【文章內容簡介】 和接待工作，并制訂《領導每周工作日程安排表》，提前呈遞領導備忘。領導會晤前，應做好相關資料和文件的準備工作，及時提醒領導會晤、接待的人員、時間、地點等事宜。（二）對未經預約要求會見領導的來訪者，在問清對方姓名和要求后，應先請對方稍候，請示領導后，再引導其進入會客室或辦公室。對不宜會見的來訪者，則應婉言謝絕，或記錄來訪意圖，以備日后答復。（三）對于在領導辦公室以外進行的會晤，秘書應及時將會晤的時間、地點預先告知總裁辦（綜合管理部），以便預訂會場及確定會務工作人員。（四）秘書應了解領導會晤的議題、人數、級別及是否用餐等情況，并事先通知與會者。若需安排用餐的，須直接安排或通知總裁辦（綜合管理部）預訂餐廳并安排菜單。 （五）秘書應會同總裁辦（綜合管理部）會務人員，落實領導會晤場地的水、電、桌椅、擴音設備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會間服務等事宜。（六）對來訪者，秘書要彬彬有禮，主動遞送茶水。若需來訪者等候時，應遞上報紙、畫報等。第三條 傳達事務（一）秘書負責及時拆封致領導的外來公文、信函、傳真等，在《收件登記表》上登記后及時呈遞領導審閱。需審批的，則附《收文處理單》；需回復的，秘書應及時提醒、催辦。（二）秘書應及時接轉領導的來電，若領導外出或正忙，須將來電在《來電登記表》上登記后及時呈報。（三）秘書應根據領導的指示或批復，進行來電、來函的回復或聯(lián)系，并負責業(yè)務傳真、信函等的擬稿、打印、核對工作，呈領導審閱后及時發(fā)送，并在《發(fā)送登記表》上進行登記。第四條 文書管理（一）秘書負責領導對經營管理部門的決定、指示及重要會議決議事項的落實、督辦、協(xié)調及反饋工作。 （二）秘書負責領導授意的工作報告、會議發(fā)言、指示、決定等文件的起草工作，并做好文件的編號、打印、發(fā)放、歸檔等文書工作。（三）秘書應定期收集公司及所屬子公司經營管理方面的重要情報，主動以書面形式及時向領導反映、匯報。（四）領導外出需攜帶的文件資料，秘書應負責準備齊全，如不清楚應及時請示；所需準備的文件資料較多時，應事先設計《文件明細表》。第五條 領導日程安排（一）秘書負責領導出席會議、出差、參加宴會、拜訪客人等日程的預定和落實。各項工作應安排細致、周到，并及時了解和掌握工作進展的全過程。（二）秘書負責領導工作日程的設計及安排，并對領導出席的重要會見、會議中的講話進行記錄整理。 第六條 文件整理 （一）秘書應根據文件的輕重緩急對文件進行分類，并將分類整理后的文件資料按急件和一般件分別置放；急件應置于急件夾中。 （二）急件須在2 4小時內提醒領導審閱；其他文件、資料根據文件性質、類別待領導審閱后，按審閱意見辦理。 （三）秘書負責將所有文件、資料于次月5日前進行整理、歸類；特殊文件、資料，根據領導指示另行處理。 第七條 內務整理（一）秘書負責每日收拾、整理領導的辦公桌、書架及工作所需的文件資料、臺歷、名片等各類文具用品和備用品，保證辦公場所整潔及辦公設施設備的運行正常。（二）秘書負責每日督促并協(xié)助清潔工清掃領導辦公室、接待室、會議室、門窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設施設備等。（三）秘書應隨時保持領導辦公室的整潔、有序，保持室內溫、濕度適宜，空氣新鮮，保持充足的茶、水、食品等的供給，及時澆灌或更換室內植物。（四）秘書應在辦公室放置領導日常使用的物品及備用品，設計領導日常用品及備用品的明細表，記錄品種、使用時間、數量等，做到心中有數。