【文章內(nèi)容簡介】 件在后；印本在前、底稿在后；批復(fù)在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號。歸檔的文件材料要字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆（DA型除外）和復(fù)寫紙書寫，并拆除卷內(nèi)金屬物。12) 案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應(yīng)有作者、問題、名稱，能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面填寫要字跡工整清潔。13) 文件材料歸檔后，檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號。三、檔案保管制度14) 檔案室需保持適宜溫濕度，采取手工與機器調(diào)節(jié)相結(jié)合的辦法，適時通風降溫。15) 檔案室須安裝雙保險鎖。16) 嚴禁在檔案室吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品用其他物品。對庫內(nèi)照明線路要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時搶修，防止短路引起火災(zāi)。17) 實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。18) 要堅持定期對檔案資料進行檢查、清理、核對工作，如發(fā)現(xiàn)問題，立即向領(lǐng)導(dǎo)報告，對破損或褪變檔案應(yīng)及時進行搶救。19) 檔案室要經(jīng)常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質(zhì)帶入庫房。20) 非檔案管理人員，不得進入檔案室。四、檔案查閱制度21) 積極開展檔案的利用工作，改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，滿足各方面的查檔需求。22) 檔案人員要熟悉家底，了解需求，掌握規(guī)律，做到主動、及時、準確提供利用。23) 公司員工查閱其所屬業(yè)務(wù)檔案，需經(jīng)辦理登記手續(xù)后，方可查閱并有責任及時將查閱檔案利用效果反饋給檔案室。24) 凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信，注明查檔內(nèi)容和用途，履行登記手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意的方可查閱。25) 檔案一般不許外借，確因工作需要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理借閱手續(xù)，方可借出。但必須按期歸還。如超過規(guī)定時間還需借用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。26) 凡查、借閱者對所查借閱的檔案材料，應(yīng)確保安全、完整，不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、涂改、剪頁、水濕、煙燒，以保證檔案的完好無損。27) 利用者必須遵守保密規(guī)則，所查、借閱的檔案材料，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，不準復(fù)制、拍照和對外公布。凡摘抄的有關(guān)檔案材料，用后一律交檔案室保存。28) 如遇借閱人員將檔案丟失，應(yīng)及時報告檔案室，寫出書面材料，利于采取補救措施。五、公司檔案的鑒定與銷毀29) 公司檔案室應(yīng)按上級行政部門和檔案管理部門關(guān)于檔案鑒定的規(guī)定，認真做好檔案的鑒定工作。30) 對超過保管期限，失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。31) 銷毀時應(yīng)指定二人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，防止失密。六、檔案交接工作32) 檔案專職人員因工作變動，需辦移交手續(xù)時，應(yīng)將全部檔案材料清點新的負責檔案工作的專職人員。33) 交接檔案材料必須嚴格履行手續(xù)，有關(guān)人員簽字，并注明交接時間，案卷數(shù)目等，以備。文件、印章管理制度 1 總則 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)公文的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司實際，特制定本制度。 文件管理內(nèi)容：上級黨政部門、上級行業(yè)主管部門來文；同級單位來文；本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。 本公司的各類文件（黨委和行政）統(tǒng)一由行政人事部歸口管理。2 收文的管理 公文的簽收 簽收文件時，要檢查收文單位或收件人姓名無誤后再進行簽收。 簽收文件時，要對文件的份數(shù)、標題等內(nèi)容逐份清查核對，如發(fā)現(xiàn)其中一項不對口，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。 簽收文件應(yīng)簽寫姓名并注明時間。 文件的登記編號：對收到的文件，要分類逐件在收文登記薄上詳細登記。登記項目一般包括：收到日期、順序編號、來文單位、發(fā)文字號、文件標題。參加各種會議帶回的文件、材料，在傳達、匯報結(jié)束后應(yīng)交行政人事部保管，個人不得存放。 文件的閱批與分轉(zhuǎn) 凡正式文件應(yīng)附上“文件處理傳閱單”，由行政人事部根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完。 為加速文件運轉(zhuǎn)，文員就在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。 