【文章內(nèi)容簡介】 長： 營業(yè)（副）經(jīng)理： 日期：表69 促銷成本分析表 年 月 日方式方式說明運作期間估計費用估計增加銷售量成本收益分析評語裁決： 審核： 分析者：店鋪的資訊管理數(shù)據(jù)就是數(shù)據(jù)，當經(jīng)過分析之后，才能體現(xiàn)它的價值。第一節(jié) 店鋪資訊管理系統(tǒng)的建立一、資訊系統(tǒng)要解決的問題商品管理問題A、 單品項目種類繁多管理不易。B、 庫存管理不易。C、 暢銷品存貨不足。D、 滯銷品存貨過多。E、 無法針對商品銷售需求達到適時采購。銷售管理問題A、 賣場上銷售動態(tài)無法立即掌握。B、 無法針對人潮做銷售高低潮分析。C、 銷售資料無法立即處理、分析。作業(yè)流程管理問題A、 進、退貨作業(yè)流程紊亂。B、 進貨廠商無法有效掌握。二、資訊系統(tǒng)建立的目的發(fā)掘機會點A、 通過強化采購議價能力，使產(chǎn)銷管理合理化來強化議價能力。B、 通過商品管理、訂價、儲運、盤損管理分析應(yīng)用迅速提升商品毛利。C、 通過利潤管理、績效管理、周轉(zhuǎn)率、報酬率、單位面積效益、盈虧的分析，使資金有效運用。D、 通過商品分配與銷售預(yù)測使新商品重新組合。E、 通過暢銷分析、商品分析、滯銷分析、降低庫存呆貨、倉儲成本。使庫存成本降低。F、 通過盤虧管制、庫存管制、盤點機制運用建立新的盤點機能。G、 通過有效的顧客分析來掌握促銷方向。提供決策點A、 即時的資訊。B、 準確的經(jīng)營。C、 快速的管理。三、店鋪體系導(dǎo)入自動化的幾項原則與重點A、 開發(fā)流程：現(xiàn)況了解、口頭簡報、書面確認、同步上線、檢討并修正系統(tǒng)移轉(zhuǎn)。B、 基本步驟：人選業(yè)標準化、流程效率化、全面自動化（減少人力與錯誤的發(fā)生）。C、 發(fā)展系統(tǒng)的觀念：以使用者的角度再加上行業(yè)的管理理念。D、 錯誤的資料帶來的絕對是不正確的結(jié)果，必須先假設(shè)基層使用未必能接受完整的訓(xùn)練。E、 整體系統(tǒng)的效益遠大于個別系統(tǒng)（零售業(yè)管理循環(huán)）。F、 管理理念：零售業(yè)管理的幾個重要理論，如20/80法則、冰山理念、ABCZ預(yù)警制度、異常比率分析、變動式完全存量、交叉互盤，分段導(dǎo)入計劃等。G、 導(dǎo)入方式：分階段導(dǎo)入計劃，以使用多少付出為原則（根據(jù)使用者需求及配合人力資源等因素而定，不是根據(jù)系統(tǒng)難易度來分）。H、 高層的支援：最高決策當局的決心與關(guān)心。第二節(jié) 資訊管理事項一、資訊化可能和遭遇的問題與解決資訊化就是要裁減人員 這是資訊化過程當中普遍立即產(chǎn)生的抗拒心理因素，大多認為資訊化以后，個人工作就不保，極有可能被裁掉。不錯，資訊化是可以節(jié)省人工，也是使用電腦的一種有形的效益，但是使用電腦而節(jié)省人工絕不是惟一或最終的目的。最主要的還是提高工作效率，提供更正確更快速的資訊。使用部門人員不懂電腦，電腦人員不懂管理需求 這也是剛開始資訊化碰到觀念無法溝通的問題，公司決定用電腦，決策者也交待下來要資訊化；但各部門哪些作業(yè)可以資訊化，又如何告訴電腦人員應(yīng)該幫助你做哪些作業(yè)？怎樣說明清楚？另一方面，電腦人員也只能經(jīng)由告訴他的內(nèi)容加入程序后輸入電腦，在管理上有何幫助？哪些重點應(yīng)先予以整理或制度化并不知道？于是產(chǎn)生作業(yè)內(nèi)容經(jīng)常修改，或說一做一、說二做二，明天換另一主管或許又是另一套，使整個資訊化過程及效益緩慢下來。