次全國海洋經濟調查檔案管理技術規(guī)范(1)(編輯修改稿)
2025-02-13 10:39 本頁面
【文章內容簡介】 ）級行政區(qū)劃形成的文件材料； —— 專題調查設計任務按專題形成的文件材料； —— 海洋經濟基礎信息平臺建設形成的文件材料； —— 調查任務支撐單位按照承擔單位形成的文件材料。 四、文件匯總和審查 ?整理單元 ?匯總流向 ?審查內容 —— 省級調查形成的文件材料，應進行逐級匯總，最后與省級調查辦形成的文件材料為一個整理單元； —— 其他任務如果有參加單位，則參加單位形成的文件材料應該匯總到牽頭單位，形成一個整理單元； —— 定期匯總，階段性任務完成匯總，人員變動時匯總等； —— 匯總時應辦理文件交接單。 四、文件匯總和審查 ?整理單元 ?匯總流向 ?審查內容 —— 完整性審查 —— 有效性審查 —— 齊全性審查 —— 是否歸檔審查 —— 保存價值鑒定 —— 是否移交審查 四、文件匯總和審查 ?整理單元 ?匯總流向 ?審查內容 注意不歸檔文件 。 —— 與本工作無關的文件材料 —— 普發(fā)的無針對性的文件材料 —— 執(zhí)行的標準規(guī)范等（非研制的） —— 非同一個整理單元的文件 —— 同一個整理單元內的重復文件 …… 四、文件匯總和審查 ?整理單元 ?匯總流向 ?審查內容 注意歸檔未必移交，移交必須歸檔： —— 省級調查機構涉海單位清查系統(tǒng)和數(shù)據(jù)采集處理系統(tǒng)中導出的調查數(shù)據(jù)不需要移交，但本機構需要歸檔的則可以在本機構歸檔。 歸檔文件內容及相應的責任單位（技術規(guī)程 附件 2） 五、歸檔文件規(guī)范整理 ?紙質文件 ?電子文件 ?照片文件 ?大幅圖件 構成案卷（互相有聯(lián)系的文件）： 卷內目錄、卷內文件、備考表 —— 組件（裝訂成件） —— 分類排序 —— 裝盒（組卷） —— 卷內整理 —— 編目 五、歸檔文件規(guī)范整理 ?紙質文件 ?電子文件 ?照片文件 ?大幅圖件 裝訂固定件 分類排序 按件裝訂 蓋檔號章 編制案卷檔號 編制件號 編制頁碼 卷內文件整理 裝盒 編制卷內目錄 編制卷內備考表 填寫案卷封面和卷脊 五、歸檔文件規(guī)范整理 ?紙質文件 ?電子文件 ?照片文件 ?大幅圖件 —— 按類置入不同目錄下； —— 刻制存儲載體（一般光盤）； —— 制作 ； —— 編制載體目錄和電子文件目錄； —— 建立電子文件的替代卷。 因電子文件載體不能與紙介質存放在一個環(huán)境中，為了查找方便并保證全宗內檔案的系統(tǒng)性而建立的案卷，內置存儲載體目錄和電子文件目錄，同時在保管和利用過程中及時記錄這些電子文件的使用情況和存放位置。 五、歸檔文件規(guī)范整理 ?紙質文件 ?電子文件 ?照片文件 ?大幅圖件 規(guī)范電子文件名稱 通用格式轉換 存儲載體選擇 電子文件組織 目錄結構組織 制作 Readme文件 載體制作 病毒查殺 制作卷標 制作載體標識 載體標識包括：任務名稱、替代卷檔號、載體檔號、套數(shù)、主要內容、數(shù)據(jù)量、文件數(shù)、制作日期、制作人、檢查人等。 選擇載體裝具 制作外包裝標識 外包裝標識包括：任務名稱、替代卷檔號、載體檔號、套數(shù)、主要內容、數(shù)據(jù)量、文件數(shù)、制作日期、制作人、檢查人等。 卷內目錄 電子文件載體目錄 制作電子替代卷 卷內備考表 電子文件目錄 五、歸檔文件規(guī)范整理 ?紙質文件 ?電子文件 ?照片文件 ?大幅圖件 —— 按主題形成的照片為一個照片組，有序排列； —— 統(tǒng)編照片組號和照片號。如照片組號為 2（ 615），照片編號 26； —— 對每張照片進行標識，完善照片說明信息和冊內目錄信息； —— 建立照片文件總說明。 五、歸檔文件規(guī)范整理 ?紙質文件 ?電子文件 ?照片文件 ?大幅圖件 歸檔照片選擇 照片分組 照片排序 組排序 組內排序 照片編號并標識 照片入冊 填寫照片說明 照片案卷總說明 單張照片說明 填寫照片冊信息 照片冊封面 冊內備考表 編寫照片冊卷內目錄 照片冊脊 五、歸檔文件規(guī)范整理 ?紙質文件 ?電子文件 ?照片文件 ?大幅圖件 —— 單張為一件，排列并標識； —— 將圖件裝入圖筒，并標識； —— 多圖筒時應對所有圖件統(tǒng)編件號； —— 建立圖筒替代卷，同電子文件。 五、歸檔文件規(guī)范整理 ?紙質文件
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