【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 采購(gòu)。具體是在庫(kù)存定義物料時(shí)，要求“使用批準(zhǔn)供應(yīng)商”，在采購(gòu)模塊中定義合格供應(yīng)商清單，明確某物料的合格供應(yīng)商是哪些。業(yè)務(wù)員將無(wú)法提交不合格供應(yīng)商的采購(gòu)訂單。4 請(qǐng)購(gòu)管理 請(qǐng)購(gòu)流程業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購(gòu)組、采購(gòu)部目前沒(méi)有請(qǐng)購(gòu)流程。生產(chǎn)基地根據(jù)BPR成果，當(dāng)生產(chǎn)基地需要自行采購(gòu)一些還不能夠與供應(yīng)商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購(gòu)，請(qǐng)購(gòu)流程如下：1. 采購(gòu)經(jīng)辦進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)等活動(dòng)2. 查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報(bào)價(jià)，制作請(qǐng)購(gòu)單，提交審批3. 由部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批，在超出審批范圍時(shí)，由公司總經(jīng)理進(jìn)行審批具體參見(jiàn)BPR交付成果“采購(gòu)申請(qǐng)（計(jì)劃）制定、審核及下達(dá)流程”經(jīng)BPR討論確定，固定資產(chǎn)低值易耗品的采購(gòu)申請(qǐng)與采訂單等流程不在ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)。目前未采用采購(gòu)預(yù)算控制。解決方案北方光電：由于北方光電主營(yíng)貿(mào)易業(yè)務(wù)，物品的采購(gòu)需求基本來(lái)自于簽訂的銷售訂單，只要銷售訂單通過(guò)了審批，就可以采購(gòu)相關(guān)物品，因此不存在手工錄入請(qǐng)購(gòu)單的情況。在本方案中，將運(yùn)用直接發(fā)運(yùn)或者開發(fā)的工作流將銷售物品信息傳遞至采購(gòu)模塊，系統(tǒng)將自動(dòng)生成請(qǐng)購(gòu)單，傳遞至采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)。生產(chǎn)基地：運(yùn)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單功能，在系統(tǒng)中定義相應(yīng)的審批層次，采購(gòu)經(jīng)辦可以在系統(tǒng)中制作請(qǐng)購(gòu)單，按照審批路徑與審批權(quán)限提交審批。5 詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理 詢價(jià)單業(yè)務(wù)需求北方光電與生產(chǎn)基地的詢價(jià)都通過(guò)電話、傳真等形式進(jìn)行。沒(méi)有固定的書面形式的詢價(jià)單。解決方案北方光電總部的詢價(jià)活動(dòng)包括內(nèi)部詢價(jià)（即銷售人員向采購(gòu)人員的詢價(jià)）和對(duì)外詢價(jià)（即傳統(tǒng)意義上的對(duì)供應(yīng)商詢價(jià)）。1. 內(nèi)部詢價(jià)：系統(tǒng)沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部詢價(jià)功能。考慮到運(yùn)用請(qǐng)購(gòu)單變通作為內(nèi)部詢價(jià)單，操作上比較復(fù)雜，而且仍然需要手工業(yè)務(wù)的配合，因此建議系統(tǒng)外進(jìn)行。具體的操作步驟：1. 銷售人員在獲得客戶的意向后，將需求記錄至手工的內(nèi)部詢價(jià)單，傳遞給采購(gòu)人員。2. 采購(gòu)人員進(jìn)行對(duì)外詢報(bào)價(jià)。3. 采購(gòu)人員與銷售人員溝通詢價(jià)結(jié)果。4. 采購(gòu)人員將溝通結(jié)果記錄在內(nèi)部詢價(jià)單上，購(gòu)銷雙方進(jìn)行簽字確認(rèn)。