上下一致的決心與支持不夠公司上下應(yīng)該一致的決心與支持，有時因為部門主管拒不合作；有時是與我無關(guān)而應(yīng)付事；有時是看不慣電腦人員年紀輕輕，好像跟老板很接近，自已反而好像被冷落而產(chǎn)生反感。決策僅口頭上、道義上表示支持，而沒有實際行動；部門主管對剛開始資訊化之初，資料尚不十分正確而失去信心，作業(yè)人員因做法習(xí)慣的改變，老覺得不方便甚至更麻煩。這些都阻礙了資訊化的執(zhí)行，要知道大部分資訊化后作業(yè)確實改變了作業(yè)方法懷表達方式，但是還需先去適應(yīng)它、接觸它、維護它；更重要的是要有恒心的去了解、修改再來好。雙軌作業(yè)太久疲憊不堪 為了要確保電腦作業(yè)的正確性，往往開始資訊化作業(yè)都先維持人工作業(yè)與電腦作業(yè)雙軌進行。既然是雙軌時行作業(yè)量必然增加，如維持這樣的作業(yè)必然是筋疲力盡，人工作業(yè)做不好、電腦作業(yè)也做不好，到頭來兩頭落實；更對電腦失去信心，怨聲載道、苦不堪言。誤認電腦是萬能的（完全相信電腦也是錯誤的）在報章雜志宣傳或電腦公司業(yè)務(wù)發(fā)表強而有力的推銷下，大都將電腦吹噓行一切萬能，凡事都可由電腦來幫助我們完成。電腦確實有它廣泛的功能，但是在它的背后則必須有套可行的管理制度或合乎邏輯的判斷規(guī)則。例如：認為有一部電腦就可以預(yù)測未來或告訴我們可以賣多少產(chǎn)品（銷售預(yù)測），這必須要有過去銷售紀錄加以統(tǒng)計分析并研判，且有參與景氣因素的人工推測修正后的數(shù)據(jù)，才能提供可用資訊。 誤認為電腦僅是硬件部分電腦是一種工具，而其可看到的是硬件部分，以為買了硬件就一切OK。事實上買了一部電腦只是其中一步，還必須要有良好的應(yīng)用軟件才能發(fā)揮功能。二、資訊化對企業(yè)的好處資訊化對企業(yè)有什么好處，這是一個很現(xiàn)實的問題，尤其是很多企業(yè)要資訊化第一件事是希望確定能得到預(yù)期的效果，有的時候，希望獲得具體的保證，有了這一層保證即可立即決定資訊化。話這么說沒錯，其實這些保證有的時候還屬邏輯推演的性質(zhì)，兌現(xiàn)不兌現(xiàn)還很難說。因為在成功的背后仍需要很多互相配合的條件，而這些條件有些是電腦（含軟件、顧問）公司要努力，有的是企業(yè)本身的配合。反過來說只購買了一套電腦系統(tǒng)就可得到相當?shù)睦?，而本身并未努力地投入，只一心等待成功，那是不可能的。努力越多、投入越多，成功的機會就越大。因為資訊化是連串活動中的重要工具而已。如何能夠有效地運用這套工具才是重要的課題，舉凡管理需求的重點，能夠資訊化的作業(yè)架構(gòu)，作業(yè)步驟，制度的配合，執(zhí)行 底，這些都影響整個資訊化的效果，而這些都有待企業(yè)本身去努力，詳細規(guī)則，耐心地執(zhí)行，完全僅憑一套電腦是不行的，哪有購買了一套電腦即可有必定的效果呢？所以說資訊化的效果還須企業(yè)本身的更多配合，才能達到預(yù)期的目標，給一個保證還屬空洞。因為必須被實證出來之后才能證明出來。資訊化的效益，已被普遍共同的接受與肯定，毋庸置疑其效益大致可分有形的效益與無形的效益，茲列舉下述四點說明：A、 節(jié)省人力方面。B、 縮短作業(yè)時間方面。C、 提高精確度方面。D、 改善管理水準方面。三、 企業(yè)資訊化應(yīng)有的心理準備 尚未使用電腦，而欲決定資訊化之前，心理上必須做一些準備，以免資訊化后期望越大，因為資訊化過程當中，企業(yè)本身配合的工作牽涉甚廣，舉凡上下員工心態(tài)、觀念、習(xí)慣等多少會有所不同，除非純屬精確的計算，不影響上述因素，否則碰到的一些枝枝節(jié)節(jié)先有心理準備，以免半途而廢功虧一簣。