【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 已被預(yù)訂，則OA彈出消息提示框作為一個(gè)中型企業(yè)的貴重資產(chǎn)，車輛的數(shù)量當(dāng)然不會(huì)太多，所以更需要管理，來(lái)提高車輛的利用率并有效地保護(hù)好這種資產(chǎn)，成都某某房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司對(duì)所有的車輛建立了統(tǒng)一的檔案進(jìn)行有效管理。從公司買(mǎi)入一輛車開(kāi)始建立一份檔案，包括其價(jià)格、車型、買(mǎi)入時(shí)間、保險(xiǎn)等基本信息。每次使用前先要填寫(xiě)申請(qǐng)表格，寫(xiě)明原因、事務(wù)、使用時(shí)間、駕駛者等復(fù)雜的信息。申請(qǐng)上報(bào)同意后，由管理人員在OA上查詢車輛信息，合理分配閑置的合適的車輛，并在系統(tǒng)上做好發(fā)車登記備案和還車登記備案。修車的信息大致上為車牌號(hào)、車輛的購(gòu)入日期、損壞原因、維修公司、維修費(fèi)用等，讓相關(guān)部門(mén)準(zhǔn)而清晰地掌握修車狀況。對(duì)于快到繳納車輛保險(xiǎn)費(fèi)、年審日期、交養(yǎng)路費(fèi)日期，系統(tǒng)會(huì)通過(guò)郵件提示負(fù)責(zé)人，避免出現(xiàn)遺忘等錯(cuò)誤。對(duì)于工作的司機(jī)，財(cái)務(wù)部可以根據(jù)OA辦公管理系統(tǒng)上的車輛及記錄，查詢到司機(jī)的記錄，從而計(jì)算出對(duì)司機(jī)的出車補(bǔ)貼。通過(guò)OA的一系列工作顯示出了車輛的各種詳細(xì)信息，方便了用戶查詢，使車輛管理日趨規(guī)范。圖書(shū)包括圖書(shū)、光盤(pán)，雜志等，資料則主要指項(xiàng)目資料和辦理產(chǎn)權(quán)證等的客戶資料，從房地產(chǎn)企業(yè)特點(diǎn)來(lái)看，OA對(duì)圖書(shū)及資料的管理主要偏向于管理資料。該企業(yè)項(xiàng)目多，資料數(shù)量龐大，查找非常困難。傳統(tǒng)的圖書(shū)和資料管理實(shí)行手工管理，尋找麻煩，利用率低下。利用OA辦公管理系統(tǒng)則通過(guò)建立圖書(shū)檔案和資料檔案有效地解決了這些難題，各種圖書(shū)、資料填好分類歸檔后，將其基本信息錄入在OA上：在新建圖書(shū)時(shí)設(shè)定圖書(shū)名稱、種類、目前狀態(tài)、借閱條件、歷史記錄模塊，狀態(tài)包含可以借閱、已被借閱或缺失三種，借閱條件則限制了借閱的對(duì)象、和借閱時(shí)間，在此之外的無(wú)法借閱此書(shū)。圖書(shū)和資料在OA辦公管理系統(tǒng)上新建好后，就可以進(jìn)行查詢功能，圖書(shū)管理員可以查詢各種圖書(shū)和資料目前的狀態(tài)，便于合理高效的使用公司內(nèi)部資料圖書(shū)。同時(shí)設(shè)置有借出登記模塊，當(dāng)借閱者在權(quán)限范圍內(nèi)借閱某種圖書(shū)或資料時(shí)，由圖書(shū)管理員在借出登記中操作借出，登記借出的基本信息：書(shū)名、借出著姓名部門(mén)、借出日期、最遲還書(shū)日利，借出登記完成。歸還圖書(shū)或資料的操作過(guò)程與此相似。于對(duì)借出圖書(shū)或資料的狀態(tài)管理，缺失統(tǒng)計(jì)模塊方便管理員在眾多資料中篩選出缺失資料，以便盡快補(bǔ)充齊全。該公司的設(shè)備儀器一般有投影儀、電腦、電視、打印機(jī)、相機(jī)等，并可由管理者在設(shè)備儀器管理模塊添加或刪除種類。