【文章內(nèi)容簡介】 現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。 ? 產(chǎn)生檔案的主體和來源 （ 1） 產(chǎn)生檔案的主體：產(chǎn)生檔案的主體是各類國家機構(gòu)、社會組織和個人，表現(xiàn)出多元性的特點。由于主體不同，就產(chǎn)生了檔案的不同所有權(quán) –– 分別屬于國家、集體、公共、私人（個人、家庭、家族）所有。 （ 2）來源渠道：檔案產(chǎn)生于不同主體所從事的不同的社會活動，反映了檔案內(nèi)容的廣泛性。 ? 檔案的形式多種多樣與發(fā)展性。 （ 1）記錄方式，有文字書寫（刻鑄）、圖表繪制、聲像攝錄、電子數(shù)碼等； （ 2）閱讀方式，有直讀的、機讀的； （ 3）載體形式，古今中外形式多樣，如：甲骨、泥板、金屬器皿、巖石、竹木、布帛、羊皮紙、紙張、膠片、磁介質(zhì)、金屬片等。 從檔案形式的多樣化中可以看到，檔案是隨著社會生產(chǎn)力和科技水平的提高而演變進步的。由于人類社會發(fā)展共同規(guī)律的支配，中外檔案經(jīng)歷了大致相同的演變發(fā)展過程，即：最初由自然物作為記錄材料，后來發(fā)展到以紙張為記錄材料，進而發(fā)展為近現(xiàn)代多種新型記錄材料的檔案。檔案的這一演變發(fā)展過程，反映了社會的進步和發(fā)展。 ? 檔案是直接形成的歷史紀錄。 “ 直接形成 ” 說明檔案繼承了文件的原始性， “ 歷史紀錄 ” 說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件 原始記錄性 ，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報資料和文物。 ? 檔案的價值性 價值性即有用性。檔案有兩種基本價值： （ 1）歷史憑證價值。從檔案的基本屬性和檔案的內(nèi)容、形式特征看，檔案是真實可靠的，具有法律效力。 （ 2）情報信息價值或稱參考價值。從檔案的信息儲備和所反映的內(nèi)容看，檔案信息可供各項工作借鑒、參考。 ? 檔案來源于文件。 檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的，這里的 “ 文件 ” 是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。從信息的內(nèi)容和形式來說，兩者完全相同的，但從時效、價值和系統(tǒng)性上來說，檔案是對文件的不斷揚棄。首先是時效性批判，檔案是已經(jīng)辦理完畢的文件；其次是價值批判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分；最后是系統(tǒng)性批判，檔案是把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而成的信息單元。因此， 文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。 DR. HAN 第三節(jié) 檔案的屬性 ? 一般屬性 *原始記錄性 ，是檔案的基本屬性，檔案是人們從事社會實踐活動的歷史記錄轉(zhuǎn)化而來的，是歷史的原始記錄，它直接、客觀地記錄了形成者的真實活動情況，具有原始記錄性。歷史怎樣發(fā)展，人們怎樣活動，檔案就怎樣記載。 *知識性 ，知識是人類對自然和社會運動形態(tài)與規(guī)律的認識與描述，是人們在社會實踐中積累起來的經(jīng)驗。檔案是人類認識和改造世界的歷史記錄，是人類知識的結(jié)晶。 *信息性 第一，檔案信息是用文字、圖表、聲象的方式將人類從事的社會實踐活動直接記錄在一定載體上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真象再現(xiàn)，為人們提供依據(jù)性、憑證性的信息。 第二，檔案信息是直接信息和間接信息的統(tǒng)一，處于 “ 中介狀態(tài) ” 。檔案作為信息的載體，一方面，對于信息的形成者來說，它是接收者和信息庫，不斷存貯、積累信息；另一方面，對于檔案利用者來說，它又是信息源，不斷輸出傳遞信息，處于中介狀態(tài)。 第三，檔案信息面廣量大，內(nèi)容豐富。它與人們的社會實踐活動同步產(chǎn)生，隨著社會的發(fā)展與日俱增，是取之不盡、用之不竭的信息源泉。 ? 特殊屬性 *當時性 *親自性 *真實性 *記錄性 DR. HAN 第四節(jié) 檔案與相關(guān)事物的關(guān)系 ?一、檔案與圖書 不同方面 A、檔案并非是有意識地編寫的、杜撰的，圖書是作者為了某種的，有意識地撰寫的。 B、數(shù)量不同。 C、作用不同。 D、保密性不同。 