【文章內(nèi)容簡介】 辦理通關手續(xù)，做好接運工作。（2）進口設備的開箱驗收應按照國家海關及商檢法律、法規(guī)，在規(guī)定期限內(nèi)同商檢部門共同驗收。發(fā)現(xiàn)問題需向外商索賠的，應在合同規(guī)定的索賠期限和保證期限內(nèi)辦理檢驗、索賠工作。第17條及時處理未按合同執(zhí)行的交貨事宜。由于供應商交貨與合同規(guī)定不符，例如設備質(zhì)量未達到要求；數(shù)量不足、未在規(guī)定期限內(nèi)交貨等，設備供應商應承擔違約責任。第18條收集開箱資料。設備驗收后，所有的供應商裝箱資料（裝箱清單、合格證、安裝圖紙、出廠證明文件等）等原始技術資料由設備部檔案室負責保管。第19條設備入庫及移交。（1）開箱檢查合格后，設備采購處應填寫設備開箱驗收單，及時辦理驗收入庫手續(xù)，并負責在移交使用單位之前進行保管。（2）設備出庫移交時，設備采購處應填寫《固定資產(chǎn)移交驗收單》，該單必須有使用部門、檢驗部門、經(jīng)辦人簽字方可辦理轉(zhuǎn)交。第20條質(zhì)量問題的解決。（1）設備采購到位后，經(jīng)安裝調(diào)試發(fā)現(xiàn)不能滿足公司的工藝、技術、過程要求，或者設備本身不具有先進性、高效性，則由設備采購人員負責與設備供應商聯(lián)系對設備進行更換或改進，直到達到合同約定的要求為止。（2）如果質(zhì)量問題長期得不到有效解決，設備采購人員應負責向供應商提出索賠。第7章附則第21條本辦法制訂、修改和廢除時，需經(jīng)設備部提出申請，經(jīng)主管副總審核后，呈請總經(jīng)理批準。第22條本制度自年月日起開始實施。二、設備合同管理制度設備合同管理制度第1章總則第1條目的。（1）對設備合同從談判到執(zhí)行完畢的全過程進行程序化、規(guī)范化、制度化管理，提高工作效率，實現(xiàn)依法治企，促進公司對外經(jīng)濟活動的開展。（2）規(guī)范對外經(jīng)濟行為，提高經(jīng)濟效益，防止不必要的經(jīng)濟損失。第2條設備合同管理主體。（1）為了保證與前期訂貨過程管理、后續(xù)設備臺賬管理的延續(xù)性，由設備采購小組負責本制度的組織實施。在進行招投標活動時，設備采購小組接受招投標領導小組的管理監(jiān)督。（2）設備采購小組主要由主管副總（任小組負責人）、設備使用單位、設備部及其下屬設備采購處、技術部、質(zhì)量部、財務部、其他相關部門人員組成。第3條適用的法律法規(guī)。（1）合同條款必須符合《中華人民共和國合同法》和國家其他有關規(guī)定。（2）與國外公司簽訂的合同還必須符合國際有關法律和國際貿(mào)易規(guī)定。第4條適用情形。按照公司要求，超過元以上的設備采購不得采用現(xiàn)金支付形式，必須簽訂正式的采購合同。第2章合同談判的階段及內(nèi)容第5條交流驗證階段。（1）通過與供應商進行廣泛的技術交流，設備采購小組可以了解當前世界上的先進技術信息以及不同設備的優(yōu)缺點，為采購前期的設備規(guī)劃和決策作參考。（2）在掌握更全面、準確的設備信息后，設備采購小組可以對原來的設備規(guī)劃進行檢查、驗證，及時修改以前的錯誤規(guī)劃、調(diào)整不合理決策，以避免公司遭受損失。（3）設備采購小組邀請配套設備供應商參加技術交流，減少主輔設備、軟硬件間的不兼容。第6條技術談判階段。設備采購小組選定供應商后，開始技術談判。談判涉及的有關條款是合同技術附件的主要內(nèi)容。設備采購小組的技術人員應認真研究技術附件的范圍及細項，以防止疏漏，并在技術談判完成后草簽技術附件。第7條技術附件的主要內(nèi)容。技術附件主要包括但不限于以下9點內(nèi)容。