【文章內(nèi)容簡介】 會議接待。引導(dǎo)牌的制作可由酒店方協(xié)助，布置由酒店完成或協(xié)助。“禁止吸煙”，“請將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至無聲”，“會場內(nèi)請勿打電話和走動(dòng)”等警示語分別貼在會場明顯處。類似大型噴繪或條幅的布置事先要考慮好懸掛或粘貼方式并提前兩天布置完成。 會場的費(fèi)用的結(jié)算：又專人負(fù)責(zé)和一人簽字負(fù)責(zé)制，一定要和酒店負(fù)責(zé)人協(xié)商好，鑰匙各個(gè)參會的客人一定要交押金給會務(wù)組，便于管理，同時(shí)房間的長話一定說清楚只有會務(wù)方的總指揮才有資格給開長話，這個(gè)有時(shí)候很重要，有的客人不自覺，冒充會務(wù)組人員要求總臺開長途，結(jié)果有一次一個(gè)企業(yè)搞會議，光電話費(fèi)就多付了2000多元，悔之不及呀。 三、 會前費(fèi)用預(yù)算：把各個(gè)能想到的提前預(yù)支，尤其是當(dāng)著客戶的面不能透露消息和讓客人感覺公司很斤斤計(jì)較，招商會有時(shí)候需要打腫臉充胖子。 四、 接聽電話的技巧： 話接聽程序： 招商電話接聽第一責(zé)任人是商務(wù)拓展部或者相同于整個(gè)職能的部門，如果同時(shí)有幾部電話打過來，內(nèi)線再轉(zhuǎn)到分管市場副總和常務(wù)副總處。每一個(gè)接聽招商電話得人必須正式填寫招商電話接聽表，詳細(xì)填寫各個(gè)項(xiàng)目，由商務(wù)拓展部每天匯總一次。（區(qū)域招商會也必須安排專人負(fù)責(zé)接聽招商電話） 前臺接聽電話的標(biāo)準(zhǔn)語言是：“你好，某某某公司！”或者“你好，這里是某某公司?！?對方如果詢問招商信息，就直接轉(zhuǎn)到商務(wù)部，如果幾個(gè)內(nèi)線沒有人接聽，行政助理要詢問對方：“你好，他現(xiàn)在不在，你能否留下你的聯(lián)系方式，等他回來后我轉(zhuǎn)達(dá)給他，讓他直接打電話給您”。等等，千萬不可說他不在或者沒有人接聽就掛斷。 在接聽招商電話時(shí)，首先是聆聽，聽清楚對方要問什么，關(guān)心什么，再能對癥解答，不要搶話，語言要言簡意賅，突出重點(diǎn)和優(yōu)勢。公司的產(chǎn)品遴選，區(qū)縣級招商的區(qū)域壟斷保護(hù)，比較豐厚的價(jià)差，文化營銷和體驗(yàn)營銷，駐店?duì)I養(yǎng)師的咨詢。這幾個(gè)方面一定要了解清楚和解釋清楚。$ I. [: \ q x w) J5 i 詳細(xì)記錄客戶的信息：所在城市，性別，職業(yè)或從事行業(yè)，有無醫(yī)藥保健品操作經(jīng)驗(yàn)，信息來源，有無時(shí)間參加招商會，是否需要寄資料，聯(lián)系電話（如有的客戶不愿留電話可說明電話是快件公司為了確認(rèn)詳細(xì)地址用，不否則快件公司不受理）。8 }$ F0 u4 F R 如果遇到語言比較激烈或者偏激的詢問者，一定要不卑不亢，首先不要頂撞，最多說你在考慮考慮，我們在電話里只能談個(gè)框架，要不用傳真或者電子郵件的方式進(jìn)行交流等等。39。 言出必踐：一旦答應(yīng)經(jīng)銷商或者咨詢者的事情，一定要按時(shí)答復(fù)，即使是沒有結(jié)果，也要通知一聲。比如說：我下午查完后馬上給你回話，后來下午一忙就忘了，過來兩天再想起來打電話過去，對方說不想作了，一個(gè)小小的失誤就有可能造成很大的損失，因?yàn)閷Ψ綍肽氵B這點(diǎn)的承諾都做不到，何況復(fù)雜的營銷服務(wù)承諾呢。