主持人的決心 一般而言，資訊化雖然會有困難，而這些困難的排除以及欲達到預(yù)期的效果，最重要的因素在于主持人的決心。那么什么是主持人的決心呢？大部分的企業(yè)主持人絕對誓言很有記、決心，否則何必資訊化。不過，只在大原則方面有決心是不夠的，必須在事務(wù)處理的過程細節(jié)上做到判斷與決心，掛在嘴巴上的決心是不夠的，必須付諸行動。僅求結(jié)果，從不問過程，這種決心是華而不實，因為參與過程的檢查，一表一單一字一欄所牽涉到作業(yè)方法的研判、分工合作的決定、執(zhí)行運作的確實，這才是確確實實的決心表現(xiàn)。人員抗拒心理 企業(yè)宣布資訊化后，經(jīng)常碰到抗拒心理，尤其聽到可能裁減人員，更加恐慌，故在決定資訊化之始，不要太強調(diào)要裁減人員。資訊化固然會節(jié)省人工，但那不是目的，只是一種過程的結(jié)果，主要的是在改善管理，使之更合理。節(jié)省下來的員工可做理高層次的分析，研究開發(fā)的工作。另外或因不熟悉電腦的性能或作業(yè)方法流程的檢討，可能發(fā)現(xiàn)過去或現(xiàn)狀的缺失而抗拒，或因會喪失資訊，管道會被切斷，以往很多消息都從其轉(zhuǎn)移改由電腦，沒有失落的感覺也會抗拒，尤其電腦人員年資不長，有如新空降部隊，總覺得不服等，這些現(xiàn)象都有可能發(fā)生，必須先有心理準備。作業(yè)方式的改變 有些企業(yè)經(jīng)營了二三十年，作業(yè)方法自然有其歷史背景傳統(tǒng)方式，資訊化后，或因改善，或因資訊和自聯(lián)結(jié)與移轉(zhuǎn)而改變了作業(yè)方式，假如這些作業(yè)方式是合理的、有效的，則必須加以適應(yīng)，起碼觀念上必須先接受，才能決定付諸行動，不再眷戀過去的作業(yè)方式做斷然之外置，注重未來。初期作業(yè)加倍人力的投入 在資訊化作業(yè)后因作業(yè)方式的改變，或作業(yè)方法之不一樣，有些作業(yè)可立竿見影地減少一些人力投入，但大部分作業(yè)為確保不中斷，尚必須保留人工與電腦雙軌作業(yè)，變成加倍的工作量，甚至要投入更多的人力，以使工作順利運作，也必須有這方面的心理準備。 閱表習(xí)慣的適應(yīng)資訊化以前看慣人工報表習(xí)慣，格式內(nèi)容的表達，有其固定寫法，改成電腦表后因位置的重新編排，定義的細分或更明確，因垂直橫向的重新組合或因不同時間或不同需要的重新分割，更因一大堆代號必須重新適應(yīng)。 不怕異常尤其資訊化初期難免可能有異，像似怪異，往往因而不看，越有異常越不使用，則異常更難解決，必須克服些種心態(tài)，不要怕有異常，只怕有異常而不去求也原因來解決，致使正常運用時間拉長。明細資料的建檔電腦作業(yè)規(guī)劃完成之后，在上線之時經(jīng)常會有上期明細的資料的建立，或標準資料要建檔，這項工作必須配合上線的時間，估計工作建檔的時間，以使步伐一致，而且建檔工作必先有整理整頓或重新盤點的工作，起頭的工作需要人力與時間的整理。制度及標準化的建立 一個有系統(tǒng)的電腦作業(yè)，明確規(guī)定使用表單以便達到需求，然而這些表單使用的流程，尤其事務(wù)處理規(guī)定，必須要用一套辦法來規(guī)定，也就是就要將作業(yè)標準化管理制度，才能持久順暢。簡單來說，資訊化的成功與否必須有管理制度做后盾，先有管理制度，再資訊休是重要的基礎(chǔ)，是資訊化成功的充分條件。 