【文章內(nèi)容簡介】 總經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)辦營銷策劃部業(yè)務(wù)部合約部工程部采購部設(shè)計(jì)部備注1設(shè)計(jì)公司選擇　　　●○2※　　○1　　▲　2規(guī)劃方案設(shè)計(jì)概規(guī)、詳規(guī)★※●○2※○1○1　　　▲　3建筑單體方案設(shè)計(jì)建筑外立面、戶型★※●○2※○1○1　　　▲　4園林方案設(shè)計(jì)概念方案、擴(kuò)初方案★※●○2※○1　　　　▲　5室內(nèi)裝修方案設(shè)計(jì) 概念方案、擴(kuò)初方案★※●○2※○1　　　　▲　6各專業(yè)施工圖設(shè)計(jì)建筑、結(jié)構(gòu)、水電、通風(fēng)、園林、裝修等　　●○2※　　　○1　▲　7各專項(xiàng)施工圖設(shè)計(jì)門窗、幕墻、鋼結(jié)構(gòu)、高低壓配電房、智能化、空調(diào)、消防、人防等 　　　●※　○1　○1　▲人防、消防、配電房設(shè)計(jì)由業(yè)務(wù)部配合審圖8材料定板及設(shè)備選型建筑立面材料、裝修飾面材料、大樹★※●○1※　　　　△▲　9設(shè)計(jì)變更管理0萬＜金額≤5萬　　　●※　　　　　△設(shè)計(jì)變更可由設(shè)計(jì)管理中心、項(xiàng)目部、設(shè)計(jì)院、監(jiān)理單位、施工單位、銷售部等發(fā)起，設(shè)計(jì)管理中心經(jīng)辦5萬＜金額≤20萬　　●○1※　　　　　△金額＞20萬★※●○1※　　　　　△10圖紙管理向報(bào)建部門提供圖紙　　●○2※　○1　　　▲　向合約部提供圖紙　　　●※　　○1○1　▲　向項(xiàng)目部提供圖紙　　　●※　　　○1　▲　向營銷部提供資料　　●　※○1　　　　▲　備注：“★”表示匯報(bào)；“●”表示終審；“○”表示審核；“※”表示備案；“▲”表示發(fā)起(一般情況下，單項(xiàng)發(fā)起表示由該部門發(fā)起并由該部門經(jīng)辦)；“△”表示經(jīng)辦。同級(jí)別的審核用同一數(shù)字序號(hào)表示。第5節(jié) 設(shè)計(jì)管理中心管理制度、 文件、資料管理制度一、目 的：`為規(guī)范公司設(shè)計(jì)部的資料和文件管理，加強(qiáng)本部門的文件管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，增強(qiáng)本部門資料的實(shí)用性和有效性，現(xiàn)針對(duì)我部門各類文件的進(jìn)行規(guī)范整合，特制定本辦法。二、設(shè)計(jì)部文件規(guī)范管理職責(zé)：設(shè)計(jì)部是房地產(chǎn)的一個(gè)核心部門，針對(duì)各類的文件管理掌控上，也應(yīng)該加大重視管理，為滿足文件的價(jià)值，特對(duì)涉及到內(nèi)、外部的文件收發(fā)、存檔、借閱、銷毀、電子文檔以及各階段圖紙上嚴(yán)格把控管理，保證對(duì)文件的永久保存做到分類清析、明確、一目了然和規(guī)范化。制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。對(duì)本部門所在文件資料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督、管理。做好對(duì)本部門文件和有關(guān)資料的收集、整理、分類、保管、保護(hù)等工作。做好文件、各類資料、圖紙、借閱的登記和利用的工作。提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。三、管理原則統(tǒng)一管理原則：部門檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，任何人不得把公司檔案資料據(jù)為己有。保守秘密原則：員工都有保守檔案秘密的義務(wù)，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機(jī)密。四、檔案管理員管理職責(zé) 嚴(yán)格執(zhí)行公司制定的檔案管理制度。 負(fù)責(zé)檔案的接受、收集、編目、立檔、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。 采取有效措施，確保檔案的安全、完整、系統(tǒng)、有效。 做好檔案的保密工作。 每季度檢查上季度檔案借閱、查閱情況。 每年一季度檢查上年度檔案借閱、查閱情況。五、檔案歸檔 各部門檔案資料應(yīng)于檔案形成后3個(gè)工作日歸檔。 合同類檔案應(yīng)于蓋章后1個(gè)工作日歸檔。 經(jīng)辦人形成檔案后由于個(gè)人原因未歸檔，須承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。 部門負(fù)責(zé)人對(duì)經(jīng)辦人檔案資料歸檔負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)督和管理責(zé)任。六、檔案保管檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。認(rèn)真做好檔案管理工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行核查、整理工作。檔案員對(duì)因長期借閱、查閱檔案資料造成的破損，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。檔案管理員因工作失誤丟失檔案，須承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。七、檔案的借閱、查閱、使用設(shè)計(jì)管理中心檔案、書籍借閱查閱范圍：公司高層、相關(guān)員工。借閱、查閱需辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)設(shè)計(jì)管理中心部門負(fù)責(zé)人同意，可辦理借閱、查閱手續(xù)。