當(dāng)某一部門(mén)開(kāi)會(huì)需要用到電腦，先由具有申請(qǐng)資格的用戶登陸系統(tǒng)后，找到設(shè)備儀器管理模塊，雙擊電腦圖標(biāo)或名稱字樣，進(jìn)入管理電腦界面，單擊借用選項(xiàng)，填寫(xiě)借用數(shù)目、原因、時(shí)間、備注信息，完成后單擊提交，等待申請(qǐng)審批。審批結(jié)果出來(lái)后，申請(qǐng)者可通過(guò)OA右下角彈出的窗口得到結(jié)果。如果申請(qǐng)通過(guò)，該資源的系統(tǒng)管理者記錄借用狀況，調(diào)整其他申請(qǐng)者的借用時(shí)間，合理分配使用設(shè)備儀器。辦公用品種類很多，數(shù)量較大，因此傳統(tǒng)辦法對(duì)辦公用品的管理比較困難。該公司的OA辦公管理系統(tǒng)對(duì)辦公用品從申請(qǐng)、采購(gòu)、發(fā)放使用、庫(kù)存等進(jìn)行全方位登記和管理。工作人員發(fā)現(xiàn)自己缺乏某種辦公用品時(shí)，選擇在每周末最后一天登陸OA申請(qǐng)辦公用品界面，填寫(xiě)所需要的種類、數(shù)量和原因，最后提交申請(qǐng)。一個(gè)部門(mén)所有工作人員將需要的東西匯總，統(tǒng)一辦公用品總類和數(shù)量，再由部門(mén)秘書(shū)通過(guò)OA提交信息給負(fù)責(zé)辦公用品管理的行政部門(mén)負(fù)責(zé)人（情況緊急急需用某種辦公用品則沒(méi)有時(shí)間限制）。 在每隔一段時(shí)間的采購(gòu)前，辦公用品管理者事先在OA查看已有的辦公用品信息，流程如下：首先，在辦公用品查詢界面，辦公用品欄的下拉菜單中選擇辦公用品種類，或者是直接輸入物名，單擊查詢，界面將會(huì)顯示出所查詢的物品清單，清單包含了目前該物品的編碼號(hào)、物品名稱、目前擁有庫(kù)存量、供應(yīng)商、采購(gòu)者、管理者等信息， 辦公用品查詢結(jié)果清單。 辦公用品查詢結(jié)果清單管理者查詢完辦公用品的信息，再匯總各部門(mén)的需求，計(jì)算采購(gòu)數(shù)量后制定出統(tǒng)一的采購(gòu)表，交由采購(gòu)部采購(gòu)。如果需要增加新類型的辦公用品模塊，就在左邊顯示辦公用品分類列表上任意單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“新建類別”功能,在彈出的新建窗口中填入辦公用品基本信息和類別，就能添加新辦公種類。同樣，當(dāng)刪除某一種的辦公用品，只需要有權(quán)限的管理者在左列表單擊該種類的辦公用品，按右鍵刪除功能實(shí)現(xiàn)操作。當(dāng)辦公用品入庫(kù)后，管理者需進(jìn)行登記管理。登記管理細(xì)分為入庫(kù)登記、分發(fā)、借用、歸還、修理、壽命終止六部分，在此處選入庫(kù)登記，并輸入該辦公用品的基本信息（編碼、名稱、數(shù)量、供應(yīng)商、價(jià)格、采購(gòu)者、備注等）。接下來(lái)辦公用品的管理者，即行政人員依據(jù)之前的部門(mén)申請(qǐng)對(duì)辦公用品分發(fā)和借用，并在OA上登記分發(fā)或借用的部門(mén)職員名等基本， 辦公用品借用界面。 辦公用品借用界面該地產(chǎn)公司的固定資產(chǎn)主要指辦公大樓、項(xiàng)目上的各建筑物、大型建筑機(jī)器以及與房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有關(guān)的工具、設(shè)備等。在OA辦公管理系統(tǒng)中固定資產(chǎn)管理模塊設(shè)置在公司資產(chǎn)管理模塊內(nèi)，根據(jù)固定資產(chǎn)的特點(diǎn)，劃分為增加刪除、查詢、折舊、使用記錄四個(gè)子模塊。