【正文】 格林蘭德（山西）礦業(yè)裝備制造有限公司管理制度綜 合 辦 公 室管 理 制 度2 / 74 目 錄第一章 文明辦公規(guī)定… ……………………………………1第二章 員工形象禮儀規(guī)范… ………………………………2第三章 會(huì)議管理制度……………… ………………………6第四章 對(duì)外接待制度… ……………………………………13第五章 檔案管理辦法 ……………………… ………………17第六章 公文管理辦法 ………………… ……………………31第七章 車(chē)輛使用和管理辦法 ………………………………41第八章 印章、介紹信使用管理辦法 … ……………………45第九章 辦公物品管理辦法 ……… …………………………48第十章 文印、傳真使用規(guī)定………… ………………………51第十一章 員工保密管理規(guī)定 … ……………………………52第十二章 督辦工作制度… ……………………………………54第十三章 值班管理制度… ……………………………………56第十四章 信息管理制度 ………………………… ……………57第十五章 訴訟與非訴訟案件管理制度 ……… ………………60第十六章 合同管理辦法……………………………………631 / 74文 明 辦 公 規(guī) 定為給員工創(chuàng)造一個(gè)安靜、舒適、整潔、衛(wèi)生文明的辦公環(huán)境，提高公司對(duì)外形象，特制定本規(guī)定。第一條 本規(guī)定適用范圍為公司全體員工。第二條 公司員工都應(yīng)樹(shù)立公德意識(shí)，嚴(yán)格自律，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，愛(ài)護(hù)公共環(huán)境。第三條 員工應(yīng)隨時(shí)清潔自己的辦公區(qū)域，保持桌面整潔，會(huì)議室使用后應(yīng)及時(shí)規(guī)整桌椅并清掃干凈。第四條 員工不得在非吸煙區(qū)域吸煙，不隨地吐痰，不亂扔紙屑、煙頭、包裝、材料等雜物，不亂涂亂畫(huà)。第五條 員工不得在工作時(shí)間及辦公區(qū)域內(nèi)進(jìn)食。第六條 員工應(yīng)愛(ài)護(hù)企業(yè)報(bào)刊、雜志，閱讀后應(yīng)及時(shí)歸還到指定地點(diǎn)。報(bào)紙應(yīng)放在報(bào)夾上，不得隨意亂扔報(bào)紙。第七條 垃圾入簍，廢舊文件銷(xiāo)毀，洗手間用后應(yīng)及時(shí)沖洗。第八條 公司相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)隨時(shí)檢查并督促辦公場(chǎng)所的清潔工作，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指出并跟進(jìn)處理結(jié)果。第九條 違反上述規(guī)定，視情節(jié)輕重，根據(jù)公司績(jī)效考評(píng)具體辦法進(jìn)行處理。本規(guī)定由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。第 1章第 3章2 / 74員工形象禮儀規(guī)范第一條 員工著裝規(guī)范 員工衣著應(yīng)當(dāng)合乎公司形象及部門(mén)形象，原則上員工穿著及修飾應(yīng)穩(wěn)重大方、整齊清爽、干凈利落，工作時(shí)間應(yīng)統(tǒng)一著裝。在重要場(chǎng)合按要求著裝。員工衣著要求得體、協(xié)調(diào)、整潔、悅目。上衣、褲子、領(lǐng)帶、手帕等最好相配，衣服平整，符合時(shí)節(jié)。西裝左胸前口袋不放手帕以外的任何東西，禁止兩手下垂插入下口袋中。男士長(zhǎng)袖襯衫要塞在褲腰內(nèi)，袖子最好不要卷起，長(zhǎng)褲有腰攀，應(yīng)穿上腰帶或背帶。女士宜化淡妝，勿戴過(guò)多飾品，裙裝應(yīng)配過(guò)膝長(zhǎng)襪；領(lǐng)口過(guò)低、過(guò)短的衣服不宜穿著。第二條 員工社交談吐規(guī)范在公司交談?wù)堉v普通話，交談中善于傾聽(tīng)，不隨便打斷他人談話，不魯莽提問(wèn)，不問(wèn)及他人隱私，不要語(yǔ)言糾纏不休或語(yǔ)帶諷刺，更勿出言不遜，惡語(yǔ)傷人。與客戶交談?wù)\懇、熱情、不卑不亢，語(yǔ)言流利、準(zhǔn)確。業(yè)務(wù)之外，注意話題健康、客觀。