2. 對(duì)外詢價(jià)：采用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的詢價(jià)單功能，記錄對(duì)外詢價(jià)情況。為了簡(jiǎn)化操作，可以從請(qǐng)購(gòu)單行自動(dòng)創(chuàng)建成詢價(jià)單。并可以打印詢價(jià)單，發(fā)給供應(yīng)商。生產(chǎn)基地采用標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)外詢價(jià)單功能記錄采購(gòu)詢價(jià)信息，在系統(tǒng)中錄入詢價(jià)物品、數(shù)量、目標(biāo)價(jià)位、向哪些供應(yīng)商詢價(jià)等信息。 報(bào)價(jià)單業(yè)務(wù)需求北方光電供應(yīng)商報(bào)價(jià)的方式主要有電話、傳真。供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)已經(jīng)考慮了采購(gòu)數(shù)量等因素，因此其報(bào)價(jià)中不包括任何折扣信息。報(bào)價(jià)無(wú)需審批即可生效。希望業(yè)務(wù)員可以查詢以往的報(bào)價(jià)歷史紀(jì)錄。生產(chǎn)基地供應(yīng)商報(bào)價(jià)主要是針對(duì)價(jià)格合同，報(bào)價(jià)方式主要有電話、傳真。報(bào)價(jià)內(nèi)容包括物品編號(hào)、價(jià)格、圖紙、模具等。業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，存在價(jià)格更改的情況，一般是價(jià)格下調(diào)。報(bào)價(jià)需要經(jīng)過(guò)總經(jīng)理或生產(chǎn)部經(jīng)理審批方可生效。價(jià)格合同將保存在遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)總調(diào)度室。解決方案北方光電：系統(tǒng)中可以記錄報(bào)價(jià)信息， 并可以由詢價(jià)單自動(dòng)生成報(bào)價(jià)單。生產(chǎn)基地：系統(tǒng)報(bào)價(jià)單可以記錄物品編碼、價(jià)格等信息，圖紙、模具等信息如果有電子文本，可以掛為附件。系統(tǒng)具備報(bào)價(jià)審批功能，可以在詢價(jià)單上注明是否需要報(bào)價(jià)審批，針對(duì)該詢價(jià)單的所有報(bào)價(jià)都將需要審批；或者制作報(bào)價(jià)單時(shí)要求報(bào)價(jià)審批。鑒于系統(tǒng)中沒(méi)有報(bào)價(jià)審批的工作流，所有具有該界面操作權(quán)限的員工都可以進(jìn)行報(bào)價(jià)審批的操作，控制意義不大，建議將通過(guò)審批生效的報(bào)價(jià)錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務(wù)提供參考。 6 訂單管理 訂單生成業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)訂單根據(jù)銷售訂單生成，采購(gòu)部為光電部制定的采購(gòu)訂單由銷售訂單生成，為生產(chǎn)基地制定的長(zhǎng)期框架協(xié)議根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃生成。目前銷售合同基本與采購(gòu)合同一一對(duì)應(yīng)。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單根據(jù)長(zhǎng)期框架協(xié)議的相關(guān)規(guī)定生成。采購(gòu)訂單無(wú)需與銷售訂單進(jìn)行對(duì)應(yīng)。解決方案北方光電：總部的采購(gòu)業(yè)務(wù)分為三種類型：1. 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部等的貿(mào)易類采購(gòu)業(yè)務(wù)。2. 總部銷售生產(chǎn)基地物品業(yè)務(wù)。3. 總部采購(gòu)部為生產(chǎn)基地簽訂的長(zhǎng)期框架協(xié)議業(yè)務(wù)。1. 