【文章內(nèi)容簡介】 檔案管理制度為適應(yīng)公司全方位科學(xué)化管理要求，切實(shí)做好檔案管理工作，防止重要文件遺失，本公司特制定此管理制度。檔案管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保公司機(jī)密。建立文書檔案。公司對內(nèi)、外發(fā)文，公司與有關(guān)單位來往信件、各種（凡蓋公司章的）合同、協(xié)議等，統(tǒng)一由行政助理立卷存檔。建立業(yè)務(wù)檔案。各業(yè)務(wù)員在工作中應(yīng)不斷建立及維護(hù)、補(bǔ)充自己的業(yè)務(wù)檔案，并獨(dú)立交由行政助理負(fù)責(zé)管理。業(yè)務(wù)檔案包括：（1）目標(biāo)客戶檔案（按銷售代表負(fù)責(zé)項(xiàng)目分類）（2）目標(biāo)客戶過程跟蹤檔案（3）業(yè)務(wù)周報(bào)表（4）設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)人員檔案（5）行業(yè)管理機(jī)構(gòu)及人員檔案（6）協(xié)作單位（含大型擬合作安裝公司）檔案（7）經(jīng)銷商類檔案建立會計(jì)檔案。公司的財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、帳簿、憑證、工資表及其它會計(jì)資料，由財(cái)務(wù)部整理存檔。建立人事檔案。根據(jù)人力資源管理的需要，建立有關(guān)人事檔案。建立聲像檔案。凡是反映公司各項(xiàng)工作、活動的照片、錄音帶、錄像帶等材料，均統(tǒng)一由行政助理進(jìn)行整理保存。建立客戶要案。對已簽訂合同的客戶，需對應(yīng)獨(dú)立建立檔案，檔案內(nèi)容包括合同、工程竣工報(bào)告、調(diào)試驗(yàn)收報(bào)告、往來所有文件等，由技術(shù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)保管。公司營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本由財(cái)務(wù)部保存，每年的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證的年檢工作，由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一辦理。稅務(wù)登記證等正副本由財(cái)務(wù)部保存，每年的年檢工作，由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一辦理。借閱公司機(jī)密級檔案、絕密級檔案需經(jīng)總經(jīng)理同意。 1對有關(guān)公司內(nèi)部文件和經(jīng)濟(jì)秘密及財(cái)務(wù)方面的重要內(nèi)容，不準(zhǔn)外傳和復(fù)印外借，凡經(jīng)公司發(fā)現(xiàn)將追究當(dāng)事人責(zé)任，并從嚴(yán)處理。1外公司外來文件統(tǒng)一由行政助理進(jìn)行登記并轉(zhuǎn)送相關(guān)人員，對應(yīng)員工需對收文的領(lǐng)取進(jìn)行簽名。第七章 印章管理制度為了規(guī)范公司的印章管理，特制定此制度。一、印章的使用范圍對公司經(jīng)營有重大關(guān)連，涉及政策性的文件，以公司名義下發(fā)的各種文件，以公司名義與外單位業(yè)務(wù)聯(lián)系的各種文件合同、協(xié)議、意向書、信函、圖表、介紹信、證明材料等用公司印章。財(cái)務(wù)專用章和業(yè)務(wù)專用章由主管部門專門用于財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)，不能用于其他任何業(yè)務(wù)活動。各部門對于本部門職權(quán)范圍內(nèi)的各類文件、證明、信函、協(xié)議等，用部門印章。二、印章的保管公司印章、合同專用章、業(yè)務(wù)專用章由行政助理負(fù)責(zé)進(jìn)行保管。行政助理負(fù)責(zé)建立印章保管登記冊，載明印章種類、印文、印模和保管人姓名等項(xiàng)。印章保管人員應(yīng)明確責(zé)任，保證印章的正常使用和絕對安全，防止印章被濫用或盜用。印章保管人不得委托他人代取代用。印章使用后要隨手鎖好，不能把印章隨意放置在辦公桌上或敞開保管柜。對于印章被濫用而產(chǎn)生的后果，公司將追究部門領(lǐng)導(dǎo)及印章管理者責(zé)任。 