【文章內(nèi)容簡介】 對(duì)而言，那種又臭又長的會(huì)議，只是浪費(fèi)時(shí)間而已。目前也有相當(dāng)多的企業(yè)采用這種方法。 2.除了通訊錄之外，也要編制“人才錄” 任何人都有通訊錄，不過除了通訊錄之外，最好還編制一本“人才錄”，專門記載詳細(xì)的個(gè)人資料。 在人才錄上，包括姓名欄全部有十二個(gè)項(xiàng)目，詳細(xì)記錄個(gè)人的專長、特征、學(xué)歷背景等等，所以在求才的時(shí)候，非常方便。 “人才錄”可用硬紙板做成，并用釘針外皮裝訂成冊(cè)。 3.與人會(huì)面選在書店最適合 與人會(huì)面時(shí)，如果對(duì)方?jīng)]有不便之處，你可以利用書店做為會(huì)面的地點(diǎn)，并且特別指定大書店中你所喜歡的專柜為會(huì)面處。在等人的時(shí)間中，也可以用來收集信息，一點(diǎn)也不浪費(fèi)時(shí)間。 如果比約定的時(shí)間早到，就可以看看雜志或自己喜歡的書，以吸取信息，即使對(duì)方遲到，也可有意義地打發(fā)時(shí)間。只要稍加用心，等人時(shí)間就可以變成充實(shí)、有意義的時(shí)間，而且大書店目標(biāo)很容易找，可以說是最適當(dāng)?shù)臅?huì)面場所。4.名片的整理在整理通訊錄時(shí)，可采用一般的方法，按照姓氏來排列。不過名片方面，就不用要這個(gè)方法，而是要分成工作、公司等幾個(gè)項(xiàng)目來整理。 如此，即使一下子想不起對(duì)方的姓名，只要知道對(duì)方是“A公司的職員”，仔細(xì)找找A公司那一份就可以，此起按姓氏排列，這個(gè)方法更容易檢索。 此外，整理名片時(shí)，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。 5.在“工作手冊(cè)”上詳細(xì)記錄零散信息 出門辦點(diǎn)小事，卻不巧趕上擁擠時(shí)間，結(jié)果白白等了半個(gè)多鐘頭，這種情況經(jīng)常會(huì)發(fā)生，只是平常不太會(huì)感覺到，其實(shí)這些浪費(fèi)掉的時(shí)間，一累積起來，也是相當(dāng)可觀的。所以，為了防止這種無謂的浪費(fèi)，連乍看之下很可笑的瑣碎信息，最好也記在“工作手冊(cè)”上，比如郵局在哪一天哪個(gè)時(shí)間人最少，或是哪個(gè)窗口辦事速度最快……，將這些具體的信息記在手冊(cè)上，辦起事來將更為方便、迅速。6．開會(huì)時(shí)間要加上尾數(shù)，以防止遲到召集會(huì)議時(shí)，如果把時(shí)間訂在“一點(diǎn)”、“兩點(diǎn)”，一定會(huì)有人遲到。這種幾點(diǎn)“整”的時(shí)刻，大都會(huì)令人感覺這只是個(gè)概括性的標(biāo)準(zhǔn)，很容易漫不經(jīng)心的珊珊來遲。 所以，你盡可能在開會(huì)時(shí)間加上尾數(shù)，如“一點(diǎn)十五分”，這樣一來，會(huì)令人心生疑惑：“這個(gè)時(shí)間是不是具有什么特別意義?”因而產(chǎn)生極高的興致，如此會(huì)議就能準(zhǔn)時(shí)開始。 7．立刻在收到的名片上寫“當(dāng)事人”的資料 對(duì)商界人士而言，交換名片似乎是不可缺少的“儀式”。從初次見到的人手中所收到的名片，不要隨便亂放，應(yīng)整理得有條不紊，日后將成為寶貴的個(gè)人資料來源。 當(dāng)與人交換名片后，你可以馬上在對(duì)方的名片上書寫他的專長、興趣、資歷等等，這么一來，要找人才就輕松多了。主要的是，為方便日后利用，先在名片上多加幾個(gè)字，這一點(diǎn)是非常重要的。 