【文章內(nèi)容簡介】 了有效控制采購成本，規(guī)范采購工作，為企業(yè)創(chuàng)造更好的效益特定本工作程序。一、市場調(diào)查 調(diào)查方式：全面采取詢問法、報價法、咨詢法。商家調(diào)查：①家禽、野味、鮮活、肉類、商家主要調(diào)查商家實力背景、商家貨源（供應(yīng)商）、是否充足、渠道是否暢通、商家資金實力、經(jīng)營年限等；②佐料干雜商家調(diào)查，除以上幾種情況需調(diào)查外，還需調(diào)查其是否有長期一級供應(yīng)商。產(chǎn)品調(diào)查：根據(jù)本公司常期需用品，消耗易比較大的品種，調(diào)查原材料品種本身的銷售渠道。由此選擇某種產(chǎn)品的供應(yīng)商，產(chǎn)品本身的季節(jié)應(yīng)對價格和貨源的影響。價格調(diào)查：主要是供應(yīng)商以外的價格調(diào)查，以評估供應(yīng)商價格高低。區(qū)域市場調(diào)查：各大市場和周邊市場貨源和價格調(diào)查，以便對采購訂價做參考。二、采購價格組成商家報價：商家每半月報價一次，主要原材料，大宗原輔材料，受季節(jié)影響較大的原材料商家應(yīng)每十天報一次價。質(zhì)檢、財務(wù)、等相關(guān)人員組成價格調(diào)查小組，不定期的組織市場調(diào)查，包括市場價格調(diào)查，商家調(diào)查等平時，商家供應(yīng)價（入庫價）要與采購市場調(diào)查價相比，發(fā)現(xiàn)問題，即時協(xié)調(diào)供應(yīng)商，調(diào)整當(dāng)期和后期商品價格，差距較大的，應(yīng)查明原因，如是供應(yīng)商原因（欺詐等）立即終止合作，并按協(xié)議追回經(jīng)濟(jì)損失。所有價格比較要在商品同等同級的情況下進(jìn)行。同時考慮影響價格的幾個主要因素（采購時段、季節(jié)因素等）。三、供應(yīng)商確定根據(jù)以上調(diào)查確定商家（考慮綜合因素）。市場調(diào)查報告（商家），確定商家。每類商品最低確定三個供應(yīng)商（一主、兩次）。能簽訂合同的簽訂合同，不能起草合同的，需對供應(yīng)商加以調(diào)查和確認(rèn)，并做出確認(rèn)書。簽訂合同按照合同管理制度執(zhí)行。在供應(yīng)合同中要有有關(guān)于因質(zhì)量、價格、數(shù)量、時效等問題給我方造成損失或負(fù)面影響時，商家應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和賠償內(nèi)容。所有供應(yīng)商原則上采取送貨上門，月終結(jié)算方式。每半年對供應(yīng)商調(diào)查一次，不行的另選商家，其資格合乎條件的繼續(xù)簽訂合同。四、物資采購根據(jù)合同法的申購單，咨詢?nèi)覉髢r，選擇價低廠家采購，自行購買也需先咨詢價格再確定商家采購。商家送貨上門的，采購應(yīng)和質(zhì)檢、保管及驗收相關(guān)人員一起，對其商品價格、數(shù)量作驗收，價格、數(shù)量不符者要提出退貨或補(bǔ)貨。相關(guān)部門驗收合格后，采購應(yīng)在驗收入庫單上簽字，必須認(rèn)真核對貨物的價格和數(shù)量、金額，如有不符，不得簽字。平時采購要擬定采購計劃，先購急需用品和原材料，后購其他物品，切實保障生產(chǎn)經(jīng)營正常進(jìn)行，如影響營業(yè)。 平時應(yīng)主動了解商品庫存量，當(dāng)經(jīng)營用原材料達(dá)到最低儲備量時（酒水、佐料、一次性餐具、店面消耗大的其他物品），應(yīng)提醒辦理相關(guān)申購手續(xù)。供應(yīng)商因送貨時間過長(影響到營業(yè)為標(biāo)準(zhǔn))和價格與市場價不符者，采購應(yīng)按合同有關(guān)合同規(guī)定追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任或?qū)で蠼鉀Q辦法。采購對購進(jìn)物資的質(zhì)量應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢驗。如有問題立即退貨，不得姑息供應(yīng)商，如采購和其他驗收人員認(rèn)定物資品質(zhì)等級有問題的，應(yīng)按實物等級入庫和計算金額。采購的要求：（1）準(zhǔn)確性；數(shù)量和價格不得超過或低于申購數(shù)量的標(biāo)準(zhǔn)浮動比率。在驗收時，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人（飯店負(fù)責(zé)人、中櫥負(fù)責(zé)人、庫管等）要嚴(yán)格把關(guān)，不得隨意入庫或接收貨物。（2）質(zhì)量等因素要嚴(yán)格執(zhí)行采購執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。