【文章內容簡介】 現性為其本質屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。 ? 產生檔案的主體和來源 （ 1） 產生檔案的主體：產生檔案的主體是各類國家機構、社會組織和個人，表現出多元性的特點。由于主體不同，就產生了檔案的不同所有權 –– 分別屬于國家、集體、公共、私人（個人、家庭、家族）所有。 （ 2）來源渠道：檔案產生于不同主體所從事的不同的社會活動，反映了檔案內容的廣泛性。 ? 檔案的形式多種多樣與發(fā)展性。 （ 1）記錄方式，有文字書寫（刻鑄）、圖表繪制、聲像攝錄、電子數碼等； （ 2）閱讀方式，有直讀的、機讀的； （ 3）載體形式，古今中外形式多樣，如：甲骨、泥板、金屬器皿、巖石、竹木、布帛、羊皮紙、紙張、膠片、磁介質、金屬片等。 從檔案形式的多樣化中可以看到，檔案是隨著社會生產力和科技水平的提高而演變進步的。由于人類社會發(fā)展共同規(guī)律的支配，中外檔案經歷了大致相同的演變發(fā)展過程，即：最初由自然物作為記錄材料，后來發(fā)展到以紙張為記錄材料，進而發(fā)展為近現代多種新型記錄材料的檔案。檔案的這一演變發(fā)展過程，反映了社會的進步和發(fā)展。 ? 檔案是直接形成的歷史紀錄。 “ 直接形成 ” 說明檔案繼承了文件的原始性， “ 歷史紀錄 ” 說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件 原始記錄性 ，具有歷史再現性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報資料和文物。 ? 檔案的價值性 價值性即有用性。檔案有兩種基本價值： （ 1）歷史憑證價值。從檔案的基本屬性和檔案的內容、形式特征看，檔案是真實可靠的，具有法律效力。 （ 2）情報信息價值或稱參考價值。從檔案的信息儲備和所反映的內容看，檔案信息可供各項工作借鑒、參考。 ? 檔案來源于文件。 檔案是由文件有條件地轉化而來的，這里的 “ 文件 ” 是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。從信息的內容和形式來說，兩者完全相同的，但從時效、價值和系統(tǒng)性上來說，檔案是對文件的不斷揚棄。首先是時效性批判，檔案是已經辦理完畢的文件；其次是價值批判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分；最后是系統(tǒng)性批判，檔案是把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而成的信息單元。因此， 文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。 DR. HAN 第三節(jié) 檔案的屬性 ? 一般屬性 *原始記錄性 ，是檔案的基本屬性，檔案是人們從事社會實踐活動的歷史記錄轉化而來的，是歷史的原始記錄，它直接、客觀地記錄了形成者的真實活動情況，具有原始記錄性。歷史怎樣發(fā)展，人們怎樣活動，檔案就怎樣記載。 *知識性 ，知識是人類對自然和社會運動形態(tài)與規(guī)律的認識與描述，是人們在社會實踐中積累起來的經驗。檔案是人類認識和改造世界的歷史記錄，是人類知識的結晶。 *信息性 第一，檔案信息是用文字、圖表、聲象的方式將人類從事的社會實踐活動直接記錄在一定載體上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真象再現，為人們提供依據性、憑證性的信息。 第二，檔案信息是直接信息和間接信息的統(tǒng)一，處于 “ 中介狀態(tài) ” 。檔案作為信息的載體，一方面，對于信息的形成者來說，它是接收者和信息庫，不斷存貯、積累信息；另一方面，對于檔案利用者來說，它又是信息源，不斷輸出傳遞信息，處于中介狀態(tài)。 第三，檔案信息面廣量大，內容豐富。它與人們的社會實踐活動同步產生，隨著社會的發(fā)展與日俱增，是取之不盡、用之不竭的信息源泉。 ? 特殊屬性 *當時性 *親自性 *真實性 *記錄性 DR. HAN 第四節(jié) 檔案與相關事物的關系 ?