【文章內(nèi)容簡介】 已被預訂，則OA彈出消息提示框作為一個中型企業(yè)的貴重資產(chǎn)，車輛的數(shù)量當然不會太多，所以更需要管理，來提高車輛的利用率并有效地保護好這種資產(chǎn)，成都某某房地產(chǎn)開發(fā)有限公司對所有的車輛建立了統(tǒng)一的檔案進行有效管理。從公司買入一輛車開始建立一份檔案，包括其價格、車型、買入時間、保險等基本信息。每次使用前先要填寫申請表格，寫明原因、事務、使用時間、駕駛者等復雜的信息。申請上報同意后，由管理人員在OA上查詢車輛信息，合理分配閑置的合適的車輛，并在系統(tǒng)上做好發(fā)車登記備案和還車登記備案。修車的信息大致上為車牌號、車輛的購入日期、損壞原因、維修公司、維修費用等，讓相關(guān)部門準而清晰地掌握修車狀況。對于快到繳納車輛保險費、年審日期、交養(yǎng)路費日期，系統(tǒng)會通過郵件提示負責人，避免出現(xiàn)遺忘等錯誤。對于工作的司機，財務部可以根據(jù)OA辦公管理系統(tǒng)上的車輛及記錄，查詢到司機的記錄，從而計算出對司機的出車補貼。通過OA的一系列工作顯示出了車輛的各種詳細信息，方便了用戶查詢，使車輛管理日趨規(guī)范。圖書包括圖書、光盤，雜志等，資料則主要指項目資料和辦理產(chǎn)權(quán)證等的客戶資料，從房地產(chǎn)企業(yè)特點來看，OA對圖書及資料的管理主要偏向于管理資料。該企業(yè)項目多，資料數(shù)量龐大，查找非常困難。傳統(tǒng)的圖書和資料管理實行手工管理，尋找麻煩，利用率低下。利用OA辦公管理系統(tǒng)則通過建立圖書檔案和資料檔案有效地解決了這些難題，各種圖書、資料填好分類歸檔后，將其基本信息錄入在OA上：在新建圖書時設定圖書名稱、種類、目前狀態(tài)、借閱條件、歷史記錄模塊，狀態(tài)包含可以借閱、已被借閱或缺失三種，借閱條件則限制了借閱的對象、和借閱時間，在此之外的無法借閱此書。圖書和資料在OA辦公管理系統(tǒng)上新建好后，就可以進行查詢功能，圖書管理員可以查詢各種圖書和資料目前的狀態(tài)，便于合理高效的使用公司內(nèi)部資料圖書。同時設置有借出登記模塊，當借閱者在權(quán)限范圍內(nèi)借閱某種圖書或資料時，由圖書管理員在借出登記中操作借出，登記借出的基本信息：書名、借出著姓名部門、借出日期、最遲還書日利，借出登記完成。歸還圖書或資料的操作過程與此相似。于對借出圖書或資料的狀態(tài)管理，缺失統(tǒng)計模塊方便管理員在眾多資料中篩選出缺失資料，以便盡快補充齊全。該公司的設備儀器一般有投影儀、電腦、電視、打印機、相機等，并可由管理者在設備儀器管理模塊添加或刪除種類。當某一部門開會需要用到電腦，先由具有申請資格的用戶登陸系統(tǒng)后，找到設備儀器管理模塊，雙擊電腦圖標或名稱字樣，進入管理電腦界面，單擊借用選項，填寫借用數(shù)目、原因、時間、備注信息，完成后單擊提交，等待申請審批。審批結(jié)果出來后，申請者可通過OA右下角彈出的窗口得到結(jié)果。如果申請通過，該資源的系統(tǒng)管理者記錄借用狀況，調(diào)整其他申請者的借用時間，合理分配使用設備儀器。辦公用品種類很多，數(shù)量較大，因此傳統(tǒng)辦法對辦公用品的管理比較困難。該公司的OA辦公管理系統(tǒng)對辦公用品從申請、采購、發(fā)放使用、庫存等進行全方位登記和管理。工作人員發(fā)現(xiàn)自己缺乏某種辦公用品時，選擇在每周末最后一天登陸OA申請辦公用品界面，填寫所需要的種類、數(shù)量和原因，最后提交申請。