0 w5 x( K w, r( t6 \ 超過自己范圍的事件不要輕易作出承諾，一定要留有余地，以便讓上級有回旋余地，但是在自己職權(quán)范圍以內(nèi)的事情要大膽拍板，避免給對方以羅嗦的印象。 公司的談判機(jī)密不能泄漏。比如說別的經(jīng)銷商成交的金額，打款的階段等等。 接聽交代的事情不推委，應(yīng)該盡自己所能來解答，解釋不清楚的就記下來，等得到準(zhǔn)確答復(fù)后在回答給經(jīng)銷商。五、 資料的傳真與郵寄發(fā)放 資料發(fā)放的種類：邀請函、招商書、招商政策、產(chǎn)品彩頁，如有嘉賓需發(fā)請柬。 資料發(fā)放的方式：特快專遞、快件、掛號、傳真、電郵。 資料發(fā)放的注意事項(xiàng)： A邀請函的內(nèi)容與設(shè)計(jì)可先與總部溝通； B各種資料的復(fù)印裝訂要注意，不能出現(xiàn)錯(cuò)頁、漏頁、翻頁等現(xiàn)象； C信封的填寫與內(nèi)容一致，嚴(yán)禁出現(xiàn)張冠李戴； D如有必要附請柬的貴賓，請柬一定要親自或找筆鋒流暢的人書寫； E每套資料都應(yīng)附有商務(wù)拓展部的名片，以備聯(lián)系。 六、 來賓確認(rèn)及接站確認(rèn) 為了方便來賓確認(rèn)，確認(rèn)方式分幾種情況：傳真確認(rèn)，電郵確認(rèn)，信函確認(rèn)，電話口頭確認(rèn)。需接站的來賓應(yīng)提供移動(dòng)通訊方式，以備急用。 無論是推薦還是通過其它信息來的客戶，對其前來的意向一定要有個(gè)大概的認(rèn)識，省代理、市代理、區(qū)縣級還是兼職拓展者，只有明確后才方便我方進(jìn)行有效的拓展與分組工作。尤其是信息來源一項(xiàng)一定要詢問清楚，避免出現(xiàn)拓展獎(jiǎng)勵(lì)糾紛。 來賓出發(fā)前再進(jìn)行一次電話溝通，確定中途方式到達(dá)時(shí)間是否安排接站，并再次強(qiáng)調(diào)會場地址及乘車路線。 接站人員憑接站名單確認(rèn)接站人員并統(tǒng)一制作接站牌，選擇結(jié)實(shí)耐用的材料，牌上寫有明顯的識別文字如：某某某公司招商會接站處。有些航班或車次經(jīng)常出現(xiàn)晚點(diǎn)，所以最好安排站內(nèi)接站人員長時(shí)間等候；詳細(xì)游覽接站組工作職責(zé)。 會議的運(yùn)籌期十分重要，他是成功的基礎(chǔ)和保障，招商要想成功首先得有人來，而這個(gè)階段就是解決能否有人來得重要環(huán)節(jié)。待續(xù)：（下一節(jié)招商秘笈第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打―細(xì)節(jié)籌備） 招商會的第一步是解決客戶的來源問題，第二步就是為招商會的召開準(zhǔn)備資料和審核課程，有人可能疑問我們?yōu)槭裁窗哑綍r(shí)認(rèn)為很簡單的資料準(zhǔn)備和課程單獨(dú)提出來自成一章，這個(gè)疑問有好多人有，那么這也是有的公司招商成功有的不成功的內(nèi)在原因之一，我們說過，招商會的過程就好像一個(gè)拼裝極品賽車的過程，任何一個(gè)小細(xì)節(jié)都不能失誤，例如招商會的資料，有40人參加，一般帶45份就夠了，而我們一般帶60多份，為什么，因?yàn)楹芏嘤幸庀蚩蛻艋厝ゾ鸵_展工作，資料結(jié)果沒有帶夠，等回到公司在發(fā)過去，日子估計(jì)也過去半個(gè)月了，半個(gè)月有很多意外可以發(fā)生的。 一、會議物資的準(zhǔn)備amp。會議資料的準(zhǔn)備：會議資料的內(nèi)容準(zhǔn)備，寧可多備也不要出現(xiàn)到時(shí)不夠用的情況，一般的科學(xué)儲備量是確定參會人員總和的150%。