8．與沒有時(shí)間觀念的人約會(huì)時(shí)，可接著安排另一個(gè)約會(huì) 約會(huì)老是遲到，沒有時(shí)間觀念的人，大多在事情已告一段落之后，仍喋喋不休地說個(gè)沒完，即使是事情已談完，他們也無意離開，仍興致勃勃地準(zhǔn)備暢談一番。在與這種沒有時(shí)間觀念的人約會(huì)時(shí)，你可接著又安排另一個(gè)約會(huì)，并且事前聲明：“我兩點(diǎn)十五分有約會(huì)，我早一點(diǎn)在一點(diǎn)四十分見面吧”! 這么一來，幾乎所有的人都會(huì)準(zhǔn)時(shí)赴約，由于時(shí)間有限，會(huì)面得以快速地進(jìn)行。從第二個(gè)意義上來說，又可防止時(shí)間的浪費(fèi)。 9．與公司主管會(huì)面時(shí)，在對(duì)方名片上書寫秘書小姐的芳名 當(dāng)你與公司董事高級(jí)主管交換名片時(shí)，你可以請(qǐng)教對(duì)方專任秘書的芳名，趁著記憶猶新，馬上寫在收到的名片上。 因?yàn)樵谂c這種高階層人物聯(lián)絡(luò)時(shí)，他們不可能會(huì)親自接電話，通常都經(jīng)過秘書轉(zhuǎn)接，如果事先曉得秘書的芳名，聯(lián)絡(luò)起來自然會(huì)順利多了，而且，借此博得秘書小姐的好印象，對(duì)日后的工作自是大有益處。10．名片上除“個(gè)人資料外”，另記錄其它資料以加深印象除了“個(gè)人資料”之外，你還可在收到的名片上，書寫種種資料，比如一般的“見面日期”、“見面場所”、“介紹人”、“會(huì)談要事”等等，此外出身地和外表特征，也都盡可能地寫下來。當(dāng)然，這些都是人才錄上的珍貴資料，同時(shí)借此加深對(duì)他人的印象，即使是很久不見的人，只要看看名片，腦海中就能夠浮現(xiàn)鮮明的印象。最好在交換名片的當(dāng)天，就把這些資料全寫上去，以免日久忘懷。11牢記女職員的生日 整體工作能不能順利進(jìn)行，關(guān)鍵多半在于女性職員，似乎每家公司都是如此。即使復(fù)印一張文件，小姐們肯不肯盡心幫忙，都會(huì)影響到工作效率與工作成果，因此很多人對(duì)女性職員都特別用心?；诖它c(diǎn)最好的方法是記住小姐們的生日，在當(dāng)天送她們一張生日卡。以小小一張卡片，向她們表示感謝，就算她們平日對(duì)你有什么不滿，也會(huì)一筆勾銷。 12. 通訊錄要采用活頁卡片，以便插換追加 通訊錄最好是采用活頁式卡片，這種活頁式通訊錄，一張卡片上只登記一個(gè)人，所以不管對(duì)方搬了幾次家，改來改去都不怕沒地方可寫，換新卡片也是很簡單。 此外，還可根據(jù)情況的需要，隨意插換追加。舉例來說，如果“陳大”的后面是“林二”，有一天又認(rèn)識(shí)一個(gè)姓“陳三”的人，舊式通訊錄一定追加在最后一頁，但是這種活頁式的通訊錄，就可干凈利落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。 13.賀年卡上的“最新動(dòng)態(tài)”，要馬上轉(zhuǎn)記到人才錄上 最近賀年卡上的賀辭大部分都是印刷的，頂多在最后一、兩行自己再添上幾句話，有時(shí)候，也會(huì)順便寫上個(gè)人的最新動(dòng)態(tài)，比如換工作、買房子搬家、通知結(jié)婚、添丁報(bào)喜等等。 對(duì)這些賀年卡上的新信息，你必須仔細(xì)篩選，將必要的轉(zhuǎn)記到“人才錄”中當(dāng)事人的卡片上。這些都是人才信息的基礎(chǔ)資料，如果遺漏對(duì)方搬家的通知，以致于失去聯(lián)絡(luò)，于公于私，都無法再發(fā)展下去。 