（1）設備運營能力、技術參數(shù)、技術規(guī)格等的說明書，需要的計算機軟件及其份數(shù)。（2）需要雙方相互提供的技術資料。（3）產(chǎn)品的技術保證指標值及試驗方法。（4）設備材料的設計標準、制造標準、質(zhì)量控制標準和檢驗標準，包括合同中所選用的國內(nèi)標準或國際標準。（5）雙方技術人員的派遣計劃和我方人員的培訓計劃。（6）供應商提供安裝調(diào)試的技術服務內(nèi)容。（7）供應商提供的技術轉(zhuǎn)讓范圍。（8）有關專利和技術的使用問題。（9）設備圖紙、設備維修大綱、維修保養(yǎng)手冊、易損備件清單及備件可靠性等資料。第8條主合同的談判階段。（1）設備采購小組應選擇熟悉談判業(yè)務的人員協(xié)助主管領導進行談判和簽署合同。（2）商務條款應遵循相關國際慣例，涉外商務條款應盡量符合我國有關部門頒布的有關規(guī)范條文的寫法。（3）技術附件中若有漏項和分工不明確的地方，應在主合同中予以彌補。第9條設備主合同的主要內(nèi)容。設備的主合同應盡量細致，尤其是對于成套設備、流程設備、大型設備，一般應包括以下內(nèi)容。（1）設備的名稱、型號、規(guī)格、功能、動力原料的詳細說明。（2）訂貨數(shù)量。（3）交貨日期、地點、運輸方式及裝運條件。（4）單機價格、總價格、稅款。（5）付款方式和付款條件。（6）供貨范圍。①供貨范圍包括主機、標準附件、特殊附件、一定時期內(nèi)保證正常操作的備品、備件等。②在主合同談判中，設備采購小組應特別注意對相關備品、備件的談判，包括設備零部件的可靠性、若干年內(nèi)備件的供應及其價格，明確設備投入使用后一定時期內(nèi)備件方面的費用預算，以便控制采購后期的維修成本，避免受到供應商促銷手段的影響。（7）質(zhì)量驗收標準和驗收程序。（8）設備保修期限及保修內(nèi)容，供應商提供的售后服務期限及其內(nèi)容。（9）供應商在合同簽署后一定期限內(nèi)應提供的設備重量說明及外形尺寸圖、基礎布置圖，以便我方在設備到達之前做好安裝準備。（10）公司的買方責任。①我方應向賣方提供設備設計、制造所需要的技術資料、數(shù)據(jù)、圖紙，并對其正確性負責。②我方負責工廠設計單位與賣方的協(xié)調(diào)工作。③我方應按合同的規(guī)定及時向賣方支付有關款項。④我方應對已到貨的設備進行妥善存放和保管，并在收到貨物后按工程進度開箱檢驗。⑤我方將對賣方派往現(xiàn)場的服務人員提供工作和生活的便利。若返修原因是由賣方造成的，則所有費用由賣方承擔；反之，則由我方承擔。⑥我方負責協(xié)調(diào)賣方與不屬于賣方的設備安裝隊、土建施工單位的關系。⑦我方有責任對經(jīng)賣方許可獲悉的屬賣方的專利技術保密，未經(jīng)賣方許可不得向第三方轉(zhuǎn)讓。（11）保密協(xié)議。合同中應明確規(guī)定雙方應保守合同秘密，以及泄露對方技術、設計等商業(yè)機密造成對方損失的懲罰措施。（12）人力不可抗拒的事故及處理方式。（13）雙方違約處理方法、賠償?shù)姆秶c金額等。（14）爭議的仲裁方式。（15）合同附件。附件是對主合同的補充說明，與主合同具有同等法律效力，其內(nèi)容包括雙方的技術文件、技術會議內(nèi)容、工作日程、品質(zhì)保證及品質(zhì)考察程序、供應商提供的銀行保證書等。第3章合同的編寫、評審和簽訂第10條與供應商簽訂合同的流程。采購小組詢價或招標確定供貨單位—設備采購人員起草、編寫設備采購合同—各相關部門、人員進行合同評審—評審通過后加蓋單位合同章、并報總經(jīng)理簽字—合同簽訂—轉(zhuǎn)設備部檔案室存檔。第11條起草、編寫設備采購合同。設備采購人員在編寫合同時應對合同進行編號，以便登記和查閱。（公司簡寫）—（設備采購部簡寫）—（合同的簽訂年份）—（合同流水號）。