【文章內(nèi)容簡介】 沒有活力的內(nèi)斂且愛控制的過分嚴(yán)肅僵硬的人際論○溫暖而友善，有時(shí)稍顯過份。似乎不太會(huì)區(qū)分公事與私事。詢問他人現(xiàn)狀。喜歡“閑扯”。在做決策或解決問題之前，想要知道每個(gè)人的感受。自然不做作的有說服力的同理心的傳統(tǒng)的好問的自我反省的能讓人傾訴心事的忠實(shí)的沖動(dòng)的操縱的過分重視人的因素多愁善感的拖延的自責(zé)的造成沖突的主觀的行動(dòng)論○突兀，間斷的。能抓住重點(diǎn)，也希望別人跟他一樣。打斷別人的交談。想要控制談話的進(jìn)行。辦公環(huán)境呈現(xiàn)一種強(qiáng)勢(shì)的氣氛，通常是一團(tuán)亂。缺乏耐性。通常獨(dú)自做決策或解決問題。實(shí)事求是的果斷的起帶頭作用的結(jié)果導(dǎo)向的冷靜客觀的具競爭性的自信的積極的短視的求取個(gè)人地位的事必躬親的不思而行的缺少對(duì)人的信任跋扈的傲慢的缺乏耐性 時(shí)間管理與會(huì)議技巧 管理大師彼得杜拉克曾提醒我們，就如同管理者對(duì)組織而言是最重要的資源一樣，時(shí)間就是管理者最重要的資源。然而，不同于其它資源的是，時(shí)間不具有彈性。它無法加以儲(chǔ)存或預(yù)為準(zhǔn)備，暫時(shí)不用時(shí)便放在一旁。高績效的管理者隨時(shí)知道他們的時(shí)間是否有效的使用。在一天中，他們重復(fù)的查檢「我是否將時(shí)間做了最有效的運(yùn)用﹖這件事是否應(yīng)該由別人來做﹖有那些事是根本不必要的﹖有沒有更好的方法來做這件事﹖我是否仍能保持清新的頭腦，或是我已經(jīng)到了飽和而效率遞減的地步﹖」 許多管理者是「工作狂」，他們將時(shí)間管理解釋成在每一單位時(shí)間內(nèi)，完成更多工作的方法。但是我們所探討的時(shí)間管理卻是著重所完成的結(jié)果，而非速度。因此本單元也將專注于成功的管理者，在日常工作上所運(yùn)用有效時(shí)間管理的觀念與技巧。使學(xué)員能夠在回到工作崗位后，有計(jì)劃的使自己不成為時(shí)間的奴隸而是主人。 最常見的時(shí)間浪費(fèi)原因包括電話干擾，不速的拜訪，以及開會(huì)。在接下來的幾頁中將提供你許多取得掌控這些常見問題的做法。一、 如何避免電話上的時(shí)間浪費(fèi) 對(duì)于有效的時(shí)間管理而言，電話同時(shí)具有極大的幫助和破壞性。當(dāng)你利用電話與對(duì)方連絡(luò)時(shí)，它就是助力；反之當(dāng)接到不速的電話時(shí)，它就成了妨礙。但是真正的問題是你要讓自己成為電話的奴仆或主人。如果不論什么電話你每通都接，你就成了它的奴仆，而你的時(shí)間也就落入了他人的掌控。 聽任電話的主導(dǎo)，對(duì)有些工作而言是適當(dāng)?shù)?，例如?dāng)你專事服務(wù)類工作時(shí)（消防隊(duì)、警察等）。但對(duì)多數(shù)主管而言，應(yīng)急救火只是工作的部分。對(duì)于那些電話該接，那些可以暫緩，要學(xué)著去分辨。在這二頁中，我們?cè)囍谐鲆恍┓椒▉韼椭銣p少電話時(shí)間的浪費(fèi)?；蛟S，并非每種方法都適用于你的工作，但是你應(yīng)找出二、三種可行的方法，并盡量去熟練它們。有效的電話時(shí)間管理方法舉例說明，知道是何人打來以及為了何事，這樣做可以使你：(1)用稍后回電的方式，使手上更重要的工作不被打斷。