與同行交談，注意措辭分寸，謙虛謹(jǐn)慎，維護(hù)公司形象，不互相傾軋，客觀正派，不涉及同行機(jī)密。第三條 員工舉止行為規(guī)范第 1章第 3章第 2章第 章3 / 74遵守考勤制度，準(zhǔn)時(shí)上、下班，不遲到、早退。病假、事假需及時(shí)申請(qǐng)或通知部門(mén)主管，填報(bào)請(qǐng)假單。上班時(shí)間禁止在非吸煙區(qū)域吸煙，保持良好精神狀態(tài)，精力充沛，精神飽滿，樂(lè)觀進(jìn)取。對(duì)待上司要尊重，對(duì)待同事要熱情，處理工作保持頭腦冷靜，提倡微笑待人，微笑服務(wù)。開(kāi)誠(chéng)布公，坦誠(chéng)待人，平等尊重，團(tuán)結(jié)協(xié)作，不將個(gè)人喜好帶進(jìn)工作中，不拉幫結(jié)派、黨同伐異。熱情接待每一位來(lái)賓，不以貌取人，不盛氣凌人，與客人約見(jiàn)要準(zhǔn)時(shí)，如另有客人來(lái)訪需等待時(shí)，應(yīng)主動(dòng)道歉。保持良好坐姿、行姿，切勿高聲呼叫他人。出入會(huì)議室或上司辦公室，主動(dòng)敲門(mén)示意，進(jìn)入房間隨手關(guān)門(mén)。第四條 員工日常活動(dòng)行為規(guī)范員工上班時(shí)間要始終以飽滿的熱情，盡職盡責(zé)，真誠(chéng)協(xié)作，高效、快捷地向顧客提供最佳服務(wù)。員工應(yīng)具備優(yōu)良的道德品質(zhì)，有事必報(bào)，有錯(cuò)必改，不得文過(guò)飾非，陽(yáng)奉陰違，誣陷他人。接打電話規(guī)范（1）員工電話行為應(yīng)符合規(guī)范，注意控制語(yǔ)氣、語(yǔ)態(tài)、語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)言親切、簡(jiǎn)練、有禮、客氣。（2）及時(shí)接聽(tīng)，勿讓鈴聲超過(guò)三遍，遲接電話須表示歉意。（3）使用代表公司的規(guī)范用語(yǔ)問(wèn)好，例如“您好”等。（4）仔細(xì)、耐心傾聽(tīng)對(duì)方講話，決不要打斷對(duì)方解釋。（5）準(zhǔn)確記錄、轉(zhuǎn)告電話內(nèi)容，主動(dòng)幫助解決顧客要求，及時(shí)轉(zhuǎn)告并督促同時(shí)回電。4 / 74（6）談話結(jié)束，表示謝意，等待對(duì)方先掛電話。（7）工作時(shí)間與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)電話應(yīng)簡(jiǎn)短扼要，精細(xì)工作期間禁止接聽(tīng)電話，如有急事，由管理人員轉(zhuǎn)告。接收名片規(guī)范（1）名片是員工對(duì)外交往的工具之一，使用名片，應(yīng)講究一定禮節(jié)。（2）主動(dòng)向?qū)Ψ竭f送名片，遞送時(shí)身體稍欠，使用雙手，從正面向?qū)Ψ竭f送。（3）接取對(duì)方名片同樣欠身，雙手，接過(guò)名片后認(rèn)真看一遍，誦讀對(duì)方姓名、職務(wù)，妥善保留。（4）談判時(shí)，應(yīng)將對(duì)方名片排列在桌上，對(duì)照再認(rèn)，結(jié)束后放入口袋或公文包保管。（5）如果客戶率先遞出名片，應(yīng)表示謝意，再遞送自己的名片。第五條 員工工作證胸牌使用規(guī)范由公司發(fā)給工作證和胸牌，員工要隨時(shí)攜帶工作證，員工在工作時(shí)，必須佩帶胸牌。工作證、胸牌如有遺失、被盜，應(yīng)立即向部門(mén)報(bào)告，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字，可到綜合辦公室、人力資源部補(bǔ)領(lǐng)，如因長(zhǎng)久磨損，應(yīng)及時(shí)以舊換新。第六條 宴請(qǐng)規(guī)范衣冠整潔，準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。宴請(qǐng)地點(diǎn)要適合客戶的喜好，最好由客戶選定。陪客人數(shù)不宜超過(guò)客人數(shù)，如果只有一位客人，可有兩位陪客。分清主次位置，領(lǐng)客人就座后方可就座進(jìn)餐。進(jìn)餐時(shí)舉止文明，不能醉酒失態(tài)。