第12條合同的編寫要求。（1）合同的編寫必須以雙方確認后的函電結果或會談達成的協(xié)議作為依據(jù)。（2）合同內(nèi)容應是經(jīng)過雙方一致同意的，任何有爭議、單方同意或懸而未決的內(nèi)容不應寫入合同內(nèi)。（3）合同內(nèi)必須明確各方應承擔的責任、應獲得的利益。（4）合同必須明確表達供需雙方的意見，且文字表達要準確、無漏洞，寧細勿簡。合同的文字應嚴格準確，避免使用有歧義的詞匯。涉外合同應使用中外兩種文字書寫。其中外文部分應請外文專家進行嚴格的修改推敲，避免中外文的表達差異。（5）在合同正文中未能進行詳細說明的事項，可以以附件的形式作補充。附件應在合同正式文本中被提及，它是合同的組成部分。附件同樣需要經(jīng)過雙方簽字，與合同正文有同等的法律效用。第13條合同的評審與會簽。（1）采購小組的各部門經(jīng)理及主管副總、總經(jīng)理組成合同評審小組，對合同中的產(chǎn)品選型、供方資質(zhì)、付款條款、交貨期、質(zhì)量保證期限等內(nèi)容進行進一步審核。（2）對合同編寫的內(nèi)容、格式進行審核，以確保文本的寫作質(zhì)量和適用程度。（3）評審完畢，合同須經(jīng)各部門相關人員再次核對并簽字，會簽通過后進入合同簽署階段。第14條合同的簽署要求。（1）合同的每次修改都要經(jīng)過仔細檢查，直到確定無誤后再進行簽署。（2）合同簽署必須手續(xù)完備、填寫清楚。合同必須加蓋雙方公司的公章或合同專用章及經(jīng)手人簽字，并注明聯(lián)系電話；若設備提供人員無單位，必須由合同簽訂人員簽字并加印手印。必要時，可以請公證處進行公證。第15條合同歸檔。（1）采購合同是監(jiān)督合同執(zhí)行情況、處理與供應商矛盾的依據(jù)。因此檔案室應對合同及有關資料按照設備類別或工程項目進行分類整理，并設立臺賬，妥善存檔保管。（2）與合同有關的文件，如合同的正副文本、中外文本、附件、往來函電、會談紀要、預付款單據(jù)等，與合同具有同等法律效用，應與合同一同進行登記存檔、妥善保管，以便日后查閱。（3）采購合同需向財務部交復印件一份。第4章合同的執(zhí)行第16條按合同支付設備款項。對方執(zhí)行合同后，由公司對供應商直接付款。設備部填寫《設備付款申請表》，經(jīng)相關部門會簽、總經(jīng)理批準后，由財務部辦理付款業(yè)務。第17條付款方式。（1）合同簽訂后先預付合同總價的10%；設備到貨經(jīng)設備采購處驗收后，付合同總價的60%；設備投運小時正常后，付合同總價的20%；剩余合同總價的10%作為質(zhì)保金，一年后結清。（2）議標設備的付款方式與上述不同時，在合同簽訂前必須報總經(jīng)理批準。具體付款方式以合同為準。第18條監(jiān)督供應商對合同的執(zhí)行。設備采購處、技術部、法務部負責安排熟悉技術和法律的人員按照合同要求對供應商的執(zhí)行進度進行監(jiān)督，并及時向主管領導匯報在合同執(zhí)行各個環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題，同時向供應商索賠或提出其他解決辦法。（1）督促供應商對我方技術人員按計劃進行培訓，以便為設備開工、運行做好準備。（2）派赴生產(chǎn)廠的人員應擔負起對設備的技術核查工作，對供應商的初步設計方案、技術參數(shù)進行全面核對和初步審查。（3）按照合同約定對設備的制造、工序檢驗和出廠檢驗過程進行監(jiān)督。（4）召開詳細審查會議，對供應商的詳細設計進行審查。（5）設備開箱檢驗、安裝調(diào)試與驗收。設備部、設備使用單位、技術部等部門應按照合同規(guī)定的性能、質(zhì)量保證值對設備進行嚴格檢驗和調(diào)試。