14.個(gè)人動(dòng)態(tài)的原始資料，要保存一定期間只要一收到告知搬家、結(jié)婚、添丁、死亡等等有關(guān)生活變化的書信或明信片，你可將其轉(zhuǎn)記到“人才錄”的卡片上。至于那些信件，則收到盒子里保存一定期間，因?yàn)槿绻R上將原始資料丟棄，就無法對(duì)比“人才錄”上的記錄有無錯(cuò)誤，以致于經(jīng)常發(fā)生陰錯(cuò)陽差的現(xiàn)象。為了防止誤認(rèn)或筆誤，最好將原始資料保存一定的期間。 15.借著人才錄的幫助，即使多年不見的人，也能談得很融洽“人才錄”是人際關(guān)系網(wǎng)中個(gè)人資料的檔案，其中設(shè)有種種項(xiàng)目，比如“姓名欄”、“姓氏索引”、“性別欄”、“出生年月日欄”、“會(huì)面欄”、“學(xué)歷欄”、“職業(yè)欄”、“籍貫欄”、“服務(wù)地點(diǎn)欄”、“現(xiàn)在通訊處欄”、“家庭欄”、“備考欄”等等因此，即使與多年不見的人會(huì)面，只要事先查看一下人才錄上的資料，就可知道對(duì)方現(xiàn)在在哪家公司哪個(gè)單位擔(dān)任什么職務(wù)、家里有幾個(gè)人、結(jié)婚紀(jì)念日是哪一天……，借此彼此不會(huì)感到陌生，能很快地熟識(shí)起來，相談甚歡。16采用名片大小的卡片做通訊錄，十分方便 采用名片大小的卡片做活頁式的通訊錄的方法是，將卡片從上到下分成四行，第一行寫家庭的郵遞區(qū)號(hào)、地址、電話號(hào)碼，第二行寫公司的郵遞區(qū)號(hào)、地址、電話號(hào)碼、傳真機(jī)號(hào)碼，第三行寫公司名稱、單位名稱、職銜，第四行寫人名或是團(tuán)體名。 這些資料一目了然，可以說是效率很高的通訊錄。市售的通訊錄大部分都太小，不像這種自制的通訊錄具有充分的填寫空位。 17.人才錄要以拼音字母加以細(xì)致分類字母區(qū)分 活頁卡片人才錄上的索引欄，并不是按現(xiàn)成格式大略地以姓氏分類，而是取其人姓名的前三個(gè)字音，填入索引欄。以“林達(dá)新”來說，你可在卡片的右上角，寫上“L、D、X”三個(gè)字，如此一來，在L區(qū)之中，還可按4的順序，加以細(xì)分化。(或者，亦可在L之后以男、女行業(yè)、地域區(qū)分)因而得以縮短找尋的時(shí)間，很快找到自己所要的資料。 雖然找一個(gè)人省不了多少時(shí)間，但是在找很多人的情況下，效率可就大有不同。 18.“記號(hào)式”通訊錄，可提高工作效率 為了在交待秘書寄賀年卡、問候卡之時(shí)省去一一勾名單的麻煩，你可以先在通訊錄上加“○”、“△”、“”、“□”等等記號(hào)?！啊稹北硎久磕昙目ㄆ娜耍啊鳌北硎疽鸭牧撕脦啄陞s一直沒回函暫且予以保留的人，而“”表示不寄也無所謂的人，此外，“□”表示目前不在國內(nèi)的人。 將寄卡片的工作交待屬下去辦，如果采用“記號(hào)式”通訊錄，那么受命的人就可以順利進(jìn)行工作。 19.先將通訊錄復(fù)印下來，以便進(jìn)行核對(duì)賀年卡的工作 如果你所在單位每年要寄發(fā)好幾千封的賀年卡與問候卡，如此龐大的數(shù)量，很容易發(fā)生漏寄的失誤，所以最好的方法是先將通訊錄復(fù)印下來，以便進(jìn)行核對(duì)賀年卡的工作。 先將通訊錄的姓名欄全部復(fù)印下來，把復(fù)印名單放在手邊，寫完卡片后再用橡皮章在名單上蓋章，以表示寫過。這階段的工作，你可全部交給秘書去做。你只要在卡片上親筆加上幾句話，并且在先前的復(fù)印名單上，再蓋個(gè)章，以表示確認(rèn)無誤。如此一來，就不會(huì)發(fā)生漏寄的情形。 20.