文件與資料管理程序(編輯修改稿)
2025-05-04 23:10 本頁面
【文章內容簡介】 作業(yè)指導書、作業(yè)標準書、包括產品標準書、技術圖面、生產技術文件、采購標準、檢驗和試驗規(guī)范、QC工程圖、設備維護和操作規(guī)范、崗位職責和其他管理文件等。（質量記錄除外）的統(tǒng)一格式如下：文件編號文件名稱版 次制定日期生效日期分發(fā)號編 制審 核批 準頁 次 西 特 吉 企 業(yè)文件編號XTQP0401文件名稱文件與資料管理程序版 次1/0制定日期200533生效日期200536分發(fā)號編 制審 核批 準頁 次 5/7 、程序文件由管理者代表審核，總經理批準。 、作業(yè)標準書由各相關部門主管審核，管理者代表批準。 ，由該文件編寫人員的上一級職位領導審核。 ，原版文件交由文件管理員填寫于“受控文件清單”中，存入電腦的文件也由文件管理員進行歸檔登記并設置文件保護密碼。為防止文件的丟失，所有存入電腦的文件均應有備份，電腦儲存的文件也應進行標識。 ，應填寫“文件借閱申請表”，經部門主管批準后方可借閱文件，借閱者應在指定日期歸還文件，到期不歸還應由文件管理員收回，原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。 “受控文件清單”檢查各使用部門的文件的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 “文件發(fā)行審核表”，經管理者代表批準（質量手冊、程序文件由總經理批準）后，由文管員注明分發(fā)號并按發(fā)放范圍發(fā)行文件，且需在文件正面每頁標題右下角加蓋“受控文件”章以便識別。 “文件發(fā)行登記表”上簽名領取有分發(fā)號和加蓋“受控文件”章的文件，每份文件都有不同的分發(fā)號，便于追溯和換版時回收。 ，不得隨意借用他人的文件復印，應填寫“受控文件申請表”，經該部門主管及管理者代表批準后，到文管員處辦理領用手續(xù)。公司內不得使用未加蓋受控文件章的受控文件的復印件，一經發(fā)現(xiàn)立即由文管員收回銷毀，并追究責任。 ，但必須在領用申請中作出說明（必要時應作出檢討）。文管員再補發(fā)新文件和重編新文件的分發(fā)號，并通知各部門，防止誤用，同時破損文件應銷毀。 ，應由文件更改申請人或文件更改提出部門的主管填寫“文件更改申請表”，說明更改原因，經文件更改申請部門主管批準，對重要的更改（如技術參數）還應附有充分的證據。西 特 吉 企 業(yè)文件編號XTQP0401文件名稱文件與資料管理程序版 次1/0制定日期200533生效日期200536分發(fā)號編 制審 核批 準頁 次 6/7 ，應由原版次人員核準，原版次核準人變動時可由原版次核準人上級或接替其職位人員核準，但必須獲得原核準背景資料后才能進行文件更改核準。 ，由文件管理員實施更改。文件更改時注明更改生效時間，并按“文件發(fā)行登記表”的名單發(fā)行更改后的文件，同時收回作廢的舊文件，文件更改時應在更改處以“△”標記提醒注意。 （修訂狀態(tài)從0至9次）或文件需要進行大幅度修改時應進行換版。原版文件作廢，換發(fā)新版本，“非受控文件”和“參考文件”不辦理更改和換版。 “文件發(fā)行登記表”收回并記錄，需作資料保留的舊版文件，經管理者代表批準加蓋“參考文件”印章后至少保留一份在文件管理員處，其它舊版文件加蓋“作廢”印章或銷毀。 （FM）隨相關的文件一同分發(fā)控制，其更改時。 ，由管理者代表批準后方可使用，并加蓋外來文件受控章。 （每年初）到有關部門核查所用的國際標準、國家標準、部
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