增加固定資產(chǎn)前先要設(shè)置類別、折舊方式，默認(rèn)按年方式對(duì)其進(jìn)行折舊，填寫(xiě)資產(chǎn)各種基本信息，信息提交前需仔細(xì)檢查，提交后除基本信息外其他信息一般不能更改，必須更改就只能通過(guò)“初始化設(shè)置”初始化信息。 固定資產(chǎn)增加界面。刪減固定資產(chǎn)則直接由管理者點(diǎn)擊刪除并確認(rèn)，流程相對(duì)簡(jiǎn)單。 固定資產(chǎn)增加界面點(diǎn)擊查詢功能，輸入查詢條件，頁(yè)面將顯示出查詢的固定資產(chǎn)信息單。點(diǎn)擊“編輯”功能，有權(quán)限者可以對(duì)基本信息進(jìn)行修改。 OA在信息交流方面的應(yīng)用研究OA辦公管理系統(tǒng)為成都某某房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司構(gòu)建了一個(gè)包括郵件傳輸系統(tǒng)和在線短信通信交流平臺(tái)，只需要一臺(tái)電腦聯(lián)網(wǎng)，就讓系統(tǒng)用戶之間即時(shí)通信快速有效通信，擴(kuò)大交流。 信息交流基本功能模塊公司內(nèi)部需要傳遞的電子文件太多，放到網(wǎng)絡(luò)上用其他郵件系統(tǒng)則信息安全性低，用U盤(pán)則有地域限制，傳播方式也很麻煩。OA擁有的郵件傳輸系統(tǒng)有效地解決了公司內(nèi)部電子文件傳輸?shù)膯?wèn)題。當(dāng)A需要傳輸一份文件給B時(shí)，A先登陸OA選擇郵件傳輸功能并“新建流程”，開(kāi)始寫(xiě)信或傳文件。找到本地文件上傳成功或者寫(xiě)完郵件內(nèi)容后，再通過(guò)組分織類找到聯(lián)系人B為發(fā)送對(duì)象（發(fā)送對(duì)象可以同時(shí)選擇多人），點(diǎn)擊“立即發(fā)送”，發(fā)送成功后會(huì)有系統(tǒng)提示。此時(shí)B的OA郵件傳輸界面上收件箱將顯示新收郵件，B只需下載或者在線閱讀便成功接受到文件，也可根據(jù)需要對(duì)A進(jìn)行“回復(fù)”功能。 郵件箱頁(yè)面郵件傳輸系統(tǒng)制定收件人，減少了中間的傳遞環(huán)節(jié)，即發(fā)即收沒(méi)有延遲，傳遞速度快，可以支持郵件轉(zhuǎn)發(fā)，安全高效的為內(nèi)部人員傳輸文件，文件無(wú)需打印節(jié)省了辦公開(kāi)支，同時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)率低，提高了可靠和及時(shí)性[14]。郵件傳輸系統(tǒng)適合傳輸較大的文件，但有時(shí)候用戶只是需要傳遞簡(jiǎn)短的話語(yǔ)和交流，對(duì)時(shí)效性要求更高則選用在線短信功能。它與平常我們用的手機(jī)短信相似，通過(guò)在線短息搭建的交流平臺(tái)進(jìn)行簡(jiǎn)短交流，不要求接收方一定在線，接收方在線則會(huì)彈出提示窗口，提示接受者查看短信。在線短信不僅是一對(duì)一的交流，也可實(shí)現(xiàn)一對(duì)多發(fā)送，例如公告、會(huì)議通知等更新時(shí)都可以使用在線短信來(lái)提示。通過(guò)使用內(nèi)部在線短信可代替手機(jī)座機(jī)打電話發(fā)短信，在一定程度上節(jié)約了辦公費(fèi)用；員工也不用因辦理某件事而多次跑到相關(guān)工作人員的辦公室，節(jié)省時(shí)間和精力做好更多的辦公。房地產(chǎn)企業(yè)的辦公是以項(xiàng)目為核心的辦公，項(xiàng)目在哪里，辦公就在哪里。