【文章內(nèi)容簡介】 權限：1. 以董事長署名行文者，應送呈董事長判行。2. 加蓋大廈章的發(fā)文：應送呈總經(jīng)理判行。3. 以各部門名義發(fā)文，無須加蓋公章者，由各部門經(jīng)理判行。第十三條 傳真發(fā)文管理大廈傳真由總經(jīng)辦負責，大廈所有傳真必須在總經(jīng)辦登記，未登記的傳真，總經(jīng)辦有權拒絕發(fā)送，且可視為未經(jīng)大廈認可的文件。第十四條 收文大廈收文由總經(jīng)辦負責，發(fā)到大廈的各類文件均由總經(jīng)辦進行登記，大廈人員若代為大廈傳收文件，也應首先將文件交與總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦登記。第十五條 公文管理程序1. 公文處理:大廈的所有公文必須登記，并注明公文轉(zhuǎn)移的去向。由文件管理員根據(jù)公文內(nèi)容向各部門及有關領導分發(fā)。若文件管理員不能判明，由總經(jīng)理辦公室主任決定。文件管理員須將文件內(nèi)容、收到時間、去向予以登記，如需存檔，文件管理員要立刻辦理文件存檔手續(xù)。2. 信函處理：指明營業(yè)、公務、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認為公務文書者，應視同公務文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能認為公務文書的信函，經(jīng)收信人本人拆封后如系公務文書，應交回總經(jīng)辦依公文處理。指明副總經(jīng)理以上人員的信函，交送其本人，如系公務文書，再交回總經(jīng)辦依公文辦理。3. 圖書期刊處理：當日的期刊報紙，由總經(jīng)辦放于閱報處，大廈員工可自由取閱，但員工應在閱后及時放回原處，如需摘要，需采用復印的形式。專業(yè)性的報紙期刊，由總經(jīng)辦每月25日整理一次，統(tǒng)一交文件管理員存檔。4. 聲像材料的處理：所有聲像材料交由文件管理員處理。5. 傳真、電報處理：傳真、電報視同公文，依公文原則辦理。第十六條 收文處理要點1. 遇有關系重大足以影響大廈權益之重要文件，文件管理員應將正本妥為保藏，若需調(diào)用，應以復印件代用。2. 為利文書處理并達分層負責目的，經(jīng)辦人應就內(nèi)容要點簽擬意見或選稿隨來文呈部門經(jīng)理核閱批辦，各主管人員應對文案注明意見，避免只簽名而無意見。第十七條 文件處理期限1. 總經(jīng)辦文件管理員收文時，原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應于文到一小時送交有關人員。2. 經(jīng)辦人員的處理期限168。 速件、電報、機密文件等應隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。168。 一般文件由部門經(jīng)理指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。168。 來文定有答復期限者，應盡力于來文所定期限內(nèi)處理完畢。168。 計劃、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊文件的管理應斟酌實際需要分別規(guī)定其處理期限。3. 文件歸檔，應日案日清，最遲不得逾二日。4. 簽呈及傳閱文件：時接時清，接到文件后立刻簽呈或簽閱，最遲不得超過一日。三、檔案管理第十八條 總經(jīng)理辦公室設專職檔案管理員，負責管理大廈的全部檔案。第十九條 各部門可設兼職檔案管理員，負責管理各部門的檔案。文件處理完成后，原稿由總經(jīng)理辦公室歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存復印件。如因業(yè)務處理特殊需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)檔案管理員同意后妥為保存，檔案管理員以復印件歸檔，并在備注中注明，各部門使用原件完畢后仍應將原件交檔案管理員保存。第二十條 歸檔文件的檢查1. 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應立即追查歸檔。2. 文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門補辦。3. 與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門。第二十一條 歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1. 永久保存：大廈章程；股東名簿；規(guī)章制度及大廈條例；董事會及股東會紀錄；財務報表；政府機關核準文件；不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證；工程設計圖以及其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2. 10年保存：預算、決算書類；會計憑證；事業(yè)計劃資料以及其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3. 5年保存：期滿或解除之合約以及其他經(jīng)核定保存5年的文書。4. 1年保存：無長期保存必要者。5. 須銷毀的文件須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準后，由檔案管理員負責并派專人監(jiān)銷。第二十二條 檔案文件的調(diào)用1. 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調(diào)閱檔案時，應填具“調(diào)卷單”經(jīng)所在部門經(jīng)理批準后由檔案管理員調(diào)閱。2. 檔案管理員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注調(diào)閱的具體文件名稱、總份數(shù)及借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。3. 經(jīng)批準在檔案室當場借閱者，可免填“調(diào)卷單”。4. 檔案歸還時，經(jīng)檔案管理員核查無訛并于調(diào)卷單填注歸還日期及簽字確認后，檔案即行歸入檔夾。調(diào)卷單由管檔人員留存?zhèn)洳椤?. 檔案的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應按調(diào)閱程序重新辦理。6. 調(diào)卷人員對于所調(diào)檔案，不得抽換增損。7. 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應重新填寫“調(diào)卷單”不得私自授受。8. 調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務有關者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關之檔案，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意。9. 大廈副總經(jīng)理以上人員調(diào)卷，由檔案管理員負責填寫“調(diào)卷單”。由調(diào)卷人員簽字確認。10. 大廈重要檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可調(diào)卷。第二十三條 聲像檔案管理：聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質(zhì)等及文字說明兩部分組成。第二十四條 聲像檔案是本大廈檔案的組成部分，必須由總經(jīng)理辦公室集中統(tǒng)一管理。第二十五條 聲像檔案種類1. 反映本大廈主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；2. 各級領導人和著名人物參加的與本大廈有關的重大活動的聲像資料；3. 本大廈有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。4. 涉及本大廈權益的聲像資料。5. 其它單位形成的與本大廈有關的重要聲像資料。6. 其它具有保存價值的聲像資料。第二十