5 / 74注意協(xié)調(diào)氣氛，力求和諧友好，熱烈，但不要喧賓奪主。不要在客戶面前領(lǐng)取收據(jù)或付款。不可留下客戶先行離開(kāi)，等客戶離席后，方可離席。第七條 工作現(xiàn)場(chǎng)行為規(guī)范養(yǎng)成講衛(wèi)生的美德，不隨地吐痰，不丟紙屑、果皮、煙頭和雜物，不亂涂、亂畫(huà)。辦公室保持整潔，無(wú)污痕，文件入櫥或擺放整齊。正確使用并愛(ài)惜飲用水器具，保持潔凈。經(jīng)常擦洗綠化植物，保持環(huán)境怡人。車(chē)間保持井然有序，物品堆放整齊。6 / 74會(huì) 議 管 理 制 度為了加強(qiáng)公司會(huì)議管理，提高會(huì)議形式的行政決策效率，達(dá)到集思廣益、促進(jìn)溝通、統(tǒng)一思想的目的，特制定本制度。第一條 會(huì)議種類(lèi)（一）董事會(huì)議出席人員：公司董事會(huì)成員、董事會(huì)秘書(shū)會(huì)議內(nèi)容：⑴公司重大事項(xiàng)決策⑵公司章程的修改⑶公司注冊(cè)資本增加、轉(zhuǎn)讓⑷公司重大變動(dòng)事項(xiàng)⑸公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)年度方針目標(biāo)的制定⑹其它需經(jīng)董事會(huì)研究決定的事項(xiàng)會(huì)議組織：公司綜合辦公室會(huì)議周期：根據(jù)董事長(zhǎng)提議召開(kāi)會(huì)議主持人：公司董事長(zhǎng) 會(huì) 議 紀(jì) 要 ： 綜 合 辦 公 室（ 二 ） 總 經(jīng) 理 辦 公 會(huì) 議 出 席 人 員 ： 公 司 總 經(jīng) 理 、 黨 委 （ 副 ） 書(shū) 記 、 副 總 經(jīng) 理 、總 工 程 師 、 總 會(huì) 計(jì) 師 、 總 經(jīng) 理 助 理 、 綜 合 辦 公 室 主 任 、 人 力 資 源部 主 任 等 。第 3章第 3章7 / 74會(huì)議內(nèi)容：⑴組織實(shí)施公司董事會(huì)決議；⑵擬訂公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、技術(shù)創(chuàng)新和投資方案；⑶制訂公司的發(fā)展規(guī)劃；⑷擬訂公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方案及基本管理制度；⑸提出公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案、利潤(rùn)分配方案及彌補(bǔ)虧損方案；⑹決定總經(jīng)理有任免權(quán)的人員任免事宜，提出總經(jīng)理有聘任或免職建議權(quán)的人員任免建議；⑺對(duì)公司章程規(guī)定的或經(jīng)董事會(huì)授權(quán)由總經(jīng)理負(fù)責(zé)的人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、技術(shù)、市場(chǎng)、項(xiàng)目籌劃等方面重大事項(xiàng)作出決策；⑻根據(jù)總經(jīng)理提議，對(duì)某公司重大事項(xiàng)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)研究和部署。會(huì)議組織：公司綜合辦公室會(huì)議周期：由總經(jīng)理根據(jù)情況決定召開(kāi)主持人：總經(jīng)理會(huì)議紀(jì)要：綜合辦公室 （三）公司辦公例會(huì) 出 席 人 員 ： 公 司 總 經(jīng) 理 、 黨 委 （ 副 ） 書(shū) 記 、 副 總 經(jīng) 理 、總 工 程 師 、 總 會(huì) 計(jì) 師 、 總 經(jīng) 理 助 理 、 各 部 門(mén) 主 任 、 各 車(chē) 間 主 任 。會(huì)議內(nèi)容：⑴總結(jié)公司上周工作計(jì)劃完成情況；⑵研究部署本周工作；⑶討論公司重大問(wèn)題，提出解決方案；⑷專(zhuān)題研究公司工作進(jìn)度中的某一重大問(wèn)題或突發(fā)事宜。