(2)有時(shí)間參考檔案、資料，以幫助自己的談話。(3)避免接聽可以由他人（接聽電話的秘書或助理）直接處理的電話。秘書：馬先生來電，問您有關(guān)韋氏項(xiàng)目的費(fèi)用合計(jì)是多少。主管：請(qǐng)告訴他我正忙著，需要再過20分鐘才能回電答復(fù)他所要的數(shù)字。順便請(qǐng)妳把韋氏項(xiàng)目的檔案找出來給我。（緊急事件除外），以及用來回電的時(shí)段。這些不得干擾的時(shí)段可用來做最優(yōu)先重要的工作，例如面談，完成重要建議案等。秘書：她在一個(gè)半小時(shí)內(nèi)不會(huì)有空，但是可以在11點(diǎn)到11點(diǎn)半間，或下午3點(diǎn)到3點(diǎn)半之間回您電話。不知道那時(shí)候回電對(duì)您較為方便。有效的電話時(shí)間管理方法舉例說明，或?qū)⑺跈?quán)給部門中可以處理的人員。如此一來，既可培養(yǎng)他們的辦事能力，又可提供較好，適時(shí)的服務(wù)給來電者。來電者：我是史達(dá)夫。我想向老喬要這個(gè)月的費(fèi)用數(shù)字。順便想知道下個(gè)星期四在高雄的會(huì)議他是否要和我一起開車下去。秘書：喬先生正在忙，不過王小姐也可以告訴您所要的資料。請(qǐng)您稍待，讓我看她在不在座位上。至于會(huì)議，就我所知喬先生要去參加在臺(tái)南的另一個(gè)會(huì)，所以他不會(huì)去高雄。4. 務(wù)必要讓接聽電話者記錄下完整的訊息，包括來電的目的，以便準(zhǔn)備回電，或決定是否必須回電。這一點(diǎn)須靠著一些堅(jiān)持與技巧方能做到。秘書：史先生，可以請(qǐng)您告訴我，您找他有什么事嗎？來電者：是一點(diǎn)私人的事。秘書：我這樣告訴他，他是不是就會(huì)知道了呢？來電者：唔…也許不會(huì)。（沉默一下）我是想跟他討論一個(gè)投資機(jī)會(huì)，我想他會(huì)感興趣的。有效的電話時(shí)間管理方法舉例說明，在你打電話給他們時(shí)，不妨示范一下有效的電話使用法。告訴他們你打電話所要討論的事項(xiàng)和所需使用的時(shí)間。這樣做很可能會(huì)影響他們下次打電話給你的方式。主管：周先生，有三件事我需要你的意見，可能要占用你七、八分鐘的時(shí)間。你現(xiàn)在有沒有空，或是你希望我在什么時(shí)候再打過來。，一打電話就容易漫無邊際或偏離主題，當(dāng)他們打電話給你時(shí)，要先訂下時(shí)限。主管：美麗，很高興你打電話來。不過五分鐘內(nèi)我一定要去開會(huì)。希望夠我們講話。妳找我有什么事呢？。這尤其會(huì)發(fā)生在較熟識(shí)的人身上，他們總喜歡找「上面的人」即使其它的員工也能夠處理這件事。主管：王兄，你要的資料我可以幫你找，不過這件事現(xiàn)在是李小姐在負(fù)責(zé)，她可以提供你更好的服務(wù)。尤其是我因?yàn)槌３２辉谧簧?，你找我也不方便。這樣好不好，我讓李小姐馬上跟你聯(lián)絡(luò)…。有效的電話時(shí)間管理方法舉例說明，應(yīng)預(yù)先去電請(qǐng)對(duì)方安排下次通話的時(shí)間，并就談話內(nèi)容做準(zhǔn)備。主管：羅小姐，我們得討論一下下次區(qū)域會(huì)議的議程。這兩天妳什么時(shí)候比較方便？我想一方面妳需要時(shí)間構(gòu)思一下，一方面我們也應(yīng)該好好找個(gè)不被干擾的時(shí)間。你說我什么時(shí)候再打來比較好呢？