程、任務、角色、參與者的工作量及逾時情況，發(fā)出催辦單，并執(zhí)行各種活動的統(tǒng)計，作為輔助決策的科學依據(jù)。領導根據(jù)統(tǒng)計結果，在修改業(yè)務處理目標時，能掌握真實情況，減少決策失誤的機會?？傊?，華騰軟件可以幫助您實現(xiàn)公文、業(yè)務處理過程自動化，讓您有能力與不同的應用系統(tǒng)集合，并提供廣泛的信息讓您掌握公文、業(yè)務處理的實際情況，增強管理的能力。綜合起來，令您能真正有效地優(yōu)化業(yè)務處理的過程。六、系統(tǒng)特點介紹完全的瀏覽器架構全部的功能模塊均可在瀏覽器方式下使用。瀏覽器（B/S）結構是信息技術發(fā)展的趨勢和必然要求，方便用戶的使用和維護，是個非常重要的進步，就13 / 58像 DOS 到 WINDOWS 一樣重要。文件格式自定義提供了大量的文件格式自定義功能，以適應企、事業(yè)現(xiàn)在和未來對辦公以及公文、業(yè)務文件格式的需求。這些自定義功能包括：企、事業(yè)的組織機構、應用公文和文件傳輸流程等。 14 / 58圖形化的工作流程自定義通用工作流系統(tǒng)可方便地定制出企、事業(yè)所需的各種文件傳輸流程。圖形化定制流程，操作人員只需畫圖就可定制流程，大大減少流程定制的復雜程度。可根據(jù)本單位情況自行定義流程，流程的最后實現(xiàn)由辦公室負責人和各部門負責人批準后實現(xiàn)，支持按照設定條件規(guī)則為對應的文檔自動選擇相應流程，方便了用戶的工作。設定條件規(guī)則為對應的文檔自動選擇相應流程15 / 58圖形化的流程跟蹤操作人員通過圖形實時了解文件的位置，從而有效控制文件的流轉和工作的進度。16 / 58與 OFFICE 軟件無縫集成與微軟 OFFICE 產(chǎn)品系列如（WORD、EXCEL 等）的進行無縫集成，用戶可以使用這些熟悉的辦公軟件完成文件的起草、批閱等工作。方便用戶使用熟悉的辦公方式，對用戶推廣應用，減少學習量和學習成本很重要。文件修改痕跡保留可使不同的辦公人員對同一文檔進行修改，并以不同顏色保留修改痕跡，使工作的全過程可追溯。同時支持手寫筆輸入方式，對領導可有效引入手寫輸入功能，解決了領導對鍵盤使用的不便。圈閱功能：領導可在原稿上進行修改，同時系統(tǒng)可分別保存原稿。17 / 58實時的文件提示功能對于有些重要工作及文件可對其工作人進行有效的時間控制，做到提前提醒，過期未審批，系統(tǒng)通過手機短信或自動發(fā)送郵件提示，提示審批人和文件擬稿人，有效控制文件審批時間。文件提示功能，如有新文件到達，系統(tǒng)會跳出窗口自動提示當前操作人員，文件個數(shù)和情況。今日工作，開機提示今日需辦及預約的所有工作，實時提示最新信息和工作要求，方便用戶及時了解需辦的工作而不必在各系統(tǒng)內查詢，避免漏辦，耽誤工作。18 / 58集成 XML 技術解決了 B/S 結構下處理文檔的安全性通過集成 DOMINO .DOC 既分布式文檔管理解決了 B/S 結構下處理文檔的安全性和因為網(wǎng)絡穩(wěn)定性將影響流程的持續(xù)流轉式應用問題。利用 DOC 分布式管理的特性使使用人員把文檔下載到本地進行處理，處理結束后再將文檔上傳到應用服務上進行流程流轉。支持全文檢索支持全文檢索和條件檢索，有效控制和監(jiān)控文檔，對文檔進行全面的可追溯。19 / 58電子印章電子印章，可通過密碼，將自己的親筆簽名和單位印章隨時調出使用。對非專業(yè)計算機人員使用提供方便，提高系統(tǒng)的安全性。1方便的信息發(fā)布平臺信息發(fā)布主要為了方便企、事業(yè)各個部門以及下屬分支機構之間進行相互協(xié)調和了解提供一個平臺，企、事業(yè)各個部門及下屬分支機構可將本部門的相關信息發(fā)送到主頁上，供企、事業(yè)領導或職員查詢。20 / 581實現(xiàn)內外郵箱的統(tǒng)一華騰軟件采用 LOTUS 公司 DOMINO NOTES 為開發(fā)平臺，后臺數(shù)據(jù)庫為DOMINO，開發(fā)工具為 DESIGNER，DOMINO 數(shù)據(jù)庫的可擴展性很強，能和微軟公司 OUTLOOK 的相集成，充分利用微軟公司的郵件系統(tǒng)，從而解決內外郵箱相統(tǒng)一，同時降低職員的學習時間及成本。 