印章若發(fā)生損壞要及時(shí)備案，并申請更換，更換新印章需經(jīng)公司總經(jīng)理簽批。 印鑒遺失除及時(shí)向上級報(bào)備外，應(yīng)依法公告作廢。三、印章的使用 各員工使用公司公章或合同專用章，均需填寫《印章使用申請表》，履行相關(guān)報(bào)批手續(xù)后印章保管者方予蓋章。如未履行審批手續(xù)，擅自用印，發(fā)現(xiàn)一次，將對當(dāng)事人及印章保管者處以罰款一百元，如因此造成嚴(yán)重后果的，公司將追究有關(guān)當(dāng)事人的責(zé)任。一般行政事務(wù),如行政助理開具證明、介紹信（含結(jié)婚證明，生育證等）須經(jīng)總經(jīng)理同意。 如需使用合同專用章，憑總經(jīng)理審核簽字許可后，方可用印。 印章必須在辦公室內(nèi)使用，不能將印章攜帶出單位以外使用。如遇特殊情況需帶出用印者，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由相關(guān)人員保證用章的安全性。通常情況下，印章管理人應(yīng)不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白憑證，如有特殊情況，需由總經(jīng)理特別批準(zhǔn)。加蓋公章前，必須對審批人和加蓋公章的文件內(nèi)容進(jìn)行核對、查實(shí)，確認(rèn)無誤后方可加蓋公章。如未經(jīng)審批人書面批準(zhǔn)或文件內(nèi)容與申報(bào)內(nèi)容有出入的，可不予蓋章。第八章 公文處理辦法為適應(yīng)公司全方位科學(xué)化管理要求，切實(shí)做好公文管理工作，使之規(guī)范化、制度化，特制定本辦法。一、公司公文是公司傳達(dá)方針、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，全體員工必須按規(guī)定做好公文管理工作。二、公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、簡便，公文由行政助理統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。三、公文管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保公司機(jī)密。四、發(fā)文要嚴(yán)格按照下列程序辦理：擬文員工一律用公司統(tǒng)一的發(fā)文稿紙擬文。根據(jù)擬文稿紙的要求，填明文件的標(biāo)題、主送單位、抄報(bào)、抄送單位及擬稿人。以公司名義下發(fā)的文件，擬文部門或個(gè)人要將草擬好的文件送送總經(jīng)理審批。經(jīng)總經(jīng)理審批同意下發(fā)的文件，由行政助理登記、編發(fā)文號。對外發(fā)文（含對外宣傳資料、產(chǎn)品廣告、人員招聘啟事等）按上述程序執(zhí)行，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)不得擅自對外發(fā)文，如因此對公司造成不良影響的，公司除給予當(dāng)事人一定的經(jīng)濟(jì)處罰外，當(dāng)事人還必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。文件的校對和裝訂一律由擬文員工負(fù)責(zé)。需使用公司印章的，需履行相應(yīng)審批手續(xù)后方可用印，并留二份已生成文件和原稿一并交行政助理存檔。五、草擬公文必須符合公司的規(guī)章制度及有關(guān)規(guī)定，如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)加以說明。六、審批公文要認(rèn)真負(fù)責(zé)，文件的主批人要簽署自己明確具體的意見、姓名和時(shí)間。七、來文及上報(bào)文件處理程序：外來文件和上報(bào)文件一律由行政助理負(fù)責(zé)登記，并通知有關(guān)員工領(lǐng)取，領(lǐng)取人要簽名。外來文件經(jīng)行政助理登記后，由行政助理附上公文處理表。公文處理表上要寫明來文或上報(bào)單位文件的標(biāo)題、文件的秘級、緊急程度和收文時(shí)間。領(lǐng)導(dǎo)或部門審批外來文件和上報(bào)文件應(yīng)說明自己的具體意見，并簽署姓名和時(shí)間。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)參閱或?qū)徟蟮奈募姓硪鶕?jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示，具體負(fù)責(zé)送有關(guān)人員落實(shí)。