（注意禮貌）浪費(fèi)你時(shí)間的來電。主管：（打斷對(duì)方）王兄，真不好意思我不能再和你講了，有人正在等我，不能讓他們?cè)俚认氯?。也許我們待會(huì)兒可以再聊，抱歉。二、 如何處理不速的拜訪「現(xiàn)在有空嗎？」我們是否常常在辦公室里、走廊上、員工餐廳中遇到這種情況？大部分的時(shí)候，它們都是出自其中一方一時(shí)的沖動(dòng)，當(dāng)然也有的時(shí)候是由于對(duì)方早有此需要，只是苦無機(jī)會(huì)逮到你罷了。工作上的互相拜訪，最通常的原因還是由于人本來就是群體的動(dòng)物，有需要與他人密切聯(lián)系，尋找朋友，談話和社交。在工作上你至少有一打的朋友，如果每天對(duì)每位只用上十分鐘，一天里你就用掉了二小時(shí)，或四分之一的工作時(shí)間，去滿足你自己或其它人的社交需求。因此，工作手則的第一條就是決定談話的內(nèi)容是否真有必要。要做到這一點(diǎn)，最好的方法便是用這樣的方式回答對(duì)方：「現(xiàn)在時(shí)間真不巧，我正好要去做…（還記得嗎？永遠(yuǎn)有更重要的事待辦…），你找我有什么事呢？」在對(duì)方回答后，你便可以決定到底要處理這件臨時(shí)狀況，或是另訂時(shí)間再談。在大多數(shù)情況下，對(duì)方都會(huì)自動(dòng)放棄，或改長話為短說。而如果事情真的急迫，你們之間的對(duì)話也會(huì)立刻進(jìn)入正題。 當(dāng)他人走進(jìn)你的辦公室談話，又不知該如何打住，處理這樣的狀況便是你的責(zé)任了。通常，最佳的方法便是做個(gè)結(jié)語：「好的，我們是不是已經(jīng)同意這樣做了？你負(fù)責(zé)…，我負(fù)責(zé)…，還有別的嗎？」 如果這樣的結(jié)論做完，仍然不行，只好接著說「真抱歉，我現(xiàn)在還有另一件事要做…（不管它是什么）?！巩?dāng)然，如果訪客是外面來的，從椅子上站起來向門口走去，會(huì)是結(jié)束談話的明顯暗示。 通常，在開始談話時(shí)，先設(shè)下一些限制會(huì)是個(gè)好辦法。這可以用正式或較隨意的方式表示？「再八分鐘我就要去…，這樣的時(shí)間夠我們討論嗎？」 上述的處理原則在改變他人的干擾行為上極為有效。當(dāng)你去做不速的拜訪時(shí)，也請(qǐng)記得做到以下事項(xiàng)：在一開頭時(shí)，先告訴對(duì)方「我知道你在忙，但我只須要你五分鐘時(shí)間，什么時(shí)候你會(huì)比較方便？」通常，他們很少會(huì)不請(qǐng)你進(jìn)去。但是，他們也會(huì)記得你是一個(gè)極有時(shí)間概念的人。所以，請(qǐng)勿超用你的五分鐘，并在最后告訴對(duì)方：「我已經(jīng)用完了五分鐘，也得到了全部所需的資料，謝謝你?！? 當(dāng)然，如果你的辦公室有門，最好的控制干擾方法便是將它關(guān)上。除非實(shí)在重要，多干擾的地方。（我們都了解經(jīng)理人有時(shí)的確需要一些隱密的空間趕重要報(bào)告、做預(yù)算計(jì)劃、預(yù)習(xí)演示文稿……）關(guān)鍵的問題仍然是：我對(duì)時(shí)間究竟有多重視？我如何保護(hù)它不受不速的干擾？三、 會(huì)議時(shí)間的管理 想想看你曾浪費(fèi)掉多少的寶貴時(shí)間在這樣的會(huì)議上：與你沒什么關(guān)系，令你懷疑何必要參加；沒有清楚的開會(huì)目的；重要人物缺席，以致議而不決；會(huì)議只在報(bào)告，而無雙向討論，與其召開會(huì)議，一紙備忘錄就能解決了。 