（五）做好領導辦公室的報刊、雜志的訂閱、接收及上下架工作，保證報架的報紙不多于10天不少于5天；雜志存留2期；過期報刊雜志及時下架交總裁辦（綜合管理部）處理。（六）秘書負責領導的帳票保存、費用報銷等事宜。負責領導外來名片的整理、歸類和輸錄等工作。 第八條 會議事務（一）秘書對領導召集或出席的各類會議，應事先制訂會議日程，填寫《領導每周工作日程安排表》。并擬寫領導講話稿，準備各種相關的文件資料。（二）秘書應將領導召集或出席會議的時間、地點預先告知總裁辦（綜合管理部）進行安排，了解并落實會議場地的水、電、桌、椅、擴音、投影設備、演示板、紙筆等布置情況，以及是否需備水果、鮮花、提示牌和攝影、會議記錄等。（三）秘書應了解領導召集或出席會議的主題、人數、級別及是否用餐、住宿等情況，并預先通知總裁辦（綜合管理部）及與會者。若需安排用餐，需預先了解用餐標準并預訂餐桌，排定菜單；需安排住宿的，須預先了解住宿標準并預定酒店。（四）對領導召集的會議，秘書應做好會議記錄，并請與會人員會簽或請領導審簽，需要發(fā)文的，按有關規(guī)定辦理。（五）對領導應邀參加的各類會議，秘書應及時提醒領導準時參加，并準備好相關資料。第九條 代行事務（一）秘書可受領導委托，代表領導對員工或相關業(yè)務單位人員的婚、產、病、困等進行賀、探、慰、助；出席婚、喪儀式，前往祝賀或吊唁。（二）秘書應及時了解和掌握員工的婚宴、生育、生病住院、生活困難等基本情況，并請示領導。根據領導指示，辦理員工結婚賀禮或產后、病中探慰及生活困難的援助等事宜。（三）秘書負責如實傳達領導的指令或意見，做到準確和快速。事后視情況，將對方的答復及時向領導匯報。（四）秘書應及時傳遞領導交辦的文件、書信與物品。（五）秘書可受領導之命，對有關事項進行調查，并將調查情況匯總后向領導匯報。（六）秘書負責領導出差時的交通、食宿安排。第十條 聯(lián)絡事務（一）秘書應掌握領導與外界、家庭、公司內部的通訊地址和聯(lián)絡方式，確保信息渠道的暢通。 （二）秘書應掌握領導的行蹤，確定與領導保持聯(lián)系的方式，并能根據事態(tài)的輕重緩急采取合適的方式進行聯(lián)絡。第十一條 工作紀律 （一）秘書在日常工作管理中，應自覺遵守公司的規(guī)章制度，嚴守工作紀律，做到：不該問的不問，不該說的不說。（二）秘書對有關領導的機密文件、資料應及時做好保密防范工作，嚴防泄密。擬寫文稿應確定密級；打字、復印不得委托他人代理；攜帶外出的文件、資料應包裝密封。第十二條 附則（一）本辦法適用于集團總部，控股子公司遵照執(zhí)行，參股子公司參照執(zhí)行。（二）本辦法由集團總裁辦負責解釋和修訂，自頒布之日起實施。****集團印章管理制度第一章　 總　則為加強公司印章管理，規(guī)范公司印章的刻制、發(fā)放、保管、使用，以及停用和作廢，特制定本制度。第二章 印章的管理機構第一條 集團財務章、財務人名章（即財務用法定代表人個人名章）由集團財務管理中心專人負責保管；其它印章由集團總裁辦檔案室負責保管；第二條 子公司財務章、財務人名章由公司財務管理部專人負責保管；其它印章由公司綜合部檔案室負責保管；第三條 經集團領導授權后，部門章可以由相應部門專人保管。第三章 印章的種類第四條 公司章：公章、合同章、法定代表人個人名章、財務章、財務人名章等。第五條 部門章：工程部章、人力資源部章等。 第四章 印章的申請、刻制與廢止第六條 申請 必要的業(yè)務用章：運營管理中心、人力資源中心用章可以書面形式向總裁辦檔案室提交“刻制印章申請表”。申請表必須由部門領導批準。其他印章申請應嚴格控制。第七條 刻制 公司印章的刻制由總裁辦檔案室統(tǒng)一負責?？