1網(wǎng)上會議和視頻會議的管理在產(chǎn)品中專門提供了 Sametime 應用模塊來解決網(wǎng)上會議和視頻會議的管21 / 58理，是實時的協(xié)同工作解決方案，可以幫助用戶很容易的發(fā)現(xiàn)在網(wǎng)上的同事，不管他們在那里工作，都能迅速與之進行通信。1與關系型數(shù)據(jù)庫連接華騰軟件提供數(shù)據(jù)中心，可按照靈活定義和其他基于關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)無縫連接，隨時提取各種數(shù)據(jù)。華騰軟件提供 LEI 和 DECS 數(shù)據(jù)接口可與關系型數(shù)據(jù)庫進行連接，供領導隨時調出各種數(shù)據(jù)，從而方便領導查閱整個企、事業(yè)的各種情況。22 / 581系統(tǒng)門戶自定義方便辦公人員使用系統(tǒng)的各個模塊，無須通過系統(tǒng)層層的導航就能進入自己的常用模塊，使得辦公人員能夠按照自己的工作需要和愛好設計自己的桌面。1支持手機短信用戶可以受到系統(tǒng)通過手機短信發(fā)送的緊急通知，并且可以回復短信到系統(tǒng)，擴展了無線辦公的模式23 / 581系統(tǒng)支持電子手寫痕跡和真跡的同時保存 用戶采用習慣的簽字筆直接在紙張上批注，就可同時保留電子痕跡和紙張的記錄，二者完全相同，保證了系統(tǒng)的安全性和易用性。24 / 58七、系統(tǒng)模塊的功能（一）個人辦公個人辦公系統(tǒng)主要包含我們個人日常辦公中所需的一些辦公工具，主要有郵件管理、計劃總結、日程安排、名片夾通訊錄、手機短信等郵件管理打開用戶的個人郵箱，用戶可以收發(fā) Notes 郵件或其它種類的郵件，包括互聯(lián)網(wǎng)郵件。用戶可對郵件進行簽名、加密發(fā)送，并可定義具有回執(zhí)的郵件。Notes 提供的郵件系統(tǒng)是世界上領先的電子郵件系統(tǒng)，其安全性可靠性得到了國際多家權威機構的認證。以郵件系統(tǒng)和文檔型數(shù)據(jù)庫為標志的 Domino/Notes平臺是業(yè)界最先進的跨操作系統(tǒng)的通信平臺。計劃總結包括新建計劃（總結） 、待批計劃（總結） 、已批計劃（總結）和計劃（總結）模板，具有權限的人員可通過建立計劃總結，將個人/部門的工作計劃安排或工作總結報告提交給主管領導，審批人可按照所有計劃/總結的緊急程度進行排序審批。日程安排： 備忘錄：提供給用戶時間與工作的緊密結合的工作臺，用戶可以充分的安排工作時間表，把各項工作與時間緊密聯(lián)系起來，同時可設置鬧鈴，系統(tǒng)在您設置的提示到期時，自動以郵件方式或提示鈴聲進行提醒。 更改口令：個人用戶可修改個人登陸密碼 工作提示：可設定工作提示窗口的顯示內容名片夾通訊錄 名片夾：提供給用戶個人聯(lián)系的友好平臺接口，用戶可登記聯(lián)系人的信息，方便快捷地進行查詢。并可將工作中經(jīng)常聯(lián)系的人員進行分組，增加多人聯(lián)系的方便性。 通訊錄：企業(yè)內部的通訊簿，具有權限的人員可將企業(yè)內部的部門25 / 58名稱、電話、負責人進行登記，方便使用人員查看。手機短信除在公文管理等模塊集成了手機短信功提醒能外，系統(tǒng)同時支持短信群發(fā)功能，接收人員可將回復內容發(fā)送到系統(tǒng)內部，以便查閱。（二）流程管理系統(tǒng)在此模塊中提供了對在線文檔的智能化管理。文件可以上載到華騰軟件文檔管理系統(tǒng)中，或從系統(tǒng)中下載至本地硬盤，系統(tǒng)自動跟蹤記錄文件版本歷史。文檔的簽出類似文件獨占。一旦有用戶簽出了某文檔，該文檔即被系統(tǒng)鎖定，其他用戶都無法修改，以確保文件版本的一致性。文檔可以分類存放到預定的文件夾中，并可以為每一個文件夾設定可訪問群組，確保文檔資料的高度安全。? 特性包括：按文件夾組織文檔? 環(huán)節(jié)時間控制，和完成情況統(tǒng)計? 文件流轉程序智能化? 版本控制(簽出／簽入)? 