身為與會(huì)者，下面幾種方法可以幫助你確保會(huì)議時(shí)間的有效運(yùn)用。請(qǐng)勾選你認(rèn)為可行的方法，并在下次會(huì)議時(shí)試著應(yīng)用?！?，務(wù)必清楚會(huì)議目的。此一目的應(yīng)當(dāng)以可衡量，結(jié)果導(dǎo)向的語句表示。對(duì)于含混不清的會(huì)議目的要加以質(zhì)疑，例如「本會(huì)議中將就某一題目加以討論…或探討」。這只能讓你知道會(huì)議將有那些內(nèi)容活動(dòng)，但無法獲知它的目的。而且討論是否充分，要探討至何種地步，仍是不得而知?！酰S多會(huì)議主持者卻從不說明會(huì)議結(jié)束的時(shí)間。你必須要問。如果另有其它工作要進(jìn)行，便應(yīng)該告訴他們你或許會(huì)先離席。（比起將時(shí)間浪費(fèi)在會(huì)議中，你總是有更重要的工作待辦。別不好意思說。只要預(yù)先告訴主席你其它的要事。當(dāng)你感覺會(huì)議是在浪費(fèi)你的時(shí)間時(shí)，便再提醒主持者一下，并請(qǐng)求告退。這樣的做法，雙方都不致于失面子。）□，以便準(zhǔn)備。這樣做同時(shí)也可促使對(duì)方通盤想過。如議程中某些部分與你無關(guān)，可以讓主持者知道，并表示愿意就相關(guān)的部分參加（唯有需要你提供意見，或討論結(jié)果對(duì)于你有所影響的會(huì)議才需要你的參加）。假使在會(huì)議中進(jìn)出對(duì)于你有困難，不但造成干擾，并且時(shí)間上也無法拿捏準(zhǔn)確，可以征得主持者同意，將工作帶在身邊，并坐在后面。這樣可以在無需你參與討論時(shí)也不致浪費(fèi)時(shí)間?！?，適時(shí)促成會(huì)議達(dá)到目的。例如：提出這些問題「可否就剛才所討論的先做個(gè)結(jié)論？」…「還有多少議題尚未討論？」…「我有點(diǎn)疑惑，似乎我們已經(jīng)花了十分鐘討論和議題無關(guān)的事？」…「我們是否已準(zhǔn)備做結(jié)論了？或是還有什么要討論的？」等等?！酢５⒁饽愕淖?，不要由于自己的工作而干擾到主席或其它參加者。在會(huì)議中適時(shí)的貢獻(xiàn)自己的意見，盡量做到兩者兼顧?！酰o予主持者回饋，包括那部分觸礁，那些會(huì)議目標(biāo)達(dá)成與否，有什么方法可以幫助大家下次開會(huì)更加有效（例如，預(yù)先發(fā)出資料，指派一兩位參加者在下次會(huì)議中做報(bào)告，而不是讓全部的人一起做等）。四、 有關(guān)時(shí)間管理的幾點(diǎn)假設(shè)下面有一組練習(xí)，請(qǐng)分別就各項(xiàng)敘述表示同意或不同意的程度，并勾選在右表中。做完后請(qǐng)繼續(xù)翻至第八頁，我們將在稍后提供解答。完全不同意較為不同意較為同意完全同意1. 無論管理者如何努力運(yùn)用時(shí)間管理，難免仍會(huì)感到要做的事和要見的人那么多，很難處理得全然滿意?！酢酢酢?. 多數(shù)的管理者都知道他們的時(shí)間流向何方?！酢酢酢?. 要想有效率，管理者應(yīng)多使用大段的時(shí)間。如將時(shí)間劃分為少于半小時(shí)的小段，就等于是浪費(fèi)?！酢酢酢?. 