E、形式不同。 ? 相似之處 ? A、兩者目前都以文字記錄為主 B、都記載了人類社會的知識，都包含了一定的信息量，都是屬于信息資源的范疇。 C、在一定條件下，兩者可以互相轉(zhuǎn)化，互相彌補。 ? 簡而言之，檔案是社會實踐的記錄；圖書是系統(tǒng)認識的產(chǎn)品。 二者本質(zhì)不同、社會功能不同、特點也不同 DR. HAN ? 二、檔案與情報 ? 情報的本質(zhì)屬性 ? A、情報的根本屬性之一是知識。 ? B、有一定利用價值的知識才具有情報價值。 ? C、情報是知識運動的過程之一， 即情報是傳遞著的知識。 ? 兩者的比較 情報比檔案的內(nèi)涵豐富，涉及的范圍更廣； 另一方面，它始終處于傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種文獻。 DR. HAN ?三、檔案與文物（是內(nèi)涵上最為接近的概念） ? 大多數(shù)文物和檔案屬于兩種不同的事物，內(nèi)涵上有部分交叉重合。 ? 文物：具有文化價值的歷史遺留物，主要是過去使用過的實用性物品，如器皿、衣物、建筑物，也有歷史文件。 有原始記錄作用又有突出歷史文化作用的檔案可以看作是文物 自身帶有文字的實物（如公章、錦旗、獎杯、錢幣）可以稱為實物檔案 ? 絕大多數(shù)文物都不能稱為檔案 ? 因為文物的實用性所記錄的歷史事實是不清晰、不明確的。 ? 而檔案是指內(nèi)容信息清晰、確定、可以明確說明某一歷史事實的原始記錄。 ? 內(nèi)容的清晰性與確定性與否是二者之間的根本區(qū)別。 ? 形成檔案還要在技術(shù)可以保存 如帶有文字的龐然大物：飛機、輪船等等，也不能算成實物檔案 DR. HAN ?四、檔案和文獻 ? 檔案是 第一手原生信息 ，而文獻不是。 ? 文獻：前人留下來的歷史文化價值價高、內(nèi)容較系統(tǒng)完整的信息記錄 ? 側(cè)重點不同 ? 文獻注重歷史文化價值，而檔案既注重歷史文化價值，但更注重查考、實用價值。 ? 文獻內(nèi)容比較系統(tǒng)，而檔案包含的內(nèi)容都是片段性的，零星的 檔案：測試記錄、發(fā)票、賬單、登記表單、簽名表等 文獻：圖書、檔案、資料 DR. HAN ?五、檔案與資料 資料一般具有參考性質(zhì)，起著推廣經(jīng)驗、傳播知識，提供某些信息的作用。 ? 凡是對人們研究、解決某一問題有一定價值的所有相關(guān)信息均稱為資料，如文書、檔案、圖書、報刊、文章、錄音乃至文物等。也無論其處于何種狀態(tài) — 是 被集中保存，還是散存于各處待人們?nèi)ニ鸭?、整理? ? 資料被本單位工作活動采用時，轉(zhuǎn)化為文件 ? 資料是現(xiàn)實中最接近檔案，與檔案關(guān)系最為密切的概念。 ? 資料包括：文書、檔案、圖書、報刊、文章、錄音甚至文物 DR. HAN ? 六、檔案與文件 ? 文件 (record / document): 國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。 兩者之間的聯(lián)系主要是實存形態(tài)上的直接轉(zhuǎn)化關(guān)系。 文件轉(zhuǎn)化為檔案的三個條件： 1. 辦理完畢的文件才能作為檔案 2. 對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件 3. 按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。 DR. HAN ? 檔案與文件 二者之間的區(qū)別 ： 1. 檔案的實存形態(tài)不僅僅是過去的 文件 ，還包括大量非 文件 類的原始性記錄物。而且過去的 文件 也并非都能轉(zhuǎn)化為檔案，只有原始記錄性強，查考價值高且 文件 處理程序完畢的一部分 文件 才能轉(zhuǎn)化為檔案； 2. 二者的概念內(nèi)涵，尤其是本質(zhì)不同。 文件 本質(zhì)上是人們處理、解決現(xiàn)時性具體事務(wù)、問題的信息傳遞工具。而檔案的本質(zhì)則是已往社會實踐的原始記錄物。 文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿； 文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華； 文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。 DR. HAN 六、檔案與信息 檔案是信息的一種實存形態(tài)，它所記載的內(nèi)容是一種信息，具有信息的一般屬性，如中介性、可替代性、可傳輸性、可共享性等。但檔案信息又具有自身的某些特性，它是一種原生信息，是諸種信息中最重要的一種信息。