會(huì)議組織：綜合辦公室 8 / 74會(huì)議周期：每周一次會(huì)議主持人：總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理（四）經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì) 出席人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、總會(huì)計(jì)師、總經(jīng)理助理、各部門(mén)主任。會(huì)議內(nèi)容：⑴匯報(bào)公司上月生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃執(zhí)行情況；⑵確定公司本月生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；⑶預(yù)測(cè)本月生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃進(jìn)展情況；⑷研究上月獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)事宜；⑸分析經(jīng)營(yíng)活動(dòng)成果，評(píng)價(jià)公司各方面工作狀況，提出改進(jìn)措施。會(huì)議組織：綜合辦公室會(huì)議周期：每月上旬末，下旬初會(huì)議主持人：主管經(jīng)營(yíng)工作的副總經(jīng)理會(huì)議紀(jì)要：綜合辦公室（五）生產(chǎn)調(diào)度會(huì)（含安全、消防、生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量分析）出席人員：公司副總經(jīng)理、總工程師、綜合辦公室、生產(chǎn)部、市場(chǎng)部、技術(shù)中心、總師辦、品管部、采供部、各車(chē)間主任。會(huì)議內(nèi)容：⑴調(diào)度平衡生產(chǎn)進(jìn)度，研究解決生產(chǎn)管理部門(mén)、車(chē)間不能自行解決的重大問(wèn)題。⑵研究日常技術(shù)準(zhǔn)備工作及原輔材料、備品備件準(zhǔn)備工作。⑶匯報(bào)總結(jié)安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。9 / 74⑷匯報(bào)總結(jié)產(chǎn)品質(zhì)量情況，討論分析主要原輔材料質(zhì)量及備品備件質(zhì)量，研究提出改進(jìn)措施。會(huì)議組織：生產(chǎn)部會(huì)議周期：每周一次會(huì)議主持人：生產(chǎn)副總 會(huì)議紀(jì)要：生產(chǎn)部（此會(huì)議紀(jì)要應(yīng)報(bào)綜合辦公室備案）（六）公司績(jī)效考評(píng)會(huì)議出席人員：公司績(jī)效考評(píng)領(lǐng)導(dǎo)組成員會(huì)議內(nèi)容：對(duì)公司各部門(mén)工作情況進(jìn)行綜合考評(píng)，并對(duì)總經(jīng)理工作指示及公司會(huì)議安排事項(xiàng)的督辦完成情況提出績(jī)效考評(píng)意見(jiàn)。會(huì)議組織：人力資源部會(huì)議周期：每月一次會(huì)議主持人：總經(jīng)理助理會(huì)議紀(jì)要：人力資源部（此會(huì)議紀(jì)要應(yīng)報(bào)綜合辦公室備案）（七）公司年度工作會(huì)議（年中工作會(huì)議） 出席人員：總經(jīng)理、黨委（副）書(shū)記、副總經(jīng)理、總工程師、總會(huì)計(jì)師、總經(jīng)理助理、各部門(mén)主任。會(huì)議內(nèi)容：⑴總結(jié)公司上半年工作完成情況；⑵對(duì)下半年公司工作做出安排部署；會(huì)議組織：綜合辦公室會(huì)議主持人：總經(jīng)理會(huì)議紀(jì)要：綜合辦公室（八）公司資金協(xié)調(diào)會(huì)議10 / 74 出席人員：副總經(jīng)理、總工程師、總會(huì)計(jì)師、總經(jīng)理助理、綜合辦公室、財(cái)務(wù)部、采供部、市場(chǎng)部、銷(xiāo)售部。會(huì)議內(nèi)容：對(duì)公司月度、季度資金收支作出協(xié)調(diào)計(jì)劃。會(huì)議組織：財(cái)務(wù)部會(huì)議主持人：總會(huì)計(jì)師第二條 會(huì)議管理部門(mén)（一）公司綜合辦公室統(tǒng)一管理公司各種會(huì)議。