因?yàn)橛械目蛻魠⒓訒h時(shí)候，把資料忘到房間了，就隨手在領(lǐng)一份，服務(wù)人員總不能說，你回去拿去吧，我們這里不夠了；同時(shí)會議完畢之后一些意向客戶可能要帶回去一些資料擴(kuò)大宣傳，我們沒有帶來，結(jié)果回到總部后想發(fā)過去的時(shí)候，對方也可能就沒有會議那份激情了，因?yàn)槲覀兊恼猩虝蠖际窃谕獾亻_的，在公司本地開的機(jī)會比較少。備而無患是必要的。 A來賓資料袋內(nèi)容（以一個(gè)連鎖公司為例）：會議手冊，招商書，招商手冊，產(chǎn)品彩頁，運(yùn)營手冊大綱，專賣店首批配置表，聯(lián)系人名片，筆記本，筆，代表證； B會務(wù)組資料內(nèi)容：接站一覽表，來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，訂票登記表，會務(wù)組成員通訊錄（人手一份），列車及航班時(shí)刻表； C溝通組資料內(nèi)容：來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，會務(wù)組成員通訊錄（人手一份），招商書，各級經(jīng)銷商合同，運(yùn)營手冊VI手冊七本及相關(guān)資料； 會議物資的準(zhǔn)備：根據(jù)會議不同規(guī)模設(shè)定內(nèi)容。 A：常用物資：電腦，打印機(jī)，打印紙，微波爐，飲用水，飲水機(jī)，一次性水杯，照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DV，膠卷，電池，備用插座，便簽紙，裁紙刀，剪刀，膠帶紙（寬窄均備），雙面膠，回形針，大頭針，膠水，白板筆，戒煙標(biāo)志、公司放大的標(biāo)識、以及各種通知條，比如說有現(xiàn)場打電話的，直接去說可能唐突一些，那么準(zhǔn)備一個(gè)紙條，“先生女士，你好，請維持會議現(xiàn)場的安靜，請把手機(jī)調(diào)至震動(dòng)或關(guān)閉，謝謝配合；你這樣遞過去一個(gè)條子，比說話的效果要好多了。 B產(chǎn)品樣品（常用的產(chǎn)品多帶一些，比例為1：5左右，以防現(xiàn)場有人購買），常用藥品（感冒、發(fā)燒、消炎、腸胃藥品等）及員工值班食物（如牛奶、餅干，因?yàn)閱T工極有可能吃不上飯） 二、人員分組與協(xié)調(diào) 分組的原則：分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工，完成自己份內(nèi)的工作任務(wù)，其次是配合其他組的需要，千萬不可發(fā)生自己的活沒有干完，卻忙這去干不屬于自己的工作，結(jié)果出現(xiàn)了即沒有耕好別人的責(zé)任田，也沒有種好自己家的自留地。在自己本職工作做完或不忙的情況下應(yīng)主動(dòng)配合別的部門工作。 分組的設(shè)置： A總指揮：一般有公司老總或者副總擔(dān)任，主要是會議前期的組織、后期服務(wù)和總協(xié)調(diào)； B副總指揮：這個(gè)崗位是最重要的，是執(zhí)行總指揮，負(fù)責(zé)左右細(xì)節(jié)的安排和處理，同時(shí)注重會議議程科目和時(shí)間安排，市場業(yè)務(wù)處理； C會務(wù)組組長：一般有行政部經(jīng)理擔(dān)任或者市場部經(jīng)理擔(dān)任，要求心態(tài)平和，熟悉各個(gè)經(jīng)銷商的情況。負(fù)責(zé)會議接待、登記、會議資料的發(fā)放、各個(gè)住宿房間的安排及會場的整理、各個(gè)成員的分組、突發(fā)事件的處理和協(xié)調(diào)。