【文章內容簡介】 動工作成果和存在問題的聲像資料。2．各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料。3．本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。4．涉及本公司和郵電系統(tǒng)權益的聲像資料。5．其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料。6．其它具有保存價值的聲像資料。第五條 收集時間l．聲像檔案資料應在形成后一個月內隨文檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔。如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。2．檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。第六條 收集要求1．錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡末按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失。2．接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件。3．聲像資料的內容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。第七條 聲像檔案資料的征集1．檔案部門有責任隨時征集重要聲像資料。 2．在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。第八條 聲像檔案費用的報銷本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求詢檔案歸檔，經檔案室簽字認可，財務部門應給予核報費用。(三)聲像檔案的整理第九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，便其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，檔案部門協(xié)助。第十一條 分類、編號 1．照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內編流水號。格式:全宗號－流水號。 2．錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代－問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。3．編注與其他載體檔案相聯系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號／（檔案形態(tài))檔號。第十二條 保管期限:應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。第十三條 文字說明的編寫l．文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。2．編寫文字說明的要求:(1)準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全。(2)照片的自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯系密切的應加文字說明:(3)文字簡潔、語言通順。(4)時間用阿拉伯數字表示。第十四條 編制格式1．照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號文字說明參見號一攝制時間一攝制者。2．錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式:在盒套上置標注頁。按要求逐項填寫。第十五條 案卷要求1．將具有共同主題內容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。2．卷內目錄:照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄。錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄。3．卷內備考表，用于說明卷內聲像材料的整理、變動情況。第十六條 編目聲像檔案的著錄依照GB3792，5一85(檔案、著錄規(guī)則)進行。(四)聲像檔案的保管第十七條 聲像檔案人庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處理。第十八條 保管條件底片、膠片庫溫度應保持在13一15度之間，相對濕度應保持35%一45%。照片庫溫應保持14一24度，相對濕度應保持375%一675%。錄音、錄像帶庫溫應保持18度－24度，相對濕度應保持40%－60%。第十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm39。存放磁帶最好不用鐵皮柜。第二十條 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改。銷毀聲像檔案必須經過鑒定，征得歸檔單位同意，報經主管領導審批，登記造冊。第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。(五)聲像檔案的開發(fā)利用第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續(xù)，根據聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。第二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應按《中華人民共和國專利法》的有關規(guī)定辦理。己移交檔案館的，所得專利收益，原則上應撥給原移交單位，檔案館收取保管費。第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經主管領導批準后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借。外單位借用或復制聲像檔案，由檔案室負責辦理，并按有關規(guī)定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。第二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現存的聲像檔案。附4文檔處理程序一、文件、檔案保存年限檔案分類 存檔年限檔案名稱永久10年5年3年2年1年備注經營類的檔案文件有關公司章程類的檔案○股東大會的檔案○股東名冊、股東印鑒名薄○重要干部會議記錄○重要干部到職宣誓書、重要干部名冊○經營計劃○關于組織、單位的檔案文件業(yè)務組織規(guī)章○修改組織有關的文件○有關會計業(yè)務的檔案方面年度決算報告○人事檔案文件員工名冊○員工的履歷表、戶籍謄本、就職宣誓書○總務、庶務文件檔案銷售業(yè)務的檔案文件生產作業(yè)的檔案文件二、文書管理規(guī)章□ 總則 第一條 目的 為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質及效率，特訂定本規(guī)則。 第二條 范圍 本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務執(zhí)行部門)與外界來往的文書(包括電報)及關系企業(yè)(含公司內容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。 □ 承辦部門 第三條 總收發(fā)部門 總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務部門辦理。總收發(fā)部門負責文書之收受及發(fā)送。 第四條 管理部門 (一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經理室或管理處為管理部門。營業(yè)、采購、工務、資料、法律、服務訓l練等業(yè)務部門的文書，得以各該業(yè)務部門的最高主管部門為管理部門。 (二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經理室或管理處(或總務部門)為管理部門。 (三)關系企業(yè)各公司、部門問來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。 (四)管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜。文書末按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。 第五條 主辦及會辦部門 (一)文書內容所涉及的業(yè)務主辦部門為核項文書的主辦部門，如有涉及其他部l門時，其他部門則為核項文書的會辦部門。 (二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門如下表資料服送對象主辦部門提供部門 備注一、金融機構二、主管機構（一）稅務主管機構（二）商業(yè)及證券主管機構（三）工廠主管機構（四）外匯貿易主管機構三、報界資料四、業(yè)務往來客戶五、股東及一般性客戶營業(yè)部門財務部門各公司會計處法律事務所各公司總經理或獨立廠區(qū)之管理部門資材部秘書室營業(yè)部門各公司總經理室各公司會計處各公司會計室各分司會計處各分司會計處及技術、工務部門各分司會計處各公司總經理室由營業(yè)部門委請設計編制各公司及總管理處有關部門會：法律事務室會：法律事務室財務部如發(fā)布資料涉及公司業(yè)務政策事項應報告長核定后始得向外宣布（一）務求文字簡要，設計新穎，以便作為企業(yè)宣傳之輔助工具。（二）編印前先會法律事務室□ 行文 第六條 行文類別 (一)函:發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關團體、公司行號、私人或關系企業(yè)各公司間及公司內各部門間行文使用。 (二)公告:就主管業(yè)務向公眾或特定對象宣布時使用。 (三)便函:關系企業(yè)各公司、部門間或公司內各部門間業(yè)務接洽時使用。 (四)簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。 (五)電報:業(yè)務處理須以電報行文時使用。 (六)表格式公文:政府機關規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。 (七)其他:1．司法文書依據司法部門規(guī)定程序實施。訴訟文書，依政府有關部門訴訟審議委員會規(guī)定程序實施。 2．會議紀錄及例行表報等的發(fā)送不必行文。 第七條 行文名義、署名及印信借用 (一)對關系企業(yè)外機構行文的名義、署名及用印規(guī)定如下: 1．以公司名義由董事長署名蓋董事長職章: 屬政策性或影響公司重大權益的行文。2．以公司名義由總經理署名蓋總經理職章:對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構或省政府、市政府及其所屬一級機構等之行文。 3．以公司名義由總經理署名