【文章內(nèi)容簡介】 ，“庫存量”必須準(zhǔn)確，“數(shù)量”必須精打細(xì)算，“單價”必須符合實際，“備注”應(yīng)列出變動費用增減變化的主要原因、分?jǐn)傎M用的比例、固定費用所占的比例以及其它應(yīng)注明的口徑。（四）審批流程集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)審批總經(jīng)理審批公司財務(wù)總監(jiān)審核財務(wù)部審核總經(jīng)辦 匯總預(yù)算 集團(tuán)總裁審批六、費用結(jié)算結(jié)算時間：每月月初10個工作日前結(jié)算上月費用。結(jié)算方法：代付費用的公司每月底列出兩公司本月所發(fā)生的共同費用清單，注明費用名稱、費用總額，由授權(quán)批準(zhǔn)人簽字后送應(yīng)承擔(dān)費用公司的會計，兩公司以支票或掛帳方式進(jìn)行結(jié)算。往來帳的對帳工作：每月的往來帳應(yīng)于次月5日之前核對完畢。各公司各部門在日常支出、開據(jù)發(fā)票、審核單據(jù)時，應(yīng)盡量分清受益單位，以正確歸集行政管理費用、簡化核算手續(xù)。七、結(jié)算監(jiān)控發(fā)票開據(jù)：所有發(fā)生的行政性費用在開具發(fā)票時，均須標(biāo)明發(fā)生費用的公司；分?jǐn)傎M用應(yīng)計算出分?jǐn)傤~后分別開據(jù)發(fā)票，以便正確歸集費用和財務(wù)核算。報銷辦法：報銷人需按財務(wù)規(guī)范粘貼報銷單據(jù)、填寫費用報銷單、審查簽字、審批簽字，即可在出納處報銷。財務(wù)監(jiān)控：財務(wù)部應(yīng)按同口徑建立公司行政費用支出臺帳；行政費用借款時，應(yīng)審查預(yù)算內(nèi)或預(yù)算外支出方案和審批依據(jù)；行政費用報銷時，應(yīng)審查支出項目、金額是否符合審批預(yù)算。如不符時，應(yīng)請行政人事部說明原因或提供必要依據(jù)。八、統(tǒng)計報表根據(jù)公司統(tǒng)一制定的規(guī)范表單認(rèn)真進(jìn)行行政管理表單、臺帳的登記和統(tǒng)計工作，并存檔保管。所有統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)既有發(fā)生的數(shù)量又有發(fā)生的金額。每月必須編制月度行政費用統(tǒng)計報表；年度行政管理匯總表，并及時上報公司分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理、董事長。月度行政費用報表應(yīng)進(jìn)行綜合分析，分析要點是：同上月比的預(yù)算費用比較分析和因素分析、同上月和當(dāng)月預(yù)算比預(yù)算執(zhí)行情況比較分析和因素分析、變動費用增減變化情況及因素分析、人均消耗水平及增減分析等。每月上報的統(tǒng)計報表及附件有：行政費用預(yù)算/購置明細(xì)表、行政費用支出分類匯總統(tǒng)計表、車輛費用支出明細(xì)表、通訊費用支出明細(xì)表、辦公用品庫存盤點明細(xì)表以及統(tǒng)計綜合分析報告。第七章 用品管理規(guī)定一、 管理范圍（一）本規(guī)范所指“用品”是指消耗性和非消耗性兩類辦公用品：消耗性辦公用品：指公司購置、訂做的辦公用家具、電器、器具等設(shè)備，主要包括：車輛、辦公桌、椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜、書柜（架）、電腦及配置、調(diào)制解調(diào)器、功放機、音響設(shè)備、電視機、打印機、掃描儀、投影儀、攝象機、照相機、采訪機、復(fù)印機、傳真機、裝訂機、訂書機、計算器、碎紙機、驗鈔機、交換機、電話機、手機、傳呼機、飲水機、打卡機、微波爐、電飯煲、話筒、電鉆、時鐘等。非消耗性辦公用品：指公司購置、訂做的各類辦公用低值易耗品，主要包括：書寫用品、裝訂用品、文檔用品、文印用品、財務(wù)用品、工程用品、設(shè)計用品、學(xué)習(xí)用品、宣傳用品、電器用品、通訊用品、維修用品、接待用品、活動用品、餐飲用品、清潔用品等。 （二）本規(guī)范所指“管理”是指：對上述辦公用品的預(yù)算、審批、購置、檢驗、入庫、登記、編號、報帳、配置、領(lǐng)用、臺帳、統(tǒng)計、報表、借調(diào)、保修、維護(hù)、修理、盤點、報廢、檔案管理等工作。