【文章內容簡介】 一、整理應遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持卷內文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（一） 、檔案整理。文書檔案實行公司各部門兼職檔案員初步整理，檔案室或綜合管理部檔案員最終整理的制度。初步整理的步驟：部門兼職檔案員按照《文件歸檔范圍和保管期限表》中的分類要求，準備若干檔案盒，在檔案盒的盒脊上用鉛筆填寫“年度” 、“機構（問題） ”的內容。具體地“年度”欄位填寫文件的生成年度，如“2022” “2022”。 “機構（問題） ”填寫部門名稱或簡稱及文件的類20 / 46別，部門和文件類別之間用“”隔開。日常文件處理完畢后，按照《文件歸檔范圍和保管期限表》所列的歸檔范圍，對文件進行鑒別和剔除，將需要歸檔的文件放入所屬類別的檔案盒內，在每件文件的右上角用鉛筆編制件號，并編制歸檔文件目錄，從而實現(xiàn)檔案的初步整理。初步整理需使檔案按類分盒裝好，并有對應的歸檔文件目錄。如不符合以上要求，檔案室或綜合管理部有權退回檔案，要求各部門重新整理。經(jīng)初步整理后，于次年三月底前交檔案室或綜合管理部。第十條 市場開發(fā)合同檔案的保管一、根據(jù)公司的實際情況，設檔案庫房或檔案裝具。二、存放檔案的排架方法為自上而下，從左至右，整齊排放，便于查找。三、保持檔案庫房或檔案裝具的清潔衛(wèi)生，做到防塵、防火、防盜、防光、防潮、防蟲、防鼠，保護檔案安全。四、檔案工作人員嚴守檔案信息內容安全，防止檔案信息泄密。第十一條 市場開發(fā)合同檔案的簽定和銷毀一、鑒定銷毀的原則（一） 、對超過保管期限的檔案進行鑒定，提出存毀意見。（二） 、確定無保存價值的檔案進行銷毀二、檔案的保管期限分為三種，永久（50 年以上） 、長期（16~50 年）和短期（15 年以下） 。三、分管檔案工作的領導、各部門負責人和檔案工作人員組成鑒定小組。四、檔案管理人員列出超過檔案保管期限的檔案清單，按照檔案類別報送各相關所屬部門、及分管檔案工作的領導，由部門負責人及分管檔案工作的領導對超過檔案保管期限的檔案批示檔案銷毀意見。五、經(jīng)過鑒定，對確定已經(jīng)失去保存價值需要銷毀的檔案，由檔21 / 46案工作人員編制銷毀清冊，經(jīng)分管檔案工作的領導最終審批后，進行銷毀。六、銷毀檔案由綜合管理部檔案管理人員進行，各部門派一名兼職檔案人員負責監(jiān)銷。銷毀完畢，銷毀人和監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽字，檔案銷毀清冊作為永久卷保存。七、不在歸檔范圍之列的一般性、臨時性文件由各部門自行保管，保管 2 年后，由部門總經(jīng)理或負責人及分管領導審批同意后，可進行銷毀。第十二條 市場開發(fā)部按照《合同臺帳》的記錄，組織市場開發(fā)人員跟蹤、催收款。公司財務管理部門有義務提醒、催辦市場開發(fā)部門按照合同約定加快款項的回收，財務部門應定期與市場開發(fā)部對賬。第七章 市場開發(fā)與工程協(xié)調第一條 公司市場開發(fā)部的市場開發(fā)應與工程建設進行有效的協(xié)調和銜接。市場開發(fā)必須建立在工程可行的基礎上，同時，工程建設進度必須滿足合同約定的供氣要求。第二條 市場開發(fā)部與工程管理部應密切配合，市場開發(fā)部要及時協(xié)助設計、工程施工等環(huán)節(jié)中與客戶的關系協(xié)調與處理，以實現(xiàn)對客戶的承諾。工程管理部要將工程的進度及時與市場開發(fā)部溝通，市場開發(fā)部參加竣工驗收。