雖然許多管理者了解，有些時(shí)間是用在欠缺生產(chǎn)力和并無必要的事情上，但就是無法也不敢對(duì)它采取任何行動(dòng)。……………………………………………………□□□□5. 愈多人在一起，便會(huì)花愈多時(shí)間彼此互動(dòng)。因此，要做到有效時(shí)間管理應(yīng)避免類似委員會(huì)的組織?！酢酢酢?. 如果管理者要花四分之一以上的時(shí)間在會(huì)議上，我們可以確信這是一個(gè)很好的組織。………………………□□□□7. 缺少良好的溝通是造成時(shí)間浪費(fèi)的主因之一。………□□□□8. 重復(fù)發(fā)生的危機(jī)所造成的時(shí)間浪費(fèi)是很難預(yù)見的?！酢酢酢?. 匆促的人事決定含有錯(cuò)誤的危險(xiǎn)，因此在日后反而可能造成時(shí)間的浪費(fèi)?！酢酢酢?0. 管理者必須騰出時(shí)間，了解部門或組織「以外」其它人的工作?！酢酢酢?下面有一組練習(xí)，請(qǐng)分別就各項(xiàng)敘述表示同意或不同意的程度，并勾選在右表中。做完后請(qǐng)繼續(xù)翻至第八頁，我們將在稍后提供解答。完全不同意較為不同意較為同意完全同意11. 有許多項(xiàng)目或活動(dòng)是可以留到明天再做的，也不會(huì)因此而造成任何效率上的損失?！酢酢酢?2. 管理者所做的事，大多數(shù)其實(shí)都可以由一位部屬完成?！酢酢酢?3. 在著手工作之前，要花額外的時(shí)間來組織和設(shè)定優(yōu)先級(jí)，就意味著我們必須做得更辛苦，更努力才能做完每件事?！酢酢酢?4. 在大多數(shù)的組織中，要主管人員計(jì)劃、安排以及控制他們的全部工作時(shí)間，是不可能做到的。……………□□□□15. 創(chuàng)意性的工作，即使不是不可能，也相當(dāng)難以管理?！酢酢酢醅?五、 時(shí)間管理的原則1. 要知道自己的時(shí)間究竟流向何方。用至少兩個(gè)禮拜的時(shí)間，記錄下每天時(shí)間的使用情形，再加以分析，并找出本身時(shí)間管理的傾向和模式。2. 依照優(yōu)先級(jí)，預(yù)估時(shí)間。按重要性與緊急性來評(píng)定不同工作的優(yōu)先級(jí)，接著再依序安排時(shí)間。3. 練習(xí)做連續(xù)的計(jì)劃。就工作的優(yōu)先級(jí)與時(shí)間的安排，如果能夠做連續(xù)不斷的評(píng)估，再評(píng)估，可以導(dǎo)致最佳的時(shí)間運(yùn)用。4. 整合一些可用的時(shí)間。找出大段不受干擾的時(shí)間，但要注意避免安排過多工作，或毫無彈性，這兩者都是不切實(shí)際的。5. 安排不同的工作活動(dòng)。包括長期與短期的項(xiàng)目活動(dòng)，小組工作與個(gè)人工作。平衡的安排與運(yùn)用可以幫助自己維持客觀的看法并保持活力。6. 將工作授權(quán)給他人。避免掉入想法上的陷阱，認(rèn)為授權(quán)只是將自己的工作丟給別人，而不是這件工作別人也同樣能做。在授予責(zé)任時(shí)要能夠權(quán)衡它的優(yōu)缺點(diǎn)。要花時(shí)間讓部屬成長。7. 時(shí)常問自己這個(gè)問題「我正在做的那些事情是根本沒有必要的？」停止做這些不值得你花時(shí)間的事情。8. 花些時(shí)間做人事決定（有關(guān)于人員方面的決定）。這樣的決定需要謹(jǐn)慎…放在心里多想一想，第二天再回來考量一番。9. 尋找方法以運(yùn)用