一、檔案與圖書 不同方面 A、檔案并非是有意識地編寫的、杜撰的，圖書是作者為了某種的，有意識地撰寫的。 B、數量不同。 C、作用不同。 D、保密性不同。 E、形式不同。 ? 相似之處 ? A、兩者目前都以文字記錄為主 B、都記載了人類社會的知識，都包含了一定的信息量，都是屬于信息資源的范疇。 C、在一定條件下，兩者可以互相轉化，互相彌補。 ? 簡而言之，檔案是社會實踐的記錄；圖書是系統(tǒng)認識的產品。 二者本質不同、社會功能不同、特點也不同 DR. HAN ? 二、檔案與情報 ? 情報的本質屬性 ? A、情報的根本屬性之一是知識。 ? B、有一定利用價值的知識才具有情報價值。 ? C、情報是知識運動的過程之一， 即情報是傳遞著的知識。 ? 兩者的比較 情報比檔案的內涵豐富，涉及的范圍更廣； 另一方面，它始終處于傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種文獻。 DR. HAN ?三、檔案與文物（是內涵上最為接近的概念） ? 大多數文物和檔案屬于兩種不同的事物，內涵上有部分交叉重合。 ? 文物：具有文化價值的歷史遺留物，主要是過去使用過的實用性物品，如器皿、衣物、建筑物，也有歷史文件。 有原始記錄作用又有突出歷史文化作用的檔案可以看作是文物 自身帶有文字的實物（如公章、錦旗、獎杯、錢幣）可以稱為實物檔案 ? 絕大多數文物都不能稱為檔案 ? 因為文物的實用性所記錄的歷史事實是不清晰、不明確的。 ? 而檔案是指內容信息清晰、確定、可以明確說明某一歷史事實的原始記錄。 ? 內容的清晰性與確定性與否是二者之間的根本區(qū)別。 ? 形成檔案還要在技術可以保存 如帶有文字的龐然大物：飛機、輪船等等，也不能算成實物檔案 DR. HAN ?四、檔案和文獻 ? 檔案是 第一手原生信息 ，而文獻不是。 ? 文獻：前人留下來的歷史文化價值價高、內容較系統(tǒng)完整的信息記錄 ? 側重點不同 ? 文獻注重歷史文化價值，而檔案既注重歷史文化價值，但更注重查考、實用價值。 ? 文獻內容比較系統(tǒng)，而檔案包含的內容都是片段性的，零星的 檔案：測試記錄、發(fā)票、賬單、登記表單、簽名表等 文獻：圖書、檔案、資料 DR. HAN ?五、檔案與資料 資料一般具有參考性質，起著推廣經驗、傳播知識，提供某些信息的作用。 ? 凡是對人們研究、解決某一問題有一定價值的所有相關信息均稱為資料，如文書、檔案、圖書、報刊、文章、錄音乃至文物等。也無論其處于何種狀態(tài) — 是 被集中保存，還是散存于各處待人們去搜集、整理。 ? 資料被本單位工作活動采用時，轉化為文件 ? 資料是現實中最接近檔案，與檔案關系最為密切的概念。 ? 資料包括：文書、檔案、圖書、報刊、文章、錄音甚至文物 DR. HAN ? 六、檔案與文件 ? 文件 (record / document): 國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。 兩者之間的聯系主要是實存形態(tài)上的直接轉化關系。 文件轉化為檔案的三個條件： 1. 辦理完畢的文件才能作為檔案 2. 對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件 3. 按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。 DR. HAN ? 檔案與文件 二者之間的區(qū)別 ： 1. 檔案的實存形態(tài)不僅僅是過去的 文件 ，還包括大量非 文件 類的原始性記錄物。而且過去的 文件 也并非都能轉化為檔案，只有原始記錄性強，查考價值高且 文件 處理程序完畢的一部分 文件 才能轉化為檔案； 2. 二者的概念內涵，尤其是本質不同。 文件 本質上是人們處理、解決現時性具體事務、問題的信息傳遞工具。而檔案的本質則是已往社會實踐的原始記錄物。 文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿； 文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華； 文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。 