二、管理原則 （一）歸口負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理：公司所有辦公用品由總經(jīng)辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)預(yù)算、購買、配置、發(fā)放和管理。 （二）預(yù)算統(tǒng)計，規(guī)范表單：各領(lǐng)導(dǎo)、部門應(yīng)在每月20日前將次月所需辦公用品報總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦統(tǒng)計品種、數(shù)量，編制預(yù)算并報批。月底需進(jìn)行購、發(fā)、存盤點統(tǒng)計。管理中的臺帳和統(tǒng)計均使用公司統(tǒng)一制作的表單。 （三）一人一表，配額領(lǐng)用：辦公用品的配發(fā)、領(lǐng)用登記實行一人一表。由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)配發(fā)及領(lǐng)用手續(xù)的辦理，按實數(shù)填寫有關(guān)登記表，離職時清退。根據(jù)員工所在部門、崗位的不同，公司確定所領(lǐng)用辦公用品的種類、數(shù)量和金額定額。 （四）節(jié)約使用，誰用誰責(zé)：公司員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，凡超過配領(lǐng)定額的領(lǐng)用，原則上應(yīng)經(jīng)總經(jīng)辦主任同意。辦公用品一經(jīng)配發(fā)領(lǐng)用，領(lǐng)用人即對所領(lǐng)辦公用品負(fù)有保管維護(hù)的責(zé)任，不得遺失和損壞。三、管理程序公司辦公用品按下述程序進(jìn)行管理： 預(yù)算申報－審核審批—領(lǐng)款采購－驗收入庫—編號登記－配發(fā)領(lǐng)用－使用管理－統(tǒng)計報表。（一）預(yù)算申報：每月底由行政人事部行政助理根據(jù)上月盤點和本月申請預(yù)計，填制“辦公用品購置預(yù)算明細(xì)表”和上月預(yù)算執(zhí)行情況統(tǒng)計表。（二）審核審批：對上表由總經(jīng)辦主任初審后報財務(wù)經(jīng)理審核、再報總經(jīng)理審批。（三）領(lǐng)款采購：購置預(yù)算審批后，憑此填寫借款單并再由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)采購。 （四）驗收入庫：購置的辦公用品，應(yīng)有行政人事部驗收人員核查驗收后，方能入庫。購買經(jīng)辦人不能驗收。（五）編號登記：對公司購置的消耗性辦公用品均須進(jìn)行統(tǒng)一分類、編號，并同時對其隨配鑰匙進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號后用口曲紙和透明膠紙張貼在用品及其鑰匙上。（六）配發(fā)領(lǐng)用：凡配發(fā)、領(lǐng)用的辦公用品 ，均需由總經(jīng)辦填寫“辦公用品配發(fā)領(lǐng)用登記表”，并由使用、領(lǐng)用人在登記表上簽字。低值易耗辦公用品的領(lǐng)用，按《費用管理規(guī)定》中“配領(lǐng)定額”執(zhí)行。（七）使用管理：屬個人使用的辦公用品（包括個人辦公桌/椅/柜/機等的相關(guān)鑰匙），由使用人負(fù)責(zé)管理。非消耗性辦公用品如有損壞遺失，總經(jīng)辦可要求領(lǐng)用人予以適當(dāng)賠償；已經(jīng)損壞嚴(yán)重、不能再使用的，必須交回總經(jīng)辦，由集團(tuán)綜合管理部匯同總經(jīng)辦共同核實后作出報損處理意見，不允許使用人私自遺棄。員工離職、離崗時，應(yīng)將所配領(lǐng)辦公用品（包括鑰匙）交回總經(jīng)辦并辦理交接手續(xù)。公用辦公用品由部門員工共同使用、部門負(fù)責(zé)人管理，如有遺失或損壞，應(yīng)及時通知總經(jīng)辦，以便清查、修理、備案。（八）統(tǒng)計報表：每月末總經(jīng)辦應(yīng)對庫存辦公用品進(jìn)行盤點，對當(dāng)月辦公用品購置、配領(lǐng)、庫存情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，并填制相關(guān)表單和統(tǒng)計表。