對文件夾和文檔的多層權限控制機制? 對文件修改痕跡的保留? 對文件的簽名使用電子圖章提高系統(tǒng)的安全性? 智能查找功能? 通訊錄集成詳細說明：? 分布式編輯：華騰軟件利用 Domino 的復制技術使不同部門的人員能夠在本地服務器上操作文檔，并保持文檔在整個分布式企、事業(yè)內部保持其一直性。? 全面的文檔管理：華騰軟件支持所有的主要文檔管理特性，包括簽入/簽出、版本管理、跨所有管理內容的全文檢索、審核跟蹤、文檔改變的郵件通知及其它特性。? 文檔流轉順序按照華騰軟件的圖形化定義功能根據(jù)條件自動跳26 / 58轉環(huán)節(jié)，可以控制在某個環(huán)節(jié)擁有不同的處理權限。? 生命周期管理：華騰軟件在一個應用中可以有效管理文檔的整個生命周期，包括編寫、評閱、審批、發(fā)布和歸檔。? 選擇您喜歡的客戶端：您可以利用 Web 瀏覽器或 Notes 客戶端在網(wǎng)上進行文檔的協(xié)同工作。也可以在 Lotus Word Pro, Microsoft Word 或其它 ODMA 兼容的應用程序中，直接利用應用菜單中的命令，訪問和存儲在華騰軟件中的文檔。? 具有企、事業(yè)級文檔管理的強大功能：在當今延伸的各行業(yè)中，越來越多的工作由跨地區(qū)和跨部門的工作組來完成。為滿足這些分布式工作組的需求，華騰軟件利用 domino 的特性將文檔管理從小型專家組的專門應用變成企、事業(yè)內部每個用戶都可以使用的可擴展、靈活的基礎設施。? 從文檔管理到知識管理：從文檔中發(fā)現(xiàn)所包含的顯性知識，而不論其存儲的格式和位置，是知識管理行為的一個關鍵目的。華騰軟件的分布式多媒體內容存儲功能，使之成為內容廣泛的知識管理解決方案的一個理想組成部分。? 更低的投入，更高的回報：華騰軟件讓您可以選擇喜歡的客戶端，在整個文檔生命周期內進行管理文檔，從而提高了有效性，并使技術投資的回報最大化。開放的接口使華騰軟件可以和其它應用集成，以提高文檔的一致性，無縫訪問基于文檔的知識，減少商務過程中文檔生命周期的時間。? 創(chuàng)新的解決方案：華騰軟件是一個基于 Domino/Notes 的應用，Lotus Notes/Domino 是世界上唯一的集通信、群件和 Web 應用于一體的分布式企、事業(yè)通信基礎設施。它利用了 Domino 的服務，提供企、事業(yè)級文檔管理和知識管理所需的公認的伸縮性、靈活性和低擁有成本。許多重視知識的企、事業(yè)已經(jīng)迅速地使用華騰軟件，所以它也是目前國內銷量最好的文檔管理解決方案之一。特性一覽：? 復制機制：華騰軟件利用了 Domino 領先的復制技術，解決了分27 / 58布式環(huán)境中文檔修改的管理問題。? 伸縮性：現(xiàn)在有一些很大的網(wǎng)絡在運行 Domino 服務器，華騰軟件的文檔管理的最大用戶數(shù)已經(jīng)超過了 8 萬個。? 安全機制：華騰軟件提供了公認的行業(yè)領先的 Domino 安全機制，包括基于證書的認證，SSL 加密以及文檔級的訪問控制。? 分布式編輯：華騰軟件使您可以在本地編輯文檔內容，并在整個分布式企、事業(yè)中保持對文檔的控制。? 分布式內容存儲：華騰軟件可在服務器間復制文檔庫。復制的文件柜完全支持簽入/簽出、文檔鎖和新文檔創(chuàng)建等功能。? 分布式?jīng)_突解決：編輯者可以通過一個簡單的表單，方便地合并工作文檔和主文檔的差別。? 華騰軟件提供全面的文檔生命周期管理。? 強大、直觀編輯功能：建立多個投稿人的文檔編輯功能非常簡單，而且很容易從多個客戶端來訪問。通過填寫一個表單，可以很快定義生命周期過程。多級的版本管理使草稿能得到很好的組織。? 自動評閱和審批：可以方便地對原文檔更新或增加注釋。過期事件和提醒通知使評閱和審批周期更流暢。? 靈活的分布方式：可方便地向多個用戶傳遞內容，從 Intra到 Intra，自動觸發(fā)各種格式的轉換。在管理訪問的同時，可采用任何適合分布式文檔需求的格式。? 歸檔，而不是廢棄：根據(jù)靈活的原則，自動將文檔移動到另外一個庫中。代理文檔仍然保存，以便于查找、搜索和恢復。（三）行政辦公行政辦公系統(tǒng)主要針對政府和企事業(yè)單位的日常行政事務以及辦公室等