【文章內(nèi)容簡介】 標記，便于區(qū)別和限制利用。 利用保密檔案，應(yīng)嚴格審批手續(xù)。接待人員必須實行有效監(jiān)督，不得隨意擴大利用范圍和摘抄復(fù)印。 保密檔案一律不準外借，不得隨意亂放和在庫房外過夜。 根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定，及時調(diào)整檔案保密范圍，實行降密、解密直至向全社會開放。 檔案管理人員要嚴格遵守黨和國家有關(guān)保密工作的法律、法規(guī)、規(guī)章制度，不隨意翻看，摘抄保密檔案內(nèi)容，嚴禁泄露檔案秘密。第九條 檔案保管制度 檔案是黨和國家的寶貴財富，檔案庫房是保管檔案的重地。 庫房要牢固，裝有防盜設(shè)施。 非管理人員不得擅自進入庫房，庫房鑰匙要專人保管，做到人走、燈熄、隨手關(guān)門。25 / 74 庫房內(nèi)應(yīng)配置“八防”設(shè)備，及時存放藥品，使用和維修防塵、通風(fēng)、去濕設(shè)備，有效控制庫房內(nèi)的溫濕度。 檔案裝具排列有序，接收檔案要及時排列編目上架，做到整齊、有序，便于查找利用。 進庫檔案要及時進行登記入帳，定期檢查清點，破損檔案及時修復(fù)，發(fā)現(xiàn)遺失檔案要及時報告，立即組織人員進行查找，確保庫房檔案資料無破損無遺失。檔案員調(diào)離崗位時，要及時辦好檔案資料、檢索工具、編研資料的交接手續(xù)。第十條 檔案資料查、借閱制度 本室檔案、資料主要供本單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員使用。 查閱檔案、資料須首先填寫檔案借閱及利用效果登記表，未履行登記手續(xù)者，檔案室拒絕提供檔案、資料。 查閱檔案應(yīng)在檔案室，因特殊情況需要借出時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)人批準，辦理好借閱手續(xù)，方可出借。檔案、資料的借出時間不得超過七天。確需繼續(xù)借閱，要辦理續(xù)借手續(xù)。 查閱時禁止吸煙，要愛護檔案、資料，嚴禁在檔案資料上劃線、打勾、作記號、折角；嚴禁涂改和拆撕檔案、資料。違者視情節(jié)輕重追究責任。 外單位人員查閱檔案，必須持有單位介紹信（注明身份、查閱內(nèi)容和用途），并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，才可查閱。閱檔后，介紹信留本室備查。26 / 74 查閱檔案、資料者有義務(wù)將利用效果反饋檔案室。以利總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項工作服務(wù)。 凡借閱會議記錄及保密檔案，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準才能借閱。 第十一條 檔案科技文件材料修改、補充制度 修改、補充科技文件、底圖，必須填寫修改、補充申請書，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可修改。任何單位、部門和個人不得擅自改動。 修改底圖時，必須在底圖上加填修改欄， 注明承辦部門、修改內(nèi)容、日期、 并需修改人和批準人簽字。 底圖修改后，必須對有關(guān)藍圖作相應(yīng)的修改，準確反映科技活動的演變過程。 底圖修改內(nèi)容較少時， 可直接在圖面上“扛改”或“刮改”。并在修改處注明“修改標記”。 修改內(nèi)容較多時，應(yīng)另制新圖，原來圖紙作廢。 新圖列入原圖紙目錄，并注明所代替的原圖圖號。 科技文件、底圖修改、補充， 必須做到正確、完整、統(tǒng)一、清晰。第十二條 聲像檔案管理制度 聲像檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分， 必須由檔案室集中統(tǒng)一管理。 歸檔范圍 （１）上級領(lǐng)導(dǎo)來局視察工作或從事其它活動所形成的聲像材料； （２）本局各種重要會議所形成的聲像材料； （３）各項工程建設(shè)中形成的聲像材料； 27 / 74 （４）各種生產(chǎn)、科技、科研、技改、 產(chǎn)品推廣應(yīng)用等活動中形成的聲像材料； （５）重大（典型）事件、事故、災(zāi)害所形成的聲像材料； （６）本局榮獲上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)授予的獎狀、獎杯、 證書的照片； （７）各種宣傳、教育等活動中形成的聲像材料。 歸檔要求 （１）聲像文件材料由各承辦單位或經(jīng)辦人負責收集、整理。需注明背景、時間、地點、人物、內(nèi)容、 攝影者等六要素。在辦理完畢后一個月內(nèi)向檔案室移交； （２）檔案室整理后應(yīng)單獨組卷、編目，便于查閱利用。 保管要求， 專用箱、柜單獨存放保管，定期進行檢查、倒帶、嚴格控制溫濕度，確保聲像檔案的安全。第十三條 檔案人員職業(yè)道德要求 忠于職守：堅持四項基本原則， 模范遵守和執(zhí)行檔案法及其規(guī)章，熱愛檔案工作，忠于黨和人民的檔案事業(yè)，精通檔案業(yè)務(wù)，恪守盡職。 維護史實：據(jù)實歸檔，用檔， 杜絕涂改和偽造檔案；尊重史實，維護歷史面貌， 保障檔案的完整與安全。 埋頭苦干:發(fā)揚刻苦學(xué)習(xí)，開拓創(chuàng)新， 勇于進取，艱苦奮斗的精神，樹立無私奉獻、默默無聞、甘當無名英雄的工作態(tài)度，勤奮工作， 為黨和人民鞠躬盡粹。