【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 在問題的聲像資料。2．各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料。3．本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見以及外事活動(dòng)的聲像資料。4．涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。5．其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。6．其它具有保存價(jià)值的聲像資料。第五條 收集時(shí)間l．聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨文檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔。如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。2．檔案部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的具體保存價(jià)值的聲像資料。第六條 收集要求1．錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說(shuō)明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡末按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失。2．接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件。3．聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。第七條 聲像檔案資料的征集1．檔案部門有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料。 2．在征集的聲像資料中，凡涉及國(guó)家和全國(guó)郵電部門重大事件的，應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報(bào)送目錄。第八條 聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷本公司各部或個(gè)人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費(fèi)用，只要將檔案資料按要求詢檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財(cái)務(wù)部門應(yīng)給予核報(bào)費(fèi)用。(三)聲像檔案的整理第九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，便其系統(tǒng)起來(lái)，便于保管和利用。第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。第十一條 分類、編號(hào) 1．照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。格式:全宗號(hào)－流水號(hào)。 2．錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代－問題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。3．編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)／（檔案形態(tài))檔號(hào)。第十二條 保管期限:應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。第十三條 文字說(shuō)明的編寫l．文字說(shuō)明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。2．編寫文字說(shuō)明的要求:(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說(shuō)明。錄音帶、錄像帶、報(bào)像帶按案卷編寫文字說(shuō)明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說(shuō)明:(3)文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順。(4)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第十四條 編制格式1．照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號(hào)文字說(shuō)明參見號(hào)一攝制時(shí)間一攝制者。2．錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式:在盒套上置標(biāo)注頁(yè)。按要求逐項(xiàng)填寫。第十五條 案卷要求1．將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。2．卷內(nèi)目錄:照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄。錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。3．卷內(nèi)備考表，用于說(shuō)明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。第十六條 編目聲像檔案的著錄依照GB3792，5一85(檔案、著錄規(guī)則)進(jìn)行。(四)聲像檔案的保管第十七條 聲像檔案人庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。第十八條 保管條件底片、膠片庫(kù)溫度應(yīng)保持在13一15度之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35%一45%。照片庫(kù)溫應(yīng)保持14一24度，相對(duì)濕度應(yīng)保持375%一675%。錄音、錄像帶庫(kù)溫應(yīng)保持18度－24度，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%－60%。第十九條 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開30奧斯特以上的磁場(chǎng)，磁場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm39。存放磁帶最好不用鐵皮柜。第二十條 對(duì)庫(kù)存的照片檔案，要兩年檢查一次。第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改。銷毀聲像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊(cè)。第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。(五)聲像檔案的開發(fā)利用第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。第二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按《中華人民共和國(guó)專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。己移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費(fèi)。第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借。外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。第二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊(cè)、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。附4文檔處理程序一、文件、檔案保存年限檔案分類 存檔年限檔案名稱永久10年5年3年2年1年備注經(jīng)營(yíng)類的檔案文件有關(guān)公司章程類的檔案○股東大會(huì)的檔案○股東名冊(cè)、股東印鑒名薄○重要干部會(huì)議記錄○重要干部到職宣誓書、重要干部名冊(cè)○經(jīng)營(yíng)計(jì)劃○關(guān)于組織、單位的檔案文件業(yè)務(wù)組織規(guī)章○修改組織有關(guān)的文件○有關(guān)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的檔案方面年度決算報(bào)告○人事檔案文件員工名冊(cè)○員工的履歷表、戶籍謄本、就職宣誓書○總務(wù)、庶務(wù)文件檔案銷售業(yè)務(wù)的檔案文件生產(chǎn)作業(yè)的檔案文件二、文書管理規(guī)章□ 總則 第一條 目的 為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。 第二條 范圍 本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門)與外界來(lái)往的文書(包括電報(bào))及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來(lái)往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過(guò)程之辦理與控制。 □ 承辦部門 第三條 總收發(fā)部門 總公司各部門與外界來(lái)往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。 第四條 管理部門 (一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來(lái)、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門。營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)訓(xùn)l練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。 (二)各公司(工廠)所在地與外界來(lái)往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。 (三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門問來(lái)往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。 (四)管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來(lái)往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜。文書末按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。 第五條 主辦及會(huì)辦部門 (一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為核項(xiàng)文書的主辦部門，如有涉及其他部l門時(shí)，其他部門則為核項(xiàng)文書的會(huì)辦部門。 (二)本企業(yè)各類資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會(huì)辦及提供部門如下表資料服送對(duì)象主辦部門提供部門 備注一、金融機(jī)構(gòu)二、主管機(jī)構(gòu)（一）稅務(wù)主管機(jī)構(gòu)（二）商業(yè)及證券主管機(jī)構(gòu)（三）工廠主管機(jī)構(gòu)（四）外匯貿(mào)易主管機(jī)構(gòu)三、報(bào)界資料四、業(yè)務(wù)往來(lái)客戶五、股東及一般性客戶營(yíng)業(yè)部門財(cái)務(wù)部門各公司會(huì)計(jì)處法律事務(wù)所各公司總經(jīng)理或獨(dú)立廠區(qū)之管理部門資材部秘書室營(yíng)業(yè)部門各公司總經(jīng)理室各公司會(huì)計(jì)處各公司會(huì)計(jì)室各分司會(huì)計(jì)處各分司會(huì)計(jì)處及技術(shù)、工務(wù)部門各分司會(huì)計(jì)處各公司總經(jīng)理室由營(yíng)業(yè)部門委請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)編制各公司及總管理處有關(guān)部門會(huì)：法律事務(wù)室會(huì)：法律事務(wù)室財(cái)務(wù)部如發(fā)布資料涉及公司業(yè)務(wù)政策事項(xiàng)應(yīng)報(bào)告長(zhǎng)核定后始得向外宣布（一）務(wù)求文字簡(jiǎn)要，設(shè)計(jì)新穎，以便作為企業(yè)宣傳之輔助工具。（二）編印前先會(huì)法律事務(wù)室□ 行文 第六條 行文類別 (一)函:發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號(hào)、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。 (二)公告:就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。 (三)便函:關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。 (四)簽呈:下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。 (五)電報(bào):業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。 (六)表格式公文:政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。 (七)其他:1．司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤ＴV訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤? 2．會(huì)議紀(jì)錄及例行表報(bào)等的發(fā)送不必行文。 第七條 行文名義、署名及印信借用 (一)對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下: 1．以公司名義由董事長(zhǎng)署名蓋董事長(zhǎng)職章: 屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。2．以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章:對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。 3．以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)