文秘必備日常工作會(huì)議流程(編輯修改稿)
2025-03-21 02:48 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 。會(huì)務(wù)工作人員進(jìn)行會(huì)場布置：(1)檢查會(huì)議室衛(wèi)生情況(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、 杯具、水壺等)，確保會(huì)議室整潔及會(huì)議用品的清潔。根據(jù)與會(huì)人員的人數(shù)擺放好演講臺、桌椅、橫幅(會(huì)標(biāo))、桌牌、花草、簽到桌、指示牌、果盤、筆、本、會(huì)議議程及其他會(huì)議所需要的文件。(2)采用拉線的方式，確保桌椅、杯具等會(huì)議用品的整齊擺放。擺放花卉時(shí)，如橢圓長桌中間空地、會(huì)議室角落，另外會(huì)議桌上也可訂做鮮花花束，但要把握好尺寸，不可過大過高，花卉顏色可視會(huì)議主題而定。(3)根據(jù)會(huì)議議程，合理安排與會(huì)人員的座位、座牌、發(fā)言人、領(lǐng)導(dǎo)人講話順序、會(huì)議物品以及是否需要音樂、是否需要投影儀等，及時(shí)檢查確保所需物品的齊全，做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作。(4)根據(jù)發(fā)言人位置擺放話筒，并調(diào)試(話筒位置的高低、效果及接口等)，確保話筒及音量正常，如需要音樂，要提前試播，確保正常播放。如需要投影儀，則根據(jù)會(huì)議實(shí)際需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進(jìn)行調(diào)試。準(zhǔn)備并調(diào)試好備用話筒，以備會(huì)議過程中話筒突發(fā)情況，及時(shí)更換。(5)會(huì)議所需的備品要按以下要求擺放：座位的正前方擺放座次牌，右手正前方杯墊及水杯(杯把向右側(cè)轉(zhuǎn)45度)，靠近水杯位置擺放消毒濕巾(也可不備)，左手前方可放置水果或瓶裝純凈水(以防領(lǐng)導(dǎo)不喝茶水)，正中放置、會(huì)議議程、會(huì)議資料及其他與會(huì)議相關(guān)的紙質(zhì)文件，文件右側(cè)則擺放簽字筆。其他物品，如激光筆、抽取式紙巾等可隨機(jī)擺放，注意桌面整齊劃一，不可過于擁擠、雜亂。具體細(xì)節(jié)：①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求對齊椅子的右側(cè)扶手，擺放成一條直線，茶杯蓋上的花豎與杯把垂直，茶杯上的標(biāo)記一致對準(zhǔn)客人，擺放統(tǒng)一。②杯墊、玻璃杯：拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側(cè)，杯墊上兩個(gè)花瓣的夾角對準(zhǔn)客人，與茶杯的距離約為1CM，手指握住玻璃杯的底部擺放在杯墊上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花紋要以豎條紋對準(zhǔn)客人。③礦泉水：擺放時(shí)，拇指與食指握住礦泉水的兩個(gè)紅標(biāo)擺在杯具的左側(cè)，與其旁邊的玻璃杯一指之隔，漢字標(biāo)志一面對準(zhǔn)客人。④毛巾托：毛巾托豎著放在杯與玻璃杯中間的正前方約2CM處。 ⑤筆記本、會(huì)議資料等文件：對齊桌子外沿，對準(zhǔn)椅子正中。 ⑥筆：放在筆記本、會(huì)議資料的右側(cè)，注意筆的標(biāo)志朝上方放置。1會(huì)議開始前一個(gè)小時(shí)要準(zhǔn)備好充足熱水，會(huì)議進(jìn)行中注意始終保持倒水的壺滿，以備及時(shí)的加水。1準(zhǔn)備工作的檢查會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)提前一個(gè)小時(shí)進(jìn)入會(huì)場，檢查會(huì)場整體效果，確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作到位，在所有物品擺放完畢后分別檢查桌子兩側(cè)的茶杯、玻璃杯、礦泉水是否在一條直線上(如不在一條直線上做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整)，同時(shí)檢查所有物品是否符合擺放要求(如不符合的按照擺放標(biāo)準(zhǔn)擺好)。打開電子設(shè)備，打開照明燈及通道門，做好引導(dǎo)工作。如需使用空調(diào)，應(yīng)提前半小時(shí)開啟。1準(zhǔn)備工作完成后會(huì)場外應(yīng)設(shè)有與會(huì)人員簽到處，簽到處最好設(shè)在入口通道較明顯的地方。如與會(huì)者涉及公司外部人員，可視具體需求擺設(shè)“請賜名片”名牌于簽到處。然后，會(huì)前
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