28 / 74 優(yōu)質(zhì)服務(wù):堅守崗位，堅持原則， 嚴格執(zhí)行各項制度，熱情和藹、耐心細致接待利用者， 積極主動地提供各類檔案為各項工作服務(wù)。第十四條 檔案員崗位責任制 認真執(zhí)行檔案法及檔案工作各項規(guī)章制度，堅持集中統(tǒng)一管理的原則，遵守保密紀律。 負責本單位形成的各種門類、載體的檔案資料的收集和平時立卷，并及時完成每年度檔案的立卷歸檔和檔案的接收工作。 負責本單位系統(tǒng)檔案工作業(yè)務(wù)檢查指導(dǎo)和監(jiān)督。 負責管理好本單位各種門類、載體檔案和圖書資料并積極提供利用。 協(xié)助其他崗位完成突擊性工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。 有權(quán)處理本職范圍的具體工作問題。 有權(quán)向領(lǐng)導(dǎo)提出做好本單位檔案工作建議。 有權(quán)糾正和制止違反檔案保密法規(guī)制度的行為，協(xié)助查處違法行為。第十五條 設(shè)備開箱驗收管理制度依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的實際情況制定本制度。本制度適用于本單位的設(shè)備開箱驗收管理工作。設(shè)備開箱驗收工作是科技檔案收集工作的一個重要環(huán)節(jié)。檔案室要會同有關(guān)單位做好設(shè)備的開箱驗收工作。29 / 74隨設(shè)備裝箱的技術(shù)文件（包括圖紙、說明書、測試記錄、合格證等），是本廠的公共財產(chǎn)，是設(shè)備運行、檢修時的重要依據(jù)，由檔案室集中統(tǒng)一管理。各單位或個人拿到應(yīng)及時移交檔案室保管，不得私存。工作需要時由檔案室負責復(fù)印后分發(fā)到各有關(guān)分場、班組使用。設(shè)備開箱各生產(chǎn)部門應(yīng)及時通知檔案室人員參加，以便于收集技術(shù)文件歸檔和復(fù)印分發(fā)，為安全生產(chǎn)服務(wù)。設(shè)備開箱時如不通知檔案室有關(guān)人員參加，凡發(fā)生技術(shù)文件滯留在部門、個人手中，要及時填寫移交目錄交檔案室；如有丟失，視情節(jié)輕重，并按經(jīng)濟責任制追究有關(guān)人員的責任。參加設(shè)備開箱驗收的單位要以設(shè)備裝箱單中所附的裝箱文件目錄為依據(jù)，共同檢查設(shè)備到貨的各種技術(shù)文件，由參加開箱的技術(shù)人員會同檔案室人員共同清點、登記并歸檔。對引進設(shè)備及重要設(shè)備的開箱驗收，要把協(xié)議合同列入開箱驗收內(nèi)容，并按協(xié)議內(nèi)容驗收。設(shè)備開箱要填寫設(shè)備開箱驗收單，參加驗收單位的人員要在驗收單上簽字，并各執(zhí)一份以備查。1開箱后如發(fā)現(xiàn)有缺少的技術(shù)文件，由設(shè)備購進單位負責追查補齊。1設(shè)備開箱前生產(chǎn)廠家寄來的技術(shù)文件要及時按規(guī)定歸檔，其余的按主管部門意見分發(fā)。1設(shè)備在安裝過程中所產(chǎn)生的技術(shù)文件，有關(guān)單位要按歸檔標準向檔案室移交，以保證科技檔案的齊全、完整。30 / 741如發(fā)現(xiàn)設(shè)備開箱驗收有關(guān)單位沒按此制度執(zhí)行，按績效考核扣發(fā)其獎金。第十六條 檔案工作責任追究制度 未依法建立檔案機構(gòu)或者配備檔案人員，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，追究單位主要負責人的責任，并接受同級或上級檔案行政管理部門的處罰?！　∥匆婪▽Ω鞣N門類、各種載體檔案實行集中統(tǒng)一管理，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，追究分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)人的責任，并接受同級或上級檔案行政管理部門的處罰?！　⒐珓?wù)活動中的應(yīng)當歸檔的文件資料，據(jù)為已用或拒絕向檔案部門移交的，追究主管人員的直接責任，并限期改正，對限期內(nèi)不改正者，給予行政處分視情況給予經(jīng)濟處罰?！　∷４娴臋n案存在安全隱患，知情而不采取有效保護措施的，追究主管負責人和直接責任人的責任，并責令迅速采取有效挽救措施；造成檔案損毀的，視情節(jié)給予行政處分和經(jīng)濟處罰?！　⊥婧雎毷卦斐蓹n案丟失、失密，追究相關(guān)人員的責任，給予行政處分，并依據(jù)檔案的價值，責令賠償損失?！　∩米蕴峁?、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有檔案的，追究直接負責的主管人員或其他直接責任人的責任，給予行政處分。　　涂改、偽造檔案的，追究直接責任的和相關(guān)人員的行政責任或經(jīng)濟責任?！　∩米猿鲑u或轉(zhuǎn)讓檔案的，給予警告、罰款，并沒收非法所得。31 / 74　　不按規(guī)定辦理檔案登記，或不向省檔案行政管理部門報送檔案統(tǒng)計報表，追究主管負責人和直接責任人的責任，責令限期改正。　　上述所列各條內(nèi)容中，如有構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。本辦法由公司綜合辦公室負責解釋。公 文 管 理 辦 法 為 規(guī) 范 公 司 的 公 文 管 理 ， 特 制 定 本 辦 法 。