公司文書管理制度(編輯修改稿)
2025-05-13 03:22 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 件的外發(fā)，在發(fā)出時要填寫登記表。第三條 報刊訂購與收發(fā) 報刊訂購 (1)訂購時間:半年全年(2)訂購手續(xù):不論單位和個人,均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄,再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價,確認無誤后,當面繳款開票。公費訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外,尚須填寫報刊分發(fā)清單,詳細寫明各種報刊分發(fā)到哪些單位或領導。 報刊收發(fā) (1)收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點,發(fā)現(xiàn)有差錯應及時登記并要求補缺、退余 (2)收發(fā)員收到郵局送來的報刊后應及時分發(fā),不得耽擱延誤。收發(fā)員清點分發(fā)報刊時間為1小時,任何人不得進入收發(fā)室。(3)各單位應固定專人按時領取報刊和公啟函電、領取時,要對照分發(fā)清單點核實簽名,發(fā)現(xiàn)差錯,應當面向收發(fā)員提出增補退換要求,并進行差錯登記。當面未提出,則視為分發(fā)無差錯。 第四條 收發(fā)員應堅守工作崗位,節(jié)假日、星期日應有人值班,休星期日應采取換休形式。第五條 收發(fā)室內(nèi)外應經(jīng)常保持整齊清潔。 第六條 收發(fā)室由行政部門負責管理,其工作質(zhì)量由行政部門進行檢查、考核、并承擔責任。登記表日 期內(nèi) 容寄送地址收件人備 注公司檔案管理制度第一章 總則第一條 為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。第二章 檔案管理機構(gòu)的設置及基本要求第三條 檔案劃分及管理部門一、公司設立檔案室，隸屬于辦公室，并設置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。二、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。第四條 各部門資料管理一、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。二、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標準分類管理。三、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。第三章檔案保管第五條 檔案封面應逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。第六條 檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。第七條 要確保檔案的完整，破損的檔案文件要進行修復處理。第八條 檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標題。第九條 檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。第十條 公司檔案的分類：一、計劃性文件資料：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各職能部門的工作計劃等。二、批示性文件材料：包括公司各類標準、指標，如考核標準，計劃指標等；公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各類命令、工作指示、調(diào)度命令等。三、法規(guī)性文件：包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標準等文件；公司內(nèi)部檔案管理制度的各類規(guī)章制度。四、公司重大決議：包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。五、總結(jié)性文件：包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié)；下屬單位的工作總結(jié)及單項性的各種總結(jié)報告。六、憑證性材料：包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設備保養(yǎng)維護記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。七、匯報性材料：包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務報表等；公司領導在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等。八、勞資人事資料：包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。九、調(diào)研性資料：包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術經(jīng)濟論證材料等。十、聲像制品資料：包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料。十一、證件性文書資料：包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。十二、饋贈性資料：包括上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。第十一條 檔案的收集一、凡屬本檔案管理制度第十條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統(tǒng)一管理，各部門應做好資料的分類立卷，交到辦公室統(tǒng)一歸檔，每年歸檔一次；會計歸檔類在年度終結(jié)后，由財務部門編造
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