第三條 針對兩種不同用戶類別的市場開發(fā)部與工程部協(xié)調工作的流22 / 46程一、針對集體簽約用戶的市場開發(fā)部與工程部協(xié)調工作流程圖 4—居民集體簽約用戶的市場開發(fā)部門內部協(xié)調工作流程圖：二、針對工業(yè)、商業(yè)、公福用戶及零散戶的市場開發(fā)部門內部協(xié)調工作流程：圖 5—工業(yè)、商業(yè)、公福用戶及零散戶的市場開發(fā)部門內部協(xié)調工作流程Ⅰ、市場開發(fā)部簽訂合同前與工程部共同勘察現(xiàn)場；Ⅱ、市場開發(fā)部簽署初裝費合同；下發(fā)設計通知單到工程部，后者 10 個工作日內出設計圖；Ⅲ、市場開發(fā)部依據(jù)工程部設計與用戶確定合同工期；合同正式文本報財務部；（副本須留市場開發(fā)部）Ⅳ、市場開發(fā)部下發(fā)施工通知單到工程部（經(jīng)財務部確認收款符合工程啟動條件） ，工程部確定工期并反饋一份給市場開發(fā)部，以便掌握工程進度；Ⅴ、工程施工期間，市場開發(fā)部依據(jù)所確定工期，跟蹤了解和協(xié)調，及時掌握工程；Ⅵ、工程竣工后，施工單位及時上報工程部進行驗收，工程部驗收合格后，出具驗收合格單給市場開發(fā)部一份；Ⅶ、市場開發(fā)部依據(jù)工程部提供的驗收合格單以及財務部審核確認回款符合點火通氣條件后，通知生產(chǎn)運營部、客戶服務部；生產(chǎn)運營部與客戶服務部確保在約定時間內送氣；Ⅷ、對已送氣的用戶，施工單位應現(xiàn)場移交鑰匙至客戶服務部并辦理相關手續(xù)；并由市場開發(fā)部、工程部、施工單位、客戶部簽字確認；Ⅸ、所有手續(xù)齊全后，市場開發(fā)部登記送氣名單；一份報生產(chǎn)運營部；一份報客戶服務部；Ⅰ、用戶手續(xù)齊全并辦理完畢后，市場開發(fā)部下發(fā)零星戶安裝任務單到工程部；Ⅱ、工程部安排施工單位在7 個工作日內完工；Ⅲ、市場開發(fā)部依據(jù)任務單，在下發(fā) 7 個工作日后進行用戶電話回訪；23 / 46第四條 市場與施工部門協(xié)調工作流程中的關鍵工作步驟說明一、施工協(xié)調（一） 、 公司市場開發(fā)部按年度市場開發(fā)計劃將相關文件提交工程部，由工程部制訂施工計劃，組織施工建設；（二） 、 合同簽訂前，市場開發(fā)部就有關施工難度、工期要求同工程部溝通，以使合同進度條款能按時兌現(xiàn)；（三） 、 合同簽訂后，市場開發(fā)部向設計部門提交所開發(fā)區(qū)域的基礎資料并與設計部門約定施工圖設計進度。參加施工圖匯審，介紹燃氣客戶的相關情況；（四） 、 施工過程中，市場開發(fā)部配合工程部做好合同雙方協(xié)調工作，使工程順利進行；（五） 、 客戶辦理用氣開戶手續(xù)時引導客戶辦理銀行托收業(yè)務；（六） 、 市場開發(fā)部需建立完備的安裝客戶檔案資料二、報裝客戶來公司營業(yè)廳報裝，營業(yè)員首先應了解客戶的大概情況，包Ⅳ、工程部每月將用戶簽字的零星戶安裝任務單及時反饋給市場開發(fā)部；Ⅵ、市場開發(fā)部登記每月送氣用戶名單，報工程部確認后存檔；Ⅴ、市場開發(fā)部每月對反饋的零星戶安裝任務單進行核實并填制零星戶月報表；24 / 46括用氣所在地用氣性質、用氣環(huán)境，如基本具備條件，應接受客戶申請或請客戶先辦理用氣申請，如不具備，應向客戶說明原因，取得客戶的理解。營業(yè)員在受理時向客戶提供《客戶報裝申請表》 ，幫助客戶完整地填寫后，建立詳細的《客戶登記檔案》 ，向客戶介紹雙方應履行的責任，達成用氣意向后，營業(yè)員向市場開發(fā)部報送《客戶用氣意向書》，市場開發(fā)部收到客戶用氣意向書后，組織市場開發(fā)員上門洽談，談妥后由公司與客戶簽訂用氣協(xié)議。對基本具備條件的，根據(jù)客戶申請?zhí)岢龅挠脷庖螅智闆r處理：（一） 、 新建住房用氣或零散住房用氣：市場開發(fā)員根據(jù)情況與客戶約定勘察現(xiàn)場時間，約定的時間不超過 2 個工作日。