【文章內(nèi)容簡介】 ）為一件 文件材料裝訂： 文件材料經(jīng)系統(tǒng)排列、編寫頁號、填寫卷（或冊）內(nèi)封面、“本卷目錄”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”后，將每份文件的金屬釘（或其他金屬物）去掉，?。ㄐ∮?A4 紙樣的）、殘缺的文件應(yīng)加予托裱，裝訂線處有字的要加邊表粘牢，然后用白紗線裝訂成冊。一律不得用金屬釘裝訂或漿糊、膠水等粘貼。 裝訂孔尺寸和穿繩方法如下圖所示： 檔案卷內(nèi)頁號編法： 檔案卷內(nèi)頁號的編寫以冊為單位，一冊為一個流水號。在冊內(nèi)的文件材料排列固定后，每冊從“ 1”開 始，用號碼機(jī)在文件材料的右下角依次編流水順序號。每頁編一個號。如果一紙兩面都有文字材料或圖，則在兩面各打印一個號，反面的號打印在左下角；兩張以上小幅面材料，在前一頁上，也只編印一個號；折疊成幾層的文件和圖表，按一張編碼頁號，一張只打印一個號?！鞍妇矸饷妗?、“本卷目錄”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”不編頁號，因此也不打印頁號?？⒐の募?、圖表一定要用號碼機(jī)打上頁號，不得用鉛筆或其他筆寫頁號?？⒐の募D表裝訂時(shí)，“卷內(nèi)目錄”排列在卷內(nèi)文件材料的首頁之前，“科技檔案卷內(nèi)備考表”放在卷內(nèi)文件材料的尾頁之后，裝訂時(shí)把“案卷 封面”“本卷目錄”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”同其他文件一起裝訂，不能用膠水或漿糊把這三張粘貼在竣工文件上。 “本卷目錄”一是要填寫最后一頁號碼（見附表 2 所示） 三、竣工圖表的立卷要求 竣工圖應(yīng)能全面、準(zhǔn)確反映工程竣工的全部施工實(shí)際造型和特征。要求做到圖面整潔，字跡清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，確實(shí)反映工程竣工的實(shí)際情況。圖表中的文字、數(shù)據(jù)、圖象、線條、簽字均必須使用黑墨水，不能使用圓珠筆或其他易于褪色的墨水。 檔發(fā)（ 1992） 8 號文件的規(guī)定，每件竣工圖背面的左下角加蓋竣工圖章（圖章式樣如下圖示） 竣工圖紙封面一般采用 A3紙大?。ㄒ姼奖?7竣工圖紙封面）如果業(yè)主或甲方有要求，則以其要求為準(zhǔn)。 竣工圖大小可以采用 A3 紙也可以采用厘米方格紙，同一斷面的幾種狀態(tài)必須在同一張紙上，不能在兩張圖紙上出現(xiàn)。附圖說明的文字材料一律打印，每頁 A4 紙打印 32行，每行 30 個字，頁號在每頁下邊中間。 圖表裝訂： （ 1） A3 紙（或厘米方格紙）裝訂線留在左側(cè)； （ 2） A4 紙豎向裝訂線留在左側(cè)； （ 3） A4 紙橫向裝訂線留在上邊； （ 4） A3（或厘米方格紙）、 A4紙 均采用三孔一線裝訂法，孔距為 80毫米（見 _________頁） （ 5）竣工圖表裝訂應(yīng)以風(fēng)琴式折法，按 A4紙規(guī)格擺好，圖標(biāo)露在正面，并在裝訂孔一邊加墊紙條（ 30mm 297mm），以彌補(bǔ)厚薄不平。 “竣工圖、表”必須連同“科技檔案封面”“本卷目錄”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”一起裝訂（見附表 5） 每冊圖紙的封面、本冊目錄、圖標(biāo)字體、型號見附表 9。 四、檔案案卷編目方法 卷內(nèi)封面填寫說明：卷內(nèi)封面填寫是為了維持系統(tǒng)整理分類排列，提示案卷內(nèi)容，固定案卷之間的次序。 封面的填寫：（ 1）檔號、檔案館號、縮微號，由檔案部門填寫，其余各項(xiàng)由立卷人填寫。 XX 工程竣工圖 施工單位 編制人 審核人 技術(shù)負(fù)責(zé)人 編制日期 10 8 8 8 8 8 50 24 46 70 （ 2）案卷提名：主要內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、結(jié)構(gòu)、部位等名稱，應(yīng)能簡明準(zhǔn)確反映出案卷的基本內(nèi)容。 （ 3）編制單位：填寫案卷內(nèi)文件材料的形成單位。 （ 4）起止日期：填寫文件材料形成的起止時(shí)間。應(yīng)有年、月、日。 （ 5）保管期限：由檔案部門填寫。 （ 6）密級：由檔案部門填寫。 卷內(nèi)目錄填寫（見附表 4） （ 1）序號：按同一文號或同一標(biāo)題的名稱，編一個順序號（不論本文材料的頁數(shù)多少），填寫內(nèi)容同檔案章中的序號。 （ 2）文件編號：填寫文件 的發(fā)文號。文字材料已有文號的，按文號填寫；無文號的可不填寫；圖表填寫圖表編號。 （ 3）責(zé)任者：填寫文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。一般是指單位名稱（項(xiàng)目部或公司部門）或個人姓名，代表個人的作品（如合理化建議、填寫作者人名，經(jīng)過一定審批程序完稿的公文，竣工圖表應(yīng)填寫單位名稱）。 （ 4）文件材料題名：按文件材料標(biāo)題的全稱填寫，無標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可根據(jù)內(nèi)容自擬標(biāo)題，外加〔 〕標(biāo)識。