DR. HAN 六、檔案與信息 檔案是信息的一種實存形態(tài)，它所記載的內容是一種信息，具有信息的一般屬性，如中介性、可替代性、可傳輸性、可共享性等。但檔案信息又具有自身的某些特性，它是一種原生信息，是諸種信息中最重要的一種信息。主要表現為原始性和回溯性。 DR. HAN 第五節(jié) 檔案的種類 ? 檔案種類取決于劃分標準 ? 按照檔案的來源標準，即按其形成者的性質可分為國家機關檔案、黨派團體檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等等。 ? 按照檔案的內容標準，分為黨務檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、科學技術檔案、人事檔案、會計檔案等多種門類 ? 按照檔案的載體形式標準，可分為金石檔案、甲骨檔案、泥板檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、羊皮檔案、紙質檔案、膠片檔案、磁帶檔案等等； ? 按照檔案的時間標準劃，一般可分為古代檔案、近代檔案和現代檔案。 ? 按照檔案所有權標準，可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。 ? 按使用范圍標準，分有文書檔案、科學技術檔案和專門檔案三大類別。 DR. HAN 第 六 節(jié) 全宗理論 ?一、 全宗的含義及類 型 ?二、立檔單位的構成條件與全宗劃分原則 ?三、立檔單位的變化對組織全宗劃分的影響 ?四、全宗理論的適用范圍 ?五、 我國關于全宗理論的探討 DR. HAN ?一、全宗的含義及類型 ?（一）全宗的含義 ?全宗是 一個國家機構、社會組織或個人在社會實踐中形成的具有有機聯系的檔案整體。 全宗從字面上理解，就是一個機關的全部檔案。國家檔案全宗，指歸國家所有，由國家統(tǒng)一管理的全部檔案財富的總和，國家檔案信息系統(tǒng)的最高層次。全宗的字面意義就是全部卷宗，它的科學含義是：一定數量的檔案材料的有機整體，一個機關、組織和個人的檔案的組合體，就是一個機關的全宗。機關全宗也稱全宗?，F在檔案界通常所說的 “ 全宗 ” ，實際上亦即機關全宗的省略詞，它是 “ 國家檔案全宗 ” 的基本單位。 “ 國家檔案全宗 ” 就是國家檔案資源系統(tǒng)的有機整體。 ?（ 1）全宗是一個有機整體。 ?（ 2）全宗是在一定的歷史活動中形成的。 ?（ 3）全宗是以一定的社會單位或社會活動項目為基礎構成的。 ?（ 4）全宗是檔案的基本管理單位。 DR. HAN （二）全宗的類型 （ 1）按形成者，分為組織全宗、個人全宗、項目全宗。 組織全宗：一個能獨立行使職權的社會組織（國家機關、企事業(yè)單位、社會團體等）在其活動中形成的檔案整體； 個人全宗：社會著名人物在其活動中形成的檔案整體； 項目全宗：在某一項活動中形成的檔案集合體。 DR. HAN （ 2）按形成方式，分為獨立全宗、聯合全宗、匯集全宗、檔案匯集。 獨立全宗：一個全宗形成者（立檔單位）形成的檔案集合體； 聯合全宗：兩個或幾個關系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一管理的檔案集合體； 匯集全宗：按一定特征組成的，檔案數量很少或殘缺不全的若干全宗的集合體； 檔案匯集：由不同立檔單位形成的，按照一定特征集中起來的檔案混合體。 DR. HAN 國家檔案全宗 ?定義 ?國家檔案全宗是指歸國家所有、由國家統(tǒng)一管理的各個歷史時期的國家機構、社會組織及個人形成各種內容和形式的檔案。 ?國家檔案全宗社會主義國家公有制的專用術語，宗旨：檔案是國家財富，應按規(guī)定實行集中統(tǒng)一管理。 ?按時間劃分國家檔案全宗分為共和國成立前和成立后檔案，其中成立前按性質分為舊政權檔案和新政權檔案 DR. HAN 二、立檔單位的構成條件與全宗劃分原則 ?（一）立檔單位的構成條件 ?長期以來，組織是構成立檔單位的主體，人們通常將一個社會組織的全部檔案作為一個全宗。隨著現代檔案工作領域的擴展，以是否屬于同一個形成單位為唯一標準來區(qū)分全宗，不能完全解決新出現的問題。項目全宗、個人全宗的出現是傳統(tǒng)全宗理論的發(fā)展。 ?與全宗的類型