主要表現(xiàn)為原始性和回溯性。 DR. HAN 第五節(jié) 檔案的種類 ? 檔案種類取決于劃分標準 ? 按照檔案的來源標準，即按其形成者的性質(zhì)可分為國家機關(guān)檔案、黨派團體檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等等。 ? 按照檔案的內(nèi)容標準，分為黨務(wù)檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、科學技術(shù)檔案、人事檔案、會計檔案等多種門類 ? 按照檔案的載體形式標準，可分為金石檔案、甲骨檔案、泥板檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、羊皮檔案、紙質(zhì)檔案、膠片檔案、磁帶檔案等等； ? 按照檔案的時間標準劃，一般可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。 ? 按照檔案所有權(quán)標準，可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。 ? 按使用范圍標準，分有文書檔案、科學技術(shù)檔案和專門檔案三大類別。 DR. HAN 第 六 節(jié) 全宗理論 ?一、 全宗的含義及類 型 ?二、立檔單位的構(gòu)成條件與全宗劃分原則 ?三、立檔單位的變化對組織全宗劃分的影響 ?四、全宗理論的適用范圍 ?五、 我國關(guān)于全宗理論的探討 DR. HAN ?一、全宗的含義及類型 ?（一）全宗的含義 ?全宗是 一個國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會實踐中形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。 全宗從字面上理解，就是一個機關(guān)的全部檔案。國家檔案全宗，指歸國家所有，由國家統(tǒng)一管理的全部檔案財富的總和，國家檔案信息系統(tǒng)的最高層次。全宗的字面意義就是全部卷宗，它的科學含義是：一定數(shù)量的檔案材料的有機整體，一個機關(guān)、組織和個人的檔案的組合體，就是一個機關(guān)的全宗。機關(guān)全宗也稱全宗?，F(xiàn)在檔案界通常所說的 “ 全宗 ” ，實際上亦即機關(guān)全宗的省略詞，它是 “ 國家檔案全宗 ” 的基本單位。 “ 國家檔案全宗 ” 就是國家檔案資源系統(tǒng)的有機整體。 ?（ 1）全宗是一個有機整體。 ?（ 2）全宗是在一定的歷史活動中形成的。 ?（ 3）全宗是以一定的社會單位或社會活動項目為基礎(chǔ)構(gòu)成的。 ?（ 4）全宗是檔案的基本管理單位。 DR. HAN （二）全宗的類型 （ 1）按形成者，分為組織全宗、個人全宗、項目全宗。 組織全宗：一個能獨立行使職權(quán)的社會組織（國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等）在其活動中形成的檔案整體； 個人全宗：社會著名人物在其活動中形成的檔案整體； 項目全宗：在某一項活動中形成的檔案集合體。 DR. HAN （ 2）按形成方式，分為獨立全宗、聯(lián)合全宗、匯集全宗、檔案匯集。 獨立全宗：一個全宗形成者（立檔單位）形成的檔案集合體； 聯(lián)合全宗：兩個或幾個關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一管理的檔案集合體； 匯集全宗：按一定特征組成的，檔案數(shù)量很少或殘缺不全的若干全宗的集合體； 檔案匯集：由不同立檔單位形成的，按照一定特征集中起來的檔案混合體。 DR. HAN 國家檔案全宗 ?定義 ?國家檔案全宗是指歸國家所有、由國家統(tǒng)一管理的各個歷史時期的國家機構(gòu)、社會組織及個人形成各種內(nèi)容和形式的檔案。 ?國家檔案全宗社會主義國家公有制的專用術(shù)語，宗旨：檔案是國家財富，應(yīng)按規(guī)定實行集中統(tǒng)一管理。 ?按時間劃分國家檔案全宗分為共和國成立前和成立后檔案，其中成立前按性質(zhì)分為舊政權(quán)檔案和新政權(quán)檔案 DR. HAN 二、立檔單位的構(gòu)成條件與全宗劃分原則 ?（一）立檔單位的構(gòu)成條件 ?長期以來，組織是構(gòu)成立檔單位的主體，人們通常將一個社會組織的全部檔案作為一個全宗。隨著現(xiàn)代檔案工作領(lǐng)域的擴展，以是否屬于同一個形成單位為唯一標準來區(qū)分全宗，不能完全解決新出現(xiàn)的問題。項目全宗、個人全宗的出現(xiàn)是傳統(tǒng)全宗理論的發(fā)展。 ?與全宗的類型