文秘的分類工作內(nèi)容(編輯修改稿)
2025-03-21 02:47 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 意見(jiàn)時(shí)，作為聽(tīng)者要與說(shuō)話人交流目光，適當(dāng)?shù)狞c(diǎn)頭或做一些手勢(shì)，表示自己在注意傾聽(tīng)，不時(shí)的使用“哦”、“嗯”、“太好了”之類的語(yǔ)氣詞，已引起對(duì)方繼續(xù)談話的興致在聆聽(tīng)別人談話時(shí)，要克服一些不良動(dòng)作和姿態(tài) (二)通過(guò)聆聽(tīng)，一方面可以得到必要的信息，另一方面是對(duì)方感到受到了重視正確的做法應(yīng)該是全神貫注，認(rèn)真聆聽(tīng)?wèi)B(tài)度積極，適時(shí)呼應(yīng)表現(xiàn)親切，自然應(yīng)答 秘書工作指導(dǎo)思想一、三服務(wù)單位指導(dǎo)思想“三服務(wù)”(一)努力為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)(二)為同級(jí)和上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)(三)為基層服務(wù) 五個(gè)“必須”(一)必須始終把馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想作為秘書工作的指南。(二)必須始終把講政治、八將黨的方針政策作為秘書工作的靈魂(三)必須始終把圍繞中心、服務(wù)大局作為秘書工作的主題(四)必須始終把保持良好作風(fēng)作為做好秘書工作的保證(五)必須始終把與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)闊創(chuàng)新作為秘書部門工作的動(dòng)力 六個(gè)“意識(shí)”(一)學(xué)習(xí)意識(shí)(二)開(kāi)拓意識(shí)(三)服務(wù)意識(shí)(四)效率意識(shí)(五)激勵(lì)意識(shí)(六)清正意識(shí)二、秘書工作新的“三個(gè)轉(zhuǎn)變”由習(xí)慣用手工操作，按部就班完成工作任務(wù)，想借助先進(jìn)設(shè)備快速完成任務(wù)轉(zhuǎn)變由習(xí)慣用常規(guī)的辦法完成工作任務(wù)，向采用超長(zhǎng)的辦法完成任務(wù)轉(zhuǎn)變由習(xí)慣憑老經(jīng)驗(yàn)完成工作任務(wù)，向勇于探索新途徑轉(zhuǎn)變。三\、秘書工作的“三化”即秘書工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化四、做好參謀工作的原則(一)參謀的原則定位原則超前原則信息原則協(xié)調(diào)原則合法原則忠誠(chéng)原則 (二)做好參謀工作的參謀不能越位根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖參謀領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法(1)直接觀察與間接了解相結(jié)合(2)加強(qiáng)溝通，善于運(yùn)用多種信息溝通反方式(3)加強(qiáng)聽(tīng)知能力的培養(yǎng)(4)正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖(5)心細(xì)如發(fā)，掌握方法決策前多參謀，決策后多反饋(決策前參謀有三種類型：順向參謀、逆向參謀、側(cè)向參謀)秘書接待工作的意義一、擴(kuò)大交往合作，轉(zhuǎn)播本單位，塑造本單位的“形象品牌” 二、獲得效益，牽線搭橋，架起合作的橋梁 接待工作的基本原則一、一般原則誠(chéng)懇熱情講究禮儀細(xì)致周到儉省節(jié)約，按章辦事保守秘密對(duì)口接待，分工負(fù)責(zé)二、外事接待工作的基本原則平等互利的原則依法辦事的原則內(nèi)外有別的原則文明禮貌的原則 秘書接待工作禮儀一、禮儀自身的特點(diǎn)普遍性繼承性差異性融合性二、禮儀的基本原則寬容的原則敬人的原則自律的原則遵守的原則適度的原則真誠(chéng)的原則從俗的原則平等的原則三、一般迎客禮儀待客禮儀送客禮儀接待禮儀的注意事項(xiàng)(1)是迎接賓客進(jìn)行賓主介紹時(shí)，一般由禮賓人員或我方迎候人員中身份最高者率先將我方迎候人員按一定順序一一介紹個(gè)客人，然后再由客人中身份最高者將客人按一定順序介紹個(gè)主人(2)是送別時(shí)可在貴賓室與賓客稍敘友誼，或舉行專門的歡送儀式(3)是在機(jī)場(chǎng)迎送賓客時(shí)送花顏色不拘，送女士花籃花環(huán)一般送男士?；ㄊ突ɑ@也可送至賓客下達(dá)的旅館。四、接待準(zhǔn)備1環(huán)境準(zhǔn)備接待工作心理準(zhǔn)備接待工作信息準(zhǔn)備五、接待工作的程序熱情迎客誠(chéng)懇待客禮貌送客接待工作的落實(shí)和檢查 六、秘書溝通協(xié)調(diào)的特點(diǎn)非權(quán)力支配性非職責(zé)限定性非確定地位性認(rèn)同疏導(dǎo)性七、有效溝通的原則可信賴原則一致性原則內(nèi)容針對(duì)性原則明確性原則連貫性原則選擇已有原則適應(yīng)接受者接受能力的原則八、有效溝通的方法(一)有效傾聽(tīng)有效傾聽(tīng)的準(zhǔn)備工作有效傾聽(tīng)的方法創(chuàng)造良好的傾聽(tīng)環(huán)境克服有效傾聽(tīng)中的障礙(二)有效提問(wèn)如何實(shí)現(xiàn)有效提問(wèn)如何有效自信的提出要求如何禮貌的拒絕對(duì)方的要求注意事項(xiàng)(三)與不同對(duì)象的有效溝通與上司溝通(1)不要以自己的看法代替上司的治理，自作聰明只會(huì)適得其反(2)傳達(dá)上司的指令，有把握時(shí)機(jī)和場(chǎng)合(3)向上司匯報(bào)工作有突出重點(diǎn)，刪繁就簡(jiǎn)，言簡(jiǎn)意賅，并恭請(qǐng)上司點(diǎn)評(píng)批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)要注意維護(hù)其威信注意事項(xiàng)(四)運(yùn)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)溝通手段電子郵件網(wǎng)絡(luò)電話網(wǎng)絡(luò)傳真網(wǎng)絡(luò)新聞發(fā)布(五)橫向溝通與縱向溝通(自上而下、自下而上)(六)有效交流的方式電話溝通書面交流面對(duì)面交流辦公室環(huán)境維護(hù)與管理一、空間環(huán)境的維護(hù)與管理二、色彩環(huán)境的維護(hù)與管理三、空氣環(huán)境的維護(hù)與管理四、聽(tīng)覺(jué)環(huán)境的維護(hù)與管理五、光線環(huán)境的維護(hù)與管理六、人文環(huán)境的維護(hù)與管理 辦公室日常事務(wù)一、電話事務(wù)處理打電話接電話二、及時(shí)向?qū)Ψ綖楹帽M量使用禮貌用語(yǔ)聲音溫和，語(yǔ)氣自然愉快，面帶微笑吐字清晰熱心周到通話簡(jiǎn)捷、高效信件郵件的管理一、分類 二、拆封 三、登記 四、分送 五、閱辦 六、復(fù)信 七、查對(duì) 八、寄發(fā) 值班事務(wù)管理一、值班工作的組織形式專職性值班輪流性值班電話值班 二、值班的工作內(nèi)容通訊聯(lián)絡(luò)公務(wù)接待處理緊急問(wèn)題和突發(fā)事件承辦領(lǐng)導(dǎo)
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