第八章 行政合同管理規(guī)范一、合同范圍 本規(guī)范所指“合同”是指公司行政性對外經(jīng)濟(jì)合同。 本規(guī)范所指“合同”范圍主要包括：行政性房屋租賃合同、物管合同、植物租賃合同、電子辦公設(shè)備購買合同、對外印制合同、裝修合同、酒店服務(wù)合同、批量性辦公用品/禮品/食品購買合同、對外活動服務(wù)合同、行政性勞務(wù)合同，以及須事先約定雙方責(zé)任的其它行政性合同。本規(guī)范所指“管理”是指合同訂立、合同履行及合同管理。二、合同訂立合同訂立的內(nèi)容：主要包括標(biāo)的物（指貨物、質(zhì)量、勞務(wù)等）、標(biāo)的額（數(shù)量、價款、保證金）、履約方式（合同期限、地點、方式）、違約責(zé)任等。合同訂立工作的內(nèi)容：主要包括考察聯(lián)系、談判、起草、審核、簽署等。合同訂立的依據(jù)：除應(yīng)遵守國家法律、法規(guī)的規(guī)定外，還應(yīng)以公司有關(guān)決議、決定、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的指示、批示等為依據(jù)。只有在取得上述依據(jù)后，才能訂立經(jīng)濟(jì)合同。合同訂立的流程：部門擬訂合同——部門負(fù)責(zé)人審核（簽字）——交由律師審核（附法律意見書）——財務(wù)總監(jiān)審核（簽字）——總經(jīng)理審核（簽署）三、合同履行公司行政人事部和相關(guān)業(yè)務(wù)部門具體負(fù)責(zé)合同的履行，總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)合同履行的督導(dǎo)、協(xié)調(diào)、檢查、落實?？偨?jīng)辦應(yīng)于合同履行完畢后及時報銷經(jīng)費并報告上級。合同履行過程中，如因謀取個人私利或玩忽職守而損害公司利益的，公司將從嚴(yán)追究當(dāng)事人的責(zé)任，并視情節(jié)輕重作出個人賠償全部損失金額直至除名的嚴(yán)肅處理，并保留訴諸法律的權(quán)力。四、合同管理所有合同我公司均持二份原件，一份交集團(tuán)機要室存檔，一份交檔案總務(wù)存檔，并備份復(fù)印件交財務(wù)部，相關(guān)部門存合同復(fù)印件。已經(jīng)簽署的合同均由經(jīng)辦人辦理相關(guān)蓋章事宜。交由專人存檔保管的經(jīng)濟(jì)合同，原則上不得外借，公司有關(guān)部門或人員因工作需要借用的，須辦理借用手續(xù)，并在使用后及時歸還。借閱時間最長不得超過三天，若超過三天因工作需要還需續(xù)借的，應(yīng)及時辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借時間最長不過超過三天。第九章 租賃管理規(guī)范本規(guī)范所指“租賃”是指公司為滿足必要的辦公條件而對外進(jìn)行財產(chǎn)、物資、物品的行政性租賃。本規(guī)范所指的行政性租賃主要包括：辦公用房、居住用房、商品庫房、臨時用房、花卉植物、辦公設(shè)備、車輛等。凡重要的對外租賃，須由總經(jīng)辦進(jìn)行先期聯(lián)系、考察、比較和協(xié)商，必要時應(yīng)請公司主管領(lǐng)導(dǎo)及使用部門、人員一同參與。待確定后再簽定合同。簽定合同的規(guī)范要求和審批簽署權(quán)限，按“合同管理規(guī)范”執(zhí)行。對租賃物資物品的使用，應(yīng)明確使用責(zé)任人和使用責(zé)任；必要時公司應(yīng)與使用人簽定內(nèi)部轉(zhuǎn)租或使用責(zé)任書。合同履行完畢后，應(yīng)主動與租賃方結(jié)算退租或續(xù)租。 上述范圍行政性租賃的管理由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第十章 員工職業(yè)著裝管理規(guī)定一、員工工服配置標(biāo)準(zhǔn)： 工服分為行政服和工程服。二、工服的保管：1）員工對配發(fā)的工作服有保管、補修的責(zé)任。2）員工應(yīng)盡量減少工作服在非工作時間的損耗。3）工作服清洗由個人負(fù)擔(dān)費用。