總部貿(mào)易類采購(gòu)業(yè)務(wù)類型:編號(hào)類型描 述1自營(yíng)出口業(yè)務(wù)處理出口業(yè)務(wù)的國(guó)內(nèi)采購(gòu)，在采購(gòu)模塊管理2自營(yíng)進(jìn)口業(yè)務(wù)處理自營(yíng)進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)，在采購(gòu)模塊管理3進(jìn)料加工不作價(jià)業(yè)務(wù)包括進(jìn)料加工的原料采購(gòu)和加工費(fèi)用的處理，在采購(gòu)模塊管理4進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù)處理進(jìn)料加工的原料采購(gòu)與成品采購(gòu)業(yè)務(wù)，在采購(gòu)模塊管理5來(lái)料加工業(yè)務(wù)收取加工費(fèi)用的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊管理6代理進(jìn)口業(yè)務(wù)收取代理費(fèi)的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊與采購(gòu)模塊管理7內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)處理內(nèi)貿(mào)采購(gòu)業(yè)務(wù)，在采購(gòu)模塊管理注：1. 這里所指的代理進(jìn)口業(yè)務(wù)是指純代理的情況，區(qū)別于北方光電以往的代理業(yè)務(wù)的范疇，這里的代理業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)上反映的不是結(jié)轉(zhuǎn)收入和成本，而是代理費(fèi)的收入。2. 這里所指出的業(yè)務(wù)類型以及業(yè)務(wù)類型的解決方案同樣適用于遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)的業(yè)務(wù)處理。自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的處理貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部出口業(yè)務(wù)中的采購(gòu)訂單，一般要求記庫(kù)存帳，再根據(jù)銷售訂單的規(guī)定將物品發(fā)運(yùn)至客戶處，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。操作流程如下所示：1. 運(yùn)用開發(fā)的銷售訂單流程，在銷售模塊錄入銷售訂單，導(dǎo)入采購(gòu)模塊生成請(qǐng)購(gòu)單。2. 采購(gòu)員創(chuàng)建采購(gòu)訂單。為了便于銷售人員對(duì)采購(gòu)訂單情況的查詢，在系統(tǒng)中將建立銷售訂單與采購(gòu)訂單之間的聯(lián)系。采購(gòu)員根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單“接收人附注”中記錄的銷售合同號(hào)，將其作為采購(gòu)訂單編碼。如果有多個(gè)采購(gòu)訂單為一張銷售訂單進(jìn)行采購(gòu)，則在銷售訂單編碼后加流水號(hào)作為采購(gòu)訂單編碼。3. 在供應(yīng)商將物品發(fā)運(yùn)至客戶時(shí)，采購(gòu)員根據(jù)收到供應(yīng)商傳來(lái)的單據(jù)在系統(tǒng)中進(jìn)行物品接收入庫(kù)的操作，并在貨物發(fā)運(yùn)出口后在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)的動(dòng)作。具體的系統(tǒng)流程如下：自營(yíng)出口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中進(jìn)行盈虧測(cè)算的嚴(yán)格控制，即需要將自營(yíng)出口業(yè)務(wù)中預(yù)測(cè)的費(fèi)用以采購(gòu)訂單的形式錄入系統(tǒng)。建議由專人從系統(tǒng)里來(lái)錄入費(fèi)用采購(gòu)訂單，具體步驟如下：1. 銷售業(yè)務(wù)員對(duì)銷售訂單進(jìn)行確認(rèn)后，由專人在系統(tǒng)中查詢?cè)撲N售訂單；2. 將銷售訂單后的盈虧測(cè)算表附件打開；3. 