預(yù)期效果時間的適應(yīng)資訊化的效果很難一蹴即成，不是今天資訊化，明天就有預(yù)期的效果，其間會有一段學(xué)習(xí)時間，適應(yīng)時間。人員普遍觀念的改變，管理水準的提升，作業(yè)習(xí)慣，資料正確性等都需要時間。人員的觀念改變與培訓(xùn)凡事是由人來執(zhí)行，資訊化工作亦先考慮人員素質(zhì)是否具備，尤其觀念是否被接受，由誰來做，只這部分因素就必須先做好準備，如何對相關(guān)人員做好培訓(xùn)，也是一項較長且不易的工作。1電腦作業(yè)是長久性的認識電腦作業(yè)在開發(fā)的過程中要投入?yún)⑴c，要在順利運作后也常因環(huán)境的變化，因時因地制宜，在水準的提升，新知的運用，企業(yè)的成長，組織的變動等方成，電腦作業(yè)方式也要經(jīng)常加以修改，甚至重新規(guī)劃，這是一項永無止息，長期性的工作。第三節(jié) 店鋪營運表單管理一、表單管理體系的建立報表管理架構(gòu)圖表報表管理架構(gòu)圖可參見圖71圖71 報表管理架構(gòu)圖通知目的 考評管制目的管理目的申購目的記錄目的 現(xiàn)有報表 繼續(xù)使用 新報表申請 行政審核 說明原因 表格修正類 生產(chǎn)方式 ——工人—— 總務(wù)印制 電腦軟件設(shè)計 使用 歸檔 維護 淘汰二、表單運用規(guī)范使有原則A、 單純。B、 無意義的報表，不需要使用。C、 不需要會辦的部門，不必會簽。D、 聯(lián)數(shù)愈少愈好。E、 報表要編號分類管理。a、明確 報表名稱與內(nèi)容要一致、易懂。 報表功能與使用說明清楚。b、多功能：報表之設(shè)計不要太復(fù)雜，但也盡量把功能相近之處合并。c、省錢 紙質(zhì)使用不必太厚。 紙張大小適度。 印制數(shù)量不必過量。 除大量或高頻率使用之外，小量使用的報表以電腦打印為宜。d、保密 各單位的報表應(yīng)確實歸檔，非相關(guān)人員禁止傳閱使用。 具機密性質(zhì)的報表，非經(jīng)核準，不得對外提供。報表的設(shè)計規(guī)定 報表應(yīng)由使用部門依據(jù)其目的及需要而設(shè)計。當然在設(shè)計時也依公司的“報表管理辦法規(guī)范”。如該報表涉及兩個部門以上時，應(yīng)會同相關(guān)部門，征詢其意見或共同協(xié)商完成。A、 報表本體：是指報表表達、記錄的主要內(nèi)容，其設(shè)計應(yīng)明確而有連貫，非必要性字段不 列入。B、 報表總標題：公司報表總標題統(tǒng)一以公司全名表示。C、 報表名稱：報表名稱是不明確表達達該單功能或目的，如《新員工保證書》，報表名稱的制定不得與公司現(xiàn)行單據(jù)名稱雷同或相同。D、 報表編號：報表編號目的在提供報表管理及在檔查詢的依據(jù)，其編號由管理單位負責，管理單位審核通過的報表，依其功能、性質(zhì)子以編號，其方法如下：分類號+流水號 分類可依英文字母大寫順序：如人事（HR）、總務(wù)（B）、營業(yè)（S）、、流水號則以該類表單之順序以0000、編號。規(guī)章編號+流水號公司之各類規(guī)章、辦法之編號，例如：人事（HR）、人事管理規(guī)則（HR01）、人員考核辦法（HR02）、人員薪給辦法（HR03）、人員考核辦法內(nèi)現(xiàn)有6張表單，則其編號則為HR060HR060HR0606。不使表單的號碼統(tǒng)一起見，各類表單的號碼概以4位阿拉伯數(shù)編定。有關(guān)大小分類一請參見表71大分類小分類分類編號大分類小分類分類編號經(jīng)營類組織職位11生管類產(chǎn)銷51