上海諾地通用設(shè)備制造有限公司文件管理制度(編輯修改稿)
2024-11-29 10:29 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 水印文本 當(dāng)天 15： 00 分（含）前 當(dāng)日下發(fā) 當(dāng)天 15： 00 分（不含）后 次日下發(fā) 郵件 當(dāng)天 16： 00 分（不含）前 當(dāng)日下發(fā) 公司文件 的編號(hào)規(guī)則 文件編號(hào)模版如下： 第 5 頁(yè) 共 9 頁(yè) 公司的文件文種代號(hào)為 諾 XX（ XX）字【 XXXX】第 XX 號(hào) 流水號(hào)： XXXX XXX 發(fā)文部門(mén)：按公司文件分類標(biāo)準(zhǔn)編制，發(fā)文部門(mén)按擬文 部門(mén)，即若管理總部擬訂“管理”；若營(yíng)銷中心各部門(mén)擬訂“營(yíng)銷”；若生產(chǎn)中心擬訂“生產(chǎn)”。 內(nèi)容分類：按照文件內(nèi)容的歸屬種類，即通知、公告、制度等。 文件編號(hào)：按發(fā)文部門(mén)編號(hào)，即若管理總部第一次發(fā)文，即編號(hào)為“ 01”；若管理總部第二次發(fā)文“ 02”；若生產(chǎn)中心第一次發(fā)文即編號(hào)為“ 01”等。 文件年份及流水號(hào)：即按當(dāng)年發(fā)文的第 X 次發(fā)文編號(hào)，不分發(fā)文部門(mén)，依次編號(hào)。 聯(lián)合發(fā)文 聯(lián)合發(fā)文的定義是指： 下發(fā)文件涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門(mén)， 需跨部門(mén)聯(lián)合 確定內(nèi)容方可執(zhí)行的文件 。 如“技術(shù)支持部”發(fā)文，但文件相關(guān)內(nèi)容涉及到“產(chǎn)品企劃部” 或其它部門(mén) 的配合支持方能執(zhí)行 ，視為聯(lián)合發(fā)文。 需要聯(lián)合發(fā)文的部門(mén)，需由擬文部門(mén)確認(rèn)文件內(nèi)容，交由擬聯(lián)合部門(mén)審核確認(rèn)后，逐級(jí)審批到總裁辦后 方可發(fā)文， 否則不得發(fā)文 。 文件下發(fā) 公司所有文件的下發(fā)，不分機(jī)密等級(jí)及緊急程度，均需 填寫(xiě) 《發(fā)文 申請(qǐng) 審核表》 附件一 并 逐級(jí)審批 同意后，方可發(fā)文 。 秘密等級(jí) 審批權(quán)限 ▲ ■ ★ ● 絕秘 ▲ ■ ★ ● 秘密 ▲ ■ ★ ● 一般 通報(bào)、通知、公告 ▲ ■ ★ 制度 ▲ ■ ★ ● ▲ 部門(mén) 初審 ■聯(lián)合部門(mén)審議 （只針對(duì)需聯(lián)合下發(fā)的文件） ★上級(jí) 主管 復(fù)審 /決審 ●總經(jīng)理決審 公司規(guī)章制度 等 類文件 的下發(fā)，涉及到員工切身利益 的， 如：公司《考勤管理制度》、《獎(jiǎng)懲管理制度》、《員工手冊(cè)》等。 需總經(jīng)理批準(zhǔn)同意 后，還需經(jīng)過(guò)公司職 工代表 大會(huì)討論通過(guò)后 ，方可成文下發(fā)。 新文件的下發(fā)如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件下發(fā)后立即廢止，且廢發(fā)文部門(mén) 內(nèi)容分類 發(fā)文年份 文件編號(hào) 文件年份及流水號(hào) 第 6 頁(yè) 共 9 頁(yè) 止的舊文件 須按廢止的相關(guān)程序予以保管或 銷 毀 。 涉及相關(guān)制度及政策的文件，如需培訓(xùn)，須 在 培訓(xùn)課件制 作 完成并經(jīng)過(guò) 人事行政部 培訓(xùn)組審核通過(guò)后 方可下發(fā)文件。 文件下發(fā)具體流程參見(jiàn) 《公司文件下發(fā)流程》 附 件二 。 文件的簽收 公 司所有以水印文本下發(fā)的文件，必須辦理簽收手續(xù)。由人事行政部提 供 《文件 下發(fā)簽收表》 附件 三 ， 交相關(guān)收文人員 簽收。 文件的宣貫 公司所有下發(fā)的規(guī)章制度、 通知 及 公告等，如文件的內(nèi)容需向公司全體員工傳達(dá)，均需在公司公告欄張貼 （各辦事處需在辦事處公告欄張貼） 。 對(duì)于 公司制度類文件，涉及到與工作相關(guān)的流程操作與執(zhí)行的，須由發(fā)文部門(mén)聯(lián)合人事行政部培訓(xùn)
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