【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 者 但是 他們的名片上印的是同樣的稱謂 他們甚至經(jīng)常做同樣的事情 這個(gè)職位叫做 —— 什么呢？ 秘書！ 內(nèi)部教材，注意保密 2022/3/13 48 為什么？ 同樣是秘書 是什么決定了他們之間的巨大差異？？ —— 是不同的結(jié)果意識(shí)， 決定了他們不同的行為方式 進(jìn)一步?jīng)Q定了他們?cè)谄髽I(yè)的千差萬(wàn)別的地位 現(xiàn)在，讓我們用一個(gè)具體的細(xì)節(jié)來(lái)表現(xiàn)他們的差異 —— 不同層次的秘書是怎么做一個(gè)會(huì)議安排的！ 內(nèi)部教材，注意保密 2022/3/13 49 1段 2段 3段 4段 5段 6段 7段 8段 9段 發(fā)通知―― 用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會(huì)議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品，并參加會(huì)議 。 抓落實(shí)―― 發(fā)通知之后，再打一通電話與參會(huì)的人確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。 通過(guò)重檢查－－發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會(huì)前３０分鐘提醒與會(huì)者參會(huì)，確定有沒(méi)有變動(dòng)，對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會(huì)前知悉缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間。 勤準(zhǔn)備―― 發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知后，去測(cè)試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會(huì)議室門上貼上小條：此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議。 細(xì)準(zhǔn)備 ―― 發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，也測(cè)試了設(shè)備，還先了解這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是什么？總裁的議題是什么？然后給與會(huì)者發(fā)去過(guò)去與這議題相關(guān)的資料，供他們參考（領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的呀，否則就不會(huì)對(duì)經(jīng)常對(duì)過(guò)去一些決定了的事，或者記不清的事爭(zhēng)吵）。 做記錄―― 發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，測(cè)試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會(huì)議資料，還在會(huì)議過(guò)程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄（在得到允許的情況下，做一個(gè)錄音備份）。 發(fā)記錄―― 會(huì)后整理好會(huì)議記錄（錄音）給總經(jīng)理，然后請(qǐng)示總經(jīng)理是否發(fā)給參加會(huì)議的人員，或者其他人員 。 定責(zé)任 ――將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對(duì)一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，并定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理。 做流程 ――把上述過(guò)程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會(huì)議”流程，讓任何一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程，把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何能人的會(huì)議服務(wù)體系！ 結(jié)果定義改變員工行為，基于客戶價(jià)值的結(jié)果定義是執(zhí)行的起點(diǎn) 。 完成任務(wù) 獲得結(jié)果 對(duì)職責(zé)負(fù)責(zé)不是結(jié)果 內(nèi)部教材，注意保密 2022/3/13 50 現(xiàn)在大家想必明白了 為什么有的秘書來(lái)辭職，老板揮揮手就讓他走！ 有的秘書卻能讓老板放心把一個(gè)企業(yè)都交給他！ 內(nèi)部教材，注意保密 2022/3/13 51 怎么樣的行動(dòng)才能獲得好的結(jié)果？ ?結(jié)果定義 ? 明確定義結(jié)果 ? 做出自我承諾 ?精心準(zhǔn)備 ? 從結(jié)果出發(fā)，制定相應(yīng)關(guān)鍵行勱措施 ? 在關(guān)鍵點(diǎn)和階段性結(jié)果迚行檢查 ?執(zhí)著行動(dòng) ? 思維決定行勱，行勱決定結(jié)果 內(nèi)部教材，注意保密 2022/3/13 52 高手是怎么做的？－ （ 1）結(jié)果導(dǎo)向 背景： 6月 30日要接待一家加拿大客戶 ， 北電公司國(guó)際采購(gòu)部 Steven， 需要采購(gòu)一批電機(jī)產(chǎn)品 ， Steven已經(jīng)見了國(guó)內(nèi)幾家大的供應(yīng)商 ， 他是想了解我們公司的產(chǎn)品 ， 最后敲定一家公司作為長(zhǎng)期供應(yīng)商 。 