誤差不得超過標(biāo)準(zhǔn)誤差率。誤差太大要立即退貨。質(zhì)檢等相關(guān)部門要嚴(yán)格把關(guān)，如因質(zhì)量等問題造成損失的要追究相關(guān)人員的責(zé)任。（3）及時性：采購過程中，不能出現(xiàn)缺貨，供應(yīng)時間要及時，如因采購不及時造成的經(jīng)濟(jì)損失由采購和供應(yīng)商負(fù)責(zé)。四、采購結(jié)算采購采用備用金制度，備用金管理遵照公司備用金制度。備用金用專用于購買，除送貨上門以外的原材料，備用金不得支付送貨上門貨款。備用金采取每周結(jié)算一次（暫定）(根據(jù)實際情況確定報賬周期)。采購結(jié)賬時應(yīng)憑合法的單據(jù)結(jié)賬。①入庫單有以下人員簽字：質(zhì)檢、保管(或監(jiān)職)、采購； ②發(fā)票或收據(jù)(包括內(nèi)部費用報銷單)需經(jīng)飯店負(fù)責(zé)人、會計、股東執(zhí)行人簽字。每月末應(yīng)協(xié)助供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)，對手續(xù)不全的，應(yīng)提醒或協(xié)助其辦理。每次結(jié)算時應(yīng)核對當(dāng)次所供應(yīng)的商品有無價格質(zhì)量等問題，如有應(yīng)先處理問題，再按規(guī)定的手續(xù)結(jié)賬。五、采購計劃成本制定每月末應(yīng)清理、整理當(dāng)月價格變動表，填寫價格變動報告。會計、質(zhì)檢、采購每月末負(fù)責(zé)制定采購計劃成本，計劃成本分為兩部分，一部分為價格變動不大的，制定平均價，一部分變化大的，制定基準(zhǔn)價格，六、供應(yīng)商洽談根據(jù)調(diào)查價格差異，與供應(yīng)商協(xié)商解決。季節(jié)性，熱銷產(chǎn)品的增加和減少應(yīng)及時提醒供應(yīng)商我方需求量，以便供應(yīng)商做好準(zhǔn)備。在合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)意見分歧，應(yīng)做好供應(yīng)商協(xié)調(diào)工作，確保飯店損失降低。每半年應(yīng)做出供應(yīng)商合作評價書，對半年來供應(yīng)商價格、服務(wù)(供貨服務(wù))等做出綜合評價，以便確定下半年是否再與其合作。取消合作的供應(yīng)商，應(yīng)做與供應(yīng)商協(xié)調(diào)工作，并協(xié)助其辦理結(jié)算手續(xù)(主要指售后服務(wù))。倉庫管理制度（E頁 庫管工作制度一、庫房管理庫管需簽訂庫房安全管理責(zé)任書防火：滅火器應(yīng)放在固定、明顯的位置，注意檢查滅火器具是否完好無損。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和生火，違者罰5—100分，易燃物品應(yīng)放在不易與火源接觸地帶。通風(fēng)：隨時檢查庫房通風(fēng)設(shè)施是否完好，并定時開關(guān)通風(fēng)設(shè)施，做好庫房防潮工作。防盜：嚴(yán)禁與庫房無關(guān)人員進(jìn)出庫房，領(lǐng)料人員應(yīng)在庫房指定地點辦領(lǐng)料手續(xù)。不得隨意進(jìn)出庫房，上下班應(yīng)檢查門窗是否鎖好，平時應(yīng)檢查門窗是否完好無損，如有損壞及修補(bǔ)。庫房應(yīng)劃分指定接待區(qū)域。平時注意庫房清潔衛(wèi)生工作，對庫房衛(wèi)生工作進(jìn)行定期檢查制度。防潮；隨時檢查物品的質(zhì)量，一旦發(fā)現(xiàn)物品有變質(zhì)的可能（趨勢）應(yīng)立即采取有效的措施（曝曬等）。控制易受潮物資的進(jìn)貨量即縮小最高儲備量。電源：所有的電源明線要遠(yuǎn)離火源（灶臺等），所有的電源插座要離地1米以上，以防清洗地板時插座進(jìn)水。所有的貨柜要與電源明線和插座有一定的距離。雨漏：隨時檢查庫房的安全，所有貨物要遠(yuǎn)離雨漏之地。平時要加強(qiáng)房屋的維修維護(hù)。二、財產(chǎn)管理財產(chǎn)、物資放置規(guī)則：①防火財、物置放于庫房靠里邊不易接觸火源地方；②防潮財、物置放于庫房通風(fēng)條件較好的地方(全置放貨架之上)且不得堆放過高，不得亂碼亂放；③體積小、價值大的財產(chǎn)、物資置放于庫房最里邊；④品種多、數(shù)量大、常用原材料應(yīng)全部置放于庫房靠外邊貨架之上，貨架上應(yīng)注意劃分區(qū)域，并帖上該區(qū)域存放貨物名稱標(biāo)簽。⑤凡屬堆放產(chǎn)品，應(yīng)堆放規(guī)則，整齊、嚴(yán)禁亂碼、亂堆。要根據(jù)貨物的性質(zhì)采取不同的堆碼方式，便于物品的采光、透氣、以防物品霉?fàn)€、變質(zhì)。酒水類的堆放要整齊，置放在不易碰撞的地方，保質(zhì)期短的放在外，保質(zhì)期長的放在較里面?