第 6章32 / 74 第一條 公文的種類 公司正式文件為“格林蘭德（山西）礦業(yè)裝備有限公司文件”（以下簡稱“公司文件”）。 （一）公司文件常用的種類主要有： 決定 適用于對重要事項或重大行動作出安排。 規(guī)定、辦法 “規(guī)定”適用于對某項工作或活動作出安排，提出具體管理措施。 “辦法”適用于對某項工作或活動制定具體作法和要求。 通知 適用于發(fā)布規(guī)章；批轉(zhuǎn)所屬單位的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；要求辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。 通報 適用于表彰先進；批評錯誤；傳達重要精神或情況。 報告 適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級單位的詢問。 請示 適用于向上級單位請求指示、批準。批復(fù)適用于答復(fù)所屬單位請示事項函 適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向其它業(yè)務(wù)主管部門請求批準等。 會議紀要33 / 74 適用于記載和傳達會議情況和議定事項。 意見 適用于對某項工作提出改進措施和建設(shè)性意見；答復(fù)對方征求某項工作的意見。 （二）辦理例行公事與應(yīng)急公務(wù)等用便函。便函不同于函，不屬于專門文種，它不同于正式公文，格式較為靈活，但也是公文的一種。公司便函使用帶有公司名稱的信函紙。 （三）通知緊急事項或聯(lián)系具體業(yè)務(wù)等，用傳真文件。 第二條 公文的格式 公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位、公文印制版等部分組成。 （一）發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當排列在前。 （二）有保密要求的公文，應(yīng)根據(jù)保密程度，在公文首頁右上角標明“絕密”、“機密”、“秘密”字樣。字型選用 3號黑體。 （三）緊急公文，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在公文首頁右上角標明“特急”、“急件”字樣。字型選用 3號黑體。 （四）發(fā)文字號一般包括：代字、年號、序號。發(fā)文單位代字一般不應(yīng)超過 6個字，字型選用 3號仿宋體。聯(lián)合行文只標明主辦單位發(fā)文字號。公司部門的發(fā)文代字不得與公司發(fā)文代字相混同。公司部門的發(fā)文代字規(guī)定為“格林蘭德字”,為部門名稱的第一個漢字（擬定）。 公文的發(fā)文字號一般標注在發(fā)文單位之下，橫線上方居中；便函的發(fā)文字號標注在橫線下方右側(cè)。34 / 74 （五）公文應(yīng)在發(fā)文字號右側(cè)空兩格注明簽發(fā)人（寫作：簽發(fā)人：XXX），字型選用 3號仿宋體。聯(lián)合行文時，聯(lián)合行文單位各簽發(fā)人姓名的排列順序，應(yīng)與聯(lián)合行文單位的文頭排序一致。便函不標印簽發(fā)人和簽發(fā)人姓名。 （六）公文標題應(yīng)準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名外，一般不用標點符號。 轉(zhuǎn)發(fā)文件的標題，除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為“通知”時省略外，其它文種，可保留一級。如“轉(zhuǎn)發(fā) XX批復(fù)的通知”；轉(zhuǎn)發(fā)的文種是通知時，為“轉(zhuǎn)發(fā) XX的通知”。 (七)公文如有附件，應(yīng)在正文之后，成文期之前注明附件的順序和名稱。附件應(yīng)在正文之后另起行空兩格打印，末尾不用標點符號。 （八）公文除會議紀要（以會議紀要名稱為文頭的）外，一律加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文，聯(lián)合單位都應(yīng)當加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，應(yīng)與文頭單位排列順序相同，并按從左至右和自上而下的順序排列。 （九）成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準，會議通過的文件，以通過日期為準，并在標題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。 （十）文件應(yīng)當標注主題詞。主題詞應(yīng)按公文所涉及的范圍、內(nèi)容、文種的順序標注，一般不超過五個詞匯，字型選用3號黑標宋體。 (十一)公文印制版記包括公文印發(fā)（翻?。C關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)，標注在抄送域細實線下，用一條細實線與頁碼域分隔開。35 / 74 文字從左至右橫寫、橫排；用紙統(tǒng)一按國際標準為 A4型，左側(cè)裝訂。標題用 2號小標宋體字。正文用 3號仿宋體字，版面設(shè)22行，每行 28個字。第三條 行文規(guī)則行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系