文件與資料管理程序(編輯修改稿)
2025-05-04 23:10 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 作業(yè)指導(dǎo)書、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書、包括產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)書、技術(shù)圖面、生產(chǎn)技術(shù)文件、采購標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)和試驗(yàn)規(guī)范、QC工程圖、設(shè)備維護(hù)和操作規(guī)范、崗位職責(zé)和其他管理文件等。（質(zhì)量記錄除外）的統(tǒng)一格式如下：文件編號(hào)文件名稱版 次制定日期生效日期分發(fā)號(hào)編 制審 核批 準(zhǔn)頁 次 西 特 吉 企 業(yè)文件編號(hào)XTQP0401文件名稱文件與資料管理程序版 次1/0制定日期200533生效日期200536分發(fā)號(hào)編 制審 核批 準(zhǔn)頁 次 5/7 、程序文件由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書由各相關(guān)部門主管審核，管理者代表批準(zhǔn)。 ，由該文件編寫人員的上一級(jí)職位領(lǐng)導(dǎo)審核。 ，原版文件交由文件管理員填寫于“受控文件清單”中，存入電腦的文件也由文件管理員進(jìn)行歸檔登記并設(shè)置文件保護(hù)密碼。為防止文件的丟失，所有存入電腦的文件均應(yīng)有備份，電腦儲(chǔ)存的文件也應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。 ，應(yīng)填寫“文件借閱申請(qǐng)表”，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借閱文件，借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件，到期不歸還應(yīng)由文件管理員收回，原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。 “受控文件清單”檢查各使用部門的文件的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。 “文件發(fā)行審核表”，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)（質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)）后，由文管員注明分發(fā)號(hào)并按發(fā)放范圍發(fā)行文件，且需在文件正面每頁標(biāo)題右下角加蓋“受控文件”章以便識(shí)別。 “文件發(fā)行登記表”上簽名領(lǐng)取有分發(fā)號(hào)和加蓋“受控文件”章的文件，每份文件都有不同的分發(fā)號(hào)，便于追溯和換版時(shí)回收。 ，不得隨意借用他人的文件復(fù)印，應(yīng)填寫“受控文件申請(qǐng)表”，經(jīng)該部門主管及管理者代表批準(zhǔn)后，到文管員處辦理領(lǐng)用手續(xù)。公司內(nèi)不得使用未加蓋受控文件章的受控文件的復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即由文管員收回銷毀，并追究責(zé)任。 ，但必須在領(lǐng)用申請(qǐng)中作出說明（必要時(shí)應(yīng)作出檢討）。文管員再補(bǔ)發(fā)新文件和重編新文件的分發(fā)號(hào)，并通知各部門，防止誤用，同時(shí)破損文件應(yīng)銷毀。 ，應(yīng)由文件更改申請(qǐng)人或文件更改提出部門的主管填寫“文件更改申請(qǐng)表”，說明更改原因，經(jīng)文件更改申請(qǐng)部門主管批準(zhǔn)，對(duì)重要的更改（如技術(shù)參數(shù)）還應(yīng)附有充分的證據(jù)。西 特 吉 企 業(yè)文件編號(hào)XTQP0401文件名稱文件與資料管理程序版 次1/0制定日期200533生效日期200536分發(fā)號(hào)編 制審 核批 準(zhǔn)頁 次 6/7 ，應(yīng)由原版次人員核準(zhǔn)，原版次核準(zhǔn)人變動(dòng)時(shí)可由原版次核準(zhǔn)人上級(jí)或接替其職位人員核準(zhǔn)，但必須獲得原核準(zhǔn)背景資料后才能進(jìn)行文件更改核準(zhǔn)。 ，由文件管理員實(shí)施更改。文件更改時(shí)注明更改生效時(shí)間，并按“文件發(fā)行登記表”的名單發(fā)行更改后的文件，同時(shí)收回作廢的舊文件，文件更改時(shí)應(yīng)在更改處以“△”標(biāo)記提醒注意。 （修訂狀態(tài)從0至9次）或文件需要進(jìn)行大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。原版文件作廢，換發(fā)新版本，“非受控文件”和“參考文件”不辦理更改和換版。 “文件發(fā)行登記表”收回并記錄，需作資料保留的舊版文件，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)加蓋“參考文件”印章后至少保留一份在文件管理員處，其它舊版文件加蓋“作廢”印章或銷毀。 （FM）隨相關(guān)的文件一同分發(fā)控制，其更改時(shí)。 ，由管理者代表批準(zhǔn)后方可使用，并加蓋外來文件受控章。 （每年初）到有關(guān)部門核查所用的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、部
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