用餐協(xié)調(diào)、與酒店的事務(wù)性安排，參會人員的往返接送等；若人員充足可在會務(wù)組中再設(shè)登記、接站兩組； D會場組：會場秩序的調(diào)節(jié)、攝影、攝像、講課進(jìn)程的安排、會場現(xiàn)場的業(yè)務(wù)處理、會場氣氛的營造； E后勤組：票務(wù)安排、會議各種費(fèi)用結(jié)算、支付等； F溝通組：這個(gè)組責(zé)任最重，一般有分管副總或者市場總監(jiān)擔(dān)任，成員是熟悉市場和具有談判能力的人，負(fù)責(zé)參會人員的名單整理、分組、就餐安排、合同資料、與會人員的事務(wù)協(xié)調(diào)、意向經(jīng)銷商的溝通促進(jìn)、配合會務(wù)組進(jìn)行業(yè)務(wù)安排等。 分工固定但所設(shè)人員可以穿插調(diào)整，做到人人有事做，事事有人做。盡量做到包干到人，科學(xué)分配，避免一件事幾次換人等重復(fù)用工現(xiàn)象。如：會場組人員在沒有課程時(shí)可協(xié)助業(yè)務(wù)組談判或會務(wù)組工作。 三、課程的審定與演練 提前10天定好講課內(nèi)容，并由授課人提供課件或講課提綱。 授課內(nèi)容不沖突，而且要有遞進(jìn)關(guān)系，課程的順序很關(guān)鍵，一般順序是行業(yè)前景和公司的優(yōu)勢講解；公司的項(xiàng)目介紹和政策闡述以及投資分析；公司的營銷策略分析；樣板市場的啟動(dòng)介紹和財(cái)務(wù)分析；其他需要設(shè)置的內(nèi)容?；旧习凑战?jīng)銷商的了解事務(wù)的習(xí)慣和次序來講解，比如說如果上述次序調(diào)整，在經(jīng)銷商不了解政策的情況下，講解營銷方案和財(cái)務(wù)分析就顯得很突兀，不容易被人接受。 對授課人的表達(dá)能力及語言習(xí)慣充分了解，如不具備我方要求及時(shí)調(diào)整或更換。 必須安排每位授課者提前演練。 設(shè)計(jì)備講主題與備講人，以防突然情況發(fā)生。 主持人講稿的審定很關(guān)鍵，主持人不僅僅是一個(gè)主持，更是一個(gè)總結(jié)者，一個(gè)優(yōu)秀的主持，會把每一個(gè)講課人的內(nèi)容總結(jié)以及導(dǎo)引到下一個(gè)課題 ，過渡的很自然。 四、會前動(dòng)員會及各小組工作流程演練 會前總動(dòng)員要讓每個(gè)與會員工了解整個(gè)會議的重要性，并把大家的心態(tài)調(diào)整到期最佳。 會前的演練十分重要，通過模擬演練可發(fā)現(xiàn)工作流程中的不足和人員分工是否合理，以便及時(shí)調(diào)整。 具體工作流程瀏覽后文。 所有工作人員進(jìn)入會場后應(yīng)統(tǒng)一著裝，配帶公司徽標(biāo)，注意整體形象。 參會工作人員在會議期間盡量做到不吸煙，保持健康精品的行業(yè)形象，如遇特殊情況也應(yīng)避開公共場合，公共場合交流中避免不雅的口頭闡，不隨地吐啖。 需要住在會場的工作人員在休息過后一定要將個(gè)人用品及床上用品收拾到位，保證給客戶提供舒適的溝通環(huán)境。 注意公司形象，給會場留下好的映象，為下次合作提供基礎(chǔ)。五、工作人員提前進(jìn)駐會場：所有工作人員應(yīng)提前一天到會場熟悉會場環(huán)境，了解各自工作崗位，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。提前預(yù)約賓館進(jìn)行各種條幅和導(dǎo)引牌的制作，會務(wù)組房間盡量安排在電梯口旁邊，如果靠里面，那么在顯眼的墻壁上貼上一個(gè)指示牌。 會議室的布置很關(guān)鍵，調(diào)試音像和投影必須提前，以免失誤發(fā)生，必須有公司開會的濃濃氛圍，給成功創(chuàng)造隱形的基礎(chǔ)保障。 