核對(duì)寄發(fā)賀年卡名單的橡皮章，可用“已處理”印〖HT5”，5SS〗你單位在如果核對(duì)寄發(fā)賀年卡的名單上，蓋上“已發(fā)理”印，就可以防止漏寄的失誤，而且，最好是采用不打印臺(tái)的橡皮章。如果用筆勾記號(hào)，其記號(hào)的大小與位置很難統(tǒng)一，確認(rèn)時(shí)很容易發(fā)生眼睛疲勞等負(fù)面現(xiàn)象。還是采用市售大小統(tǒng)一的橡皮章比較快。 21.賀年卡已差不多都收到了，就開始做整理如果收到?jīng)]有寄卡片給他的人所寄來的卡片，一般都會(huì)馬上再補(bǔ)寄一張，因此，過了正月初七之后，還是經(jīng)常會(huì)收到卡片。等賀年卡已收齊，就可將全部的卡片加以整理。 以姓氏拼音字母將全部的卡片重新排列，然后根據(jù)通訊錄復(fù)印名單，查出沒有寄卡片給他的人，有必要的話，再補(bǔ)寄一張給他。先前因搬家地址不明以至于沒有寄卡片給他的人，如果收到他所寄來的卡片，就要將其新地址轉(zhuǎn)記通訊錄上。 22.日期章蓋在寫有寄件人姓名的那面 一年之中，也許你會(huì)收到很多很多的信件，所以，收到時(shí)若不好好整理，最后就會(huì)亂成一堆，陷入無法整理的狀態(tài)。 最好的方法是，當(dāng)天收到的郵件都蓋上日期章，而且，一律蓋在寫有寄件人地址、姓名的那一面，這樣不管寄件人的地址、姓名是寫在正面或背面，一眼就可以知道收件日期與寄件人姓名，事后就能順利的進(jìn)行分類工作。 23. 以“請(qǐng)問你有何貴事?”這句話會(huì)打斷廢話太多的電話 在最忙碌的當(dāng)兒，有人打電話來說了一大堆廢話，不由令人暗暗著急，大概很多人都有過這種經(jīng)驗(yàn)。 在這種情況之下，最好的方法是以“請(qǐng)問你有何貴事?”來打斷對(duì)方的話頭，以便趕快進(jìn)入主題。視情況而定，也可以說：“我現(xiàn)在有客人，有事請(qǐng)直說?！睅拙湓捑桶咽虑榻鉀Q。這樣或許有些不客氣，不過，如果一通電話要浪費(fèi)數(shù)秒到數(shù)分鐘的時(shí)間，長時(shí)間累積下來，也是相當(dāng)可觀的，所以，應(yīng)盡量減少這種不必要的時(shí)間浪費(fèi)。 24.對(duì)付長舌的妙法〖HT5”，5SS〗在這個(gè)世界上，有種舌頭特別長的人，正事談完了依然喋喋不休地說個(gè)不停。在這種會(huì)談之中，有時(shí)也會(huì)意外地獲取有用的信息?？墒?，如有急事當(dāng)然不能把寶貴的時(shí)間浪費(fèi)在聊天上。在與長舌的人會(huì)面時(shí)，你應(yīng)該根據(jù)情況決定“結(jié)束會(huì)談的時(shí)刻”，并先在手表上設(shè)定時(shí)間。等到手表響起，你就說：“實(shí)在很抱歉，我另外有急事?！苯璐私Y(jié)束會(huì)談。以這種方法來打斷談話，對(duì)方也能夠接受。讓定時(shí)表說出有口難言的“逐客令”。25.與客戶面談時(shí)，請(qǐng)他帶份備忘錄前來 當(dāng)客戶要約你面談時(shí)，你最好要求對(duì)方盡可能帶一份重點(diǎn)備忘錄前來面談，因?yàn)?，即使腦海中很清楚事情的始末，一旦實(shí)際用口說出來，還是會(huì)有很多不清楚的問題所在。 請(qǐng)客戶先大略整理一下要點(diǎn)，比如某月某日發(fā)生了什么事，牽涉到繼承問題的家屬、親戚……等等，這樣就能很快了解客戶的情況，得以省下相當(dāng)?shù)臅r(shí)間。請(qǐng)對(duì)方盡可能帶一份重點(diǎn)備忘錄前來會(huì)談，可說是有效與人會(huì)談的要訣。 26.