讨茦藴蕬蠂蚁嚓P規(guī)定。第八條 散失、損毀、被盜 公司印章在遇到散失、損毀、被盜的情況時，責任人應迅速向總裁辦檔案室遞交說明原因的報告書，報告書須經部門領導和總裁辦、中心一級的領導的確認。檔案室根據情況依本制度辦理改制。第九條 廢止 由于機構變更或其他原因廢止的印章，由使用部門及時將印章交檔案室處理。除特別需要，由檔案室將廢止印章保存三年，然后在征得原使用者的意見后再行處理。第五章 印章的管理第十條 申請刻制好的印章應在檔案室進行登記。建立集團（公司）印鑒檔案，并將此檔案永久保存。第十一條 集團（公司）印章由總裁辦（綜合辦）檔案室歸口管理。其主要職責包括：根據需要，確定印章的種類、范圍、數量；組織印章的刻制、發(fā)放、停用和收回、銷毀；管理集團（公司）印鑒檔案；管理集團（公司）印章使用；制定集團（公司）印章管理的規(guī)章制度和監(jiān)督、檢查印章管理制度的執(zhí)行情況。第十二條 法定代表人個人名章主要用于集團（公司）法人代表授權證書；人事勞動合同；招投標書以及法律法規(guī)規(guī)定的其他用途。法定代表人個人名章的用印由總裁辦（綜合辦）法律顧問負責把關，用印時須與集團（公司）公章同時使用。 第十三條 人事章由人力資源管理中心總監(jiān)按集團（公司）人事管理的有關規(guī)定負責管理。第十四條 財務專用章由財務管理中心按集團（公司）財務管理制度規(guī)定使用。第十五條 集團（公司）印章設專人保管，原則上印章的保管人也是印章的管理人。印章管理人應堅持原則，工作細致，作風正派，嚴格執(zhí)行印章管理制度，不得用掌管印章的權力為自己謀私利；對不符合審批手續(xù)或不合法的用印，以及不正當的用印有權拒絕。集團（公司）印章的使用必須嚴格登記、簽名。第十六條 總裁辦（綜合辦）對集團（公司）各部的用章有監(jiān)督權，應定期對印章管理使用情況進行監(jiān)督、檢查。第十七條 集團（公司）印章的使用限在集團（公司）辦公室內，不能將印章攜帶出辦公室以外使用。特殊情況需攜帶時，須書面請示，集團副總裁（公司總經理）批準方可。第十八條 集團（公司）不允許開具蓋有集團（公司）公章的空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具的，必須經集團副總裁（公司部經理）書面批準，檔案室做特別登記、追蹤管理。持空白介紹信外出工作歸來必須向集團（公司）原開具處匯報登記其介紹信的用途，未使用的必須交回。 第六章　 罰　則第十九條 嚴禁未經批準私自刻制公章，否則無論用于何種目的，都要嚴肅追究責任。第二十條 違反印章刻制、保管、使用規(guī)定，視情節(jié)和后果追究責任人的行政和經濟責任，觸犯刑律者，提請司法機關依法追究法律責任。第七章 　附　則第二十一條 本制度由集團總裁辦檔案室負責解釋和修訂，自頒布之日起實施。附件一：印章使用審批單附件二：攜章外出申請單攜章外出申請單　申請部門： 經辦人：用章時間： 年 月 日 時印章種類：用章事由：文件名稱數量預計歸還時間： 年　月　日 時實際歸還時間： 年　月　日 時隨同人員簽字：無隨同人員原因：申請部門負責人：　　 日期：總裁辦負責人： 日期：集團副總裁：　　日期：****集團檔案管理制度第一章 總 則第一條 為了加強對集團各類檔案的有效管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和使用檔案資料，特制定本制度。第二條 本制度所稱各類檔案，是指全集團在各項業(yè)務和工作活動中形成的，具有保存價值的各種門類和不同載體的歷史記錄。