一個部門所有工作人員將需要的東西匯總，統(tǒng)一辦公用品總類和數(shù)量，再由部門秘書通過OA提交信息給負責辦公用品管理的行政部門負責人（情況緊急急需用某種辦公用品則沒有時間限制）。 在每隔一段時間的采購前，辦公用品管理者事先在OA查看已有的辦公用品信息，流程如下：首先，在辦公用品查詢界面，辦公用品欄的下拉菜單中選擇辦公用品種類，或者是直接輸入物名，單擊查詢，界面將會顯示出所查詢的物品清單，清單包含了目前該物品的編碼號、物品名稱、目前擁有庫存量、供應商、采購者、管理者等信息， 辦公用品查詢結(jié)果清單。 辦公用品查詢結(jié)果清單管理者查詢完辦公用品的信息，再匯總各部門的需求，計算采購數(shù)量后制定出統(tǒng)一的采購表，交由采購部采購。如果需要增加新類型的辦公用品模塊，就在左邊顯示辦公用品分類列表上任意單擊鼠標右鍵，選擇“新建類別”功能,在彈出的新建窗口中填入辦公用品基本信息和類別，就能添加新辦公種類。同樣，當刪除某一種的辦公用品，只需要有權(quán)限的管理者在左列表單擊該種類的辦公用品，按右鍵刪除功能實現(xiàn)操作。當辦公用品入庫后，管理者需進行登記管理。登記管理細分為入庫登記、分發(fā)、借用、歸還、修理、壽命終止六部分，在此處選入庫登記，并輸入該辦公用品的基本信息（編碼、名稱、數(shù)量、供應商、價格、采購者、備注等）。接下來辦公用品的管理者，即行政人員依據(jù)之前的部門申請對辦公用品分發(fā)和借用，并在OA上登記分發(fā)或借用的部門職員名等基本， 辦公用品借用界面。 辦公用品借用界面該地產(chǎn)公司的固定資產(chǎn)主要指辦公大樓、項目上的各建筑物、大型建筑機器以及與房地產(chǎn)開發(fā)有關(guān)的工具、設備等。在OA辦公管理系統(tǒng)中固定資產(chǎn)管理模塊設置在公司資產(chǎn)管理模塊內(nèi)，根據(jù)固定資產(chǎn)的特點，劃分為增加刪除、查詢、折舊、使用記錄四個子模塊。增加固定資產(chǎn)前先要設置類別、折舊方式，默認按年方式對其進行折舊，填寫資產(chǎn)各種基本信息，信息提交前需仔細檢查，提交后除基本信息外其他信息一般不能更改，必須更改就只能通過“初始化設置”初始化信息。 固定資產(chǎn)增加界面。刪減固定資產(chǎn)則直接由管理者點擊刪除并確認，流程相對簡單。 固定資產(chǎn)增加界面點擊查詢功能，輸入查詢條件，頁面將顯示出查詢的固定資產(chǎn)信息單。點擊“編輯”功能，有權(quán)限者可以對基本信息進行修改。 OA在信息交流方面的應用研究OA辦公管理系統(tǒng)為成都某某房地產(chǎn)開發(fā)有限公司構(gòu)建了一個包括郵件傳輸系統(tǒng)和在線短信通信交流平臺，只需要一臺電腦聯(lián)網(wǎng)，就讓系統(tǒng)用戶之間即時通信快速有效通信，擴大交流。 信息交流基本功能模塊公司內(nèi)部需要傳遞的電子文件太多，放到網(wǎng)絡上用其他郵件系統(tǒng)則信息安全性低，用U盤則有地域限制，傳播方式也很麻煩。OA擁有的郵件傳輸系統(tǒng)有效地解決了公司內(nèi)部電子文件傳輸?shù)膯栴}。當A需要傳輸一份文件給B時，A先登陸OA選擇郵件傳輸功能并“新建流程”，開始寫信或傳文件。找到本地文件上傳成功或者寫完郵件內(nèi)容后，再通過組分織類找到聯(lián)系人B為發(fā)送對象（發(fā)送對象可以同時選擇多人），點擊“立即發(fā)送”，發(fā)送成功后會有系統(tǒng)提示。