4）工作服丟失，失盜或破損時，如因個人原因，應(yīng)由本人出資另購。5）不得擅自改變工作服樣式。6）不得轉(zhuǎn)讓工作服。7）工作服破損不能穿用時，由員工申請說明原因由公司補發(fā)、更換，費用由公司支付。8）工服由總經(jīng)辦統(tǒng)一定制及確定換裝時間，統(tǒng)一著裝。三、員工胸徽管理1） 公司統(tǒng)一配發(fā)胸徽2） 新員工胸徽與工服同時發(fā)放，員工對胸徽承擔(dān)保管責(zé)任。3） 員工出勤期間佩帶胸徽。4） 胸徽如果遺失，重新申領(lǐng)，需扣除工本費10元。5） 員工離職后將胸徽退回。四、費用1）所有員工的工作裝費用由公司承擔(dān)，工作裝的歸屬權(quán)屬公司。2) 試用期員工不配發(fā)工作服，自行穿著與本公司工作服顏色款式相近的職業(yè)裝。3) 正式員工自入職之日起算，一年內(nèi)離職或被辭退的，按每月遞減10%折算與個人，配裝后滿一年，費用由公司支付（如：工服為100元，如在入職第一個月內(nèi)離職或被辭退，工服費用按原價的90%（90元）折算給個人）。表一：工服、胸徽領(lǐng)取登記表序號姓名工作服規(guī)格型號胸卡編號領(lǐng)用人簽字領(lǐng)用日期12345678910111213141516表二：工 服 申 請 表 填表日期： 年 月 日姓名所屬部門職位申請類別□新入職 □其他 數(shù)量 套服裝類型□行政服 □工程服上裝襯衫： 碼；衣長： ；袖長： ；其他： 下裝西褲： 碼；腰圍： ；褲長： ；其他： 其他身高： ；其他： 費用預(yù)算 總經(jīng)理意見：總經(jīng)辦意見：所屬部門意見：當(dāng)事人確認(rèn)：五、著裝管理辦法工作裝由公司總經(jīng)辦統(tǒng)一安排定制。員工上班時間須統(tǒng)一穿著由公司定制的工作裝并配帶胸徽。所有員工上班時間關(guān)加參公司重大商務(wù)活動或會議時，必須穿著工作裝。工作裝尚未制作完畢的員工，在上班時間或參加公司公共活動時，必須著與工作裝顏色、款式相同或相近的服裝。工作裝須保持整潔，如有破損須重制新裝，個人承擔(dān)全額費用。違反上述規(guī)定中任一條款，視情節(jié)輕重，予以10—100元的經(jīng)濟(jì)處罰。第十一章 辦公禮儀管理規(guī)定 為保持良好的公司形象，創(chuàng)造嚴(yán)肅、活潑、高效、和諧的辦公環(huán)境，特制定本管理規(guī)定：一、遵守公司的上、下班時間并按要求刷卡或簽到，如有特殊情況無法按時上班，須在上班時間前30分鐘內(nèi)向直接領(lǐng)導(dǎo)請假，并于當(dāng)日將卡交部門直接領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可。 二、參加活動、培訓(xùn)及出席會議應(yīng)準(zhǔn)時，因故不能按時參加應(yīng)預(yù)先向直屬上級或組織者請假。 三、微笑是員工對顧客和同事的最基本態(tài)度。使用敬語，并注意各種場合的言談舉止，維護(hù)企業(yè)形象。 四、辦公人員著裝必須符合公司的有關(guān)規(guī)定，辦公時間應(yīng)掛工作牌；辦公人員不允許在辦公區(qū)域內(nèi)更換服裝。 五、所有員工上班應(yīng)保持精神飽滿，坐立行走姿態(tài)端莊嚴(yán)謹(jǐn)，不得在上班時間內(nèi)睡覺。 六、電話鈴響三聲內(nèi)接聽電話——“您好，國地置業(yè)”。各部門員工在接、打電話時必須使用普通話，打電話時嚴(yán)禁使用免提鍵。 七、辦公用品應(yīng)擺放整齊、有序；垃圾、廢紙應(yīng)按規(guī)定放入廢紙簍內(nèi)，不得隨地拋棄。不得在辦公桌或墻壁上張貼任何紙張。 八、下班或出外辦事，要清理好自己的桌面，并將椅子歸位后離開。下班最后一位離開辦公區(qū)的人員應(yīng)檢查并關(guān)閉所有電器開關(guān)。 九、辦公區(qū)內(nèi)禁止吸煙、就餐，除12：0013：00外為讀報時間外，其余辦公時間內(nèi)不得看報或與業(yè)務(wù)無關(guān)的雜志、書籍。 十、接待來公司參觀、訪問的客人及辦事人員，要熱情大方、彬彬有禮，接待來訪、業(yè)務(wù)洽談要在指定地點進(jìn)行。 十一、辦公時間應(yīng)堅守工作崗位，需暫時離開時應(yīng)與同事和直接領(lǐng)導(dǎo)說明并在指定位置留言。 十二、辦公區(qū)域內(nèi)交談須輕