（二）會(huì)務(wù)工作主要由綜合辦公室承辦，其它部門(mén)主辦的會(huì)議，綜合辦公室應(yīng)予以協(xié)辦。（三）公司財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議開(kāi)支方案的審核，減少不合理費(fèi)用。（四）除其它部門(mén)主辦的會(huì)議資料各自進(jìn)行其檔案管理外，會(huì)議資料由綜合辦公室統(tǒng)一整理、立卷，存檔。（五）綜合辦公室每月初應(yīng)對(duì)公司各例會(huì)和各種臨時(shí)會(huì)議，統(tǒng)一平衡并制定會(huì)議計(jì)劃，分發(fā)給公司主要管理人員及有關(guān)人員。（六）對(duì)于準(zhǔn)備不充分、重復(fù)性或無(wú)重大作用的會(huì)議，綜合辦公室有權(quán)拒絕安排。（七）對(duì)于參加人員相同、內(nèi)容相近、時(shí)間相近的幾個(gè)會(huì)議，綜合辦公室有權(quán)安排合并召開(kāi)。第三條 會(huì)議程序（一）會(huì)前準(zhǔn)備對(duì)于定期的常規(guī)會(huì)議，在會(huì)前應(yīng)明確該次會(huì)議主題和臨時(shí)出席、列席人員。對(duì)無(wú)定期的重要大型會(huì)議，承辦人應(yīng)提出會(huì)議報(bào)告，該報(bào)告包括：①會(huì)議議項(xiàng)②會(huì)議目標(biāo)③會(huì)議時(shí)間④會(huì)議地點(diǎn)⑤會(huì)議財(cái)務(wù)支出預(yù)算⑥招待工作說(shuō)明⑦目前籌備進(jìn)11 / 74展情況⑧可能存在的問(wèn)題、解決方案及要求⑨籌備時(shí)間進(jìn)度表。待該報(bào)告由綜合辦公室報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。會(huì)議通知：根據(jù)會(huì)議要求打印會(huì)議通知，并提前發(fā)送。會(huì)議承辦人應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)備會(huì)議場(chǎng)所、會(huì)議文件或資料。必要時(shí)要進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備調(diào)試。在會(huì)議進(jìn)行中要做好記錄。第四條 會(huì)議管理規(guī)定（一）會(huì)風(fēng)管理會(huì)議必須準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)，不得無(wú)故拖延和推遲，參會(huì)人員無(wú)特殊原因不能請(qǐng)假。會(huì)議應(yīng)集中于規(guī)定議題，盡量在預(yù)計(jì)時(shí)間內(nèi)結(jié)束，不得無(wú)節(jié)制地跑題海侃，與會(huì)人員應(yīng)知無(wú)不言，集思廣益，不可從頭到尾保持沉默。維護(hù)正常的會(huì)議秩序，開(kāi)會(huì)期間不得私下說(shuō)話、議論，嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意走動(dòng)和離席。會(huì)議期間一般應(yīng)停止使用手機(jī)，特殊情況應(yīng)到場(chǎng)外聯(lián)絡(luò)。嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密，在會(huì)議決議未正式公布之前，不得私自泄露會(huì)議內(nèi)容，影響決議實(shí)施。（二）會(huì)議事務(wù)處理公司辦公例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，由綜合辦公室整理成文。綜合辦公室根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的需要在規(guī)定的 24小時(shí)內(nèi)完成整理工作。會(huì)議紀(jì)要和決議形成后，由與會(huì)成員簽字確認(rèn)。12 / 74會(huì)議紀(jì)要發(fā)放前應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)議紀(jì)要發(fā)