淺談時間管理的通則(編輯修改稿)
2025-05-06 02:41 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 按種類準備不同的磁碟片，不會花太多的錢，就能以易于檢索的方式，將存入磁碟片的資料分門別類。 37. 以不同顏色的標簽來區(qū)分不同內(nèi)容的磁碟片〖HT5”，5SS〗雖然將不同的資料分別存在不同的磁碟之中，不過如果不一一顯示屏幕，還是無法了解其內(nèi)容，這樣就失去了分類的意義。為了解決這個缺點，一般應(yīng)該采用的方法是——在磁碟片上貼彩色標簽。 舉例來說，會計事務(wù)所中所采用的分類法是，綠色標簽表示“個別專題”，藍色標簽表示“一般專題”，黃色標簽表示“各種表格”。按顏色區(qū)分之后，如果項目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲存的項目內(nèi)容做成表單。 38. 保存舊磁碟片中的資料，不斷使用新磁碟片 和錄像帶一樣，文書處理機的磁碟片可反復(fù)使用，因此一張磁碟片往往被使用好幾次。且大家都認為，再買新的磁碟片是一種無謂的浪費。 輸入資料要花費相當(dāng)?shù)墓し?，如果將其時間成本列入考慮，則長久不用的資料有朝一日也會派上用場，如將其消除反而是一種浪費，所以要在一張磁碟片中存入相關(guān)的資料，至于新的資料，就毫不吝惜地輸入新的磁碟片中。 39.活頁式手冊既能插換頁數(shù)，又能縮短找尋資料的時間 不論到哪里，隨身攜帶一本活頁式手冊。在下班回家的公車上、就寢之前，突然想到第二天應(yīng)該繼續(xù)進行哪些工作，就馬上記在手冊上。而且，活頁式手冊可隨時增加頁數(shù)，不要的頁數(shù)也可任意抽出作廢。 40.備忘錄上要標明“主題”、“日期”、“出處” 在看書或看電視時，一旦看到想記下的文句，可立刻提筆在B5的活頁紙上，記下備忘錄。備忘錄是分項寫下來的，以一頁一個項目為原則，至少標明“主題”“日期”、“出處”。如果備忘錄上標明主題與日期，事后重讀時，即使記得不太完整，但只要回想一下當(dāng)時的狀況，就可以清楚地了解其內(nèi)容，而出處則需要詳細調(diào)查。可供參考之用，備忘錄上如果標明這三項，則資料就會越來越有份量。 41.在“單純作業(yè)”時間，利用耳機充實自己 在剛進入機關(guān)工作時，在“單純作業(yè)”時間里，最適合利用耳機來充實自己。工作中有復(fù)印之類的單純作業(yè)，在復(fù)印時間內(nèi)，可趁機學(xué)習(xí)語言或準備某項考試，因此可隨身攜帶小型錄音機。經(jīng)由耳朵的刺激，更可提高學(xué)習(xí)的成效，當(dāng)然復(fù)印的工作也可以不受妨礙地順利進行。在辦公時間就比較不適合了，但在離開座位去做某種單純作業(yè)時，推廣這個一舉兩得的點子是科學(xué)的統(tǒng)籌方法。 42.增強工作意念的妙法 將平常該做的事情列成一張表，做好之后就用紅筆劃掉，因為這么一來，每劃掉一項就可確認“這項工作已經(jīng)完成”，當(dāng)時心中的成就感與滿足感，即成為下回工作意念的來源。 如此看來似乎沒什么意義，不過在工作無甚進展的情況下，多半原因都在于工作流于單調(diào)、冗長。大部分的工作都是由小作業(yè)累積而成的，由于這樣很容易造成繁瑣，所以可以列表方式來處理。此外，采用這個方式還可免于遺漏某項工作。
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