說(shuō)實(shí)在 ，我們的性價(jià)比不是最好的 。 老板對(duì)成交不抱多大希望 。 雖然我當(dāng)時(shí)剛?cè)牍静痪?， 經(jīng)驗(yàn)不多 ， 但老板還是派我去接待加拿大客戶 ， 可能是想鍛煉我一下 。 我給自己的結(jié)果定義為：成交 內(nèi)部教材，注意保密 2022/3/13 53 高手是怎么做的？－（ 2）精心準(zhǔn)備 （ 從對(duì)方公司網(wǎng)站上選一些對(duì)自己銷售有利的資料 ） ： A、 擁有百年歷史的加拿大北電網(wǎng)絡(luò)有限公司是全球領(lǐng)先的 Inter 和通信服務(wù)的供應(yīng)商 。 對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品有嚴(yán)格的流程和標(biāo)準(zhǔn) 。 不是靠回扣之類能攻下的客戶 。 B、 國(guó)外大公司采購(gòu)時(shí)考慮到供應(yīng)的持續(xù)性和質(zhì)量的穩(wěn)定性 ， 對(duì)生產(chǎn)的流程特別注重 ， 特別相信國(guó)際或國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 。 C、 為公平競(jìng)爭(zhēng) ， 加拿大法律不容許本國(guó)公司采用有剝削勞動(dòng)力現(xiàn)象的供應(yīng)商 ，所以采購(gòu)方特別注意供應(yīng)商用工原則是否符合國(guó)家法律 ， 比如有沒(méi)有用童工啊 ， 或給工人的工資有無(wú)低于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)啊之類的 。 內(nèi)部教材，注意保密 2022/3/13 職能人員的職業(yè)素養(yǎng)（內(nèi)訓(xùn)教材，注意保密） 54 高手是怎么做的？ （ 2）精心準(zhǔn)備 2. 查對(duì)手資料 。 A、 上網(wǎng)查了一下幾個(gè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品優(yōu)缺點(diǎn) 。 一家有人投訴售后服務(wù)不好 ，另外一家是有人投訴使用壽命短 。 我把這些文章都打印下來(lái) 。 B、 打電話到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手處了解到他們的價(jià)格底線 。 上網(wǎng)查到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) ， 我們公司的產(chǎn)品雖然貴一點(diǎn) ， 但是各項(xiàng)指標(biāo)是最接近國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的 。 我也把國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)打印了下來(lái) 。 ， 各道生產(chǎn)工序的資料 ， 工資發(fā)放記錄等等 。 2022/3/13 職能人員的職業(yè)素養(yǎng)（內(nèi)訓(xùn)教材，注意保密） 55 高手是怎樣做的？ （ 3）執(zhí)著行動(dòng) ： A、 向客戶表明我們的產(chǎn)品雖然是最貴的 ， 但我們質(zhì)量好 ， 最接近國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 。 而競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品雖然便宜 ， 都是質(zhì)量不如我們好 ， 并把網(wǎng)上搜集來(lái)的資料給他們看 。 B、 給他資料證明我們是有嚴(yán)格的生產(chǎn)流程的 。 能保證長(zhǎng)期供應(yīng)高質(zhì)量的產(chǎn)品 。 C、 給他用工記錄 ， 證明我們用工絕對(duì)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) ， 絕對(duì)沒(méi)有違反國(guó)家法律 。 D、 最后 ， 還帶他到我們公司廠房參觀 A 、 當(dāng)晚給 Steven發(fā)郵件感謝到訪 B 、 兩次電話溝通合同細(xì)節(jié) C 、 一周后 Steven先生愉快地簽下了合同 56 2022/3/13 內(nèi)部教材，注意保密 目 錄 模擬演練 結(jié)構(gòu)化思維 結(jié)果思維 PDCA循環(huán) smart原則 57 三、 PDCA循環(huán) 2022/3/13 內(nèi)部教材，注意保密 PDCA四個(gè)英文字母及其在 PDCA循環(huán)中所代表的含義如下： ? P（ Plan） 計(jì)劃： 確定方針和目標(biāo)，確定活勱計(jì)劃； ? D（ Do） 執(zhí)行： 實(shí)地去做，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容； ? C（ Check） 檢查： 總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，注意效果，找出問(wèn)題； ? A（ Action） 修正： 對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果迚行處理，成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定幵適當(dāng)推廣、標(biāo)準(zhǔn)化；失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，以免重現(xiàn)，未解決的問(wèn)題放到下一個(gè) PDCA循環(huán)。 PDCA簡(jiǎn)介 58 三、 PDCA循環(huán) PDCA簡(jiǎn)介 PDCA循環(huán)作為全面質(zhì)量管理體系運(yùn)轉(zhuǎn)的基本方法，其實(shí)施需要搜集大量數(shù)據(jù)資料，幵綜合運(yùn)用各種管理