（二） 、 工業(yè)、商業(yè)、集體用氣：市場開發(fā)員表根據(jù)客戶提供的用氣情況，準確核算出客戶用氣量，測算初裝費，交給客戶審驗計算結果，并交部門經(jīng)理審核，待客戶確定要使用時，由分管領導審批后實施。市場開發(fā)員與客戶約定勘察現(xiàn)場時間，約定時間不超過 2 個工作日。圖 6—用戶報裝響應的基本工作流程圖解：用戶報裝 營業(yè)廳受理并填寫報裝申請單建立客戶登記檔案雙方洽談達成用氣基本意向營業(yè)員向市場開發(fā)部報送《客戶用氣意向書》市場開發(fā)部派開發(fā)員到客戶處上門開發(fā)員洽談細節(jié)確認洽談結果報分管領導審查后簽約25 / 46三、關于預約安裝針對用戶的預約安裝，一般有三種方式：A 電話主動預約客戶安裝；B 客戶直接向公司營業(yè)廳預約安裝；C 市場開發(fā)員預約安裝。按照工程施工的基本流程，一般由市場開發(fā)部打印《安裝施工單》，并將施工單傳遞到工程部，經(jīng)工程技術部復議后下發(fā)給施工單位，施工隊到客戶家進行安裝。當市場營銷員預約安裝的客戶超過施工隊安裝極限時，工程技術部應協(xié)調市場開發(fā)員解決。下發(fā)的施工單，要求必須進行反饋，沒有完工的由工程技術部人員進行處理,市場開發(fā)部在交接表上注明原因，并做好跟蹤。在完工返單后的第二天，市場開發(fā)部對施完工的客戶進行回訪,回訪率需達 100%。四、跟蹤服務對于各類開發(fā)的用戶，公司市場開發(fā)部須嚴格貫徹跟蹤服務，不僅體現(xiàn)在從調研定位到簽約、施工的階段，還體現(xiàn)在點火通氣和檔案的健全及信息管理方面。26 / 46其中，點火通氣直接涉及到初裝費回款剩余部分的全部完成，對用戶檔案的健全及信息管理則關系到下階段市場策略與方案的有效性的增加。有關注意事項如下：（一） 、點火通氣時的市場開發(fā)部工作要點由市場開發(fā)部牽頭組織，派單至生產(chǎn)運營部與客戶服務部，由該兩部門具體實施；戶內安裝施工驗收完畢后收取初裝費尾款，通知相關部門點火通氣，并移交客戶檔案資料到客戶服務部；（二） 、如何健全用戶檔案與信息管理市場開發(fā)部執(zhí)行每日晨會每周例會制度，每日填寫客戶拜訪情況表及匯總客戶資料；每日應記錄電話來訪及客戶接待，進行歸納并就要點匯報；建立電話回訪和上門回訪制度，多聽客戶的意見和建議，以便揚長避短，更好地開發(fā)市場；第五條 原則上，初裝費（或配套費或工程費）全部回款到賬之后，方可給用戶點火通供氣。第六條 公司應建立起順暢的市場開發(fā)與工程管理之間的業(yè)務協(xié)調處理流程，保證市場開發(fā)與工程管理之間的有效溝通與銜接。27 / 46第八章 市場開發(fā)費用管理第一條 市場開發(fā)費用是指公司為促進市場開發(fā)業(yè)務，完成集團下達的市場開發(fā)指標而發(fā)生的與之相關的費用。主要包括：廣告費、業(yè)務宣傳（促銷）費、勞務費用、市場開發(fā)人員的提成/獎勵/補貼、用于市場開發(fā)的業(yè)務招待及協(xié)調費用。第二條 每財年預算編制時，根據(jù)公司類別和具體情況，按年度市場開發(fā)初裝費回款額的一定比例，核定年度市場開發(fā)費用。第三條 市場開發(fā)費用預算的核定標準每年財年初，集團總部根據(jù)上年整體經(jīng)營狀況分析公司的類別，核定市場開發(fā)費用額度。一、初裝費計劃收入：按照計劃開發(fā)用戶數(shù)[戶] 用戶初裝費收費標準[ 元/ 戶] 計算。其中，初裝費收費標準按照物價部門核準的價格標準計算?！窆臼袌鲑M用總預算額度計算公式如下：●市場費用總預算＝初裝費計劃收入（工程安裝收入）（x%以