此時B的OA郵件傳輸界面上收件箱將顯示新收郵件，B只需下載或者在線閱讀便成功接受到文件，也可根據(jù)需要對A進行“回復”功能。 郵件箱頁面郵件傳輸系統(tǒng)制定收件人，減少了中間的傳遞環(huán)節(jié)，即發(fā)即收沒有延遲，傳遞速度快，可以支持郵件轉(zhuǎn)發(fā)，安全高效的為內(nèi)部人員傳輸文件，文件無需打印節(jié)省了辦公開支，同時出現(xiàn)差錯率低，提高了可靠和及時性[14]。郵件傳輸系統(tǒng)適合傳輸較大的文件，但有時候用戶只是需要傳遞簡短的話語和交流，對時效性要求更高則選用在線短信功能。它與平常我們用的手機短信相似，通過在線短息搭建的交流平臺進行簡短交流，不要求接收方一定在線，接收方在線則會彈出提示窗口，提示接受者查看短信。在線短信不僅是一對一的交流，也可實現(xiàn)一對多發(fā)送，例如公告、會議通知等更新時都可以使用在線短信來提示。通過使用內(nèi)部在線短信可代替手機座機打電話發(fā)短信，在一定程度上節(jié)約了辦公費用；員工也不用因辦理某件事而多次跑到相關(guān)工作人員的辦公室，節(jié)省時間和精力做好更多的辦公。房地產(chǎn)企業(yè)的辦公是以項目為核心的辦公，項目在哪里，辦公就在哪里。但是，由于項目越來越多，甚至在不同城市間，企業(yè)領(lǐng)導者就必須做到全局掌控，OA辦公管理系統(tǒng)使領(lǐng)導者很好的解決了這個問題。項目操作員工通過系統(tǒng)了解任務，提供詳細的進程報告；領(lǐng)導者不用出差，只需坐在辦公室就可以監(jiān)控項目，隨時了解進度和執(zhí)行結(jié)果，查看每一環(huán)節(jié)的需求和不足，總體提高管理效率[15]。OA支持決策的應用不僅體現(xiàn)在對項目上的掌控，也體現(xiàn)在對公司內(nèi)部各部門的把握上，部門經(jīng)理上報各種信息，通過OA匯總呈獻給決策者，為決策者提供決策參考和依據(jù)。OA在此方面的應用主要針對企業(yè)管理層。OA人力資源管理下設五個子功能：員工基本信息管理、考核管理、假期管理、考勤管理、薪水管理。 人力資源管理基本功能模塊所示。 人力資源管理基本功能模塊人力資源部負責人即是OA系統(tǒng)中人力資源管理模塊的管理者。新人入職后，建立新信息檔案登記新人基本信息，如姓名、性別、年齡、學歷、證件號碼、職位、工作年限經(jīng)驗、技能、照片、婚否等，或者根據(jù)崗位特點自定義基本需求欄，為以后的管理和查詢做好基礎。當發(fā)生調(diào)職、離職等事件后，由管理者在相應欄目做好更改登記：管理者進入OA頁面后，選擇好部門和員工姓名，就可以編輯基本信息了。普通用戶只能查詢和查看基本信息，不能更改。此頁面支持打印功能，提供自動報警功能，在員工生日、調(diào)職等時刻自動發(fā)送系統(tǒng)內(nèi)部短信提示管理員。此外，管理者可以在已經(jīng)建立好的員工基本信息基礎上 ，通過設置條件進行篩選，并以百分數(shù)的形式做出結(jié)果分析統(tǒng)計。例如，按照條件“入職年份在2009年以前”，得出人數(shù)有156人的結(jié)果，做出占員工總?cè)藬?shù)的60%的分析統(tǒng)計。在工作日，我們不可避免的會因為私事而請假，請假的會引起一系列的后果，比如出勤率，工資和獎金的數(shù)額變動，或者是請假者本身所承擔的工作等等，假期又分為婚假、產(chǎn)假、病假、年假、事假等，不同的假期有不同的申請條件。