選擇下午時(shí)間與人會(huì)談 與人會(huì)談時(shí)，有時(shí)要遷就對(duì)方的方便，不過，你最好還是盡可能約定下午的時(shí)間，因?yàn)檫@樣可以避免占用有效利用的時(shí)間。 上午是開始一天工作的時(shí)段，指示秘書打字、回信，打電話聯(lián)絡(luò)要事等等，這些事情如果都在上午交待好，下午的工作就能很快完成加以檢查，可達(dá)到很高的工作效率。 而且，一上午埋頭于桌上作業(yè)，到了下午多少會(huì)感到有點(diǎn)疲倦，在這個(gè)時(shí)候與人會(huì)面，正好可以轉(zhuǎn)換一下心情。 27.事先訂好會(huì)議開始與結(jié)束的時(shí)間 在召集會(huì)議時(shí)，最好先決定會(huì)議開始與結(jié)束的時(shí)間，并通知開會(huì)的人員，因?yàn)橄榷ㄏ陆Y(jié)束時(shí)間，會(huì)使參加人員產(chǎn)生專心開會(huì)的意識(shí)，有一掃松懈氣氛的功效。這就是心理學(xué)上所說的“截止效果”。舉例來說，因?yàn)槿雽W(xué)考試每堂只考一小時(shí)，考生為在限時(shí)內(nèi)寫完考卷，就會(huì)集中全副心神專心作答。將這原理應(yīng)用到會(huì)議上，就不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間與精力。 28.預(yù)先通知參加開會(huì)的人，會(huì)議是逾時(shí)不候的 無論做任何事，總有人不守時(shí)。比如說兩點(diǎn)開會(huì)，就有人到了兩點(diǎn)十分左右才珊珊而來。如果等到遲到者全來了之后才開始開會(huì)，等于使其它準(zhǔn)時(shí)而來的人都損失十分鐘，造成時(shí)間大量的浪費(fèi)。 因此在通知開會(huì)時(shí)間時(shí)，清楚表示會(huì)議是逾時(shí)不候的，這樣，即使參加人員還未到齊就準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，遲到的人也無話可說，而且下次也不敢再遲到了。29開會(huì)前要求提案者準(zhǔn)備書面報(bào)告 馬拉松會(huì)議的原因，都在于事先準(zhǔn)備得不夠周全。沒有審議議題內(nèi)容的時(shí)間，在會(huì)場中被要求馬上說出結(jié)論，任何人都只有瞠目以對(duì)的份兒，當(dāng)然在沉默中浪費(fèi)不少時(shí)間?；谶@些，會(huì)議的召集人最好事先準(zhǔn)備“議題”、“問題要點(diǎn)”、“對(duì)策”等等用紙，預(yù)先要求提案者提出報(bào)告，并將其復(fù)印分發(fā)給每個(gè)人，這樣每個(gè)問題、觀念都一目了然，自能提高會(huì)議的效率。 30.對(duì)上司做工作報(bào)告時(shí)，要先打好腹稿〖HT5”，5SS〗在對(duì)人傳達(dá)要事時(shí)，若不先整理出條理，就冒然開口，往往都不得要領(lǐng)。尤其是對(duì)上司做工作報(bào)告，說話結(jié)結(jié)巴巴，不只浪費(fèi)時(shí)間，更會(huì)令上司感到不耐煩，而影響到對(duì)自己工作能力的評(píng)價(jià)。 不只是對(duì)自己的同事，連對(duì)自己家人也是一樣，都要“先想好要說的話，才把人叫過來?！倍议_口時(shí)，要先從結(jié)論說起，這樣，對(duì)方就會(huì)知道談話重點(diǎn)所在，不但不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，也比較不會(huì)發(fā)生誤會(huì)。