但是，由于項(xiàng)目越來(lái)越多，甚至在不同城市間，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者就必須做到全局掌控，OA辦公管理系統(tǒng)使領(lǐng)導(dǎo)者很好的解決了這個(gè)問(wèn)題。項(xiàng)目操作員工通過(guò)系統(tǒng)了解任務(wù)，提供詳細(xì)的進(jìn)程報(bào)告；領(lǐng)導(dǎo)者不用出差，只需坐在辦公室就可以監(jiān)控項(xiàng)目，隨時(shí)了解進(jìn)度和執(zhí)行結(jié)果，查看每一環(huán)節(jié)的需求和不足，總體提高管理效率[15]。OA支持決策的應(yīng)用不僅體現(xiàn)在對(duì)項(xiàng)目上的掌控，也體現(xiàn)在對(duì)公司內(nèi)部各部門(mén)的把握上，部門(mén)經(jīng)理上報(bào)各種信息，通過(guò)OA匯總呈獻(xiàn)給決策者，為決策者提供決策參考和依據(jù)。OA在此方面的應(yīng)用主要針對(duì)企業(yè)管理層。OA人力資源管理下設(shè)五個(gè)子功能：?jiǎn)T工基本信息管理、考核管理、假期管理、考勤管理、薪水管理。 人力資源管理基本功能模塊所示。 人力資源管理基本功能模塊人力資源部負(fù)責(zé)人即是OA系統(tǒng)中人力資源管理模塊的管理者。新人入職后，建立新信息檔案登記新人基本信息，如姓名、性別、年齡、學(xué)歷、證件號(hào)碼、職位、工作年限經(jīng)驗(yàn)、技能、照片、婚否等，或者根據(jù)崗位特點(diǎn)自定義基本需求欄，為以后的管理和查詢做好基礎(chǔ)。當(dāng)發(fā)生調(diào)職、離職等事件后，由管理者在相應(yīng)欄目做好更改登記：管理者進(jìn)入OA頁(yè)面后，選擇好部門(mén)和員工姓名，就可以編輯基本信息了。普通用戶只能查詢和查看基本信息，不能更改。此頁(yè)面支持打印功能，提供自動(dòng)報(bào)警功能，在員工生日、調(diào)職等時(shí)刻自動(dòng)發(fā)送系統(tǒng)內(nèi)部短信提示管理員。此外，管理者可以在已經(jīng)建立好的員工基本信息基礎(chǔ)上 ，通過(guò)設(shè)置條件進(jìn)行篩選，并以百分?jǐn)?shù)的形式做出結(jié)果分析統(tǒng)計(jì)。例如，按照條件“入職年份在2009年以前”，得出人數(shù)有156人的結(jié)果，做出占員工總?cè)藬?shù)的60%的分析統(tǒng)計(jì)。在工作日，我們不可避免的會(huì)因?yàn)樗绞露?qǐng)假，請(qǐng)假的會(huì)引起一系列的后果，比如出勤率，工資和獎(jiǎng)金的數(shù)額變動(dòng)，或者是請(qǐng)假者本身所承擔(dān)的工作等等，假期又分為婚假、產(chǎn)假、病假、年假、事假等，不同的假期有不同的申請(qǐng)條件。所以，不能像傳統(tǒng)那樣口頭向上司請(qǐng)假，也需要走OA系統(tǒng)。不同的請(qǐng)假天數(shù)需要不同的管理者批示，請(qǐng)假的天數(shù)越多，需要批示的管理者級(jí)別越高?？傮w上OA辦公管理系統(tǒng)請(qǐng)假流程如下：請(qǐng)假者登陸OA后，選擇行政管理模塊，填寫(xiě)請(qǐng)假申請(qǐng)表，提交成功后，由系統(tǒng)轉(zhuǎn)發(fā)至所在部門(mén)的負(fù)責(zé)人的OA上，經(jīng)過(guò)審核批示，提交到行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，由副總或者總經(jīng)理最后審核。當(dāng)請(qǐng)假成功，OA系統(tǒng)會(huì)提醒用戶請(qǐng)假已成功。需要注意的是，假期完畢后，請(qǐng)假者需要登陸OA辦公管理系統(tǒng)注銷假期。