圖表的文件材料題名填寫圖表的名稱。 （ 5）日期：按文件形成落款的年、月、日填寫，如 ，以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。 竣工圖表按圖標(biāo)最后簽名日期填寫。 （ 6）頁次：指文件、圖表在案卷內(nèi)打印的流水頁號（不指原件編的頁號），填寫已編好序號的文件、圖表首頁上打印的流水頁號，并要填寫最后一頁的頁號（見附表 2）。 （ 7）備注：注釋文件需說明的情況。 備考表（見附表 1）的填寫：要求標(biāo)明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)和總頁數(shù)以及在組卷過程中需要說明的，立卷人要簽上名字。卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)文件材料的尾頁之后，不打印流水頁號。 五、其他應(yīng)注意的事項(xiàng) 在檔案盒和竣工資料、竣工圖表的正面、側(cè)面的臨時(shí)案卷順序號只能用鉛筆（ HB）寫，不能用鋼筆、毛 筆寫，更不能用數(shù)碼機(jī)打印立卷人編排的臨時(shí)案卷順序號。 在裝訂成冊后，立卷人應(yīng)對竣工文件、圖表的順序頁次反復(fù)檢查，以避免發(fā)生反頁、倒頁、缺頁或亂頁的錯亂。 施工照片圖冊必須填寫“案卷題名”、“編制單位”、“照片檔案卷內(nèi)目錄”和各照片的“照片號 /底片號”、“拍攝時(shí)間”、“攝影者”、“文字說明”等。施工照片集必須放在科技檔案盒內(nèi)。 竣工文件、圖表的裝訂棉繩不要太細(xì)，裝訂時(shí)繩子應(yīng)打活結(jié)，以防重新裝訂時(shí)用，繩子三舌結(jié)應(yīng)打在竣工資料背后，不得在封面。 竣工文件一定要有總目錄（見附表 6），并且按規(guī)范裝訂在 竣工資料第一冊上，多時(shí)也可另冊裝訂，但必須完整、規(guī)范。 每頁的頁號必須用數(shù)碼機(jī)打印，字跡要清晰，不能模糊不清，不能用筆手寫頁號。 裝訂要整齊美觀。如果遇到裝訂后冊邊紙張不整齊，必須把冊邊切割整齊，方可放入檔案盒內(nèi)。 文件、圖表每卷、每冊和檔案盒必須完整無損，不能有水漬、油漬、劃傷、發(fā)霉等情況出現(xiàn)。 檔案盒厚度的選擇：以擬將裝入此盒的文件、圖表總厚度來選擇檔案盒的厚度。同類同一檔的文件、圖表一般放入共一盒內(nèi)，只有在已選用了最厚盒的檔案盒仍放不下時(shí)，才選擇放入另一盒（當(dāng)然是同一檔的盒）。國家檔案 部門規(guī)定的檔案盒厚度種類有 10mm、20mm、 30mm、 40mm、 50mm、 60mm 六種，可在文化用品市場購買。 施工照片的冊子只能用統(tǒng)一的“照片檔案”，不能用生活照片冊。 第六條、工程竣工文件的移交 每施工一項(xiàng)工程，在竣工驗(yàn)收后二個月內(nèi)（一般情況下，具體移交時(shí)間在項(xiàng)目計(jì)劃中列示），由承擔(dān)本工程的項(xiàng)目部負(fù)責(zé)按本規(guī)定有關(guān)要求整理成冊，完好地移交公司辦公室。 第七條、保管期限 案卷的保管期限，以其保存和使用的價(jià)值分為永久、長期（ 16—— 50 年）、短期（ 15年以下）三種，并分別裝訂。 永久 —— 凡記述和反映本 公司的發(fā)展歷史的各種材料，如：公司的不同時(shí)期發(fā)展的機(jī)構(gòu)、承擔(dān)工程的合同文本、史志等。 長期 —— 凡記述和反映本公司的活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作、承擔(dān)工程有查考利用價(jià)值的檔案。 短期 —— 凡在較短時(shí)間內(nèi)對本公司有參考利用價(jià)值的檔案。如施工原始記錄（含鉆孔、安全事故、機(jī)電運(yùn)行記錄）在工程款全部付清后，即可銷毀。 保管時(shí)間的計(jì)算：從案卷移交到檔案室的年度開始算起。 第八條、檔案分類、保管期限表 檔案分類、保管期限表 類順序 名稱 保管期限 備注 一、 行政管理 公司年度工作計(jì)劃 短期 公司年 度工作總結(jié)、本年大事記 永久 公司申報(bào)成立及批復(fù)文件；公司資質(zhì)申請及政府有關(guān)部門批復(fù)文件；公司印章式樣啟用文件；批準(zhǔn)項(xiàng)目部成立、撤消、合并、更改及其印章啟用 永久 公司歷史、組織沿革、年鑒 永久 本年度機(jī)構(gòu)設(shè)置、年底員工花名冊、任免、調(diào)配、錄用、解聘、培訓(xùn)、職稱、執(zhí)業(yè)證、員工違紀(jì)記錄、處分 長期 年度會議文件材料、記錄、電話記錄、收發(fā)文本 短期 員工檔案 一人一檔，隨工作地點(diǎn)變動而動 二、 經(jīng)營管理 公司經(jīng)營遠(yuǎn)、近期規(guī)劃策略 永久 中標(biāo)工程招投標(biāo)書、合同、協(xié)議及與之有關(guān)的法律性文本 永久 合同工程工程量結(jié)算單（或確認(rèn)書），工程款結(jié)算單 長期 工程款全部回收后銷毀，僅留一總表 永久存 公司經(jīng)營管理規(guī)章制度 長期