重要檔案及機(jī)密檔案不借閱，可查閱，由設(shè)計(jì)管理中心經(jīng)理批準(zhǔn)，查閱檔案應(yīng)于設(shè)計(jì)管理中心管轄內(nèi)查閱，不予攜帶出設(shè)計(jì)管理中心管轄范圍。檔案借閱時(shí)間為2天，如需延長，須向設(shè)計(jì)中心檔案管理員辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員須及時(shí)催還。申請(qǐng)檔案復(fù)印的，經(jīng)登記后，由檔案員負(fù)責(zé)復(fù)印發(fā)放。借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量，承擔(dān)一切賠償責(zé)任。八、圖紙資料的管理規(guī)定 圖紙資料指設(shè)計(jì)圖、施工圖（包括底圖、曬后藍(lán)圖、方案文本、電子檔案設(shè)計(jì)圖）。 紙質(zhì)施工圖按公司及部門相關(guān)人員審核后，由設(shè)計(jì)管事中心文員負(fù)責(zé)登記、保管、分發(fā)圖紙，電子檔案設(shè)計(jì)圖由設(shè)計(jì)人員統(tǒng)一電腦檔案保管。 施工圖按照設(shè)計(jì)師出圖紙要求進(jìn)行分發(fā)至相關(guān)部門。九、文件夾管理規(guī)范：1. 每個(gè)項(xiàng)目設(shè)一個(gè)文件夾，文件夾內(nèi)頭兩頁為目錄指索。2. 每個(gè)文件夾的按設(shè)計(jì)部各文件種類進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)題命名存檔（文件標(biāo)簽參考《》所示）。十、電子存檔規(guī)范：電子存檔規(guī)范適用于設(shè)計(jì)部所有專業(yè)工程師及資料員。公司文件管理員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲(chǔ)存及管理工作，各部門須指定專人負(fù)責(zé)本部門各類文檔的電腦管理工作。電子文檔須定期儲(chǔ)存，并按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類保管文件，重要文件須加密，且以軟件備份，并指定專人保管。十一、檔案的銷毀在文件修改之前，必須嚴(yán)格按照現(xiàn)有管理文件執(zhí)行。新版文件開始生效后，舊版文件自動(dòng)失效。檔案管事員每個(gè)季度統(tǒng)一對(duì)失效的檔案進(jìn)行整理，由檔案管理員申請(qǐng)銷毀，經(jīng)部門經(jīng)理同意后方可銷毀。對(duì)過程設(shè)計(jì)圖紙、施工中由于變版而作廢的圖紙，各使用部門資料員或施工部門人員及時(shí)交回設(shè)計(jì)部門，回收的作廢圖紙后經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后及時(shí)清理銷毀，銷毀檔案必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。十二、設(shè)計(jì)部文件、資料（樣板）的規(guī)范種類：序號(hào)文件名序號(hào)文件名1內(nèi)部備忘錄2外部備忘錄3圖紙會(huì)審記錄4施工圖紙（水電、建施、結(jié)施、園林、裝修）5設(shè)計(jì)合同6設(shè)計(jì)變更通知7工作聯(lián)系函8方案文本9初步設(shè)計(jì)文本10蓋規(guī)劃局的建筑施工圖11園林、裝修方案文本12園林、裝修初步設(shè)計(jì)文本13設(shè)計(jì)結(jié)算審核意見書14施工單位及其它作品資料15材料、設(shè)備供應(yīng)單位及其它產(chǎn)品介紹材料16樓盤考察資料17設(shè)計(jì)單位及前期策劃公司資料18參考書籍19政府資料復(fù)印件20施工圖審查意見書21公司所發(fā)各項(xiàng)制度文件22設(shè)計(jì)任務(wù)書、招標(biāo)文件資料23專業(yè)二次設(shè)計(jì)公司資料24地質(zhì)勘查報(bào)告25呈總經(jīng)理文件26呈集團(tuán)董事長文件27材料樣板展示存放區(qū)28過程設(shè)計(jì)圖存放區(qū)十三、文件保存規(guī)范說明：內(nèi)部備忘錄：內(nèi)部備忘錄由本部門相關(guān)工程師負(fù)責(zé)編制撰寫，由部門經(jīng)理、副總、總經(jīng)理匯簽完比后，發(fā)往各相關(guān)部門，本部門紙質(zhì)存檔一份，按編制編號(hào)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人保存到制定的文件夾內(nèi)度做好文件的查找指引目錄。外部備忘錄：外部備忘錄由各設(shè)計(jì)單位、集團(tuán)物業(yè)等發(fā)文，收到類似紙質(zhì)文件時(shí)，資料員必須按文件編號(hào)統(tǒng)一備份歸檔，并做好文件查找指引目錄。圖紙會(huì)審記錄：圖紙會(huì)記錄，完成后會(huì)審后交由資料員進(jìn)行保存，按圖紙類型存檔備份，并做好施工圖紙文件目錄指引。施工圖紙（水電、建施、結(jié)施、園林、裝修）：按圖紙出圖類型、時(shí)間進(jìn)行分類存檔，必須保證圖紙存檔的長久、清晰易找規(guī)范性，并做好施工圖紙文件目錄指引。設(shè)計(jì)合同：與設(shè)計(jì)單位簽訂設(shè)計(jì)合同、合同匯簽單簽定完結(jié)后，按合同類型紙質(zhì)存檔一備份，合同編號(hào)不可出現(xiàn)重復(fù)、錯(cuò)亂，避免出現(xiàn)合同編號(hào)的重復(fù)性，并做好施工圖紙文件目錄指引。設(shè)計(jì)變更單：設(shè)計(jì)部自行完成或組織設(shè)計(jì)院完成設(shè)計(jì)變更單，由項(xiàng)目設(shè)計(jì)師發(fā)文后，交由資料員統(tǒng)一傳遞給領(lǐng)導(dǎo)簽批，按文件編號(hào)