【文章內(nèi)容簡介】 備用金交接表（表2）備用金4000元不變財(cái)務(wù)助理在本班次補(bǔ)充的備用金表1中的A上班次的④即日期班次原備用金1實(shí)際清點(diǎn)金額 2盤點(diǎn)應(yīng)補(bǔ)備用金3合計(jì)4=2+3差異金額5=41差異原因交出人接收人上班次備用金補(bǔ)差①本班次產(chǎn)生的備用金補(bǔ)差②本班已補(bǔ)金額③備用金補(bǔ)差 ④=①+②③早400023000170001700400000張三李四中40002298170000170039982多投 李四王五夜400022901700017000399010多投王五趙六投幣袋的填寫：（表3）收銀員投幣袋填寫交給下一班的備用金情況收銀員簽名 ： 張三 編號：0905270821時(shí)間527 08：00地點(diǎn)前臺班次應(yīng)該投幣的現(xiàn)金情況夜班姓名（漢字正楷）張三當(dāng)日備用金當(dāng)日收入額人民幣數(shù)量金額人民幣數(shù)量金額100元222200100元28280050元15050元20元24020元10元0010元5元005元1元001元0000多投10現(xiàn)金總額282800合計(jì)2300支票應(yīng)該投幣的銀聯(lián)卡情況（客人簽字的卡單）表2中的④信用卡卡別單位金額表1中的B+C補(bǔ)差1700內(nèi)卡銀聯(lián)卡3632外卡表2中的③表1中的D備用金合計(jì)4000信用卡總額3632外幣種類面值人民幣實(shí)際收款金額當(dāng)日營業(yè)收入 ㈠2932如果投幣有差異必須說明備注:備用金補(bǔ)差 ㈡1700表1中的D用于退款金額 ㈢140多投8元用于兌換金額 ㈣0減備用金補(bǔ)差 ㈤1700㈠+㈡㈢㈣㈤合計(jì)應(yīng)交金額2792實(shí)交金額2800長短款確認(rèn)金額： 貳仟捌佰元整 差 異 額：見 證 人： 李四 財(cái)務(wù)助理：二、報(bào)銷流程培訓(xùn)報(bào)銷單據(jù)的種類及用途：零用現(xiàn)金支出單—酒店現(xiàn)金類報(bào)銷單據(jù)付款申請單—酒店非現(xiàn)金類報(bào)銷單據(jù)預(yù)付款申請單—酒店預(yù)先借款類單據(jù)預(yù)付款清款單—酒店借款后清款類單據(jù)正確的填寫方法① 日期：填寫提交申請單當(dāng)日日期② 收款方：保證準(zhǔn)確無誤，如為企業(yè)則應(yīng)是對方工商局注冊名稱，確保發(fā)票和單據(jù)上的所屬單位相一致③ 金額：頂格大寫④ 說明 ：言簡意賅⑤ 經(jīng)辦人： 用正楷填寫⑥ 付款方式：由實(shí)際情況選擇。如結(jié)算方式為電匯則需要提供正確的詳細(xì)的開戶行和銀行賬號⑦ 款項(xiàng)用途：正確選擇零用現(xiàn)金支出單 注：單據(jù)中每一單元格都要規(guī)范填寫，不得存在漏填情況；在說明中要闡述清楚購買物品的名稱、使用部門等信息，以便財(cái)務(wù)專管員能精確的統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)費(fèi)用。付款申請單注：銀行名稱要填寫銀行的全稱，備注要敘述清楚。付款申請單中付款金額應(yīng)與總部系統(tǒng)相應(yīng)的掛賬金額核對，保證雙方數(shù)據(jù)一致后方可付款。預(yù)付款申請單、預(yù)付款清款單注：預(yù)付款申請單要注明原因、預(yù)付款清款單注明退還金額或補(bǔ)付金額、清款人簽字。 如有退還現(xiàn)金，財(cái)務(wù)助理需寫收據(jù)，把記賬聯(lián)粘到清款單后面。單據(jù)的粘貼方法原始憑證粘貼方法① 左上角 ② 分類粘貼 ③ 同類放一起④ 同種票據(jù)，由小到大具體報(bào)銷方式及附件要求采購類① 一般采用銀行結(jié)算，一次性付款須填寫付款申請單，金額較小的可以用零用現(xiàn)金支出單填寫。所需要附件為：發(fā)票、采購定單、采購收貨記錄。② 采購需要支付預(yù)付款的，須填寫預(yù)付款申請單（嚴(yán)格根據(jù)合同付款），③ 當(dāng)貨到清款時(shí)，將發(fā)票、采購訂單、收貨記錄、預(yù)付款清款單附后，發(fā)票、采購定單、收貨記錄金額應(yīng)一致。