并在公文處理表“處理結(jié)果”一攔中寫明處理結(jié)果，并立卷歸檔。八、已送總經(jīng)理批示的文件，應(yīng)在兩日內(nèi)批辦，緊急公文應(yīng)當(dāng)日批辦。行政助理應(yīng)根據(jù)辦理的時(shí)限催辦，防止漏辦和延誤。凡逾期延誤或漏辦者，有關(guān)員工要對此造成的影響負(fù)責(zé)。九、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，該傳閱、傳達(dá)的文件，要在規(guī)定的范圍內(nèi)傳閱和傳達(dá)。對于該辦理的事項(xiàng)，行政助理要跟進(jìn)督查催辦，保證落實(shí)。對重大事項(xiàng)和重大行動，行政助理要將處理情況和處理結(jié)果以書面的形式報(bào)告總經(jīng)理。該答復(fù)事項(xiàng)，行政助理要根據(jù)批示的要求，采取書面、電話或當(dāng)面答復(fù)的方式給予明確而具體的回復(fù)。十、秘密公文不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā)。傳遞秘密文件，應(yīng)采取相應(yīng)的保護(hù)措施，確保文件的安全。十一、公文辦完后，應(yīng)及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。十二、公文立卷應(yīng)根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和依存價(jià)值分類整理，保證齊全完整，正確反映主要情況，便于保管、查找、利用。十三、立卷的公文應(yīng)按有關(guān)規(guī)定由行政助理保管，個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的文件。十四、沒有存檔價(jià)值的公文經(jīng)過鑒別并報(bào)總經(jīng)批準(zhǔn)，可定期銷毀。銷毀秘密文件要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷。第九節(jié) 辦公用品管理規(guī)定一、目的：使辦公用品的采購、保管、使用合理化，本著節(jié)約成本，勤儉辦公的原則，特制定本規(guī)定。定義：辦公用品是指公司員工因本職工作工作需求而必須使用之辦公工具、設(shè)施及低值易耗品。二、范圍：本管理規(guī)定適用于公司所有員工。三、費(fèi)用管理：行政助理結(jié)合公司辦公用品所需情況列表整理，并匯總大致金額，提交總經(jīng)理審批。四、采購：日常辦公用品由行政助理采購，采購應(yīng)堅(jiān)持價(jià)廉物美的原則，并于供應(yīng)商建立良好長期供貨關(guān)系。每半年對供應(yīng)商進(jìn)行評估，確保日常辦公用品質(zhì)量、價(jià)格最優(yōu)化。特批類物品行政助理視情況安排采購。公司辦公類印刷業(yè)務(wù)（如表單、資料、名片等），應(yīng)履行審批手續(xù)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政助理根據(jù)提供的樣本格式予以安排印刷。五、保管：辦公用品購回后交由財(cái)務(wù)部專人負(fù)責(zé)清點(diǎn)、登記，做到物品與發(fā)票一致。并由財(cái)務(wù)部建立辦公用品出入帳冊及管理。辦公用品由行政助理每月月底清點(diǎn)一次，查對購進(jìn)物品與發(fā)放物品及庫存物品是否一致。發(fā)現(xiàn)情況應(yīng)及時(shí)查明原因，并向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。行政助理每季度對申購、領(lǐng)用情況匯總統(tǒng)計(jì)并上報(bào)總經(jīng)理。公司辦公用品的使用由公司統(tǒng)一進(jìn)行調(diào)配。定期應(yīng)歸還的物品，領(lǐng)用人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。使用者就辦公用品的使用要本著愛護(hù)、節(jié)約的原則，使用者負(fù)有保管維護(hù)的責(zé)任。如因疏于保管而造成的物品損壞、遺失，由當(dāng)事人按維修價(jià)2倍賠償。低值易耗品則在短期內(nèi)不予補(bǔ)領(lǐng)。離職員工須交回非消耗物品，交回的物品應(yīng)檢查其可使用性，將可利用物品進(jìn)行二次發(fā)放，發(fā)放時(shí)予以注明。