；厥諒U品、包裝物應(yīng)單獨置放一個地方，遠(yuǎn)離原材料區(qū)域，擺放要整齊嚴(yán)禁亂丟亂放，防止腐嗅影響正常工作環(huán)境。⑥葉類疏菜的堆放要盡量松散，避免擠壓以防變質(zhì)。隨時注意疏菜的水分保養(yǎng)，以防菜葉干枯，鮮活物品更要保障水分充足和新鮮（根據(jù)物品的需要）。⑦溫度的控制：成品菜的存放需要嚴(yán)格的要求的：要嚴(yán)格的按照存放溫度存放。隨時檢查存放溫度是否正確。如遇停電導(dǎo)致溫控設(shè)施不能正常工作，要立即做好應(yīng)急處理方案并上報執(zhí)總。力求把損失降到最低。平時要做好溫控設(shè)施的檢查工作、維護(hù)工作。庫管應(yīng)與有關(guān)人員做好應(yīng)急預(yù)案。⑧所有物品擺放要嚴(yán)格分類，應(yīng)根據(jù)每類物品的不同性質(zhì)擺放在合理的位置，不得亂擺亂放。（防潮的不能與鮮貨放在一起等）⑨所有的設(shè)施設(shè)備的放置應(yīng)嚴(yán)格要求。易接近水的地方應(yīng)把設(shè)施離地十公分高，平時應(yīng)保持設(shè)施的干爽和清潔，室外設(shè)施應(yīng)做好防雨措施，以防設(shè)備腐銹。⑩易燃物品要遠(yuǎn)離火源，做好防火措施。部份電器有防雷要求的要做好防雷措施，嚴(yán)格規(guī)定使用方法。凡違反財產(chǎn)、物資放置規(guī)則的處以5—100分罰款，因此而導(dǎo)致的財產(chǎn)損失，由部門負(fù)責(zé)人、庫管、實物負(fù)責(zé)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。各項固定資產(chǎn)均要建立固定資產(chǎn)卡片，實行一物一卡終身制。各種低值易耗品建立部門物資卡。定期對物資增減進(jìn)行記錄。會同配送中心、基地、店面共同制定，原材料、一次性耗用物資最高儲備量、最低儲備量。三、驗收注意事項：財產(chǎn)驗收①下需安裝注意驗收：名稱、規(guī)格、型號、說明書、質(zhì)檢證明、保修單、售后服務(wù)卡、發(fā)票、質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)，凡無質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)或質(zhì)檢證明、保修單(售后服務(wù)卡)的杜絕入庫。②需安裝的，除以上驗收程序外，還應(yīng)注意驗收產(chǎn)品配件質(zhì)量、數(shù)量，按相關(guān)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗收。③裝修工程驗收應(yīng)填寫驗收報告，自購材料辦理驗收單（可移動財產(chǎn)按照①②執(zhí)行）低值易耗品的驗收：①注意申購單與送貨單(發(fā)票或收據(jù))的核對；②注意驗收產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號是否與實物一致，不一致的拒絕入庫。原材料驗收：①酒水飲料注意驗收其保質(zhì)期、貨物批號等；②鮮活食品的驗收應(yīng)嚴(yán)格按照《質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行；③原輔材料的驗收注意整體驗收，例：統(tǒng)一包裝內(nèi)材料數(shù)量較多時，應(yīng)采取插桿驗收方式對其進(jìn)行驗收。④注意與申購單的核對，數(shù)量超出浮動范圍的拒絕入庫。不符各項標(biāo)準(zhǔn)的拒絕入庫。庫房應(yīng)根據(jù)所有財產(chǎn)、物資等不同的驗收手段，準(zhǔn)備準(zhǔn)確、完整的計量工具，以備驗收和盤點使用。各項驗收工作應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照各項財產(chǎn)、物資驗收標(biāo)準(zhǔn)驗收，不得采用估計和簡便方式。因質(zhì)量驗收而造成的經(jīng)濟(jì)損失由庫管質(zhì)檢共同承擔(dān)。采購手續(xù)完備，產(chǎn)品質(zhì)量合格，庫管不得以任何理由拒絕或延時入庫，另一方面，以上方面存在問題，庫管不得入庫。違反庫管驗收制度的處以50—100分罰款，情節(jié)嚴(yán)重的，辭退。四、單據(jù)制度財產(chǎn)、物資、原材料均應(yīng)辦理入庫單(小額辦公用品物耗品辦理驗收單、工程不可 移動物資辦理驗收報告、)。填寫入庫單應(yīng)認(rèn)真仔細(xì)，嚴(yán)格執(zhí)行《單據(jù)管理制度》，認(rèn)真核對。平時單據(jù)不得亂丟亂放，應(yīng)整理歸類存放。辦理領(lǐng)料單時應(yīng)先將貨物擺放在指定接待區(qū)域，并清點一次，在未填好領(lǐng)料單后應(yīng)再次核對產(chǎn)品數(shù)量與實物是否一致。物資內(nèi)部調(diào)撥應(yīng)根調(diào)撥指令填寫調(diào)撥