文檔信息管理制度(編輯修改稿)
2025-05-09 06:53 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 息有：1）工程準備階段文件，如：立項文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，開工審批文件等。2）監(jiān)理文件，如：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、有關(guān)質(zhì)量問題和質(zhì)量事故的相關(guān)記錄、監(jiān)理工作總結(jié)以及監(jiān)理過程中各種控制和審批文件等。3）施工資料。4）竣工圖。5）竣工驗收資料：如工程竣工總結(jié)、竣工驗收鑒定書、電子檔案等。在竣工保修期，監(jiān)理單位按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）收集監(jiān)理文件并協(xié)助建設(shè)單位督促施工單位完善全部資料的收集、匯總和歸類整理。信息的加工、整理、分發(fā)、檢索和存儲建設(shè)工程信息的加工、整理和存儲是數(shù)據(jù)收集后的必要過程。收集的數(shù)據(jù)經(jīng)過加工、整理后產(chǎn)生信息。信息是指導施工和工程管理的基礎(chǔ)，要把管理由定性分析轉(zhuǎn)到定量管理上來，信息是不可或缺的要素。（1）信息的加工整理信息的加工主要是把建設(shè)各方得到的數(shù)據(jù)和信息進行鑒別、選擇、核對、合并、排序、更新、計算、匯總、轉(zhuǎn)儲，生產(chǎn)不同形式的數(shù)據(jù)和信息，提供給不同需求的各類管理人員使用。在信息加工時，往往要求按照不同的要求，分層進行加工。不同的使用角度，加工方法是不同的。監(jiān)理人員對數(shù)據(jù)的加工要從數(shù)據(jù)的加工要從鑒別開始，一種數(shù)據(jù)是自己收集的，可靠度較高；而對由施工單位施工提供的數(shù)據(jù)就要從數(shù)據(jù)采用系統(tǒng)是否規(guī)范，采樣手段是否可靠，提供數(shù)據(jù)的人員素質(zhì)如何，數(shù)據(jù)精度是否達到所要求的精度入手，對施工單位提供的數(shù)據(jù)要加以選擇、核對，加以必要的匯總，對動態(tài)的數(shù)據(jù)要及時更新，對于施工中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)要按照單位工程、分部工程、單元工程組織在一起，每一個單位、分部、單元工程又把數(shù)據(jù)分為：進度、質(zhì)量、造價三個方面分別組織。（2）信息的加工、整理和存儲流程信息處理包括信息的加工、整理和存儲。信息的加工、整理和存儲流程是信息系統(tǒng)流程的主要組成部分。信息系統(tǒng)的流程圖有業(yè)務流程圖、數(shù)據(jù)流程圖，一般先找到業(yè)務流程圖，通過繪制的業(yè)務流程圖再進一步繪制數(shù)據(jù)流程圖，通過繪制業(yè)務流程圖可以了解到具體處理事務的工程，發(fā)現(xiàn)業(yè)務流程的問題和不完善處，進而優(yōu)化業(yè)務處理過程。數(shù)據(jù)流程圖則把數(shù)據(jù)在內(nèi)部流動的情況抽象化，獨立考慮數(shù)據(jù)的傳遞、處理、存儲是否合理，發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)流程中的問題。數(shù)據(jù)流程圖的繪制從上而下地層層細化，經(jīng)過整理、匯總后得到總的數(shù)據(jù)流程圖，根據(jù)總的數(shù)據(jù)流程圖可以得到系統(tǒng)的信息處理流程圖。施工階段工程量處理數(shù)據(jù)流程圖如圖125所示。（3）信息的分發(fā)和檢索信息在通過對收集的數(shù)據(jù)進行分類加工處理產(chǎn)生信息后，要及時提供給需要使用數(shù)據(jù)和信息部門，信息和數(shù)據(jù)的分發(fā)要根據(jù)需要來分發(fā)，信息和數(shù)據(jù)的檢索則要建立必要的分級管理制度，一般由使用軟件來保證實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息分發(fā)、檢索，關(guān)鍵是要決定分發(fā)和檢索的原則。分發(fā)和檢索的原則是：需要的部門和使用人，有僅在需要的第一時間，方便的得到所需要的、以規(guī)定形式提供的一切信息和數(shù)據(jù)，而保證不向不該知道的部門（人）提供任何信息和數(shù)據(jù)。建立分發(fā)數(shù)據(jù)要根據(jù)監(jiān)理工作特點來進行，考慮分發(fā)的設(shè)計時，主要內(nèi)容有：1）了解使用部門（人）的使用目的、使用周期、使用頻率、得到時間、數(shù)據(jù)和安全要求；2）決定分發(fā)的項目、內(nèi)容、分布量、范圍、數(shù)據(jù)來
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