領(lǐng)用物品人員在無特殊情況下不得拒領(lǐng)二次發(fā)放物品。六、領(lǐng)用日常辦公用品領(lǐng)用一律使用《辦公用品領(lǐng)用申請單》，并經(jīng)行政助理簽字確認(rèn)。各類筆的領(lǐng)用以“以舊換新”為原則，嚴(yán)禁成批領(lǐng)用。辦公用品發(fā)放人員有權(quán)對使用者所領(lǐng)用物品的使用用途作必要了解。領(lǐng)用者領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字。管理人員入職領(lǐng)取基本辦公用品一套。其它特殊物品另單領(lǐng)取。本制度由人事行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自批準(zhǔn)之日起執(zhí)行。第十章 電話、傳真使用管理規(guī)定 公司購置的電話、及傳真設(shè)備是公司財(cái)產(chǎn)，為使公司設(shè)備管理合理化，特制定此規(guī)定。一、電話、電腦及傳真機(jī)的設(shè)置安排 電話及傳真機(jī)均是公司財(cái)產(chǎn)，由公司統(tǒng)一購置及安排使用。各類設(shè)備的添置，根據(jù)公司業(yè)務(wù)開展的需要決定購置，由行政助理負(fù)責(zé)安排安裝及維修。二、各類通訊設(shè)備的使用及費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn) 通訊設(shè)備的使用安排由行政助理統(tǒng)籌負(fù)責(zé)，在保證公司業(yè)務(wù)正常進(jìn)行的前提下，厲行節(jié)約、嚴(yán)格控制月均費(fèi)用。 行政助理負(fù)責(zé)對公司的長途電話使用情況進(jìn)行監(jiān)督管理。 員工在撥打及接聽電話時(shí)應(yīng)注意禮節(jié)，接聽電話時(shí)，應(yīng)先說“您好 長常順”，通話過程中做到言簡意賅，以提高工作效率，維護(hù)公司形象。 公司內(nèi)嚴(yán)禁用公司電話撥打私人電話（特別是長途電話），如個(gè)人有特殊情況，必須向公司事先說明，經(jīng)同意后，方可使用，并做到長話短說。 無線電話（手機(jī)）的安排、使用及費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：① 公司銷售人員使用手機(jī)號碼一律由公司統(tǒng)一配置，公司將根據(jù)工作需要對不同崗位人員統(tǒng)一訂購話費(fèi)套餐，套餐內(nèi)費(fèi)用由公司支付，超額部分由個(gè)人承擔(dān)。②其它人員手機(jī)費(fèi)用按規(guī)定金額實(shí)行報(bào)銷，報(bào)銷人員應(yīng)在每月20日前將話費(fèi)單據(jù)交由行政助理進(jìn)行登記。③ 試用期員工手機(jī)費(fèi)用原則上不予報(bào)銷，如確因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按審批金額予以報(bào)銷。④ 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核、報(bào)銷，嚴(yán)格控制費(fèi)用，超支自理；如遇特殊情況發(fā)生超支，由使用人書面作出說明，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可按實(shí)際情況處理。特殊崗位人員及出差人員使用手機(jī)話費(fèi)經(jīng)總經(jīng)理審批后，按審批金額進(jìn)行報(bào)銷。 傳真機(jī)由行政助理維護(hù)管理，確保24小時(shí)暢通。 員工發(fā)送傳真必須按公司規(guī)定填寫好傳真用紙有關(guān)內(nèi)容后，交行政助理代發(fā)，并做好登記。 行政助理收到傳真后，做好登記，由相關(guān)個(gè)人領(lǐng)取簽收。三、管理及獎罰對公司的財(cái)產(chǎn)要樹立公共財(cái)產(chǎn)共同愛護(hù)的意識。指定給個(gè)人使用的設(shè)備器材由使用人負(fù)責(zé)管理，如發(fā)生損壞或遺失，由相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償處理；分派到個(gè)人使用的設(shè)備器材，使用人負(fù)有維護(hù)、保管及負(fù)責(zé)賠償責(zé)任；損失在1000元以下的一次性賠償；1000元以上的高額損失，經(jīng)公司研究后，按比例分期賠償。