它對工作查考與研究、開展業(yè)務、控制風險、宣傳教育、編史修志等具有憑證、依據和參考作用，是集團的寶貴財富。第三條 檔案工作是集團一項重要的基礎性工作，是提高工作效率和管理水平，加強內控，防范經營風險的必要條件，也是維護集團歷史真實面貌的一項重要工作。各管理中心、各子公司都要重視檔案工作，并將檔案管理工作列入本部門的工作計劃和考核指標。檔案管理信息化納入辦公自動化系統(tǒng)同步進行，以促進檔案管理水平的不斷提高。第四條 各管理中心、各子公司在各項工作活動中形成的各種專業(yè)（如文書、合同、圖紙、憑證、賬本等）及各種載體（如紙質、膠片、U盤、光盤等）的檔案，均屬集團檔案全宗，是集團檔案不可分割的組成部分。各管理中心、各子公司檔案其最終處置權屬于集團，各管理中心、各子公司檔案管理部門（人）按照本制度規(guī)定的原則，集中統(tǒng)一管理本部門的各類檔案，以維護集團檔案全宗的完整與安全。第二章 檔案工作管理體制第五條 集團的檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則。集團總裁辦檔案室負責各管理中心、各子公司各類檔案工作的統(tǒng)一規(guī)劃，制發(fā)統(tǒng)一的管理辦法、實施細則，并對其進行業(yè)務培訓、指導、監(jiān)督和檢查。 第六條 按照業(yè)務發(fā)展的需要，集團總裁辦設置檔案室，配備專職檔案管理人員。各管理中心設專人（可兼職）管理檔案、各子公司辦公室設置綜合檔案室，配置專職檔案管理人員。 第七條 檔案管理崗位的主要職責：一、集團總裁辦檔案室的職責是：（一）制訂集團檔案管理規(guī)則及實施細則并組織實施；（二）根據集團檔案管理工作的總體要求，研究制訂全系統(tǒng)檔案工作規(guī)劃和年度工作計劃并組織實施；（三）根據集團檔案工作目標管理綜合考評辦法，研究制訂各部門檔案工作目標管理綜合考評實施細則并組織實施； （四）對集團內檔案工作實行統(tǒng)一的指導和監(jiān)督，組織各類檔案工作檢查和考核，對檔案工作人員進行專業(yè)培訓；（五）負責集團總部各類檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、銷毀、信息化處理和提供利用工作。 二、各管理中心專、兼職檔案管理崗位的職責是：（一）貫徹執(zhí)行集團檔案管理工作的制度及實施細則，統(tǒng)一負責本部門各類文檔材料的規(guī)范管理和檔案管理系統(tǒng)的正確使用；（二）收集、整理屬于歸檔范圍的各種文件、合同、圖紙等，并按照規(guī)定的時間完成向集團檔案部門移交歸檔工作。（三）負責本部門各類檔案的收集、整理、保管、銷毀、統(tǒng)計、信息化處理和提供利用工作。 三、各子公司綜合部檔案管理崗位的職責是：（一）貫徹執(zhí)行集團檔案管理工作的制度及實施細則，統(tǒng)一負責本公司各類文檔材料的規(guī)范管理和檔案管理系統(tǒng)的正確使用；（二）對公司內的檔案工作實行統(tǒng)一的指導和監(jiān)督，組織公司內檔案工作檢查、指導，對相關業(yè)務檔案兼職人員進行專業(yè)培訓工作； （三）負責本公司各類檔案的收集、整理、保管、銷毀、統(tǒng)計、信息化處理和提供利用工作。 第八條 集團各級檔案室是集中保存、管理本專業(yè)檔案的保管部門，所承擔的工作任務是：（一）按照集團有關制度和規(guī)范，接收與征集本室保管范圍內有保存價值的檔案；（二）建立、健全本專業(yè)檔案的借閱利用、安全保密、庫房管理、鑒定銷毀