文件的傳閱： 傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和詳細規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。 閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交給文書，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責，如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，行政人事部應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。 文件閱完后，應(yīng)交給文員，切忌橫傳。3 發(fā)文的管理 行政人事部負責文件的上報下發(fā)，各基層單位和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。 發(fā)文的范圍：凡是以公司名義上報、下發(fā)的各種文件均屬發(fā)文范圍。 發(fā)文的程序： 各職能部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向行政人事部提出申請。 行政人事部同意發(fā)文后，由職能部門草擬文稿。文搞擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。 部門負責人核稿并簽字。 行政人事部文書對文稿內(nèi)容、格式進行把關(guān)，確定分發(fā)或報送份數(shù)，行政人事部進行審核。 文員將文稿送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿交由文員統(tǒng)一編號打印。 文件打印清樣，應(yīng)由核稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。 文件打完后，由文員向領(lǐng)導(dǎo)請示是否需要在公司網(wǎng)站公布，如果需要，則上傳文件。4 文件的借閱和清退 文件的借閱 需要留用的文件，需要向行政人事部辦理借閱手續(xù)，明確責任人借閱時間和歸還時間。 借閱人必須做好保密工作，不得翻印和復(fù)印，不能轉(zhuǎn)借他人，絕密文件在指定地點閱讀。 文件的清退 文員應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。 清退時要加蓋清退戳記，保存好《文件清退單》。5 文件的立卷歸檔 文件歸檔工作依照《檔案法》和瓊海中金小額貸款股份有限公司檔案管理制度及時整理（立卷）、歸檔。 聯(lián)合辦理的文件，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他部門保存復(fù)制件和其他形式的文件副本。 存檔時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則，重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。6 文件的銷毀對已不具備歸檔和存查價值的文件應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，經(jīng)行政人事部審核批準后，可以銷毀。銷毀秘密文件應(yīng)到指定場所，由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。下發(fā)至各部門的無密級文件由其自行銷毀，并向行政人事部上報銷毀清單。對于違反文件管理制度并造成影響和損失的人員，視情節(jié)輕重，給予行政處罰和經(jīng)濟處罰，由行政人事部拿出具體處理意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后進行處罰。7 解釋權(quán)歸行政人事部。印信、文印管理規(guī)定一、印信管理規(guī)定1 印章的種類 印鑒：行政、董事會的公司印章和業(yè)務(wù)專用的公司印章。 公司高級職員名章：刻有公司高級職員姓名的印章。 部門章：刻有公司部門名稱的印章。2 各類印鑒保管原則：各類印鑒的刻立由總經(jīng)理核準后由財務(wù)部制發(fā)并在印信保管登記薄上登記，制作印模，由相關(guān)部門或人員負責保管。行政、董事會的公司印章、公司高級職員名章、合同專用章由財務(wù)部出納保管和使用。印章如發(fā)生丟失、損毀或被盜情況，除迅速上報領(lǐng)導(dǎo)外,還應(yīng)向當?shù)毓膊块T和備案部門登記，并聲明作廢。 3 印鑒使用規(guī)則 公司內(nèi)部的管理及其它文件需蓋章時，由總經(jīng)理審批后方可加蓋；內(nèi)部一般行政事務(wù)使用印鑒，由行政人事部審核。 公司一般性對外文件，須經(jīng)總經(jīng)理審批后方可加蓋印鑒。 公司對外承諾書、委托書、經(jīng)濟合同及法律文書按規(guī)定權(quán)限審批后方可加蓋印鑒。 嚴格執(zhí)行用印制度，建立用印登記薄，重要事項用印必須有詳細記錄，注明用印日期、事由、審批人。 辦理用印事宜應(yīng)在工作時間之內(nèi)，特殊情況除外。 如因業(yè)務(wù)需要，印章需帶出公司，則必須辦理印章借用手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可帶出。承辦人對借出的印章負保管責任，不得轉(zhuǎn)借，否則將負法律責任。 4 對介紹信、證明信的管理。需要行政出具介紹信、證明信的，開具的介紹信內(nèi)容要明確具體，信文與存根要一致，經(jīng)檢查核對無誤后用印。5 若未按本規(guī)定辦理，對相關(guān)責任人處以50元—500元的罰款，若造成損失，則酌情予以處罰；情節(jié)嚴重者將移交司法部門處理。二、文印管理規(guī)定6 打印 以公司、行政名義發(fā)文、上報下發(fā)的文字資料、材料等一律送行政人事部審核同意，由主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，交行政人事部打印。 凡上報或下發(fā)的文件(材料)，一律用鋼筆或水性筆抄寫文件稿，字跡清晰，書面整潔，由行政人事部負責文字把關(guān)、打印。 文員要按照先急后緩的原則安排打印順序。