一旦發(fā)現(xiàn)影響生產(chǎn)效率和產(chǎn)品質(zhì)量的問題，除敦促供應商維修、返工外，還應要求供應商按照合同對由此造成我方的損失給予賠償。第19條索賠。當供應商出現(xiàn)以下違背合同的行為時，設備采購處應依照合同的規(guī)定提出索賠。（1）設備出現(xiàn)嚴重質(zhì)量缺陷：不能工作、功能不全、功能未達到合同要求、精度不夠等。（2）缺少合同清單所列內(nèi)容，如配件、附件、技術使用說明、圖樣、資料等。（3）未能提供合同規(guī)定的技術服務，如設備的安裝調(diào)試、人員的培訓等。（4）到貨時間延誤。第20條索賠方式。（1）通過信函、傳真等形式要求供應商對我方的損失進行相應的賠償或補償。（2）在反復交涉未果時，應訴諸法律解決。第21條取證。對合同執(zhí)行中出現(xiàn)的違約現(xiàn)象，設備采購處要利用現(xiàn)代化的信息手段及時取證。對進口設備應發(fā)揮商檢部門的權威進行取證，并及時通知供應商進行處理。第5章合同的變更和解除第22條變更或解除合同時，設備采購處應依照合同的訂立流程，將合同變更申請書交設備部、技術部、財務部、法務部等相關職能部門負責人和公司總經(jīng)理審核。第23條我方變更或解除合同時，向供應商發(fā)出的通知或雙方的協(xié)議應當采用書面形式，并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章后生效。第24條設備采購處收到供應商要求變更或解除合同的通知后，必須在三天內(nèi)向公司總經(jīng)理匯報，并通知法務部門。第25條變更或解除合同的通知和回復應符合公文收發(fā)的要求，掛號或簽收憑證應作為合同組成部分交由設備部檔案室保管。第26條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分，與原合同有同樣的法律效力，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。第27條合同變更后，合同編號不作改變。第6章合同整理和考核第28條設備部、財務部應根據(jù)所立合同臺賬，定期或不定期匯總設備合同的履行情況，由法務部據(jù)此統(tǒng)計合同訂立和履行的情況，并向總經(jīng)理匯報。第29條各有關人員應定期將履行完畢的合同有關資料（包括相關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號整理，由法務部確認后交檔案室存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。第30條公司定期對合同管理工作進行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺賬記錄等納入設備部的績效考核范圍。第7章過失責任第31條凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟和行政責任。第32條因故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關部門追究其法律責任。第8章附則第33條本制度適用于公司設備部和其他相關部門。第34條本制度的解釋權歸設備部經(jīng)理。第35條本制度自發(fā)布之日起實施。設備合同管理制度第三節(jié) 設備采購管理表格一、設備投資計劃表項次設備名稱數(shù)量單價總價供應商預計使用年限每月折舊金額備注1234二、設備購置申請審批表需購設備名稱中文臺數(shù)申請部門申請日期英文負責人期望到貨時間估計單價估計總價附屬設施用途設備規(guī)范設備效益分析本部門經(jīng)理意見 年 月 日設備部意見 年 月 日審批意見總經(jīng)理 年 月 日董事長