并按照預(yù)付款金額和發(fā)票填寫單據(jù)中的對應(yīng)項(xiàng)目，根據(jù)實(shí)際情況填寫補(bǔ)付金額或退還金額，如有特殊情況需在單據(jù)右上角寫明。（注意：不允許超訂單收貨）差旅類① 由于出差須向財(cái)務(wù)部借款的，應(yīng)先填寫預(yù)付款申請單，寫明出差地點(diǎn)、時(shí)間、原因，借款應(yīng)在回來后三日內(nèi)歸還。借款須將出差申請表附后，作為出差依據(jù)。② 在報(bào)銷差旅費(fèi)時(shí)，應(yīng)先填寫差旅費(fèi)開支明細(xì)表，將出差期間發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行分類匯總并逐一登入表內(nèi)。如果出差地點(diǎn)不在同一地域應(yīng)將所發(fā)生的費(fèi)用分開填寫差旅費(fèi)開支明細(xì)表，并在開支明細(xì)表說明欄里填寫出差的時(shí)間地點(diǎn)。需要特別注意的事項(xiàng)① 財(cái)務(wù)備用金賬戶的密碼與存折分開保管，不要將密碼寫在存折上。② 購買物品時(shí)，讓購買人在發(fā)票后面寫上供應(yīng)商電話，方便核對，降低報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)。③ 在付款單據(jù)中，單位規(guī)定收款方應(yīng)為合法的注冊公司，發(fā)票與收款方不一致的情況，須出具證明，雙方簽字蓋章后方可付款。（加蓋公章）注：收款方為個(gè)人，且為稅務(wù)局代開的發(fā)票，可以不用出具個(gè)人證明。④ 取得發(fā)票，必須是正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上加蓋發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章，無章的發(fā)票視為無效發(fā)票不允許報(bào)銷。發(fā)票的抬頭，一必須是經(jīng)過核準(zhǔn)的公司全稱。注：查閱發(fā)票抬頭是否正確，如果在名稱未核準(zhǔn)之前發(fā)票抬頭一律以“山東銀座佳驛酒店有限公司”為準(zhǔn)；發(fā)票真假查詢：—地稅：金額較大可去稅務(wù)局審查 —國稅： —電話查詢：12366第五章、酒店開業(yè)前準(zhǔn)備工作一、刻制印章事先刻制財(cái)務(wù)現(xiàn)金付訖章、財(cái)務(wù)現(xiàn)金收訖章、前臺早餐券專用章、酒店銷售專用章、前臺收銀專用章、前臺作廢章、前臺發(fā)票未開章、早餐券日期章以及酒店因經(jīng)營需要需刻制的其他無備案印章；模板如圖所示： 財(cái)務(wù)現(xiàn)金付訖章 財(cái)務(wù)現(xiàn)金收訖章 前臺早餐券專用章 酒店銷售專用章 前臺收銀專用章 前臺作廢章 前臺發(fā)票未開章 早餐券日期章完善酒店印章統(tǒng)計(jì)表，由印章保管人在紙質(zhì)資料統(tǒng)計(jì)表保管人處簽字確認(rèn)。二、備用金領(lǐng)用 前臺按照“前臺備用金管理辦法”領(lǐng)取備用金，并填寫“前臺收銀員備用金確認(rèn)書”。 餐廳由餐廳值班經(jīng)理領(lǐng)取餐廳備用金，并填寫“餐廳備用金確認(rèn)書”。 財(cái)務(wù)隨時(shí)抽查各部門備用金，確保酒店資金安全。三、單據(jù)及物品的領(lǐng)取各部門從財(cái)務(wù)處領(lǐng)取的各種單據(jù)及物品時(shí)，要在單據(jù)及物品領(lǐng)用表上簽字。財(cái)務(wù)助理不定時(shí)的抽查盤點(diǎn)前臺早餐券及會(huì)員卡數(shù)量，若存在丟失，相關(guān)責(zé)任人補(bǔ)上相應(yīng)的金額。四、權(quán)限設(shè)置酒店總經(jīng)理會(huì)根據(jù)經(jīng)營需要，給予前臺相關(guān)人員部分權(quán)限來銷售房間及處理客人投訴。