【文章內(nèi)容簡介】 政府有關(guān)部門規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，組織完成各種證照的年度檢審，確保證照的有效性。 4. 為保證公司的合法經(jīng)營，公司以個(gè)人名義辦理的職稱證、資質(zhì)證、資格證等各種證件的產(chǎn)權(quán)屬于公司，由行政人事部統(tǒng)一保管，任何人不得據(jù)為己有。證照檢審時(shí)，相關(guān)部門和人員有責(zé)任予以協(xié)助，并提供所需的材料。 5. 本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)行政人事部所有。 行政管理制度 文件名稱 文 件 管 理 制 度 部 門 行政人事部 發(fā)布日期 年 月 日 文件編號(hào) HHXZ/150103A 版本號(hào) 次 編制 : 審核 : 批準(zhǔn)： 共 4 頁 19 三、文件管理制度 1. 公司文件包括：外部文件、內(nèi)部文件 外部文件是指 XXX 集團(tuán)各部門及子公司以外來文，包括信函、公文、傳真以及通知。 內(nèi)部文件 下行文包括：公告（決定、知識(shí)、通知、通報(bào)、任命、批復(fù)、處分）、規(guī)章制度。 上行文包括：呈報(bào)件、請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)。 平行文包括：工作聯(lián)系單、答復(fù)、會(huì)議紀(jì)要。 重點(diǎn)行文的說明： 公告（紅頭文件）：為下行文，用于集團(tuán)總部向集團(tuán)所有部門及子公司下發(fā)工作計(jì)劃、部署重要工作、任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分有關(guān)單位和個(gè)人，工作總結(jié)及各種有關(guān)全局性的規(guī) 定、決定、指示、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議文件等事項(xiàng)。紅頭文件的使用僅限于集團(tuán)總部。 呈報(bào)文件、請(qǐng)示、報(bào)告：為上行文，一文一事。用于集團(tuán)各級(jí)機(jī)構(gòu)想直接管理機(jī)構(gòu)上呈的文件。 工作聯(lián)系單，答復(fù)：為平行文，用于部門與部門之間，及部門與總公司間商洽工作，通知、詢問或答復(fù)問題等，主要發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。 會(huì)議紀(jì)要：用于各類會(huì)議的會(huì)議記錄、整理和總結(jié)。 2. 文件的編制規(guī)范 集團(tuán) 各類文件的編制需按照規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)，并實(shí)行統(tǒng)一管理。 集團(tuán)規(guī)章制度類文件遵循如下文件格式，使文件清楚明晰： 20 文件標(biāo)題 1. 目的： （要闡明編制和使用本文件的目的） 2. 范圍：（要闡明本文件適用范圍） 3. 職責(zé)：（要闡明本文件所列執(zhí)行部門或個(gè)人的職責(zé)） （下列正文） 作為需要進(jìn)行傳送的文件，請(qǐng)?jiān)谳斎霑r(shí)采用如下的文件格式； 頁面設(shè)置： A4 210X297 毫米 正文字體：宋體 小四 /四號(hào) 左空 2 格（全角） 文件標(biāo)題：黑體 小二號(hào) /二號(hào) 粗體 居中 段落標(biāo)題： 宋體 小四號(hào) 粗體 居左 紅頭文號(hào)字體： 黑體 五號(hào) 粗體 居左 字體顏色： 未作特殊說明的，行文中圖文顏色均為黑色。 正文行距： 2530 磅 文件頁碼： 置于頁腳 居中 公司名稱： 置于 頁眉 居左 （標(biāo)準(zhǔn)文件格式式樣 15 號(hào) 詳見文件 1） 文件版頭 《河南 XXX 集團(tuán)》版頭僅用于頒布集團(tuán)重要規(guī)章制度，公布集團(tuán)中長期發(fā)展規(guī)劃、年度工作要點(diǎn)和總結(jié)等；公布機(jī)構(gòu)設(shè)置或調(diào)整、人事任免、獎(jiǎng)懲等重大事項(xiàng)，通知重要事項(xiàng)；用于傳達(dá)集團(tuán)總部的決議或決定，轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)董事會(huì)的文件，發(fā)布有關(guān)事項(xiàng)。 所有文件上均應(yīng)標(biāo)注相應(yīng)密級(jí)和緊急程度，增強(qiáng)文件辦理的及時(shí)、有效、安全。密級(jí)文件應(yīng)在文件首頁右上角位置編制列明，密級(jí)文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)順序號(hào)。不屬于秘密文件，內(nèi)容又不宜對(duì)外公開的應(yīng)當(dāng)在文件右上角適當(dāng)位置注明“內(nèi)部文件”。 