所以，不能像傳統(tǒng)那樣口頭向上司請假，也需要走OA系統(tǒng)。不同的請假天數(shù)需要不同的管理者批示，請假的天數(shù)越多，需要批示的管理者級別越高。總體上OA辦公管理系統(tǒng)請假流程如下：請假者登陸OA后，選擇行政管理模塊，填寫請假申請表，提交成功后，由系統(tǒng)轉(zhuǎn)發(fā)至所在部門的負責人的OA上，經(jīng)過審核批示，提交到行政部門負責人審核，由副總或者總經(jīng)理最后審核。當請假成功，OA系統(tǒng)會提醒用戶請假已成功。需要注意的是，假期完畢后，請假者需要登陸OA辦公管理系統(tǒng)注銷假期。通過以上步驟，請假者請假這件事就被記錄下來，方便各個有權(quán)限的用戶查看：對于經(jīng)理來說，可以看看那天的工作是否有你參與；對于行政部來說，可計算出請假者的出勤率，對于財務部來說，能準確的計算出請假者應得的薪水。考勤管理通過考勤儀器的數(shù)據(jù)導入，記錄每個員工每個工作日上下班情況，以此作為計算薪水、考核的依據(jù)，分為2個子功能：個人考勤歷時記錄、申請考勤查詢。個人考勤歷史記錄，是對各員工每天考勤信息的詳細記錄，系統(tǒng)默認記錄員工在工作日是正常上下班，人力資源管理模塊管理員只需對特別情況如出差、外出、請假等進行審批和登記。在發(fā)生以上特別情況時，管理員能夠看到不同人員的提交的申請審批，點擊“同意”或者“不同意”，并將其分類記錄。此管理者也有權(quán)限查看各人考勤歷時記錄，時間越近的考勤記錄越靠前，今日的記錄位于首頁。申請考勤查詢，主要應用于沒有查看考勤權(quán)限的用戶。當某一員工對自身考勤記錄有疑慮想查詢時，就通過OA查詢考勤申請功能向管理者發(fā)送申請，管理者同意后查詢申請者考勤歷史記錄并通過系統(tǒng)郵件發(fā)送詳細記錄，最后確認記錄是錯誤的話，管理者可以進行修改。薪水管理分3個部分：第一部分：常規(guī)的薪水發(fā)放管理，新建薪水管理流程：填寫開始日期、截止日期、備注、提示（在下拉菜單中選擇系統(tǒng)郵件或是內(nèi)部短信提示）薪水管理流程建好后，在“薪水報表”中填寫各種信息：人員范圍（在職人員還是外部人員）、部門（下拉菜單顯示的財務部、銷售部、項目部、客服部等等）、姓名、輸出形式（輸出是html報表還是dbf、excel報表格式）、輸出內(nèi)容（工資的組成部分：崗位工資、績效工資、部門獎金、住房公積金、交通補貼、飯費補貼、住房補貼、因發(fā)工資、個人所得稅、事假扣除、病假扣除、保險等等）。輸出形式的順序和內(nèi)容可以定義好常用模板，無需每次定義，更方便和節(jié)約時間精力。填寫好薪水報表后，建立excel工資表，按照部門職位、級別寫上工資數(shù)額，再根據(jù)所占比值建立薪水計算函數(shù)，將EXCEL中的薪水數(shù)據(jù)導入到OA辦公管理系統(tǒng)中，保存后上報，需要注意的是excel中的薪水項目組合必須與輸出內(nèi)容一樣。第二部分：當某人或某部門因為優(yōu)秀的表現(xiàn)為公司挽回巨大損失或者創(chuàng)造了很多利益，公司通常會通過發(fā)放部門獎金或補貼給予嘉獎，稱作部門薪水。這需要人力資源管理者新建部門薪水流程，在板塊上填寫獲得人的姓名、部門、獲得原因、獲得獎金或補貼的具體數(shù)額的信息，并點擊“上報”按鈕發(fā)送至財務部管理者