對行政人事部簽有時間限制的，要保證按時完成。 公文核對由擬稿人或指定專人負責，一般實行兩校制，核對人完成兩校后，在清樣上簽署姓名、日期。 文件校對稿由文員保存，文件印制完成，確認無誤后，再進行處理。7 復(fù)印 復(fù)印的范圍為了提高復(fù)印機的使用效率和使用壽命，復(fù)印機僅限于部門復(fù)印文件、材料。 不得使用復(fù)印機復(fù)印非公事材料，復(fù)印絕密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。 前臺文員每月統(tǒng)計計算各單位復(fù)印費用，向行政人事部報告后，送財務(wù)部平均進各單位成本。 前臺文員必須正確操作機器，做好日常維護保養(yǎng)工作。機器出現(xiàn)故障要及時與維修人員聯(lián)系排除故障。復(fù)印時，能用小紙張的不用大紙張，能雙面復(fù)印盡量雙面復(fù)印。8為加強設(shè)備管理，非前臺文員，未經(jīng)行政人事部同意，嚴禁操作文印設(shè)備。9 解釋權(quán)歸綜合行政人事部。會議、接待管理制度1 會議的種類根據(jù)公司實際，公司主要分為總經(jīng)理辦公會議、公司例會各類專題專門會議（包括：、董事會、監(jiān)事會、）三種。2 會議程序 對定期的常規(guī)會議（如例會、總經(jīng)理辦公會議等），會議準備比較簡單，只需在會前明確這次會議主題即可。 各類專門專題會議的準備 會議議題的確立。 由主管領(lǐng)導(dǎo)人確定（如專業(yè)、專題會議） 按法定程序確定主題，如董事會。 由領(lǐng)導(dǎo)集體討論決定（如涉及公司重大生產(chǎn)經(jīng)營決策、組織機構(gòu)設(shè)置、人員變動、內(nèi)部規(guī)章制度等）。 確定會議時間、地點及與會人員由行政人事部具體負責，要保證全面周到，無錯漏、范圍恰當。通知前必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。 會議通知。一般是電話通知，重大會議需書面通知的，一定對被通知者是否收到通知和能否如期參加會議進行落實。文員通知會議時，必須通知到與會部門、各分公司領(lǐng)導(dǎo)，并記錄受話人姓名、受話時間。 會議召開前準備好會議場所、會議文件或資料。且承辦人會前須準備《簽到薄》，以確保及時了解人員出席情況。 會議記錄在會議進行中要做好記錄。必要時可錄音、錄像，妥善保存記錄材料。：30舉行。二、接待管理辦法3 接待事務(wù)分類Ａ類：貴賓接待。指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶或地方政府部門的接待。Ｂ類：普通接待。一般來客的接待或與公司有相關(guān)業(yè)務(wù)的接待。C類：內(nèi)部接待。指企業(yè)內(nèi)部員工反映問題、詢問和辦理某些事務(wù)的接待。4 對接待工作的要求 接待方式 貴賓接待:秘書迎接來客于接待室入座，公司領(lǐng)導(dǎo)陪客接待，秘書安排好來客的食宿和娛樂活動。 普通接待：歸口業(yè)務(wù)部門主辦人員負責接待并服務(wù)，如須就餐，由部門領(lǐng)導(dǎo)或指派人員陪同。 內(nèi)部接待：接待人員應(yīng)對上訪提出的要求或匯報的內(nèi)容做好記錄，能辦理的給予辦理，屬其它部門辦理的，給聯(lián)系到其他部門辦理。對辦理事件不在職權(quán)范圍內(nèi)的，請示領(lǐng)導(dǎo)后，按領(lǐng)導(dǎo)的意思辦理，若來人需見領(lǐng)導(dǎo)的，問清身份和情況后，請示領(lǐng)導(dǎo)，若領(lǐng)導(dǎo)不在或公事不能脫身的，另約時間見面。 接待禮儀要點接待人員嚴格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準有任何越格行為發(fā)生。接待過程中如有來客提出辦理限制事宜，須婉言解釋。 接待用品準備由秘書辦理采購?fù)ㄓ脗淦?。通用備品包括煙及配套用品、水及水具、便箋及筆等。三、環(huán)境衛(wèi)生管理辦法5 本辦法所指環(huán)境區(qū)域為公司辦公場所。6 公司辦公區(qū)域、會議室以及領(lǐng)導(dǎo)、行政人事部內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生均由保潔員負責保潔。7 要堅持每天保潔一次，室內(nèi)放置的盆花必須定期澆水、施肥。8 行政人事部根據(jù)衛(wèi)生點制作辦公樓衛(wèi)生區(qū)域考核表，每月負責匯總征求各領(lǐng)導(dǎo)、各部室對保潔員的考核意見，依據(jù)扣分情況扣罰保潔員工資。9 本辦法解釋權(quán)歸綜合行政人事部。固定資產(chǎn)管理制度第一章 總則第一條 為了加強固定資產(chǎn)管理，提高固定資產(chǎn)的使用效率，保護公司財產(chǎn)，防止資產(chǎn)流失，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱固定資產(chǎn)是指使用年限在一年以上，單位價值在200元以上，并在使用過程中保持原有形態(tài)的資產(chǎn)，包括房屋、電子設(shè)備、運輸設(shè)備、機械設(shè)備、工具器具等。第三條 固定資產(chǎn)管理是指對固定資產(chǎn)的計劃、購置、驗收、登記、領(lǐng)用、使用、維修、報廢等全過程的管理。第四條 公司行政人事部是公司固定資產(chǎn)管理的職能部門，負責制定公司固定資產(chǎn)管理辦法、監(jiān)督檢查固定資產(chǎn)的管理情況、負責管理公司的固定資產(chǎn)。各獨立核算部門的固定資產(chǎn)使用權(quán)歸屬各部門，所有權(quán)歸屬公司。固定資產(chǎn)管理堅持“哪一級使用，哪一級建立財產(chǎn)賬，并計提折舊”的原則，確保固定資產(chǎn)的安全完整。第二章 固定資產(chǎn)的計劃、申請、審批和購置第五條 固定資產(chǎn)實行計劃管理（一）固定資產(chǎn)的年度計劃主要包括：固定資產(chǎn)購置、出售、報廢計劃。（二）公司及各部門購置固定資產(chǎn)，必須以提高經(jīng)濟效益，促進公司發(fā)展為指導(dǎo)思想，避免閑置和浪費。（三）計劃內(nèi)容：購置計劃應(yīng)說明擬購固定資產(chǎn)名稱、規(guī)格