水利基本建設(shè)項(xiàng)目檔案檔案整理及培訓(xùn)資料(編輯修改稿)
2025-02-14 17:27 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 始記錄一般可以按形成的先后順序排列。如果一個(gè)卷內(nèi)有各種記錄，或者一種記錄反映不同的工序或部位，則應(yīng)先分清記錄的種類或記錄所反映不同工序或部位，然后再按形成的先后次序排列。 （四）不同類型文件材料的排列方法。 32 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 各種文字報(bào)告的排列。要求正本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正文在前，附件在后。如果卷內(nèi)有多份文件而且反映反映同一問題的，一般應(yīng)本單位的文件在前，與之有緊密聯(lián)系的外單位來文在后；同一類型的文件按時(shí)間先后順序排列；綜合性的在前，素材性的在后等。如果卷內(nèi)文件反映問題不同，一般還要先把問題分清楚，然后再按其次序排列。 33 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 文字材料和圖樣材料混合組成的案卷，其卷內(nèi)文件排列是先文字材料，后圖樣材料。 竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。 卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。 34 八、案卷編目。 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 案卷編目的內(nèi)容包括：編寫案卷頁號(hào)、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷封面、案卷卷脊的編制。 35 編頁號(hào)。 1 使用鉛筆編頁 。一般 單面書寫的 文字材料在 右上角編寫頁號(hào)， 雙面書寫的 文字材料， 正面 在 右上角 編號(hào)， 背面 在 左上角 編號(hào)頁號(hào)。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表均不編寫頁號(hào)。各卷之間不連續(xù)編頁號(hào)。 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 36 卷內(nèi)目錄的填寫。 2 卷內(nèi)目錄 排列在卷內(nèi)文件之前 。卷內(nèi)目錄由 序號(hào) 、 文件編號(hào) 、 責(zé)任者 、 文件材料題名 、 日期 、 頁號(hào) 和 備注等組成。 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 37 序號(hào)。應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件一個(gè)號(hào)。 文件編號(hào)。填寫文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)。 責(zé)任者。填寫文件形成部門或主要責(zé)任者。 文件材料題名。填寫文件標(biāo)題全稱，文件標(biāo)題過于簡單或標(biāo)題不規(guī)范的，可以自擬文件題名，自擬文件題名應(yīng)加“ [ ]” 日期。填寫文件形成的年、月、日，用 8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不能確定時(shí)間的用 “ 0” 表示，如文件形成時(shí)間是2022年 6月，則表示為 20220600。 頁號(hào)。填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號(hào)，最后一份文件填寫起止頁號(hào)。 38 舉例 1：不裝訂文件卷內(nèi)目錄的填寫 39 40 41 舉例 2：以下幾個(gè)文件裝訂后應(yīng)如何填寫卷內(nèi)目錄 42 43 44 45 卷內(nèi)備考表的編制 3 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)、文件重復(fù)使用的前后編制關(guān)系以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。 卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)文件材料的尾頁之后。 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 46 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量。例如：本卷共 8件， 71頁。其中文字材料65頁，照片 5張，附圖 1張； 說明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等； 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后； 互見號(hào)，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容形式不同且另行保管的檔案號(hào)，并應(yīng)注明其載體形式。 為保證卷內(nèi)文件完整、系統(tǒng)與安全，便于利用，便于管理，便于確切統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)文件材料的數(shù)量，頁號(hào)的編寫均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)。 47 注意：立卷人和檢查人簽字應(yīng)該手寫或蓋章，不得打印。 48 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 案卷封面的編制。 4 檔號(hào)：由檔案分類號(hào)和案卷順序號(hào)聯(lián)合組成，中間用 “— ”隔開，如分類號(hào) ，案卷號(hào)為 1，檔案號(hào)則為 – 1 。 案卷題名：是立卷人給案卷擬定的標(biāo)題，標(biāo)題應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。其結(jié)構(gòu)一般由三個(gè)部分構(gòu)成：一是工程項(xiàng)目名稱，工程項(xiàng)目名稱由三部分構(gòu)成一是單項(xiàng)工程名稱（ XX年度工程或單位工程名稱）太長時(shí)可根據(jù)情況略寫。二是工程階段或部位名稱特征，如工程設(shè)計(jì)階段的材料（階段特征），某專業(yè)的文件材料（專業(yè)特征）等等。三是文件材料的名稱特征，如批復(fù)、圖紙、計(jì)算書等。 49 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 立卷單位：填寫編制該案卷的單位全稱或規(guī)范性簡稱。如 “通榆河北延送水工程建設(shè)管理局”。 起止日期：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。 密級(jí)：依據(jù)保密規(guī)定，填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級(jí)，一般暫不填寫。 保管期限：分為永久、長期、短期三種。 50 軟卷皮封面一： 51 軟卷皮封面二： 52 卷盒封面一： 53 卷盒封面二： 54 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 5 案卷脊背的編制。 案卷脊背應(yīng)填寫檔號(hào)和案卷題名?！皺n號(hào)”欄的填寫，是采用將檔號(hào)和保管期限兩者結(jié)合起來貼標(biāo)簽的方式予以解決。標(biāo)簽為白紙，共分四格，分別填
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