第十一章 計(jì)算機(jī)管理規(guī)定一、目的為使本公司計(jì)算機(jī)管理更為規(guī)范化，確保計(jì)算機(jī)及相關(guān)打印設(shè)備能正常、可靠運(yùn)行，提高計(jì)算機(jī)的使用壽命，降低故障率，保證各類資料的安全與保密，特制定本管理規(guī)定。二、管理辦法：對計(jì)算機(jī)應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)請維修，以免影響工作。為保密及安全，計(jì)算機(jī)責(zé)任人應(yīng)將個(gè)人電腦或文件設(shè)置開機(jī)及保護(hù)密碼，公司領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)知道員工電腦密碼且密碼統(tǒng)一備案，由行政助理保管。嚴(yán)禁將文件存放在C盤（操作系統(tǒng)所在盤）上，以防因操作系統(tǒng)損壞而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。必須經(jīng)常對硬盤的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并定期對硬盤進(jìn)行查毒、殺毒。計(jì)算機(jī)實(shí)行定崗定責(zé)管理，未經(jīng)責(zé)任人同意，他人不準(zhǔn)使用，否則，由此造成數(shù)據(jù)丟失，硬（軟）盤損壞等事故，由事故當(dāng)事人和保管責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償，并視損壞程度及所造成的后果分別給予100元以上500元以下的處罰。計(jì)算機(jī)責(zé)任人每天要對計(jì)算機(jī)進(jìn)行例行的清潔保養(yǎng)，每周進(jìn)行一次全面的維護(hù)。開關(guān)電腦時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按計(jì)算機(jī)正確順序進(jìn)行，嚴(yán)禁斷電關(guān)機(jī)以免丟失數(shù)據(jù)，損壞硬盤。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理與維護(hù)由專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁其他人員擅自拆動更改電腦設(shè)備（包括主機(jī)、顯示器、打印機(jī)及其它系統(tǒng)設(shè)置），嚴(yán)禁私自隨意在公司電腦上安裝其它軟件，違者除賠償由此而造成的損失外，公司將另外給予當(dāng)事人100元以上300元以下的處罰。網(wǎng)絡(luò)工具是為保障公司開展業(yè)務(wù)工作而設(shè)置的，工作時(shí)間嚴(yán)禁在網(wǎng)上進(jìn)行游戲娛樂、閱讀小說、查看與工作無關(guān)的資料。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將予以警告，發(fā)現(xiàn)三次予以除名處理。嚴(yán)禁私自在電腦上安裝游戲軟件，嚴(yán)禁工作時(shí)間用電腦進(jìn)行游戲娛樂，發(fā)現(xiàn)一次，罰款一百元，發(fā)現(xiàn)五次以上者，予以辭退。使用者應(yīng)經(jīng)常對自已的電腦文件資料進(jìn)行整理，建立自已的子目錄，嚴(yán)禁將文件存放在根目錄上，否則這些文件將定期被清除。嚴(yán)格遵守公司技術(shù)保密制度，未經(jīng)公司總經(jīng)理同意，嚴(yán)禁任何人從事與生產(chǎn)經(jīng)營無關(guān)的私自打印、拷貝公司的生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等方面的資料。違者按泄露公司機(jī)密給予處罰，嚴(yán)重者追究法律責(zé)任。第十二章 員工錄用管理辦法一、招聘員工招聘由公司根據(jù)需要確定，由總經(jīng)理和部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)招聘。二、考核面試及錄用公司收到應(yīng)聘人員的求職簡歷后，優(yōu)選出符合招聘條件的應(yīng)聘人員，確定可面試人員后由行政助理通知面試。面試時(shí)需填寫《求職登記表》，并由行政助理審驗(yàn)其有關(guān)證件的真實(shí)性。面試時(shí)，對其進(jìn)行面試或心理測試，了解其工作經(jīng)歷及表現(xiàn)，考核其適應(yīng)招聘職位的能力，并在《面試評價(jià)表》上提出面試意見，并