上海諾地通用設(shè)備制造有限公司文件管理制度(編輯修改稿)
2024-11-29 10:29 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 水印文本 當(dāng)天 15： 00 分（含）前 當(dāng)日下發(fā) 當(dāng)天 15： 00 分（不含）后 次日下發(fā) 郵件 當(dāng)天 16： 00 分（不含）前 當(dāng)日下發(fā) 公司文件 的編號規(guī)則 文件編號模版如下： 第 5 頁 共 9 頁 公司的文件文種代號為 諾 XX（ XX）字【 XXXX】第 XX 號 流水號： XXXX XXX 發(fā)文部門：按公司文件分類標(biāo)準(zhǔn)編制，發(fā)文部門按擬文 部門，即若管理總部擬訂“管理”；若營銷中心各部門擬訂“營銷”；若生產(chǎn)中心擬訂“生產(chǎn)”。 內(nèi)容分類：按照文件內(nèi)容的歸屬種類，即通知、公告、制度等。 文件編號：按發(fā)文部門編號，即若管理總部第一次發(fā)文，即編號為“ 01”；若管理總部第二次發(fā)文“ 02”；若生產(chǎn)中心第一次發(fā)文即編號為“ 01”等。 文件年份及流水號：即按當(dāng)年發(fā)文的第 X 次發(fā)文編號，不分發(fā)文部門，依次編號。 聯(lián)合發(fā)文 聯(lián)合發(fā)文的定義是指： 下發(fā)文件涉及到兩個或兩個以上的部門， 需跨部門聯(lián)合 確定內(nèi)容方可執(zhí)行的文件 。 如“技術(shù)支持部”發(fā)文，但文件相關(guān)內(nèi)容涉及到“產(chǎn)品企劃部” 或其它部門 的配合支持方能執(zhí)行 ，視為聯(lián)合發(fā)文。 需要聯(lián)合發(fā)文的部門，需由擬文部門確認文件內(nèi)容，交由擬聯(lián)合部門審核確認后，逐級審批到總裁辦后 方可發(fā)文， 否則不得發(fā)文 。 文件下發(fā) 公司所有文件的下發(fā)，不分機密等級及緊急程度，均需 填寫 《發(fā)文 申請 審核表》 附件一 并 逐級審批 同意后，方可發(fā)文 。 秘密等級 審批權(quán)限 ▲ ■ ★ ● 絕秘 ▲ ■ ★ ● 秘密 ▲ ■ ★ ● 一般 通報、通知、公告 ▲ ■ ★ 制度 ▲ ■ ★ ● ▲ 部門 初審 ■聯(lián)合部門審議 （只針對需聯(lián)合下發(fā)的文件） ★上級 主管 復(fù)審 /決審 ●總經(jīng)理決審 公司規(guī)章制度 等 類文件 的下發(fā)，涉及到員工切身利益 的， 如：公司《考勤管理制度》、《獎懲管理制度》、《員工手冊》等。 需總經(jīng)理批準(zhǔn)同意 后，還需經(jīng)過公司職 工代表 大會討論通過后 ，方可成文下發(fā)。 新文件的下發(fā)如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件下發(fā)后立即廢止，且廢發(fā)文部門 內(nèi)容分類 發(fā)文年份 文件編號 文件年份及流水號 第 6 頁 共 9 頁 止的舊文件 須按廢止的相關(guān)程序予以保管或 銷 毀 。 涉及相關(guān)制度及政策的文件，如需培訓(xùn)，須 在 培訓(xùn)課件制 作 完成并經(jīng)過 人事行政部 培訓(xùn)組審核通過后 方可下發(fā)文件。 文件下發(fā)具體流程參見 《公司文件下發(fā)流程》 附 件二 。 文件的簽收 公 司所有以水印文本下發(fā)的文件，必須辦理簽收手續(xù)。由人事行政部提 供 《文件 下發(fā)簽收表》 附件 三 ， 交相關(guān)收文人員 簽收。 文件的宣貫 公司所有下發(fā)的規(guī)章制度、 通知 及 公告等，如文件的內(nèi)容需向公司全體員工傳達，均需在公司公告欄張貼 （各辦事處需在辦事處公告欄張貼） 。 對于 公司制度類文件，涉及到與工作相關(guān)的流程操作與執(zhí)行的，須由發(fā)文部門聯(lián)合人事行政部培訓(xùn)
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