招商會的細(xì)節(jié)籌備很關(guān)鍵，瑣碎而繁雜，慢慢要形成一個(gè)程序和章法，并且根據(jù)不同的環(huán)境來進(jìn)行有目的的變化，這個(gè)看似不起眼環(huán)節(jié)其實(shí)是招商會成功的鋪墊。待續(xù)：（招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細(xì)作）招商會四步成功秘笈－－第三步：環(huán)環(huán)相扣－精耕細(xì)作 招商會進(jìn)行到了這個(gè)步驟，已經(jīng)到了最關(guān)鍵的時(shí)刻，連突帶破，已經(jīng)到了對方的球門前，臨門一腳成為關(guān)鍵，招商會就像踢足球，是個(gè)整體運(yùn)動(dòng)，會議組織方面明星戰(zhàn)術(shù)沒有什么作用，無論講課人講的再精彩，組織配合和執(zhí)行有一點(diǎn)失誤，有可能是全盤皆輸。 以前我有的朋友自己一個(gè)人組織一個(gè)小型招商會，有板有眼，結(jié)果一到大型的招商會，三個(gè)和尚卻沒有水喝了，因?yàn)榇蠹叶加袀€(gè)依靠，工作交叉的地方又很多，分工很重要，很多企業(yè)都在說分工協(xié)作的問題，但是當(dāng)你招商會失誤之后，分析總結(jié)的時(shí)候，看到的都是具體的問題，其實(shí)會議的總指揮至關(guān)重要，而他的重要就體現(xiàn)在分工的科學(xué)把控和過程查漏補(bǔ)缺，而不是“指揮”，總指揮就是最大的救火隊(duì)員，在會議的進(jìn)行中，足球的運(yùn)動(dòng)中，戰(zhàn)術(shù)的安排和貫徹落實(shí)的程度以及切實(shí)的變化決定了會議的直接結(jié)果，所以每一個(gè)部門的分工就是場前戰(zhàn)術(shù)的意圖體現(xiàn)。 一、 會務(wù)組的工作流程（會務(wù)組是招商會的大腦和管家，事無巨細(xì)，前頭萬緒，會務(wù)組組長一定是一個(gè)既了解經(jīng)銷商又有人生閱歷的人，脾氣很關(guān)鍵） 確定會場后，會務(wù)組成員要熟悉會場環(huán)境及會場各部門主管，如：客房部、餐飲部、工程部、會議室等，把電話常備，做成小貼條，幾個(gè)組長每一個(gè)人一份，以備急時(shí)需要。 會務(wù)組人員確定會務(wù)組房間后將會議物資全部放好并進(jìn)行登記，分類并標(biāo)注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、打印機(jī)、相機(jī)、DV等設(shè)備的妥善保管，責(zé)任到人，否則容易出現(xiàn)大家都不知道的結(jié)果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進(jìn)駐會場至撤離會務(wù)組應(yīng)24小時(shí)有人在崗。 了解會場所能提供的服務(wù)，如：接送車輛、叫醒報(bào)務(wù)、免費(fèi)早餐、市內(nèi)免費(fèi)電話等。并與服務(wù)部門詳細(xì)說明如何配合。如：接送車輛何時(shí)、何地、如何接送客人，叫醒服務(wù)的時(shí)間，方式，語氣等。 如來賓需要特殊的服務(wù)如：長話、播放錄像、加餐、用餐時(shí)點(diǎn)酒點(diǎn)煙等要與前臺說明，來賓自己結(jié)算，會務(wù)組概不負(fù)責(zé)，如果能形成文字就更好。 會務(wù)組除安排日常接待辦公房間外還應(yīng)安排用于專門與客戶溝通的房間，套房要開一間到兩間，費(fèi)用這個(gè)時(shí)候不能省。 會務(wù)組房間內(nèi)要做到衛(wèi)生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