文件 的附件 文件如有附件，在正文下空 1 行左空 2 字用宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。 附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如：“附件； 1XXX”。 附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 21 附件應(yīng)與文件正文一起裝訂，并在附件左上角第 1 行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序。 附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與文件正文不能一起裝訂，就在附件左上角第 1 行頂格標(biāo)識(shí)文件的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件。 成文時(shí)間、署名和附注 成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“ 0”。成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合發(fā)文以最后簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為 準(zhǔn)。 在文件制發(fā)時(shí)必須按照要求署名，特殊情況或有專項(xiàng)指示的情況除外。不重要的文件，只需署上經(jīng)辦人的姓名。 文件如有附注，用宋體字，居左空 2 格（全角）加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在需注明項(xiàng)的下一行。 文尾標(biāo)注 對(duì)應(yīng)文件上報(bào)“主送”、“報(bào)呈”、“抄送”，編制“主題詞”。“主送”指文件處理或最終決策的部門或領(lǐng)導(dǎo)；“報(bào)呈”指參與決策的領(lǐng)導(dǎo)需要了解相關(guān)情況的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；“抄送”是指與文件內(nèi)容有聯(lián)系的相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)；“主題詞”可參照《國務(wù)院公文主題詞表》編制。同時(shí)，標(biāo)引主題詞必須準(zhǔn)確，從主題詞表中選用的主題詞要能夠準(zhǔn)確反映出文件的內(nèi)容特 征和歸屬類別。除專有名詞外，一個(gè)詞不超過四個(gè)字，每個(gè)詞之間空一格，無標(biāo)點(diǎn)。主題詞最少選兩個(gè)，最多不超過七個(gè)。 如遇前頁正文結(jié)束，落款轉(zhuǎn)至下頁，則須在落款的末頁上注明“本頁無正文”字樣。 3. 文件的收發(fā)處理程序 公司行文的程序?yàn)椋簲M搞、審核 (部門領(lǐng)導(dǎo) )、簽發(fā) (公司領(lǐng)導(dǎo) )、打印、分發(fā)、登記、歸檔、銷毀。 4. 行文與打印管理 集團(tuán)各類文件統(tǒng)一使用 A4 尺寸打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯(cuò)別字。 公司行文由業(yè)務(wù)承辦人起草，在發(fā)文稿申請(qǐng)表中須有文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門負(fù)責(zé)人簽名、標(biāo)定日期和密級(jí)；部門 22 負(fù)責(zé) 人審定，總裁簽字同意后打印發(fā)文。 經(jīng)總裁批準(zhǔn)簽發(fā)的文稿交行政人事部統(tǒng)一編號(hào)打印，由起草人校對(duì) (對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé) )修正后，及時(shí)送交給有關(guān)部門和人員，或由 行政人事部發(fā)出。 打印人員不得截留文件，或?qū)⒋蛴　?fù)印、傳真等行文中的有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理規(guī)定中須保密的事項(xiàng)透露給他人。 5. 發(fā)文管理 公司發(fā)文由行政人事部統(tǒng)一編號(hào)、加字頭存檔，例：華（發(fā)）字【 20200001】號(hào)、華（管）字【 20200001】號(hào)。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批示件。 部門和個(gè)人收文應(yīng)在行政人事部發(fā)文登記冊中簽名。 公司制度、規(guī)定、決定、決議 、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請(qǐng)示、報(bào)告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。 公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管，年終由行政人事部統(tǒng)一收回處理。 6. 