為方便審核，向酒店總經(jīng)理咨詢開業(yè)后相關(guān)人員的房價(jià)權(quán)限及退房時(shí)間權(quán)限，并及時(shí)設(shè)置權(quán)限范圍，經(jīng)酒店總經(jīng)理簽字后執(zhí)行。一般情況下，員工房價(jià)折扣權(quán)限規(guī)定如下： 前臺員工：92折 值班經(jīng)理及財(cái)務(wù)助理：8折 總經(jīng)理助理：75折 酒店總經(jīng)理：7折權(quán)限及免費(fèi)房 注：在上述權(quán)限的基礎(chǔ)上，總經(jīng)理可以制定相應(yīng)權(quán)限，但是最低不應(yīng)超過上述權(quán)限。參考會(huì)員卡及協(xié)議單位退房時(shí)間來設(shè)置前臺員工退房時(shí)間權(quán)限：普卡：13:00 倍積卡：14:00 金卡：14:00五、財(cái)務(wù)助理日常工作將所有日常工作所需表格按照“checklist”依次復(fù)制到電腦中。在導(dǎo)入收入日報(bào)表時(shí)特別注意：收入報(bào)表調(diào)試，點(diǎn)擊存檔—生成報(bào)表—調(diào)試，會(huì)出現(xiàn)黃色區(qū)域（如圖），修改黃色區(qū)域發(fā)送報(bào)表所在位置。上圖顯示其位置在：E財(cái)務(wù)門店開業(yè)報(bào)表收入報(bào)表中，若應(yīng)在財(cái)務(wù)報(bào)表收入報(bào)表中，即需將“門店開業(yè)報(bào)表”修改為“報(bào)表”即可，待修改完成后重新點(diǎn)擊存檔，即可生成報(bào)表。嚴(yán)格按照“佳驛酒店財(cái)務(wù)助理操作手冊”進(jìn)行日常工作。相關(guān)注意事項(xiàng)如下：①在未開立銀行賬戶之前，為保證酒店資金安全，酒店收到的所有收入（營業(yè)收入、外租區(qū)域收入）需每天通過匯款方式匯入總公司（山東銀座佳驛酒店有限公司）賬戶中；待銀行開戶辦理完畢后，每天收入要及時(shí)存入酒店一般戶中。②每天填寫財(cái)務(wù)備用金日記，做到日清日結(jié)。③前臺備用金每月至少抽查8次，前臺櫥窗每月至少抽查2次，客房/前臺/工程倉庫一次性用品每月至少抽查2次，布草盤點(diǎn)每月至少1次，餐廳值班經(jīng)理菜品詢價(jià)每周至少2次，前臺/客房/餐廳/工程物料用品及易耗品每月盤點(diǎn)1次。④每月25號做好各部門一次性用品盤點(diǎn)，1號做好櫥窗盤點(diǎn)并且編制出相應(yīng)盤點(diǎn)表。⑤在月初1號，由門店工程提供截止到上月月底最后一天水、電、氣的起止碼（包括外租區(qū)域），據(jù)此制作酒店能源報(bào)表；總經(jīng)理助理提供截止到上月月底最后一天的客源比例分析表及中介返傭表。⑥布草、工裝、客衣洗滌表，能源自報(bào)表，櫥窗盤點(diǎn)表（次月1號）、行政辦公室/前臺/客房/工程/餐廳一次性盤點(diǎn)表（25號），財(cái)物備用金盤點(diǎn)表（月底），經(jīng)盤點(diǎn)完成后及時(shí)跟進(jìn)落實(shí)紙質(zhì)資料，經(jīng)相應(yīng)人員簽字后傳遞給佳驛酒店財(cái)務(wù)部。六、Outlook的運(yùn)用手動(dòng)配置郵箱的客戶端： ①打開 Microsoft Outlook，點(diǎn)擊【工具】，然后選【帳戶】；②在【帳戶】的頁面點(diǎn)擊【添加】，再選擇【郵件】；③選擇郵件后出彈出【Internet 連接向?qū)А?；首先輸入您的【顯示名】，此姓名將出現(xiàn)在您所發(fā)送郵件的【發(fā)件人】一欄。然后單擊【下一步】按鈕；④在【Internet 電子郵件地址】窗口中輸入您的郵箱地址；⑤在【接收郵件（POPIMAP或HTTP）服務(wù)器】 ；在【發(fā)送郵件服務(wù)器(SMTP) 】，然后單擊“下一步”；⑥在【帳戶名】字段中輸入您的個(gè)人郵箱用戶名；在【密碼】字段中輸入您的郵箱密碼，然后單擊【下一步】；⑦點(diǎn)擊【完成】；⑧在 Internet 帳戶中，選擇【郵件】選項(xiàng)卡，選中剛才設(shè)置的帳號，單擊【屬性】；