根據(jù)盈虧測(cè)算表的預(yù)測(cè)金額在系統(tǒng)中錄入相關(guān)的費(fèi)用采購(gòu)訂單。1) 在系統(tǒng)設(shè)置時(shí)，預(yù)先根據(jù)不同部門，不同的費(fèi)用訂單類型在系統(tǒng)中分別做好費(fèi)用采購(gòu)訂單模版。2) 需要通過(guò)復(fù)制費(fèi)用采購(gòu)訂單模版生成各種費(fèi)用訂單。3) 費(fèi)用采購(gòu)訂單上顯示單價(jià)顯示1，數(shù)量輸入金額。銷售訂單對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單編號(hào)規(guī)則如下所示：采購(gòu)訂單類型采購(gòu)訂單編號(hào)外運(yùn)費(fèi)采購(gòu)訂單銷售合同號(hào)F傭金費(fèi)用采購(gòu)訂單銷售合同號(hào)C雜項(xiàng)費(fèi)用采購(gòu)訂單銷售合同號(hào)Z物料采購(gòu)訂單銷售合同號(hào)1注：1) 不同的外運(yùn)公司需要做不同的外運(yùn)費(fèi)用采購(gòu)訂單，如果預(yù)測(cè)一個(gè)出口合同項(xiàng)下發(fā)生不同外運(yùn)公司的外運(yùn)費(fèi)，那么外運(yùn)費(fèi)采購(gòu)訂單以銷售合同號(hào)位前綴，后加F1，F(xiàn)2等。2) 物料采購(gòu)訂單如果存在多張，那么從1開始向下續(xù)編。自營(yíng)進(jìn)口業(yè)務(wù)的處理自營(yíng)進(jìn)口業(yè)務(wù)中，進(jìn)口合同占據(jù)主導(dǎo)地位，同事自營(yíng)進(jìn)口的業(yè)務(wù)量不大，可以不對(duì)銷售合同與采購(gòu)合同建立掛接關(guān)系，即分別在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)訂單與銷售訂單。制作進(jìn)口采購(gòu)訂單的流程與標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)內(nèi)采購(gòu)訂單相同，注意幣種需要選擇外幣。關(guān)稅及進(jìn)口業(yè)務(wù)中發(fā)生的費(fèi)用的處理：方案一：平均成本更新按照采購(gòu)價(jià)格制作采購(gòu)訂單平均成本更新(關(guān)稅＋運(yùn)保費(fèi))銷售發(fā)貨時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)成本在報(bào)關(guān)時(shí)接收入庫(kù)獲得關(guān)稅繳款通知書時(shí)在庫(kù)存模塊調(diào)整商品成本，分錄如下：借：庫(kù)存商品貸：材料成本差異同時(shí)在應(yīng)付模塊錄入關(guān)稅發(fā)票，分錄如下：借：材料成本差異貸：應(yīng)付賬款再對(duì)關(guān)稅發(fā)票進(jìn)行付款借：應(yīng)付賬款貸：銀行存款優(yōu)點(diǎn)：1. 應(yīng)付發(fā)票可以全額匹配采購(gòu)訂單，采購(gòu)訂單可以自動(dòng)關(guān)閉2. 錄入采購(gòu)訂單時(shí)運(yùn)用公司匯率，減少錄入?yún)R率發(fā)生錯(cuò)誤的可能缺點(diǎn)：1. 平均成本更新的時(shí)點(diǎn)與金額影響財(cái)務(wù)記帳的準(zhǔn)確性與及時(shí)性2. 平均成本更新的責(zé)任人待定方案二：報(bào)關(guān)時(shí)作以含關(guān)稅、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)的價(jià)格制作采購(gòu)訂單報(bào)關(guān)時(shí)按照含運(yùn)費(fèi)價(jià)格制作采購(gòu)訂單接收入庫(kù)接收入庫(kù)時(shí)：借：材料采購(gòu) 12（含稅、費(fèi)價(jià)格）貸：應(yīng)計(jì)負(fù)債 12 借：庫(kù)存 12貸：材料采購(gòu) 12發(fā)票匹配時(shí)：借：應(yīng)計(jì)負(fù)債12貸：應(yīng)付帳款 10（采購(gòu)價(jià)格） 發(fā)票價(jià)格差異 2優(yōu)點(diǎn)：庫(kù)存成本較為準(zhǔn)確及時(shí)反映缺點(diǎn)：1. 運(yùn)用本方案的前提是在報(bào)關(guān)時(shí)，業(yè)務(wù)員已經(jīng)清楚地知道需要計(jì)入