收文管理 公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴?、分文、記錄、傳送、歸檔。 公司收文由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)：收到發(fā)來文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。 急件或涉及商業(yè)機(jī)密的傳真應(yīng)由專人處理。 所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù)。 7. 本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)行政人事部所有。 行政管理制度 23 1. 移動(dòng)電話 公司的全體管理人員都必須持有移動(dòng)電話，電話由員工自行購置。 公司高層領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部管理人員、司機(jī)等， 24 小時(shí)開機(jī)（或公告家庭座機(jī)電話）；其他人員的移動(dòng)電話每天 7： 30～ 22： 30開機(jī)。持機(jī)人在規(guī)定的開機(jī)時(shí)間內(nèi)關(guān)閉手機(jī)，導(dǎo)致公事聯(lián)系不上者，每次給予 50元的處罰；當(dāng)月累計(jì)三次聯(lián)系不上者，加倍處罰。 2. 固定電 話 本公司的固定電話，主要是為工作及方便開展業(yè)務(wù)之用，禁止員工在公司內(nèi)打私人電話。打電話時(shí)應(yīng)使用普通話，且用語應(yīng)盡量簡潔、明確，以減少通話時(shí)間。 公司員工接聽公司電話的標(biāo)準(zhǔn)用語為：“您好，河南 XXX 集團(tuán)！”需轉(zhuǎn)接時(shí)，應(yīng)告知對(duì)方說：“請(qǐng)稍等 !”總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。 接聽電話應(yīng)及時(shí)，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的同事應(yīng)主動(dòng)接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴(yán)禁占用公司電話時(shí)間太長。 3. 本 制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)行政人事部所有。 行政管理制度 文件名稱 電 話 管 理 制 度 部 門 行政人事部 發(fā)布日期 年 月 日 文件編號(hào) HHXZ/150104A 版本號(hào) 次 編制 : 審核 : 批準(zhǔn)： 共 1 頁 24 五、工裝管理制度 1. 目的 為提升集團(tuán)對(duì)外形象，使集團(tuán)員工服裝標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，充分展示團(tuán)隊(duì)綜合素養(yǎng)，提升員工工作士氣，對(duì)工裝進(jìn)行統(tǒng)一管理，特制定本制度。 2. 適用范圍：集團(tuán)所有員工 3. 權(quán)責(zé) 集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)本制度的編制、實(shí)施與監(jiān)督； 集團(tuán)總裁負(fù)責(zé)本制度的核準(zhǔn)； 集團(tuán)及各子公司行政人事部依照本制度負(fù)責(zé)員工工裝的管理。 4. 工裝分類：按季節(jié)不同，工裝原則上分為秋冬裝和 春夏裝。 秋冬裝： 男裝要求：以公司統(tǒng)一采買的工裝為標(biāo)準(zhǔn)，整套工裝包括西裝、長袖襯衣、領(lǐng)帶、西褲和皮鞋。如圖所示： 文件名稱 工 裝 管 理 制 度 部 門 行 政人事部 發(fā)布日期 年 月 日 文件編號(hào) HHXZ/150105A 版本號(hào) 1 次 編制 : 審核 : 批準(zhǔn)： 共 4 頁 25 女士要求：以公司統(tǒng)一采買的工裝為標(biāo)準(zhǔn)，整套工裝包括西裝、長袖襯衣（有領(lǐng)）、西裙（要有黑 /肉色襪子配套）或西褲、皮鞋。如圖所示： 春夏裝 男士要求穿短袖襯衣、西褲、皮鞋，以公司統(tǒng)一配置為標(biāo)準(zhǔn) 女士要求穿短袖西裝或短袖襯衣（有領(lǐng)）、西裙或西褲、皮鞋，以公司統(tǒng)一配置為標(biāo)準(zhǔn) 其他：以上男士、女士著裝要求，如公司配備有統(tǒng)一工裝則以公司配置的全套著裝進(jìn)行穿戴。如公司不配備工裝的、或尚未配備到位 的、或試用期未申領(lǐng)工裝的，要求如下： 秋冬季男士著裝以深色西裝外套，淺色襯衣，深色西褲為準(zhǔn)，可根據(jù)溫度自行添加毛衣毛衫等衣物；女士著裝要求同男士； 春夏季男士著裝以短袖淺色純色襯衣，深色西褲為準(zhǔn)；女士著裝以短袖淺色純色襯衣，深色短裙或西褲為準(zhǔn)； 員工整體著裝風(fēng)格應(yīng)以簡單、大方的職業(yè)穿著為準(zhǔn)，嚴(yán)禁員工穿戴運(yùn)動(dòng)裝、牛仔裝、圓領(lǐng) T 恤、汗衫、超短裙 /短褲、背心 /吊帶、大褲衩等，違反工裝制度的員工按照 A 類過失處理。 