通過(guò)以上步驟，請(qǐng)假者請(qǐng)假這件事就被記錄下來(lái)，方便各個(gè)有權(quán)限的用戶查看：對(duì)于經(jīng)理來(lái)說(shuō)，可以看看那天的工作是否有你參與；對(duì)于行政部來(lái)說(shuō)，可計(jì)算出請(qǐng)假者的出勤率，對(duì)于財(cái)務(wù)部來(lái)說(shuō)，能準(zhǔn)確的計(jì)算出請(qǐng)假者應(yīng)得的薪水?？记诠芾硗ㄟ^(guò)考勤儀器的數(shù)據(jù)導(dǎo)入，記錄每個(gè)員工每個(gè)工作日上下班情況，以此作為計(jì)算薪水、考核的依據(jù)，分為2個(gè)子功能：個(gè)人考勤歷時(shí)記錄、申請(qǐng)考勤查詢。個(gè)人考勤歷史記錄，是對(duì)各員工每天考勤信息的詳細(xì)記錄，系統(tǒng)默認(rèn)記錄員工在工作日是正常上下班，人力資源管理模塊管理員只需對(duì)特別情況如出差、外出、請(qǐng)假等進(jìn)行審批和登記。在發(fā)生以上特別情況時(shí)，管理員能夠看到不同人員的提交的申請(qǐng)審批，點(diǎn)擊“同意”或者“不同意”，并將其分類記錄。此管理者也有權(quán)限查看各人考勤歷時(shí)記錄，時(shí)間越近的考勤記錄越靠前，今日的記錄位于首頁(yè)。申請(qǐng)考勤查詢，主要應(yīng)用于沒(méi)有查看考勤權(quán)限的用戶。當(dāng)某一員工對(duì)自身考勤記錄有疑慮想查詢時(shí)，就通過(guò)OA查詢考勤申請(qǐng)功能向管理者發(fā)送申請(qǐng)，管理者同意后查詢申請(qǐng)者考勤歷史記錄并通過(guò)系統(tǒng)郵件發(fā)送詳細(xì)記錄，最后確認(rèn)記錄是錯(cuò)誤的話，管理者可以進(jìn)行修改。薪水管理分3個(gè)部分：第一部分：常規(guī)的薪水發(fā)放管理，新建薪水管理流程：填寫(xiě)開(kāi)始日期、截止日期、備注、提示（在下拉菜單中選擇系統(tǒng)郵件或是內(nèi)部短信提示）薪水管理流程建好后，在“薪水報(bào)表”中填寫(xiě)各種信息：人員范圍（在職人員還是外部人員）、部門(mén)（下拉菜單顯示的財(cái)務(wù)部、銷售部、項(xiàng)目部、客服部等等）、姓名、輸出形式（輸出是html報(bào)表還是dbf、excel報(bào)表格式）、輸出內(nèi)容（工資的組成部分：崗位工資、績(jī)效工資、部門(mén)獎(jiǎng)金、住房公積金、交通補(bǔ)貼、飯費(fèi)補(bǔ)貼、住房補(bǔ)貼、因發(fā)工資、個(gè)人所得稅、事假扣除、病假扣除、保險(xiǎn)等等）。輸出形式的順序和內(nèi)容可以定義好常用模板，無(wú)需每次定義，更方便和節(jié)約時(shí)間精力。填寫(xiě)好薪水報(bào)表后，建立excel工資表，按照部門(mén)職位、級(jí)別寫(xiě)上工資數(shù)額，再根據(jù)所占比值建立薪水計(jì)算函數(shù)，將EXCEL中的薪水?dāng)?shù)據(jù)導(dǎo)入到OA辦公管理系統(tǒng)中，保存后上報(bào)，需要注意的是excel中的薪水項(xiàng)目組合必須與輸出內(nèi)容一樣。第二部分：當(dāng)某人或某部門(mén)因?yàn)閮?yōu)秀的表現(xiàn)為公司挽回巨大損失或者創(chuàng)造了很多利益，公司通常會(huì)通過(guò)發(fā)放部門(mén)獎(jiǎng)金或補(bǔ)貼給予嘉獎(jiǎng)，稱作部門(mén)薪水。這需要人力資源管理者新建部門(mén)薪水流程，在板塊上填寫(xiě)獲得人的姓名、部門(mén)、獲得原因、獲得獎(jiǎng)金或補(bǔ)貼的具體數(shù)額的信息，并點(diǎn)擊“上報(bào)”按鈕發(fā)送至財(cái)務(wù)部管理者