5. 著裝時(shí)間與著裝標(biāo)準(zhǔn) 工裝著裝時(shí)間： 原則上春夏裝為每年 5 月 1 日至 9 月 30 日；秋冬裝為每年 10 月 1 日至 4月 30 日； 26 集團(tuán)各部門及子公司根據(jù)以上原則結(jié)合各自的實(shí)際情況，可單獨(dú)制定工裝的換裝時(shí)間，但須由各部門及子公司負(fù)責(zé)人以簽報(bào)的形式提報(bào)至集團(tuán)行政人事部核準(zhǔn)后方可執(zhí)行。 工裝采購及著裝要求： 員工的著裝標(biāo)準(zhǔn)由集團(tuán)行政人事部統(tǒng)一規(guī)定，報(bào)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，由行政人事部執(zhí)行； 集團(tuán)各部門及子公司所有員工若無特殊情況或免責(zé)書，則必須在工作日的周一至周五按照工裝標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一著裝； 著襯衣時(shí)，男員工襯衣下擺必須束縛在褲腰帶內(nèi)，并扎系腰帶；女員工襯衫必須束縛在短裙內(nèi)。 6. 著裝的檢查與監(jiān)督 集團(tuán)及各子公司行政人事部負(fù)責(zé)對(duì)員工著裝進(jìn)行日常 檢查和監(jiān)督； 部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門員工工裝著裝有督導(dǎo)職責(zé)。 7. 工裝配發(fā)與工裝費(fèi)用 工裝配發(fā)：員工工裝由集團(tuán)及各子公司按照集團(tuán)行政人事部核準(zhǔn)的樣式和預(yù)算進(jìn)行統(tǒng)一購買與配發(fā)。 工裝費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)： 員工通過 7天觀察期后，可領(lǐng)取公司配備的工裝； 公司員工中途離職或辭退時(shí)工裝費(fèi)用由公司和個(gè)人各承擔(dān) 50%，工裝歸個(gè)人所有； 以上費(fèi)用僅限公司配備的工裝，加置工裝、工裝修改以及工裝丟失進(jìn)行重新購置的費(fèi)用，全部由個(gè)人承擔(dān)。 8. 工裝保管與注意事項(xiàng) 工裝保管 員工應(yīng)妥善保管工裝，若發(fā)生丟失或毀損，應(yīng)向行政人事部說明情況并備檔，可自行補(bǔ) 購或公司補(bǔ)購，但補(bǔ)購工裝的費(fèi)用由個(gè)人自行承擔(dān)； 在補(bǔ)購工裝期間，員工著裝應(yīng)遵循本制度“ ”條款之規(guī)定，并應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)補(bǔ)購情況。 注意事項(xiàng) 凡 XXX 集團(tuán)員工，上班一律穿著規(guī)定的工裝（公司組織的活動(dòng)，著裝 27 要求另行通知）或按照要求穿著職業(yè)裝，根據(jù)需要招聘的臨時(shí)工、短期工、試用期未轉(zhuǎn)正員工同樣適用。 員工應(yīng)愛惜工裝，經(jīng)常換洗并保持整潔。 嚴(yán)禁私自改變工裝樣式，嚴(yán)禁私自將工裝借予 XXX 集團(tuán)以外的員工。 上班時(shí)間不穿工裝或不按標(biāo)準(zhǔn)要求著裝的，初次按照 A 類過失處分一次，再犯應(yīng)按照違紀(jì)管理制度處理（詳情請(qǐng)參考第六章《員工 違紀(jì)管理制度》）。 9. 附則 本規(guī)定自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。 附表 附表一《員工工裝申請(qǐng)表》 附表二《員工工裝發(fā)放登記表》（公司統(tǒng)一購買時(shí)須填寫此表）。 本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)行政人事部所有。 行政管理制度 28 六、辦公設(shè)施及辦公用品管理制度 1. 辦公設(shè)施管理 各部門的辦公 設(shè)施由行政人事部統(tǒng)一管理。每年年末由行政人事部與財(cái)務(wù)部對(duì)各部門使用的辦公設(shè)施按固定資產(chǎn)和低值易耗品分類登記、盤存。 各部門應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)所使用的辦公設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，如因人為原因使辦公設(shè)施 遭 到破壞的，應(yīng)照價(jià)賠償。 2. 辦公用品管理 辦公用品的購置 集團(tuán)各部門的辦公用品采購由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，行政人事部人員須經(jīng)常調(diào)查辦公用品供應(yīng)商及市場價(jià)格，以保證性價(jià)比和質(zhì)量，應(yīng)做到做到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、庫存合理、開支